Categoriearchief: MS Office

MS Office, Software, Tips & Trucs, Uit het boek

Vergadering in Zoom opnemen

Een reactie plaatsen

Een vergadering in Zoom opnemen is met een muisklik geregeld, maar er zijn nog wat handigheden om te weten. Die lees je hieronder, afkomstig uit mijn boek Zo werkt Zoom.

Het opnemen van een vergadering is geen al te spannende aangelegenheid. Klik in de Zoom-werkbalk op Record en dat is alles. De andere deelnemers krijgen een melding te zien dat de vergadering wordt opgenomen; het is overigens wel zo netjes om vooraf aan te kondigen dat je de vergadering gaat opnemen.

Tijdens de opname staat in je eigen beeld de mededeling Recording. Beweeg je muis om een pauze- en een stopknop zichtbaar te maken. Ook in de werkbalk verschijnen knoppen voor pauzeren en stoppen.

vergadering in Zoom opnemen
De opname is gepauzeerd. Klik op het pijltje om de opname te vervolgen of op het vierkantje om de opname te stoppen.

Na afloop van de vergadering wordt het videobestand door Zoom gemaakt en op je lokale vaste schijf opgeslagen. Standaard is dat in de map Zoom. Per vergadering wordt een submap gemaakt. Je hoeft je daar niet al te veel zorgen over te maken, want na afloop van de vergadering opent Zoom die map vanzelf voor je. Lees verder Vergadering in Zoom opnemen →

MS Office, Office 365, Tips & Trucs, Uit het boek

Kopteksten en voetteksten in Word

Een reactie plaatsen

Met kopteksten en voetteksten in Word maakt u langere schrijfsels of complete boeken een stuk leesbaarder. Hoe u dat regelt, leest u hieronder in een tip afkomstig uit het boek Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.

In dit boek staat boven aan de even pagina’s het hoofdstuknummer gevolgd door de titel van het hoofdstuk. Boven aan de oneven pagina’s wordt eerst de serienaam genoemd, gevolgd door de titel van het boek. Dit zijn kopteksten. Een steeds terugkerende tekst onderaan de pagina noemen we een voettekst. In dit boek zijn dat de paginanummers.

Het is niet verstandig dergelijke teksten zélf boven (of onder) elke pagina te typen, want als u achteraf tekstgedeelten toevoegt of verwijdert, komt het pagina-einde op een andere plaats en moet u de kop- en voetteksten verplaatsen. In Word kunnen kop- en voetteksten automatisch worden gemaakt.

Kop- en voetteksten invoegen

Het invoegen en naderhand bewerken van kop- en voetteksten doet u in het tabblad Invoegen met de knoppen Koptekst en Voettekst. Deze knoppen werken op dezelfde manier. Wanneer u op één van deze knoppen klikt, verschijnt een menu. Klik op een optie; de mogelijkheid voor een kop- of voettekst wordt in uw document ingevoegd. U kunt nu tekst invoegen.

kopteksten en voetteksten in Word
Kop- en voetteksten bewerkt u in een speciale ontwerpmodus. De tekst is dan lichtgrijs; u typt in het koptekst- of voettekstgebied.

Lees verder Kopteksten en voetteksten in Word →

Excel, MS Office, Office 365, Uit het boek

De functie GROOTSTE in Excel

Een reactie plaatsen

De functie GROOTSTE in Excel is slechts een van de vele functies die dit ultieme spreadsheetprogramma van Microsoft aan boord heeft. In mijn boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiekvind je er vele beschreven. Hieronder gaan we op zoek naar de grootste!

functie GROOTSTE in ExcelSyntaxis van GROOTSTE

=GROOTSTE(gebied; rangnummer)

Je mag slechts één gebied opgeven; het rangnummer is de positie in de ranglijst van de getallen, van groot naar klein gezien.

Resultaat: een getal dat op de opgegeven plaats in de ranglijst staat.

Je wilt bijvoorbeeld een lijst zien met de toptien van de bestverkopende producten, waarvan de aantallen in kolom B staan. Voor het product met het grootste aantal is je formule:

=GROOTSTE(B2:B1000;1)

• De uitkomst hiervan is gelijk aan:

=MAX(B2:B1000)

Lees verder De functie GROOTSTE in Excel →

Excel, MS Office, Tips & Trucs, Uit het boek

Telefoonnummers invoeren in Excel

Een reactie plaatsen

Bij het invoeren van telefoonnummers in Excel kan de eerste nul wegvallen. In deze blogpost kun je lezen hoe je dit oplost. Deze blogpost ‘Telefoonnummers invoeren in Excel’ is afkomstig uit mijn boek Gegevens verwerken in Excel.

