Categoriearchief: MS Office

Getallen afronden in Excel

Vaak zit u helemaal niet te wachten op een berg cijfers achter de komma, afronden in Excel is gelukkig geen probleem! Getallen afronden in Excel is afkomstig uit mijn Handboek Excel 2021.

Excel kan getallen afronden met de functie AFRONDEN. Dat gaat volgens de gebruikelijke regel: decimalen kleiner dan 5 worden naar beneden afgerond, de decimalen 5 en groter naar boven. U geeft hierbij op hoeveel cijfers er achter de komma moeten overblijven.


afronden naar hele getallen in Excel

Opbouw van de functie AFRONDEN

=AFRONDEN(getal;aantal decimalen)
Tussen de haakjes geeft u eerst op wat Excel moet afronden. Dat kan een getal zijn, een celverwijzing of een formule. Na de puntkomma geeft u het aantal decimalen op dat u wilt overhouden.
De uitkomst is een getal, afgerond op het opgegeven aantal decimalen. Engels: ROUND


Lees verder Getallen afronden in Excel

Vertalen met PowerPoint

Niet iedereen is een ware polyglot, maar gelukkig is vertalen met PowerPoint een optie. En dat gaat beduidend verder dan woord-voor-woord vertalen. Onderstaande tekst is afkomstig uit mijn Handboek PowerPoint 2021.

Hebt u uw presentatie in eerste instantie in de Nederlandse taal opgezet maar moet er (bijvoorbeeld) ook een Engelse versie komen, dan is de ingebouwde vertaalhulp een welkome aanvulling. Het verdient aanbeveling in dit geval vooral uw eigen taalkennis te gebruiken als het gaat om grammatica en context. Hoewel het mogelijk is complete zinnen en teksten machinaal te laten vertalen, zijn de resultaten daarvan niet altijd correct. Ze doen soms meer denken aan de bekende ‘Nigerian scams’ die u soms aantreft in uw mailbox dan aan duidelijke, samenhangende teksten. Toch moet gezegd worden dat de vertaalresultaten in PowerPoint 2021 best te pruimen zijn. De techniek schrijdt ook hier duidelijk voort. Het vertaalgereedschap vindt u onder de knop Vertalen in de tab Controleren.

Selecteer het te vertalen woord in de tekst van een dia en klikt op de knop Vertalen. De eerste keer dat u op deze knop klikt, verschijnt een dialoogvenster. Accepteer hierin dat de geselecteerde tekst naar de Microsoft-vertaalserver wordt gestuurd door na de vraag Intelligente services gebruiken? op Inschakelen te klikken. In het paneel Vertalen aan de rechterkant ziet u het geselecteerde woord terug onder Van. Onder vertaling kiest u de bron- en doeltaal: Van en Naar. Het resultaat van Microsoft Translator kunt u met de knop daaronder direct invoegen met de daarvoor bestemde gelijknamige knop.

vertalen met PowerPoint
Woorden vertalen lukt prima vanuit PowerPoint zelf.

Lees verder Vertalen met PowerPoint

Afdrukken met PowerPoint

Vanzelfsprekend kunt u afdrukken met PowerPoint. En hoewel dat op ‘t eerste gehoor wellicht niet heel logisch klinkt blijkt het best handig! Onderstaand fragment is afkomstig uit mijn Handboek PowerPoint 2021.

Wilt u uw toehoorders na een PowerPoint-presentatie iets tastbaars mee naar huis geven, dan zijn er diverse mogelijkheden. U kunt ervoor kiezen om via Bestand en Afdrukken de papieren en daarmee tastbare weg te volgen. Dat is handig voor een relatief beperkt aantal versies en het is snel geregeld. In het afdrukvenster zijn verschillende instellingsmogelijkheden te vinden. De standaard gekozen staande afdrukstand levert echter nogal wat papierverspilling op als u kiest voor vier dia’s op een

afdrukken met PowerPoint
Voor het snelle werk: een afdruk van uw presentatie op papier.

pagina, en laat dat specifieke aantal nou ook net een van de best leesbare resultaten opleveren. Kies dan ook in het betreffende menu de Liggende afdrukstand en u ziet een veel prettiger indeling verschijnen in het voorbeeld van de afdruk. Nu we het toch over dat voorbeeld hebben: beschikt u over een zwart-witlaserprinter, dan worden de dia’s eveneens in zwart-wit getoond, zodat u precies weet waar u aan toe bent. Vergeet trouwens ook niet om de optie Hoge kwaliteit in te schakelen onder de knop waarmee u het aantal dia’s per pagina instelt.
Lees verder Afdrukken met PowerPoint

Alinea uitlijnen in Word

Een alinea uitlijnen in Word zorgt al snel voor een prettiger leesbare tekst. Het is niet alleen inhoud die telt: het oog wil ook wat. Onderstaande tip is afkomstig uit mijn Handboek Word 2021.

