In relatief korte tijd heeft thuis- en onlinewerken een grote vlucht genomen. Als gevolg van corona hebben we minder direct en sociaal contact, waardoor de vraag naar oplossingen voor thuiswerken en videovergaderen groter is dan ooit. Een belangrijke rol daarbij is weggelegd voor Zoom, een programma dat op het eerste gezicht weinig uitleg behoeft. Maar dat is slechts schijn. Zoom is een volwaardig gereedschap voor samenwerken, vergaderen en brainstormen op afstand. We spraken met Bob van Duuren, die Zo werkt Zoom schreef, over de mogelijkheden van Zoom. Natuurlijk doen we het interview in Zoom. Bob zit in Barcelona, ik zit in Amsterdam.
Online samenwerken
Is Zoom meer dan alleen beeldbellen met meer mensen?
Bob van Duuren: ‘Zoom is bedoeld voor samenwerken met meer mensen. Dat zie je bijvoorbeeld door de mogelijkheid die het biedt om je scherm te kunnen delen. Stel dat ik jou een stukje software wil uitleggen, of het prototype van een nieuwe website wil laten zien… Dan kan ik mijn scherm met jou delen. Je kunt er aantekeningen op maken, je kunt een laserpen gebruiken…Er zit zelfs een whiteboard-functie in, handig voor brainstormsessies. Zoom is een volledige oplossing voor online samenwerken.’
Voor wie heb je het boek geschreven?
BvD: ‘Voor mensen zoals ikzelf, die met Zoom aan de slag moeten en die er iets meer van willen weten. Voor mensen die weinig tijd hebben om in de online documentatie te duiken. Daarnaast is Zoom een Engelstalige applicatie en voor sommige mensen is dat een hindernis. Ik probeer in het boek alles in helder Nederlands te beschrijven. Het moet een aantal dingen makkelijker maken om met Zoom te beginnen. Neem bijvoorbeeld extra vergaderruimtes, breakout rooms. Die staan standaard niet ingeschakeld in Zoom. Je moet echt in de applicatie opzoek gaan om dat in te schakelen. En als je er nooit over gehoord of gelezen hebt, zal je het ook niet inschakelen. Zo’n vergaderruimte biedt meerwaarde. Stel dat we met zijn zessen vergaderen en twee deelnemers willen apart ergens over overleggen, dan kan dat in zo’n breakout room. Dan ben je onafhankelijk van de hoofdvergadering met zijn tweeën in conclaaf.’
Gebruiksgemak
Hoe vergelijk je het met andere oplossingen zoals bijvoorbeeld Microsoft Teams?
BvD: ‘Je hebt op dit moment allerlei oplossingen: Zoom, Teams, Google Meet en zelfs Skype, die vergelijkbare diensten bieden, maar Zoom is erg toegankelijk. Je kunt het zelfs zonder account gebruiken! Dan kun je zelf geen vergadering beleggen, maar kun je wel meedoen aan een vergadering. Je hoeft dan de software van Zoom niet op je computer te installeren, je gebruikt het in de browser. Normaal vergaderen werkt prima zonder dat je de software installeert. Dat kan af en toe van pas komen, als je bijvoorbeeld op iemand anders computer werkt. Als je wel een account hebt – en dat raad ik in het boek ook aan – dan kun je er veel meer mee doen. Zoom is veel makkelijker dan Teams. Het gebruiksgemak van Zoom vind ik heel bijzonder.’
Zoom is voor een deel gratis, maar je kunt er ook voor betalen. Wat zijn de verschillen?
BvD: ‘Voor het boek heb ik alles beschreven wat je met een gratis – Basic – account kunt doen en dat is eigenlijk al erg veel. Als jij zelf een vergadering belegt, kun je met een gratis account met maximaal 100 man, maximaal 40 minuten vergaderen. Bij een betaalde versie, de Pro-versie, kun je met die 100 man 30 uur doorvergaderen!’
Bij een betaalde versie, de Pro-versie, kun je met die 100 man 30 uur doorvergaderen!