Als je telefoonnummers invoert in Excel, kan de eerste nul wegvallen. Je typt bijvoorbeeld 0345473392 en er blijft 345473392 over. Als je de telefoonnummers invoert met een streepje (of spatie) tussen netnummer en abonneenummer, doet zich dit niet voor.

Wil je de telefoonnummers toch invoeren zonder een streepje of spatie, dan voorkom je het wegvallen van de nul als je de kolom opmaakt voordat je gegevens invoert. Dat gaat als volgt. Selecteer de kolom voor de telefoonnummers en klik met de rechtermuisknop op zijn kolomletter; dit opent een menu. Kies Celeigenschappen; het venster Celeigenschappen gaat open. Kies de optie Speciaal en kies onder Type de optie Telefoonnummer. Voer hierna de telefoonnummers in.

• Voor lezers in België: als je op Speciaal klikt en het vak onder Type is leeg, dan is onder in dit venster onder Locatie de optie Nederlands (België) ingesteld. Kies je met de keuzelijst onder Locatie voor Nederlands (standaard), dan krijg je wel de genoemde keuzes.

telefoonnummer opmaken in Excel
De ‘truc’ is ook beschikbaar in Excel voor iOS en iPadOS, alleen tik je daar op de opmaakknop en dan Speciaal om de gewenste optie terug te vinden.

Lees verder Telefoonnummers invoeren in Excel →

MS Office, Office 365, Tips & Trucs, Uit het boek

Outlook Taken en Notities

Een reactie plaatsen

Met Outlook Taken en Notities helpt u orde in de chaos te houden, en zaken nooit meer (of in ieder geval minder) te vergeten. Deze tip is afkomstig uit ‘t dikke Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.

Een taak in Outlook is een beetje te vergelijken met een afspraak, maar wordt niet met een tijdslot weergegeven in de agenda. Taken kunnen kortdurende acties zijn, zoals ‘bel de afdeling Marketing’, maar ook uit langere projecten bestaan, bijvoorbeeld ‘Opmaak magazine juli’, waar u twee weken voor hebt uitgetrokken.

In de praktijk komt het er vaak op neer dat taken worden gebruikt voor langduriger werkzaamheden, waar u met onderbrekingen aan werkt. Outlook biedt allerlei mogelijkheden om de voortgang van taken bij te houden. Outlook Taken en Notities helpen u orde in de chaos te houden.

Outlook Taken en NotitiesTo do-lijst

U zou de takenlijst van Outlook kunnen beschouwen als een uitgebreide to do-lijst. Maar dan wel een lijst waarin u allerlei extra mogelijkheden hebt om de uitvoering van de taak te controleren en sturen. Zorg er zelf voor dat de lijst ook daadwerkelijk wordt gevuld met actie-items, oftewel taken die kunnen worden uitgevoerd. Zijn het meer algemene opmerkingen, gebruik dan het onderdeel Notities. Dat wordt in het tweede deel van dit hoofdstuk besproken.

Lees verder Outlook Taken en Notities →

Excel, MS Office, Office 365, Software, Tips & Trucs, Uit het boek

De functie ‘Zoeken’ in Excel

Een reactie plaatsen

Zoeken in Excel is erg makkelijk én veelzijdig dankzij de speciaal daarvoor bedoelde functie. In het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim de Groot lees je er – naast vele andere zaken – alles over. Hieronder een voorbeeld van wat je met de functie kunt doen.

Zoeken naar waarden is een van de vele voorbeelden die mogelijk is dankzij de functie Zoeken in Excel. Het programma heeft een aantal functies waarmee je in lijsten en tabellen kunt zoeken naar een getal, een datum of tekst.

De functie ZOEKEN

De functie ZOEKEN geeft een waarde uit maximaal één kolom of één rij.

Zoeken in ExcelSyntaxis van ZOEKEN

=ZOEKEN(zoekwaarde; verwijzing naar zoekgebied; eventueel verwijzing naar resultaatgebied)

Geef de zoekwaarde op als een getal, een woord of een celverwijzing; dan geef je het zoekgebied op waaruit de waarde wordt opgehaald; geef je een tweede gebied op, dan zoekt de functie naar de waarde in het eerste gebied en haalt deze de bijbehorende waarde uit het tweede gebied (dit tweede gebied moet even lang zijn als het eerste gebied).