Word kent een scala aan uitlijningsmogelijkheden. Daarover kunt u alles lezen in het bovengenoemde boek. Voor alle typen uitlijning geldt dat het alineageoriënteerde functies zijn. U kunt dus gewoon de cursor in een alinea plaatsen en op de knop met het gewenste type uitlijning klikken. Wilt u meer alinea’s tegelijk van een bepaalde uitlijning voorzien, dan moet u ze eerst selecteren voordat u de uitlijning kiest.

Als u aan het begin van een alinea (voordat u de tekst typt) een afwijkende uitlijning instelt, blijft deze uitlijning van kracht totdat u een andere manier van uitlijnen kiest. Ook nadat u op Enter hebt gedrukt, is de uitlijning dus nog van kracht.

alinea uitlijnen in Word
De knoppen voor uitlijnen staan in de groep Alinea.

alinea uitlijnen in Word

Dialoogvenster Alinea

De uitlijning van een alinea is ook in te stellen in het dialoogvenster Alinea, dat u opent door op het pijltje rechtsonder in de groep Alinea te klikken.


Lees verder Alinea uitlijnen in Word

Opmerkingen in PowerPoint

Opmerkingen in PowerPoint toevoegen is handig voor als u met anderen samenwerkt aan een presentatie. Overleg leidt vaak tot een mooier eindresultaat. Onderstaand fragment is afkomstig uit mijn Handboek PowerPoint 2021.

Wilt u voor uzelf (of voor ontvangers van een Powerpoint-presentatie waarover nog overleg wordt gevoerd) opmerkingen invoegen, dan kan dat.

1 Klik in de tab Controleren op Nieuwe opmerking en tik de tekst in het deelvenster Opmerkingen. De opmerkingballon in de dia kan naar elke gewenste positie worden gesleept en er zijn net zoveel van deze opmerkingen in te voegen als gewenst.
De opmerkingen zijn te gebruiken als geheugensteuntjes voor uzelf, bijvoorbeeld om mogelijke wijzigingen te suggereren. Ook kunnen de opmerkingen gebruikt worden in een uitgereikte presentatie op een cd, dvd of geheugenstick; in dat geval kunt u ze bijvoorbeeld inzetten als een verklaring voor moeilijke woorden, vaktermen of technische begrippen. Om de opmerking te lezen, klikt u op een ballon. Anderen kunnen in het veld Beantwoorden reacties schrijven op opmerkingen. Opmerkingen met een of meer reacties zijn te herkennen aan een dubbele tekstballon als opmerking.
Lees verder Opmerkingen in PowerPoint

Opmaak verwijderen in Word

Soms heb je een stuk tekst opgemaakt, maar bevalt dat achteraf totaal niet. Opmaak verwijderen in Word is gelukkig heel snel geregeld. Onderstaande tekst is afkomstig uit mijn Handboek Word 2021.

Het kan voorkomen dat u voor een groter tekstdeel het liefst helemaal zou terugkeren naar de beginsituatie, dus zonder vet, cursief, eventueel afwijkende lettertypen en kleuren enzovoort. Hiervoor is in Word 2021 de functie Opmaak wissen beschikbaar. De knop bevindt zich in het tabblad Start, groep Lettertypen. Boven de knop Tekstkleur staat de knop Alle opmaak wissen, te herkennen aan het pictogram met de A en een gummetje. Door een tekstdeel te selecteren en op de knop Alle opmaak wissen te klikken, wordt de selectie teruggebracht naar de standaardopmaak (platte tekst).

Lees verder Opmaak verwijderen in Word

Achtergrond van foto’s verwijderen in PowerPoint

De achtergrond van foto’s verwijderen in PowerPoint is snel geregeld. Een klusje dat met regelmaat goed van pas komt. Dit artikel is een extract uit het Handboek PowerPoint 2021.

Een interessante mogelijkheid die PowerPoint heeft te bieden op het vlak van foto- en afbeeldingsbewerking, is het verwijderen van achtergronden. Ideaal als u slechts een enkel onderdeel uit een foto met een verder onbelangrijke of storende achtergrond naar voren wilt halen. Klik daarvoor op de knop Achtergrond verwijderen ( te vinden onder Afbeeldingsindeling).

