Categoriearchief: MS Office

Presenteren met geluid in PowerPoint

Presenteren met geluid in PowerPoint kan op verschillende manieren, tot een volledige auto-presentatie aan toe. Maar laten we beginnen bij het begin: wáár haal ik dat geluid vandaan? Onderstaande tips zijn afkomstig uit het boek Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.

Stel dat u de diashow in PowerPoint niet zelf wilt presenteren, maar automatisch – en voorzien van gesproken tekst – in een oneindige lus op een beurs of bijeenkomst wilt laten draaien. Dat is vrij eenvoudig te realiseren. PowerPoint beschikt over een ingebouwde geluidsrecorder. Ook als het niet om spraak gaat maar om bijvoorbeeld een muzikaal intro bij de eerste dia, is er van alles mogelijk. In dat geval kunt u bijvoorbeeld gebruikmaken van een MP3-bestand.

Lees verder Presenteren met geluid in PowerPoint

Subtotaal in Excel berekenen

Je kunt cellen filteren, en van die gefilterde selectie een subtotaal in Excel berekenen. Hoe dat in z’n werk gaat leest u hieronder. Afkomstig uit mijn boek Gegevens verwerken in Excel.

Als je een kolom in een tabel optelt met de functie SOM en je gaat die tabel filteren, dan zal de uitkomst van deze optelling altijd gelijk blijven: je ziet altijd het totaal van alle rijen, ook de niet-gefilterde getallen worden meegeteld. Wil je alleen de getallen optellen die gefilterd zijn, gebruik dan de functie SUBTOTAAL. Deze functie berekent een subtotaal in een lijst of database.


subtotaal in Excel berekenen

Syntaxis van SUBTOTAAL

=SUBTOTAAL(functiegetal; gebied)

Als functiegetal geef je een getal van 1 tot en met 11 op, of van 101 tot en met 111, dat aangeeft welke functie moet worden gebruikt, zie de volgende tabel; na de puntkomma verwijs je naar een gebied van cellen.


subtotaal in Excel berekenen

Deze functie is vooral praktisch als je een lijst gaat filteren. Deze laat het totaal zien van alleen de gefilterde rijen (of een andere berekening).

De tabel in dit voorbeeld heeft 300 rijen. Typ twee rijen lager, dus in C302, de formule:

=SUBTOTAAL(9;C1:C300)

Het functiegetal is 9, dus de functie SOM wordt gebruikt. Deze formule telt het aantal verkochte artikelen op.

Schakel vervolgens het filter in. Klik op de pijlknop bij Land; er gaat een menu open met alle landen. Schakel (Alles selecteren) uit, schakel bijvoorbeeld België in en klik op OK; je ziet hierna alleen de gegevens van België. De formule onderaan telt nu de aantallen van België op. Excel aan het werk Gegevens verwerken in Excel

Klik je bovendien op de pijlknop bij Product en kies je van de fietstypen alleen VTT (vélo tout terrain, mountain bike), dan zie je alleen de VTT’s die verkocht zijn in België. De formule onderaan telt dan het aantal VTT’s in België op.

Schakel je in het menu Land bijvoorbeeld Frankrijk en Spanje in, dan geeft de formule de totalen van deze beide landen.

De 9 vooraan in de formule geeft aan dat je de gefilterde gegevens wilt optellen. Kies je daar een 1, dan krijg je het gemiddelde van de gefilterde records, met een 4 zie je de grootste waarde en met 5 de kleinste waarde daarvan.

De functie SUBTOTAAL is bedoeld voor kolommen met gegevens en voor verticale gebieden, want het wegfilteren of verbergen van rijen is van invloed op het subtotaal.

subtotaal in Excel berekenen
Met de functie SUBTOTAAL tel je alleen de getallen op van het gefilterde land.

Meer tips en trucs van Wim de Groot? Op dit blog zijn er veel te vinden. Al zijn Excel-tips, plus interviews met Wim vind je HIER.

Gegevens verwerken in Excel

Gegevens verwerken in ExcelLeuke tip? Je vindt er nog veel meer in het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim De Groot, want gegevens importeren in Excel vanuit Word is slechts een van de vele mogelijkheden. Met Excel kun je behalve rekenen ook gegevens bijhouden. Die kunnen in een eenvoudige tabel staan of in een professionele database. Vervolgens wil je die gegevens op een bepaalde manier op een rij zetten, verbanden zien, ze analyseren en conclusies trekken. Dat leer je in dit boek. Je hoeft hiervoor niet veel ervaring met Excel te hebben. De voorbeelden in dit boek worden helder uiteengezet, zodat je ze kunt aanpassen voor je eigen werk. Kortom: prima leesvoer voor een ieder die ook eens wat andere mogelijkheden van ‘s werelds meest bekende spreadsheet wil leren kennen.

