Categoriearchief: MS Office

Spellingscontrole tijdens typen in Word

Voor eenieder die met regelmaat tikfouten maakt, is spellingscontrole tijdens typen in Word een uitkomst. U kunt ook eigen woorden toevoegen. Onderstaande tips zijn afkomstig uit mijn Handboek Word 2021.

Het is u vast opgevallen dat tijdens het typen van tekst zo nu en dan rode golfjes verschijnen onder bepaalde woorden. Dit is de functie Spelling controleren tijdens typen. Deze is standaard actief. Met deze functie is het mogelijk om al tijdens het typen de tekst op fouten te controleren. Woorden die niet door de spellingcontrole van Word worden herkend, worden gemarkeerd.

Rechtermuisknop
Rood gemarkeerde woorden zijn niet herkend door de spellingcontrole.

Lees verder Spellingscontrole tijdens typen in Word

Opmaak kopiëren in Word en Plakken Speciaal

Dankzij de optie Opmaak kopiëren in Word hevelt u makkelijk opmaak over van een selectie naar een ander stuk tekst. Daarnaast is Plakken Speciaal een optie die regelmatig van pas kan komen. Onderstaande tips zijn afkomstig uit mijn Handboek Word 2021.

Standaard wordt bij kopiëren en plakken de opmaak van de tekst (lettertype, puntgrootte enzovoort) meegenomen. Wilt u dat niet, druk dan op Ctrl+Alt+V in plaats van gewoon op Ctrl+V. Het venster Plakken speciaal verschijnt. Kies hierin een van de gewenste opties. Klik op Niet-opgemaakte tekst en klik op OK. Tekst wordt dan zonder opmaak en in het standaardlettertype in het document geplakt.

opmaak kopiëren in Word
Gebruik Plakken speciaal (Ctrl+Alt+V) om tekst met een alternatieve indeling, of zonder opmaak in het document te plaatsen.

Niet-opgemaakte tekst plakken

De mogelijkheden die in het venster Plakken speciaal verschijnen, zijn afhankelijk van de brontoepassing. Als u tekst kopieert vanuit Kladblok, verschijnen er andere opties dan wanneer u teksten of formules kopieert vanuit Excel. En deze zijn weer anders dan wanneer u tekst of afbeeldingen vanuit Edge kopieert. In ieder geval is altijd de optie Niet-opgemaakte tekst aanwezig, waarmee u gewoon de platte tekst, zonder verdere opmaak in het document plaatst.

Naast Handboek Word 2021 heeft Peter Kassenaar nog veel meer boeken geschreven. Alle zijn boeken kun je HIER vinden. We publiceerden een tip uit zijn nieuwe Handboek Windows 11 op dit blog: Werken met het nieuwe Windows 11-startmenu.

Handboek Word 2021

Microsoft Word 2021 is de meest gebruikte tekstverwerker ter wereld. Je bedient het Officeprogramma met het dynamische lint met opdrachtknoppen en functies. In de nieuwe versie van Word zijn diverse functies duidelijker en werken ze nog beter, nog intuïtiever. Het Handboek Word 2021 helpt je snel op weg en biedt oefeningen, tips en voorbeelden uit de praktijk.


Meer over MS Office lezen:

Kleurenschalen in Excel

Met kleurenschalen in Excel kunt u eenvoudig en automatisch de ‘temperatuur’ van een waarde in een cel aangeven. Onderstaand fragment is afkomstig uit mijn Handboek Excel

U kunt de voorwaardelijke opmaak op een reeks van cellen toepassen en dan met kleurschakeringen de onderlinge verhouding tussen de getallen verduidelijken. Dat gaat met de optie Kleurenschalen. U hebt bijvoorbeeld een maand lang de maximumtemperatuur van de dag genoteerd. U kunt nu de temperaturen onder het vriespunt in blauwe tinten weergeven (hoe kouder, hoe donkerder het blauw), temperaturen boven nul in rode tinten (hoe warmer, hoe donkerder het rood) en precies nul graden wit.