Bij foto’s met een rustige en min of meer egale achtergrond klopt de automatische selectie vaak verbazingwekkend goed. In andere situaties kunt u zelf met de knop Gebieden markeren om te verwijderen (of te behouden) nog een helpende hand bieden. Zodra u tevreden bent, klikt u op de knop Wijzigingen behouden en de achtergrond verdwijnt als bij toverslag. Om het helemaal af te maken, klikt u – wederom onder Afbeeldingsindeling – op een effect onder de knop Afbeeldingseffecten die een transparante achtergrond mogelijk maakt, bijvoorbeeld een slagschaduw. Hiermee krijgt u een echt losliggend object dat vrijelijk inzetbaar is op uw dia (zie de afbeeldingen hieronder). Lees verder Achtergrond van foto’s verwijderen in PowerPoint

Stijlen in Word 2021

Op zoek naar een professioneel ogende layout van je document? Dan komen de stijlen in Word 2021 prima van pas! Dit artikel is afkomstig uit mijn Handboek Word 2021.

Tekst opmaken kost veel tijd. Het is niet efficiënt als u bij elk nieuw document weer dezelfde tijd aan het opmaken van de tekst moet besteden, terwijl het uiterlijk niet of nauwelijks verschilt van tekst die u in eerdere documenten hebt opgemaakt. Word biedt daarom de mogelijkheid om veelgebruikte opmaak te koppelen aan een stijl.


stijlen in Word 2021

Stijl of opmaakprofiel?

Als u ervaring hebt met oude versies van Word en nu overstapt naar Word 2021, bent u wellicht vertrouwd met het begrip opmaakprofiel. Deze term is inmiddels door Microsoft losgelaten en vervangen door wat in de volksmond (en andere opmaakprogramma’s) al gangbaar was: stijl.


Stijlen gebruiken

Een stijl is een verzamelnaam voor opdrachten die u hebt gebruikt om een teken of alinea op te maken. Als u een stijl koppelt aan een andere alinea, krijgt deze dezelfde opmaak. Zo kunt u heel snel diverse alinea’s in uw document (bijvoorbeeld alle kopteksten of alle opmerkingen) van eenzelfde opmaak voorzien.

stijlen in Word 2021
Standaard toont Word zoveel stijlen als de breedte van uw beeldscherm toestaat; u vindt alle stijlen in het menu dat u opent met de knop Meer in de groep Stijlen.

Kenmerken van stijlen

Een stijl is dus een serie opmaakkenmerken die met één klik aan een tekstdeel of ander element (afbeelding, tabel) is toe te voegen. Stijlen zijn natuurlijk te wijzigen. Door eenmalig een stijl te veranderen (stel dat u liever een blauwe koptekst gebruikt dan een rode), worden automatisch alle alinea’s aangepast waarop de stijl van toepassing is. U hoeft dan niet meer handmatig uw document door te lopen en overal blauw te vervangen door rood. Stijlen werken dus in het hele document.

Voor een aantal onderdelen is in Word een standaardstijl beschikbaar. Als u in een leeg document in het tabblad Start, groep Stijlen op het driehoekje met streepje erboven klikt (de knop Meer naast de getoonde stijlen), verschijnt een menu met de verschillende vooraf gedefinieerde stijlen. In de groep Stijlen ziet u ook de stijl Standaard.

Stijlen in taakvenster

Daarnaast zijn stijlen eenvoudig toe te wijzen met het taakvenster Stijlen. U opent het met het startpictogram voor het taakvenster. Hiermee brengt u alle beschikbare stijlen in beeld, waardoor ze snel zijn te selecteren. Het taakvenster wordt standaard in een zwevend paneel geopend. Maar u kunt het ook vastpinnen aan de rechterkant van het Word-venster door het met ingedrukte muisknop naar de rand te slepen.

stijlen in Word 2021
Het taakvenster Stijlen biedt snel toegang tot alle stijlen.

 


stijlen in Word 2021Taakvenster vastpinnen

Sleep het taakvenster naar de rechterkant van het scherm om het vast te pinnen aan het Word-venster. U kunt hem hieruit ook weer los slepen als u liever met een zwevend venster werkt.