Random getallen in Excel

Zo af en toe heb je eens wat random getallen in Excel nodig. Is geen enkel probleem, hieronder lees je hoe dat in z’n werk gaat. Afkomstig uit mijn boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek.

Soms heb je willekeurige cijfers nodig. Voor een proefberekening, voor zomaar wat data of voor kansberekening. Dan kun je steeds zelf getallen bedenken, maar je kunt ze ook door Excel laten invoeren. Hiervoor gebruik je de functie ASELECT, ASELECTTUSSEN of ASELECT.MATRIX.

Lees verder Random getallen in Excel

Naar beneden afronden voor de belasting in Excel

Bespaar geld (en hoofdpijn) met zaken naar beneden afronden voor de belasting in Excel, altijd een prettige gedachte. Onderstaande tip is afkomstig Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek.

In de belastingaangifte wordt met hele bedragen gewerkt. Je mag de bedragen afronden in je voordeel, dat betekent bij bedragen die je moet betalen of waarover je een percentage moet betalen: afronden naar beneden voor de belasting op een heel getal. Hierbij kun je vaak de functie GEHEEL toepassen. Neem bijvoorbeeld Box 3. Twee fiscale partners hebben samen een vermogen van 132.000. Er geldt een heffingsvrij vermogen van 61.692, zodat hun totale grondslag sparen en beleggen 70.308 is. Dat valt binnen de eerste schijf en die wordt verdeeld in 67% spaardeel en 33% beleggingsdeel. Staat de 67% voor het spaardeel in E7 en dit bedrag in G7 dan is de formule voor I7:

=GEHEEL(E7*G7)

Die kopieer je omlaag voor de andere delen. De bedragen worden naar beneden afgerond. Vervolgens telt van dit spaardeel 0,07% mee voor het fictieve voordeel. Met dit percentage in K7 bereken je dit voordeel in M7 met:

=GEHEEL(I7*K7) Lees verder Naar beneden afronden voor de belasting in Excel

Grootste waarden optellen in Excel

Je kunt eenvoudig de tien grootste waarden optellen in Excel, een klusje dat best eens van pas komt zo af en toe. Onderstaande tip is afkomstig uit mijn boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek.

De tien grootste waarden optellen in Excel is snel te realiseren en komt best van pas. Stel, je hebt verkoopcijfers (of scores) en je wilt daar de tien grootste waarden uit halen en die optellen. Dat gaat niet met SOM.ALS, maar wel met SOMPRODUCT.

In het volgende voorbeeld staan de waarden onder elkaar in B2 tot en met B24. Je formule is:

=SOMPRODUCT(GROOTSTE(B2:B24;RIJ(1:10)))

Deze zoekt automatisch de tien grootste waarden uit het gebied en telt die op.

Hier verwijst RIJ niet naar de gewone rijnummers in het werkblad, maar in het geheugen wordt een eigen tabel aangemaakt en daarvan worden de rijnummers gebruikt. Lees verder Grootste waarden optellen in Excel

Zelf een klok maken in Excel

Een klok maken in Excel is in een handomdraai te realiseren. Zomaar een van de aardige dingen die je met dit spreadsheetprogramma kunt doen. Onderstaand fragment is afkomstig uit Het Complete Boek Office 2019. Het boek is  ook geschikt voor Office 365.

Wilt u weten hoe laat het is, dan gebruikt u de functie NU. Eerder in dit hoofdstuk hebt u gelezen dat u de datum van vandaag krijgt met:

=VANDAAG()

De functie NU toont u hoe laat het op dit moment is.


klok in ExcelOpbouw van de functie NU

=NU()

U typt wel haakjes achter deze functie, maar NU werkt zonder argumenten, dus tussen de haakjes staat niets.
De uitkomst is het moment van invoeren; u krijgt de datum met uren en minuten. Druk op de functietoets F9 om de tijd bij te werken.


Lees verder Zelf een klok maken in Excel

Afronden naar een veelvoud in Excel

Afronden van getallen kan op allerlei manieren, en dus is afronden naar een veelvoud in Excel slechts een van de opties. Onderstaand fragment is afkomstig uit mijn boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek.

