Automatisch aanvullen in Excel is een zegen; het scheelt je heel veel tikwerk. En zorgt dus ook voor een veel hogere productiviteit.

Heb je een naam in Excel eenmaal ingevoerd en wil je die voor de tweede keer typen, kijk dan even naar je beeldscherm. Je hebt bijvoorbeeld al eens Amsterdam ingevoerd en een volgende persoon woont daar ook. Typ alleen een a (dat mag als kleine letter). Kijk naar de cel en je ziet dat Excel daar amsterdam van maakt (als dat de enige plaats met een a is). Druk op de Enter-toets; de hele plaatsnaam wordt ingevoerd, met een hoofdletter.

Excel denkt met je mee

Excelhoudt bij welke teksten al in deze kolom voorkomen en vult aan wat je typt. Wil je echter een andere naam invoeren die met dezelfde letters begint, bijvoorbeeld Amstelveen, negeer dan het voorstel van Excel en typ de plaatsnaam volledig.

Als twee namen met dezelfde letters beginnen, gebeurt er nog niets. Stel, Amsterdam en Amstelveen komen in de kolom voor. Typ je amste, dan doet Excel nog geen voorstel, omdat het een van beide kan zijn. Nadat je amster hebt getypt, vult het programma dat aan tot Amsterdam.

• Werkt automatisch aanvullen in Excel bij jou nog niet, schakel deze functie dan even in. Klik hiervoor op de tab Bestand, klik op Opties, klik op Geavanceerd en schakel de optie in: Automatisch aanvullen van celwaarden activeren.

Snel kopiëren

Moet je een naam invoeren die al ergens in de lijst voorkomt, dan kun je die naam ook kopiëren. Met sneltoetsen gaat dat het snelst. Klik in de cel met de naam en druk op Ctrl+C om de inhoud te kopiëren. Klik op de doelcel en druk op de Enter-toets; de naam wordt geplakt.

Een voetbalvereniging heeft een aantal teams en bij de leden van hetzelfde team moet je steeds de teamnaam invoeren. Die hoef je niet steeds opnieuw te typen, je kunt een teamnaam kopiëren en in diverse cellen plakken. Klik op een cel met een teamnaam en druk op Ctrl+C, klik in een andere cel en druk op Ctrl+V, klik in nog een andere cel, druk weer op Ctrl+V enzovoort. Zo kun je ook een plaatsnaam naar diverse cellen kopiëren.

• Wil je een aantal cellen onder elkaar vullen met dezelfde teamnaam of plaatsnaam, voer die dan door met de vulgreep (het blokje rechtsonder in de actieve cel); zie de volgende paragraaf.

Handelingen ongedaan maken

Als je je hebt vergist, kun je de laatste handeling ongedaan maken. Klik hiervoor in de werkbalk Snelle toegang op de knop Ongedaan maken; je laatste bewerking wordt ongedaan gemaakt. Of gebruik de sneltoets Ctrl+Z. Dit is een van de belangrijkste sneltoetsen om te onthouden!

Leuke tip? Je vindt er nog veel meer in het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim De Groot. Met Excel kun je behalve rekenen ook gegevens bijhouden. Die kunnen in een eenvoudige tabel staan of in een professionele database. Vervolgens wil je die gegevens op een bepaalde manier op een rij zetten, verbanden zien, ze analyseren en conclusies trekken. Dat leer je in dit boek. Je hoeft hiervoor niet veel ervaring met Excel te hebben. De voorbeelden in dit boek worden helder uiteengezet, zodat je ze kunt aanpassen voor je eigen werk. Kortom: prima leesvoer voor een ieder die ook eens wat andere mogelijkheden van ‘s werelds meest bekende spreadsheet wil leren kennen.

Wim De Groot

Wim de Groot schrijft artikelen over Excel voor het populaire tijdschrift ComputerIdee en boeken bij van Duuren Media. Als freelance auteur heeft hij al vele lezers weten te boeien met dit rekenprogramma. Hij begeleidt in de gezondheidszorg mensen op het gebied van levensvragen. Daarbij is helder communiceren van groot belang. Dat hij helder kan communiceren blijkt ook in zijn uitleg van Excel. Aan beginnende en gevorderde gebruikers laat hij zien hoe ze de mogelijkheden van dit rekenwonder kunnen benutten. Als nuchtere noorderling doet hij niet moeilijk over zaken die ingewikkeld lijken. Zijn doel is om u plezier te laten beleven aan uw computer en aan Excel in het bijzonder. De boeken van Wim vind je hier.