De stijl Standaard gebruikt u waarschijnlijk het meest. Hierin zijn standaardinstellingen voor platte tekst vastgelegd: het lettertype, de tekengrootte, de uitlijning, de regelafstand, de taal enzovoort. In het taakvenster zijn deze standaardinstellingen overigens ook af te lezen wanneer u de muisaanwijzer boven een stijl laat zweven. In elk nieuw document heeft de eerste alinea automatisch de stijl Standaard. Ook iedere volgende alinea krijgt deze stijl, totdat u zelf aangeeft dat een alinea (bijvoorbeeld een koptekst) in een andere stijl moet worden weergegeven. U kiest eenvoudig een nieuwe stijl door in het taakvenster Stijlen de gewenste stijl te selecteren. In oefening 7.5 doet u hier enige ervaring mee op.

stijlen in Word 2021
Laat de muisaanwijzer boven een stijl zweven voor informatie over de opmaak.

Naast Handboek Word 2021 heeft Peter Kassenaar nog veel meer boeken geschreven. Alle zijn boeken kun je HIER vinden. We publiceerden een voorproefje uit zijn nieuwe Handboek Windows 11 op dit blog: Werken met het nieuwe Windows 11 startmenu.

Handboek Word 2021Microsoft Word 2021 is de meest gebruikte tekstverwerker ter wereld. U bedient het Office-programma met behulp van het dynamische lint met opdrachtknoppen en functies. In de nieuwe versie van Word zijn diverse functies duidelijker en werken ze nog beter, nog intuïtiever. Het Handboek Word 2021 helpt u snel op weg en biedt oefeningen, tips en voorbeelden uit de praktijk.

Tot de behandelde onderwerpen behoren:

  • nieuwe mogelijkheden van Word 2021
  • maak uw eerste document
  • gebruik een sjabloon voor uw brief
  • bewerk tekst met klembord, bladwijzers, hyperlinks en bouwstenen
  • maak uw document op met inspringen, lijsten en uitlijnen
  • kies lettertypen, teksteffecten, stijlen, randen en thema’s
  • voeg afbeeldingen, vormen en illustraties in
  • werk samen met anderen aan documenten
  • case: werken met lange documenten
  • case: werken met tabellen
  • case: een mailing opzetten

Rekenen in Word

Je kunt prima rekenen in Word. Goed ‘ t zal nooit Excel worden, maar er kan nog altijd verrassend veel. Onderstaande tip is afkomstig uit mijn Handboek Word 2021.

Tabellen worden vaak gebruikt om getallen in weer te geven. Om een eenvoudige offerte, factuur of declaratie te maken, is het vaak een beetje overdreven om daarvoor een pakket als Excel in te schakelen. Bovendien kunt u met Excel minder gemakkelijk het uiteindelijke document opmaken, terwijl het in Word heel eenvoudig is om een sjabloon te maken waarin u de tabel inclusief de formules opneemt. Bij een nieuwe offerte, factuur enzovoort hoeft u dan alleen maar de juiste gegevens in te vullen en bent u in een mum van tijd klaar.

rekenen in Word
Word kan gegevens in tabellen sorteren (met de knop Sorteren) of eenvoudige berekeningen uitvoeren met formules.

Lees verder Rekenen in Word

Een Tabel importeren van Word naar PowerPoint

Een tabel importeren van Word naar PowerPoint scheelt vaak een hoop nodeloos tikwerk. En u kunt ze in de presentatie ook gelijk een aantrekkelijk uiterlijk geven. Onderstaand fragment is afkomstig uit mijn Handboek PowerPoint 2021.

Wilt u een tabel uit Word in een dia tonen, dan selecteert u de tabel als geheel in het Word-document (klik op het symbooltje links boven de tabel, dit verschijnt zodra u de muiscursor boven de tabel houdt) en klik vervolgens in het lint onder Start op Kopiëren. Schakel over naar PowerPoint en selecteer de dia waar u de tabel aan wilt toevoegen; via de tekst Plakken onder de knop Plakken is weer te kiezen uit diverse plakopties. Door de muis even stil te houden boven de afzonderlijke knopjes verschijnt een duidelijke verklaring van de functionaliteit van elke knop, de meest voor de hand liggende plakoptie vindt u onder het meest linkse knopje: Doelstijlen gebruiken.

tabel importeren van Word naar PowerPoint
Selecteer een tabel in Word en kopieer deze.
tabel importeren van Word naar PowerPoint
Plakken in PowerPoint is zo gedaan.

Lees verder Een Tabel importeren van Word naar PowerPoint