Vanzelfsprekend kunt u afdrukken met PowerPoint. En hoewel dat op ‘t eerste gehoor wellicht niet heel logisch klinkt blijkt het best handig! Onderstaand fragment is afkomstig uit mijn Handboek PowerPoint 2021.

Wilt u uw toehoorders na een PowerPoint-presentatie iets tastbaars mee naar huis geven, dan zijn er diverse mogelijkheden. U kunt ervoor kiezen om via Bestand en Afdrukken de papieren en daarmee tastbare weg te volgen. Dat is handig voor een relatief beperkt aantal versies en het is snel geregeld. In het afdrukvenster zijn verschillende instellingsmogelijkheden te vinden. De standaard gekozen staande afdrukstand levert echter nogal wat papierverspilling op als u kiest voor vier dia’s op een

pagina, en laat dat specifieke aantal nou ook net een van de best leesbare resultaten opleveren. Kies dan ook in het betreffende menu de Liggende afdrukstand en u ziet een veel prettiger indeling verschijnen in het voorbeeld van de afdruk. Nu we het toch over dat voorbeeld hebben: beschikt u over een zwart-witlaserprinter, dan worden de dia’s eveneens in zwart-wit getoond, zodat u precies weet waar u aan toe bent. Vergeet trouwens ook niet om de optie Hoge kwaliteit in te schakelen onder de knop waarmee u het aantal dia’s per pagina instelt.

Opmerkingen niet afdrukken

Standaard worden opmerkingen en schetsen afgedrukt, ook als u in de tab Controleren de optie Markeringen weergeven hebt uitgeschakeld. Om ze onzichtbaar te maken moet u zijn in het deelvenster Afdrukken. Onder Instellingen vindt u de knop waarmee u de pagina-indeling regelt. In dat menu staan ook de opties Opmerkingen afdrukken en Handgeschreven invoer afdrukken. Schakel deze uit als u de presentatie zonder opmerkingen wilt afdrukken. Er is wel een beperking: inkt die is omgezet naar vloeiende vormen wordt hoe dan ook afgedrukt.

Hand-outs

Een nuttige exportmogelijk die u bovendien veel creatieve en informatieve mogelijkheden biedt is Hand-outs maken. Met deze optie worden alle dia’s overgeheveld naar de tekstverwerker Word van waaruit u ze van begeleidend commentaar kunt voorzien. Een scenario als dit is ideaal om mee te geven na instructies of een les op school; zo kan de leerstof thuis op het gemak nagekeken worden zonder dat u uw oorspronkelijke presentatie uit handen hoeft te geven.

1 Klik onder Bestand en Exporteren op Hand-outs maken en daarna op de knop Hand-outs maken.

2 In het dialoogvenster dat verschijnt, kunt u ervoor kiezen om de opmerkingen naast of onder de dia’s te laten plaatsen (handig als u eerder inderdaad met opmerkingen hebt gewerkt en deze hebt geschreven met als doel achtergrondinformatie te leveren) of simpelweg voor lege regels te kiezen in plaats van opmerkingen. Dat laatste zal in de praktijk het vaakst gebeuren, want het betekent dat er straks een Word-document wordt geopend met daarin alle dia’s (als afbeelding) uit de presentatie met – daarnaast of eronder – lege, te beschrijven tekstregels. Uw presentatiepubliek kan op die manier zelf aantekeningen maken als u de hand-outs op papier uitdeelt.

De laatste optie – alleen overzicht – is voor het overbrengen van informatie op een aantrekkelijke manier niet zo heel interessant. Het betreft hier slechts een rijtje van tekst op dia’s, meestal niet erg verduidelijkend zonder beeld. We kiezen in dit voorbeeld de optie Lege regels naast dia’s. Zorg dat verder ook de optie Plakken ingeschakeld is, dan worden de dia’s ook echt als afbeeldingen in Word ingevoegd. Het overhevelen van PowerPoint naar Word kan even duren, waarbij er niks lijkt te gebeuren.

3 Het resultaat is een Word-document zoals in de afbeelding wordt getoond. Na afdrukken is er naast elke dia een handige ruimte voor het schrijven van commentaar. Op de uiteindelijk afgedrukte versie ontbreken de grijze vlakken uiteraard en toehoorders kunnen dan ook schrijven op een helderwitte achtergrond.

In Word

Het is natuurlijk niet voor niets dat Word als tussenstap gekozen is voor het maken van hand-outs, want het is nu een fluitje van een cent om zelf alvast commentaar toe te voegen. Dat gaat wel ten koste van lege regels, maar de lay-out van het geheel wordt netjes aangepast als u tekst invoert.

Naast deze tip nog op zoek naar meer tips over PowerPoint? Dan zit u op dit blog helemaal goed! Volg deze link en verdiep u verder in het onderwerp.

Handboek PowerPoint 2021

PowerPoint 2021 is het meest gebruikte programma om presentaties samen te stellen. Het is onderdeel van zowel Microsoft Office 2021 als Microsoft 365. U bedient PowerPoint met het dynamische lint met opdrachtknoppen en functies. In de nieuwe versie van PowerPoint zijn diverse functies duidelijker en werken ze nog beter, nog intuïtiever. Het Handboek PowerPoint 2021 helpt u snel op weg en biedt oefeningen, tips en voorbeelden uit de praktijk.

Tot de behandelde onderwerpen horen:

• presentaties vormgeven met thema’s
• afbeeldingen invoegen
• presenteren met geluid
• videobeelden vertonen
• werken met clipart
• presentaties meenemen, delen en uitwisselen
• objecten importeren en schikken

Ronald Smit

Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.