1 Selecteer de cellen met de temperaturen, in dit voorbeeld B2 tot en met B32.

2 Klik in het tabblad Start op Voorwaardelijke opmaak, Kleurenschalen; hierdoor opent u een keuzelijst met voorbeelden. De eerste zes opties hebben een schaal met drie kleuren, daar staat ook rood-wit-blauw tussen. De volgende zes opties bieden schakeringen tussen twee kleuren.

Houd de muisaanwijzer op een optie en u ziet in de geselecteerde cellen meteen een voorproefje.

3 Klik op de optie Kleurenschaal rood-wit-blauw.

kleurenschalen in Excel
U kunt met kleurnuances de verschillen tussen getallen accentueren.

Deze schaal heeft de gewenste kleuren al. De middelste waarde van de reeks is hier toevallig wit, maar we willen dat nul altijd wit wordt, ook als dat niet in het midden ligt. Hiervoor moeten we de grenzen bijstellen. Klik op Voorwaardelijke opmaak, Regels beheren.

4 Klik op Regel bewerken; dit opent het venster Opmaakregel bewerken.

Of dubbelklik op het vlak met de kleuren onder Opmaak.

5 U ziet dat het middelpunt is ingesteld op Percentiel met waarde 50; dat wordt wit. Maar nul graden moet wit worden, het vriespunt.

6 Kies in de keuzelijst onder Middelpunt voor Getal; de waarde verandert in 0. Sluit de vensters door op OK te klikken.

7 Nu krijgen de temperaturen onder het vriespunt een blauwe schakering; hoe kouder, hoe donkerder. Voor de waarden boven nul geldt: hoe warmer, hoe roder. En cellen met nul graden worden wit.

kleurenschalen in Excel
Maak van het middelpunt het vriespunt (nul graden); meer hoeft u niet bij te stellen.

Meer tips en trucs van Wim de Groot? Op dit blog zijn er veel te vinden. Al zijn Excel-tips, plus interviews met Wim vind je HIER.

Handboek Excel 2021

Handboek Excel 2021

Microsoft Excel is het meestgebruikte programma voor rekenwerk en gegevens. Het is dan ook van belang om daar vlot mee te kunnen werken. Steeds meer mensen ontdekken het gemak en de ontelbare mogelijkheden van dit onderdeel van het Microsoft Office-pakket. De nieuwste versie van dit krachtige rekenprogramma is Excel 2021, als onderdeel van Office 2021 en Microsoft 365. En daar past dit Handboek Excel 2021 vanzelfsprekend prima bij.

Een Notitie plaatsen in Excel

Een notitie plaatsen in Excel kan dingen voor uzelf of voor anderen verduidelijken en (of) als reminder fungeren. Altijd handig! Onderstaande uitleg is afkomstig uit mijn Handboek Excel.

We beginnen voordat we het onderwerp notitie plaatsen in Excel aansnijden met een belangrijke opmerking over het verschil tussen notities en opmerkingen in deze software:

Dit artikel (en een flink stuk uit het boek) gaat over notities en opmerkingen. Deze woorden lijken synoniemen, maar in de Excel-versie uit Microsoft 365 is er een belangrijk verschil. Om de zaak te compliceren heeft Microsoft de notitie uit Excel 365 in Excel 2021 een opmerking genoemd.

Een notitie in Excel 365 (of een opmerking in Excel 2021) is een toelichting bij gegevens of een uitleg bij een formule. In de tab Controleren heeft de knop voor een notitie de vorm van een Postit-briefje, in het werkblad herkent u een notitie aan een rood driehoekje rechtsboven in een cel.