Resultaat: de overeenkomstige waarde.

Lees verder De functie ‘Zoeken’ in Excel →

MS Office, Office 365, Tips & Trucs, Uit het boek

Tips en trucs voor alinea- en regeleinden in Microsoft Word

Een reactie plaatsen

Tips en trucs voor alinea- en regeleinden in Microsoft Word. Deze blogpost is afkomstig het Het Complete Boek Office 2019, ook geschikt voor Office 365.

Over alinea- en regeleinden in Word valt best wat aan tips en trucs te melden. Zo drukt u waarschijnlijk telkens op Enter om een nieuwe regel tegen de linkermarge te laten beginnen. De plekken in het document waar op Enter is gedrukt, zijn zichtbaar te maken door in het tabblad Start, groep Alinea op de knop Alles weergeven te klikken (of druk op Ctrl+Shift+*). Dit noemen we ook wel het alineamarkeringsteken.

Tips en trucs voor alinea- en regeleinden in Microsoft Word
De knop Alles weergeven toont ook de niet-afdrukbare tekens in het document.

Lees verder Tips en trucs voor alinea- en regeleinden in Microsoft Word →

Computers, Excel, Informatica, MS Office, Office 365, Software, Tips & Trucs, Uit het boek

Formule via het dialoogvenster in Excel

Een reactie plaatsen

Stel een formule via het dialoogvenster in Excel op, zo maak je in een handomdraai de meest complexe formules zonder steeds weer op zoek te moeten naar de correcte syntaxis. Onderstaande tip is afkomstig uit het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim de Groot.

Klik je op het pijltje naast AutoSom, dan heb je andere vaak gebruikte functies onder handbereik. Je kunt daar het Gemiddelde kiezen, het Aantal getallen, Max (het grootste getal) en Min (het kleinste getal).

Excel heeft echter veel meer rekenfuncties. Klik op de tab Formules; je ziet daar een aantal knoppen in de vorm van boeken; deze vormen de zogeheten Functiebibliotheek. Achter deze knoppen zijn de functies in groepen ondergebracht. Klik je op een van deze knoppen, dan verschijnt er een menu met de rekenfuncties die in die groep zijn ondergebracht. Kies daaruit een functie en het dialoogvenster Functieargumenten verschijnt. Daarmee stel je de formule samen door enkele invoervakjes in te vullen; zo bouw je de formule via het dialoogvenster in Excel stap voor stap op. Lees verder Formule via het dialoogvenster in Excel →

Computers, Excel, MS Office, Office 365, Software, Tips & Trucs, Uit het boek

Ongelijke cellen zoeken in Excel

1 reactie

Excel is voor allerlei rekenkundige klusjes te gebruiken. Soms leidt dat tot complexe sheets. En is iets automatisch ongelijke cellen zoeken in Excel best praktisch. Onderstaande tip is afkomstig uit het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim de Groot.

Als je de cellen in kolom B laat oplichten als ze niet gelijk zijn aan de cel ernaast in kolom A (waarbij uiteraard geldt dat je dan wel voor ‘vulling’ van een aantal cellen dient te zorgen…), zie je de verschillen in een oogopslag. Dat doe je met voorwaardelijke opmaak. Selecteer hiervoor de gegevens vanaf B1 omlaag (je selecteert dus niets in kolom A), klik op Voorwaardelijke opmaak en op Nieuwe regel; het venster Nieuwe opmaakregel verschijnt. Klik op de optie Een formule gebruiken en typ in het vak eronder:

=B1<>A1 Lees verder Ongelijke cellen zoeken in Excel →

MS Office, Office 365, Tips & Trucs, Uit het boek

Gemiddelde berekenen in Excel

Een reactie plaatsen

Het gemiddelde berekenen in Excel van een serie getallen is een eitje. Hoe je dat realiseert lees je in dit artikel. Een extract uit mijn boek uit mijn boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek.

Wil je van een gegevensreeks het gemiddelde berekenen, dan heeft Excel daarvoor de functie GEMIDDELDE. Daarmee kun je ook het schuivend gemiddelde en het cumulatief gemiddelde berekenen.

• Wil je niet het gemiddelde van alle getallen, maar van getallen die aan een of meer criteria voldoen, kijk dan in hoofdstuk 9 en 10. Lees verder Gemiddelde berekenen in Excel →