Categorie archieven: MS Office

Berichten organiseren in Outlook

Hou orde in de chaos en ga berichten organiseren in Outlook, zo kun je snel terugvinden wat je zoekt. Onderstaande tekst is afkomstig uit mijn Handboek Outlook 2021.

Nadat u een bericht hebt gelezen in Outlook, zult u er in de meeste gevallen iets mee willen doen. U wilt het verplaatsen naar een bepaalde map in uw archief, het markeren om er later op terug te komen, er een categorie aan toekennen om het gemakkelijk te herkennen, of u wilt het verwijderen.

Berichten verwijderen

Dat laatste is verreweg het eenvoudigst. Er zijn verschillende manieren om e-mail te verwijderen:

  • Klik op de knop Verwijderen in het lint. Deze knop staat in het tabblad Start.
  • Druk op Ctrl+D. Het huidige geselecteerde bericht wordt verwijderd.
  • Druk op Delete op het toetsenbord.
  • Klik op het pictogram Verwijderen dat in de berichtenlijst verschijnt als u met de muis over een bericht zweeft.
berichten organiseren in Outlook
De beste knop om mail te verwijderen.

Berichten organiseren in mappen

Hoewel het misschien erg aantrekkelijk klinkt om alle mail eenvoudig te verwijderen zodra het bericht is gelezen, is dat in de praktijk natuurlijk niet realistisch. Vaak zult u een archief willen aanleggen van een mailwisseling of een bericht op een andere wijze willen markeren zodat u het later kunt terugvinden.

Er zijn echter waarschijnlijk bijna net zo veel voorkeuren om mail te organiseren als er e-mailgebruikers zijn. De een houdt ervan alles netjes in mappen te verdelen, de ander verzamelt alles het liefst in het Postvak IN totdat dit tienduizend berichten bevat. Daarna wordt de zoekfunctie gebruikt om mail terug te vinden. En dan is er nog alles wat daartussenin zit. Hierover doen we verder geen uitspraken; kies gewoonweg de manier die bij u past. Wel laten we u in mijn boek diverse manieren zien waarop u in Outlook berichten kunt organiseren.

Dit blog is de afgelopen jaren gevuld met onder meer een berg aan Office-tips, die u hier allemaal terug kunt vinden. Of ga voor meer specifiek naar artikelen over Word, Excel, PowerPoint of Outlook.

Handboek Outlook 2021

Outlook 2021 is een veelzijdig, uitgebreid en krachtig programma dat u gebruikt om te e-mailen, uw agenda te beheren, taken te plannen en contacten te onderhouden. Dit Handboek is volledig geactualiseerd voor de 2021-editie en gaat uitgebreid in op de vele mogelijkheden van de software. De auteur loodst u speels door de verschillende functies van het programma en de hoofdstukken worden telkens afgesloten met vragen en oefeningen; zo krijgt u Outlook 2021 snel in de vingers.

Tot de behandelde onderwerpen behoren:

  • Kennismaken met de werkomgeving
  • Accounts toevoegen en beheren
  • E-mail lezen en organiseren
  • E-mail opstellen en verzenden
  • Werken met contactpersonen
  • Werken met de agenda
  • Werken met taken en notities
  • Instellingen en opties wijzigen

Wat is Microsoft Outlook?

Handboek Outlook 2021

Het antwoord op de vraag ‘Wat is Microsoft Outlook ?’ is niet in één zin samen te vatten, de software kan namelijk heel erg veel. Onderstaande intro en antwoord is afkomstig uit mijn Handboek Outlook 2021.

Microsoft Outlook 2021 is een compleet persoonlijk informatiemanagementsysteem. Voor veel werkers is het dé toepassing waarmee ze de dag beginnen en ook weer afsluiten. Outlook is niet alleen geschikt om te e-mailen. Het houdt ook uw agenda bij, maakt het mogelijk taken te plannen, beheert uw contactpersonen en helpt bij het organiseren van vergaderingen. Outlook is al jarenlang onderdeel van Microsoft Office.

U kunt het programma verkrijgen als onderdeel van de retailversie van Office 2021 (die u in de winkel in een doos koopt), als onderdeel van de onlineversie Microsoft 365, of het is voorgeïnstalleerd op een nieuwe pc of tablet. In dit hoofdstuk maakt u kennis met de belangrijkste kenmerken van dit uitgebreide pakket en de gebruikersinterface van Outlook 2021.

Lees verder Wat is Microsoft Outlook?

Een werkblad in Excel beveiligen

U kunt een Excel-werkblad beveiligen. Dat is handig wanneer er in uw werkblad gegevens staan die niemand mag veranderen bijvoorbeeld. Onderstaande tip is afkomstig uit Het Complete Boek Office 2021; Ook geschikt voor Microsoft 365.

