Bestanden in Microsoft Teams worden op de achtergrond in een (SharePoint-) bibliotheek opgeslagen en zijn in Teams toegankelijk via de tab Bestanden. Onder meer het werken met bestanden leert u in mijn boek Handboek Microsoft Teams, waaruit onderstaand fragment afkomstig is.

Wanneer er geen document geselecteerd is ziet u het volgende op de tab Bestanden in Teams:

• Nieuw (New) Een nieuw Office-document maken.

• Map (Folder) Hiermee maakt u een nieuwe map in de bibliotheekstructuur.

• Uploaden (Upload) Bestanden of mappen uploaden.

• Synchroniseren (Sync) Bestanden offline beschikbaar maken op uw lokale apparaat.

• Koppeling kopiëren (Copy link) Een koppeling naar deze bibliotheek kopiëren om door te sturen naar anderen.

• Downloaden (Download) De geselecteerde bestanden downloaden.

• + Cloudopslag toevoegen (+Add a cloud storage) Voeg een andere cloudopslag toe in plaats van SharePoint. Denk hierbij aan Google Docs, DropBox of Egnyte.

• Openen in SharePoint (Open in SharePoint) Op de achtergrond functioneert een SharePoint-bibliotheek als opslagmedium. Opslag gebeurt in SharePoint en weergave of bewerkingen vinden plaats in Teams.

Bestand bewerken

Selecteer een bestand en gebruik een van de volgende opdrachten:

• Openen (Open) Om het geselecteerde document direct te bewerken in Teams; online of in de app.

• Koppeling kopiëren (Copy link) Een koppeling naar dit document kopiëren om door te sturen naar anderen.

• Tabblad van maken (Make this a tab) Maak van het geselecteerde document een apart tab om de inhoud direct weer te geven.

U vindt meer opdrachten betreffende bestanden in Teams onder de knop …: Downloaden, Verwijderen, Vastmaken aan bovenkant, Naam wijzigen, Openen in SharePoint, Verplaatsen naar, Kopiëren naar (Download, Delete, Pin to top, Rename, Open in SharePoint, Move, Copy).

In- en uitchecken

U kunt documenten in- en uitchecken:

• Uitchecken (Check out) Gebruik deze knop om het document exclusief te openen. Het document wordt voorzien van een apart icoontje. Wijs het icoontje aan om te zien wie het document heeft uitgecheckt.

• Inchecken (Check in) Hiermee geeft u het document weer vrij voor andere gebruikers, inclusief eventuele wijzigingen.

• Uitchecken ongedaan maken (Discard check out) Hiermee geeft u het document weer vrij voor andere gebruikers zonder eventuele wijzigingen op te slaan.

• Uitgecheckte kopie verwijderen (Delete checked out copy) Wanneer u een document incheckt, wordt u gevraagd om een kopie te bewaren. Het document blijft dan uitgecheckt. Klik in die toestand op deze knop om het document weer in te checken.

Deze blogpost Bestanden in Microsoft Teams was een uittreksel uit mijn Handboek Microsoft Teams. Een ander voorbeeld uit het boek, Bestanden delen in Microsoft Teams, vindt u HIER.

Handboek Microsoft Teams

Met het Handboek Microsoft Teams van Peter Debets ontdekt u de kracht van Microsoft Teams! Miljoenen mensen gebruiken elke dag MS Teams als hulp bij het samenwerken. Dat aantal blijft groeien dankzij de talloze communicatietools voor het werken met medewerkers binnen en buiten uw organisatie.

Microsoft (MS) Teams is de nieuwe werkruimte met chatfunctie in Microsoft 365. MS Teams is een nieuwe ervaring waarmee personen, gesprekken en inhoud worden samengebracht, samen met de hulpmiddelen die teams nodig hebben. Op deze manier kunnen medewerkers eenvoudig samenwerken en meer bereiken. Dit product is geïntegreerd in de vertrouwde Office-toepassingen en is volledig ontworpen op basis van de wereldwijde, beveiligde cloud van Microsoft 365.

Als u nieuw bent in MS Teams is dit Handboek een uitstekend vertrekpunt. Het geeft u inzicht in chatten, het delen van bestanden, het organiseren van teams, het gebruik van videocommunicatie en meer. U ziet ook precies hoe u dingen moet doen, met aanbevelingen en ideeën voor ‘best practices’ bij het integreren van MS Teams in uw bestaande werkstromen.

Leer uw weg in MS Teams kennen en stel de communicatie via chat en videochat in, zowel binnen als buiten uw organisatie. Integreer Teams met andere Office-apps voor naadloze samenwerking. Gebruik Teams om vergaderingen te optimaliseren, aparte vergaderruimten te gebruiken en meer! De gedeelde werkruimte van MS Teams kan u helpen samen te werken en verbonden te blijven met de mensen en bestanden die u nodig hebt, of u nu achter uw bureau werkt of onderweg bent.

In dit Handboek werken we met deelthema’s door MS Teams heen:

• Deel 1: Aan de slag met MS Teams. Hier gaat u aan de slag en gebruikt u Teams.
• Deel 2: Chat, teams, kanalen en apps verkennen. In dit deel leert u enkele van de belangrijkste functies van Teams kennen. U leert hoe u berichten naar andere mensen en groepen stuurt via chats en kanalen.
• Deel 3: Teams, kanalen, tabs en apps verkennen. In dit deel leert u hoe u uw teams kunt inrichten middels kanalen en tabs. U leert ook over apps (van derden) die functionaliteit in Teams inbouwen. Ook de machtigingen komen hierbij aan de orde.
• Deel 4: Vergaderingen en livegebeurtenissen in MS Teams. Dit deel duikt in de wereld van vergaderingen en conferenties.
• Deel 5: Inzetten van oproepen en bellen. In dit stuk leert u hoe Teams het hele telefoonsysteem van de organisatie kan vervangen.
• Deel 6: Microsoft Teams beheren. Dit deel begeleidt u door enkele van de gemeenschappelijke taken die u moet doen om Teams in uw organisatie te beheren.