Bij de functies voor afronden tot nu toe laat je Excel naar boven of beneden afronden, waarbij je zelf bepaalt hoe groot de stap is. Met AFRONDEN. BOVEN.WISK neemt Excel het volgende hogere veelvoud en met AFRONDEN.BENEDEN.WISK ga je naar het lagere veelvoud. Maar je kunt ook door Excel laten opzoeken of het omhoog of omlaag moet; de volgende functie neemt automatisch het veelvoud dat het dichtstbij ligt.

De functie AFRONDEN.N.VEELVOUD

Met de functie AFRONDEN.N.VEELVOUD gaat Excel naar het dichtstbij liggende veelvoud.


afronden naar een veelvoud in ExcelSyntaxis van AFRONDEN.N.VEELVOUD

=AFRONDEN.N.VEELVOUD(getal; factor)

Tussen de haakjes geef je de waarde op als getal of verwijzing; daarna geef je de factor op waarop je wilt afronden.


Resultaat: het getal wordt afgerond naar het dichtstbij gelegen veelvoud van het getal dat je opgeeft.

De uitkomst is bijvoorbeeld 15 met:

=AFRONDEN.N.VEELVOUD(16,4;3)

Want 15 is het veelvoud van 3 dat het dichtst bij 16,4 ligt. Je krijgt 18 met de formule:

=AFRONDEN.N.VEELVOUD(16,6;3)

Want 18 ligt dichter bij 16,6 dan 15. Bereken je over een bedrag in B2 een korting van vijf procent en wil je dat afronden op een veelvoud van vijf euro, dan neem je de formule:

=AFRONDEN.N.VEELVOUD(B2*(1-5%);5)

Staat er 130 in B2, dan is 5% daarvan 6,50. Dat afgetrokken van 130 is 123,50 en afgerond naar het dichtstbijzijnde veelvoud van 5 maakt 125.

Wil je bedragen afronden op vijf cent, dan is je formule:

=AFRONDEN.N.VEELVOUD(B2;0,05)

Met bijvoorbeeld 13,67 in B2 krijg je 13,65. Dit heeft hetzelfde effect als de formule uit de paragraaf Afronden op vijf cent (pagina 46), namelijk:

=AFRONDEN(B2/5;2)*5

Werk je met negatieve getallen, dan moet de factor ook negatief zijn.

Help! Ik zie #GETAL!

Bij de functie AFRONDEN.N.VEELVOUD moeten het getal dat je bewerkt en de factor waarop je afrondt, beide positief of beide negatief zijn. Doe je dat niet, dan krijg je de melding #GETAL!, zoals met de volgende formule:

=AFRONDEN.N.VEELVOUD(16,4;-3)

Afronden naar veelvoud van een uur

Je kunt in Excel ook een tijdsduur afronden. In feite is dit ook afronden naar een veelvoud, namelijk van een uur, een kwartier enzovoort.

Goed om te weten: een dag heeft in Excel de waarde 1, dus een uur is 1/24.

Je typt bijvoorbeeld in C3 het tijdstip waarop je begint, in D3 het tijdstip waarop je stopt en je trekt die in E3 van elkaar af; je ziet je gewerkte uren. Wil je deze gewerkte uren afronden op hele uren, typ dan in F3 de formule:

=AFRONDEN.N.VEELVOUD(E3;1/24)

Deze rondt de tijdsduur in E3 af op een heel uur (dat is 1/24).

Je mag een uur ook als “1:00” opgeven, dus het volgende kan ook:

=AFRONDEN.N.VEELVOUD(E3;”1:00″)

Voor afronden op het dichtstbijzijnde kwartier heb je dezelfde opties, namelijk 1/24 delen door 4 of een kwartier als “0:15” opgeven. Dus als de tijdsduur in E3 staat, kun je kiezen uit:

=AFRONDEN.N.VEELVOUD(E3;1/24/4)

=AFRONDEN.N.VEELVOUD(E3;”0:15″)

Meer tips en trucs van Wim de Groot? Op dit blog zijn er veel te vinden. Al zijn Excel-tips, plus interviews met Wim vind je HIER.

Wiskunde en statistiek in Excel

Wiskunde en statistiek in ExcelNog veel meer weten over het gemiddelde berekenen in Excel? Lees dan mijn boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek. Daarin worden honderd rekenfuncties van Excel besproken op het gebied van wiskunde en statistiek. Die worden uitgelegd aan de hand van voorbeelden. Je leert hoe je een functie gebruikt, zodat je die kunt toepassen in je eigen werk, studie of hobby.