Een opmerking in Excel 365 is een vraag die u aan een collega stelt met wie u samenwerkt; deze functie ontbreekt in zijn geheel in Excel 2021, omdat Excel 2021 niet gericht is op samenwerken. U vraagt om een antwoord of om een andere reactie. Dit is dus een manier van overleggen. Uw vraag en de reacties daarop vormen een keten (een thread). In het tabblad Controleren hebben de knoppen voor opmerkingen de vorm van een tekstballon (als in een stripverhaal), in het werkblad is het kenmerk van een opmerking een paarse vijfhoek rechtsboven in de cel. Hebt u met een eerdere versie van Excel gewerkt, dan kunnen deze termen verwarrend zijn, want wat daarin een opmerking was, heet nu een notitie. En in Excel 2021 heet het dus nog steeds een opmerking.

notitie plaatsen in Excel
Een toelichting achter een rood driehoekje heet een notitie in Micorosft 365 en een opmerking in Office 2021. U kunt in Microsoft 365 overleggen door middel van opmerkingen.

Lees verder Een Notitie plaatsen in Excel

Verschillende versies van Office

Er zijn verschillende versies van Office in omloop, met de belangrijkste splitsing tussen het ‘losse’ Office en Office 365. Die nu trouwens allebei vallen onder Microsoft 365, om het nog warriger te maken. Onderstaande uitleg is afkomstig uit mijn boek Handboek PowerPoint 2021.

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: Microsoft Office bestaat niet meer, dat is Microsoft 365 geworden. Het maakt ‘t onderscheid tussen de verschillende versies van het kantoorpakket nog onduidelijker. In onderstaande tekst gebruiken we daarom de oude benaming Office, zoals die door de meeste gebruikers ook wel aangehouden zal worden. Maar feitelijk kunt u elke vermelding van welke Office-variant in principe vervangen door Microsoft 365. Wat tot een tamelijk verwarrend verhaal zou leiden. Kortom: Office dus.

Office 2021 versus Microsoft 365

Om het simpel te stellen: Office 2021 is eigenlijk een momentopname uit een continu evoluerend Microsoft 365. Microsoft 365 is een op een abonnement gebaseerde dienst, waarvoor u jaarlijks (of maandelijks) een bedrag betaalt om het te kunnen gebruiken. Zolang het abonnement loopt, krijgt u continu updates geleverd. Het is dus een doorlopend bij de tijd blijvend systeem. Office 2021 daarentegen is ‘bevroren in de tijd’. Het krijgt wel veiligheidsupdates en bugfixes, maar geen nieuwe features. Ofwel: Office 2021 blijft voor altijd Office 2021. Dat heeft voor- en nadelen. Een belangrijk voordeel is dat medewerkers in een bedrijf niet steeds weer allerlei nieuwe dingen hoeven te leren, of dat ze getrakteerd worden op een nieuw uiterlijk met verplaatste onderdelen. Dat niet binnenkrijgen van nieuwe features kan wellicht ook als een nadeel worden beschouwd, bijvoorbeeld omdat u een gewenst onderdeel wel in Microsoft 365 ziet, maar niet in Office 2021. Lees verder Verschillende versies van Office

Merknaam Office verdwijnt

De merknaam Office verdwijnt. In plaats daarvan wordt het Microsoft 365. Is dat marketing-technisch verstandig…?

Microsoft staat erom bekend met regelmaat voor de buitenwacht vreemde beslissingen te nemen. Dat het bedrijf nu besloten heeft om de naam Office voor z’n kantoorsuite te schrappen is zo opmerkelijk dat het zelfs wereldwijd ‘t mainstream nieuws haalde. In plaats van Office wordt voortaan de naam Microsoft 365 gebezigd. Vreemd (en verwarrend) genoeg blijven wel de namen van de afzonderlijke onderdelen zoals Word, Excel en PowerPoint bestaan. Kortom: een wat chaotisch geheel qua naamgeving. Vanaf nu is Microsoft 365 het belangrijkste – nou ja – Office-platform van het bedrijf. Lees verder Merknaam Office verdwijnt

Met het toetsenbord door Excel navigeren

U kunt vanzelfsprekend de muis gebruiken, maar na een tijdje blijkt met het toetsenbord door Excel navigeren vaak een stuk sneller! Onderstaande tips zijn afkomstig uit mijn Handboek Excel 2021.