‘We hebben bij Van Duuren wel een betaalde versie, Al zijn we niet zo groot, we hebben wel verschillende teams: marketing, directie en sales. Je wilt dat twee teams tegelijk met elkaar kunnen vergaderen en daar heb je dan twee licenties voor nodig. Als je professioneel bezig bent en je wilt niet gestoord worden, dan betaal je 11 euro per maand per licentie. Zo verdient Zoom zijn geld. Bij grote bedrijven gaat het soms om duizend of meer licenties. Een enterprise abonnement begint bij 1000 licenties. Wil je met meer mensen vergaderen dan kun je Large Meeting bijkopen en kun je met 300 tot maximaal 1000 man vergaderen.’
Zoom en privacy
Zoom had in het begin wat problemen met de privacy…
BvD: ‘Ik ben wat later ingestapt bij Zoom. Dat heb ik alleen van horen zeggen. Ik heb het idee dat Zoom dat allemaal heeft opgelost. Je kunt nu echt niet meer zomaar inbreken op een vergadering van iemand. Dat is er niet meer bij. Bij het opnemen van een vergadering krijgen de andere deelnemers een melding te zien dat iemand de vergadering wil opnemen. Die andere deelnemers moeten dan toestemming geven dat de vergadering wordt opgenomen. Je kunt nu ook een administratieve account aanmaken waaraan je je medewerkers koppelt. Dan kun je aangeven wat die medewerkers wel en niet mogen doen.’
Heb je tips voor iemand die begint met Zoom?
BvD: ‘Installeer de software en ga niet alleen via de browser aan het werk. De software is helder en lijkt eenvoudig, maar je kunt er veel meer mee. Leg een database van contactpersonen aan, dat maakt het veel makkelijker om een vergadering te starten. Installeer de Outlook-plug-in, als je al met Outlook werkt. Kijk op de downloadpagina van Zoom, wat je daar allemaal aan uitbreidingen kunt installeren. Daar vind je de top plug-ins en uitbreidingen voor Zoom.’
‘Installeer de software en ga niet alleen via de browser aan het werk’
‘Het aardige is, dat heel veel derde-partijen plug-ins voor Zoom maken. Ik beschrijf in het boek bijvoorbeeld hoe je Twitter koppelt aan Zoom. Als je de hele dag in vergadering zit, als Zoom je belangrijkste applicatie is, dan is zo’n uitbreiding naar Twitter handig. Je kunt Evernote, Outlook of Twitter allemaal in Zoom integreren, zodat je in Zoom kunt blijven…’
Wat zijn de valkuilen als je begint met Zoom?
BvD: ‘Eerlijk gezegd geloof ik niet dat je heel veel fout kunt doen. Het scherm van Zoom is eigenlijk vrij duidelijk, je hebt geen uitgebreide keuzemogelijkheden. Misschien dit: als je als organisatie een licentie koopt en je voegt je medewerkers toe, dan kunnen al die medewerkers vanuit één account een vergadering starten. Handig. Op het moment dat je aan Zoom wordt toegevoegd via een bedrijfsaccount dan wordt je eigen Zoom-account omgezet. Ik wilde met mijn eigen account bij de Van Duuren Licentie. De beheerder van de licentie kan dan bepalen wat je wel en niet mag. Dus je eigen account wordt eventueel gestript van bepaalde rechten. Dat is niet handig. Je bent dan de controle over je eigen account kwijt. Je kunt dus beter een account beginnen met een ander mailadres. Dat is dan misschien een valkuil. Ik blijf erbij dat Zoom het meest gebruiksvriendelijk is van dit soort software.’
Een voorproefje uit het boek Zo werkt Zoom over het werken met contactpersonen in Zoom vind je HIER. Hoe je een scherm deelt in Zoom lees je HIER. Hoe je een vergadering opzet in Zoom lees je HIER. En natuurlijk heb je contactpersonen nodig in Zoom. Hoe dat werkt lees je HIER.
Hans Frederiks is journalist en fotograaf en hoofdredacteur van blog.computercreatief.nl. Hij schrijft over ontwikkelingen op het gebied van computers, van vormgeving op het web en print, en fotografeert al zijn hele leven lang. Zijn specialisaties zijn panorama’s, landschappen en podiumfotografie. Zijn blog vind je HIER, zijn boeken vind je HIER.