Nadat je hebt gezien hoe je een formule samenstelt, ga je de diepte in. Tot de behandelde onderwerpen behoren:

  • optellen, tellen en gemiddelde berekenen
  • totaal, aantal en gemiddelde voor een beperkte groep berekenen en op meer criteria
  • afronden in allerlei stappen
  • werken met breuken en logaritme
  • willekeurige getallen trekken
  • kansen en standaardafwijking berekenen
  • getallen in groepen verdelen met statistische functies
  • correlatie, trend en regressie tussen getallenreeksen vinden

Dit boek is te gebruiken met Excel 2010 tot en met 2019 (en Microsoft 365).

Je kunt negentig gratis oefenbestanden bij dit boek downloaden. In de ene helft staan alleen de gegevens zodat je zelf aan de slag kunt, in de andere helft van de bestanden zijn de voorbeelden helemaal uitgewerkt.

 

Geen Microsoft Office-apps meer voor Chromebook

Totaal onverwacht en zonder enige vooraankondiging zijn de Microsoft Office-apps voor Chromebook ineens teruggetrokken. Dat dit tot irritatie en onbegrip van gebruikers leidt moge duidelijk zijn. Microsoft lijkt sowieso een beetje de weg kwijt te zijn, want ook op het Windows 11-front is de chaos ongekend groot.

Dat Microsoft een totaal onvoorspelbaar (onbetrouwbaar, zouden sommigen zeggen) bedrijf is mag geen al te groot nieuws heten. De meest recente actie van de softwaregigant is echter wel heel opvallend. Een ieder die in de afgelopen paar dagen een van de Office-apps op zijn of haar Chromebook wilde starten, werd geconfronteerd met een onaangename verrassing (zie afbeelding bovenaan). Ofwel: je wordt nu geacht gebruik te maken van Office.com om eender welk Office-document dan ook te maken of bewerken. Vervelende (en voor velen elementaire) bijwerking is, dat dit alleen online werkt. De oude Office-apps waren afkomstig uit Android, de apps voor dat mobiele besturingssysteem zijn eveneens (offline) te draaien op een Chromebook. Een duidelijke reden geeft Microsoft niet voor de vreemde actie. Vreemd, want wie bedenkt zoiets aan het begin van een schooljaar én midden in een pandemie. Lees verder Geen Microsoft Office-apps meer voor Chromebook

Breuken in Excel

Je kunt ook rekenen met breuken in Excel, wat vooral voor scholieren zo af en toe best praktisch kan zijn natuurlijk. Onderstaand artikel is een destillaat uit mijn boek mijn boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek.

Werken met breuken in Excel is geen probleem, het programma beschikt over diverse functies speciaal voor die tak van sport bedoeld. Zo is er bijvoorbeeld de functie GGD. Het is gebruikelijk om een breuk zo klein mogelijk te schrijven. Dit heet vereenvoudigen. Om een breuk te kunnen vereenvoudigen zoek je naar de grootste gemene deler van de teller en de noemer, ofwel de grootste gemeenschappelijke deler. De afkorting hiervoor is ggd. De deler is het getal waardoor je deelt.

Lees verder Breuken in Excel

Vergadering in Zoom opnemen

Een vergadering in Zoom opnemen is met een muisklik geregeld, maar er zijn nog wat handigheden om te weten. Die lees je hieronder, afkomstig uit mijn boek Zo werkt Zoom.

Het opnemen van een vergadering is geen al te spannende aangelegenheid. Klik in de Zoom-werkbalk op Record en dat is alles. De andere deelnemers krijgen een melding te zien dat de vergadering wordt opgenomen; het is overigens wel zo netjes om vooraf aan te kondigen dat je de vergadering gaat opnemen.

Tijdens de opname staat in je eigen beeld de mededeling Recording. Beweeg je muis om een pauze- en een stopknop zichtbaar te maken. Ook in de werkbalk verschijnen knoppen voor pauzeren en stoppen.

vergadering in Zoom opnemen
De opname is gepauzeerd. Klik op het pijltje om de opname te vervolgen of op het vierkantje om de opname te stoppen.

Na afloop van de vergadering wordt het videobestand door Zoom gemaakt en op je lokale vaste schijf opgeslagen. Standaard is dat in de map Zoom. Per vergadering wordt een submap gemaakt. Je hoeft je daar niet al te veel zorgen over te maken, want na afloop van de vergadering opent Zoom die map vanzelf voor je. Lees verder Vergadering in Zoom opnemen