U kunt zoals beloofd met het toetsenbord door Excel navigeren (of beter: de werkbladen daarin). In de tabel ziet u wat er gebeurt als u op een bepaalde toets drukt.

met het toetsenbord door Excel navigeren

Als u de Ctrl-toets ingedrukt houdt en op een pijltoets drukt, kunt u snel heen en weer. In een leeg werkblad hebt u de volgende mogelijkheden:

met het toetsenbord door Excel navigeren

Lees verder Met het toetsenbord door Excel navigeren

Tabellen in Word invoegen

Tabellen in Word invoegen kan op verschillende manieren, we introduceren er hier eentje voor u. Onderstaande tekst is afkomstig uit mijn Handboek Word 2021.

De eerste optie waarmee tabellen invoegen in Word mogelijk is, is simpelweg via het Lint. Met de knop Tabel invoegen kunt u razendsnel een tabel op de plaats van de cursor invoegen, waarbij u de dimensie van de tabel uit de losse pols kunt instellen (het aantal rijen en kolommen van een tabel heet de dimensie). Ga als volgt te werk:
Lees verder Tabellen in Word invoegen

PowerPoint presentatie beveiligen

Een PowerPoint presentatie beveiligen is niet onpraktisch, om te voorkomen dat anderen met de eer gaan strijken bijvoorbeeld. Dit artikel is afkomstig uit mijn Handboek PowerPoint 2021.

Wilt u voorkomen dat derden zich een presentatie toe-eigenen (‘heb ik gemaakt’) waar vele uren werk inzitten, dan is het verstandig om deze – voorzien van naam en eventueel handtekening – ‘op slot’ te zetten. Dat doet u als volgt:

1. Klik op Bestand, Info, Presentatie beveiligen.

U kunt hier met de optie Markeren als definitief de presentatie opslaan als ‘alleen lezen’; anderen kunnen er dan niets meer aan veranderen. Daarnaast ziet u in het deelvenster rechts een overzicht van de in de presentatie ingebakken gegevens. Als Office op uw naam is geregistreerd, ziet u als auteur uw eigen e-mailadres. Daarnaast zijn velden als Titel, Codes en Categorieën aan te passen. Ook is een (extra) auteur toe te voegen; dat kan zoals in dit voorbeeld uw echte naam zijn in plaats van het standaard ingevulde e-mailadres.

2. Vergeet na het invullen van deze zaken niet de presentatie op de normale manier te bewaren, want anders is alles de volgende keer verdwenen. Ook is het wellicht verstandig om de presentatie eerst onder een andere naam te bewaren met Opslaan als alvorens u het geheel als definitieve versie markeert. Na klikken op OK in de verschenen infovensters ziet u boven uw presentatie een gele balk ten teken dat het document definitief is. Overigens is een eenmaal als definitief gemarkeerde presentatie niet meer via Exporteren en Presentatie inpakken voor cd te distribueren.

PowerPoint presentatie beveiligen
Hiermee voorkomt u dat anderen met de eer gaan strijken.

Lees verder PowerPoint presentatie beveiligen

LibreOffice naar Mac App Store

De makers van LibreOffice laten weten dat dit ‘alternatieve’ kantoorpakket voortaan ook verkrijgbaar is via de Mac App Store. Een interessante ontwikkeling, waarmee je bovendien ook het project financieel kunt steunen.

Eerst even een melding vooraf, voor ‘t geval je ongerust mocht worden: LibreOffice blijft ook gewoon gratis buiten de App Store verkrijgbaar. Maar wil je het project een beetje sponsoren en tegelijkertijd genieten van het set-and-forget update-mechanisme van de Store, dan is het kantoorpakket voortaan ook via de Mac App Store beschikbaar, voor een bedrag van €8,99. Het geld dat daarmee verdiend wordt, wordt direct geïnvesteerd in de verdere ontwikkeling van het open source-pakket zo belooft de organisatie die het geheel beheert (The Document Foundation om precies te zijn).  Lees verder LibreOffice naar Mac App Store