Staan er in uw werkblad gegevens die niemand mag veranderen of mag niemand cellen verplaatsen, dan maakt u het werkblad onaantastbaar met behulp van de beveiliging. Daarmee gaan alle cellen op slot en kan niemand meer iets veranderen. U beveiligt uw werkblad als volgt:

1 Klik in het tabblad Controleren op Blad beveiligen.

  • Of klik in het tabblad Start op Opmaak en kies in het menu dat verschijnt, Blad beveiligen.
  • Of klik met de rechtermuisknop op de bladtab onderaan en kies Blad beveiligen.
    Er verschijnt een venster met een aantal opties. Verkent u de mogelijkheden eens en schakel in wat gebruikers wel mogen doen.

2 Boven in dit venster kunt u een wachtwoord opgeven. Dit is niet verplicht, maar sterk aan te raden.

Lees verder Een werkblad in Excel beveiligen

Standaardlettertype in Word aanpassen

Het Complete Boek Office 2021; Ook geschikt voor Microsoft 365

U kunt het standaardlettertype in Word aanpassen, zodat u elk nieuw document tikt in het lettertype van uw voorkeur. Navolgende tip is afkomstig uit Het Complete Boek Office 2021; Ook geschikt voor Microsoft 365.

Het standaardlettertype voor Word 2021 is Calibri. Dit is een moderne letter die speciaal voor Microsoft is ontworpen door de Nederlander Lucas de Groot. Sinds Office 2007 is dit het standaardlettertype in Word, Excel en PowerPoint. Maar veel bedrijven en organisaties werken liever nog met andere, bekendere letters zoals Times New Roman of Arial. Als u wilt instellen dat Word nieuwe documenten standaard met een ander lettertype begint, kunt u het gewenste type aanmerken als standaardlettertype. U werkt dan via het dialoogvenster Lettertype.

standaardlettertype in Word aanpassen
In het dialoogvenster Lettertype kunt u een ander standaardlettertype instellen.

Dit gaat als volgt:

1 Klik in het tabblad Start in de groep Lettertype op het pijltje rechtsonder. Het dialoogvenster Lettertype wordt geopend.

2 Stel de gewenste opties voor het standaardlettertype in. Als u deze instellingen al via de knoppen hebt gemaakt, zijn deze in het dialoogvenster overgenomen.

3 Klik op de knop Als standaard instellen rechtsonder in het venster. Word vraagt of u de standaardinstellingen voor het lettertype wilt wijzigen.

4 Klik op de radioknop Alleen dit document en klik op de knop OK.

5 Klik op OK om het dialoogvenster Lettertype te sluiten.

🖋️Standaardsjabloon
In het bestand Normal.dotm worden de standaardinstellingen voor een nieuw document opgeslagen (dit is het bestand dat op de achtergrond wordt gebruikt als u kiest voor Bestand, Leeg document). Kiest u het keuzerondje Alle documenten gebaseerd op de sjabloon Normal.dotm, dan is het nieuwe standaard lettertype beschikbaar voor alle nieuwe documenten.

Dit blog is de afgelopen jaren gevuld met onder meer een berg aan Office-tips, die u hier allemaal terug kunt vinden. Of ga voor meer specifiek naar artikelen over Word, Excel of PowerPoint.

Het Complete Boek Office 2021; Ook geschikt voor Microsoft 365

Microsoft Office is de meestgebruikte kantoortoepassing ter wereld. Met programma’s voor tekstverwerking, presentaties, databases, rekenbladen en e-mail is het een complete suite die veel functionaliteit biedt en de productiviteit verhoogt. In Het Complete Boek Office 2021; Ook geschikt voor Microsoft 365 behandelen de auteurs de toepassingen Word, Excel, Access, Outlook en PowerPoint, zodat je een compleet beeld krijgt van de veelzijdigheid en de kracht van de software. Het boek is geschikt voor gebruikers van zowel de standalone versie van Office 2021 als degenen die over een Microsoft 365-abonnement beschikken. Naast het boek zijn er bonushoofdstukken, voorbeeldbestanden en oefenmateriaal – alles is gratis downloadbaar. Dit bijzonder complete naslagwerk is uniek in zijn soort. Het enige boek op de Nederlandse markt waarin de belangrijkste toepassingen zo uitgebreid worden uitgelegd. Het boek bevat honderden tips en tijdbesparende oplossingen. Je leert hierdoor sneller en productiever te werken.

Diashow opnemen in PowerPoint

U kunt een automatische presentatie maken, alles wat u daarvoor moet doen is vooraf een diashow opnemen in PowerPoint. Onderstaand fragment is afkomstig uit het boek Het Complete Boek Office 2021; Ook geschikt voor Microsoft 365.

Het is mogelijk om een geheel geautomatiseerde dia of zelfs een complete presentatie in PowerPoint op te zetten. Zorg allereerst dat u de volledige presentatie een keertje hebt geoefend, of zet de voor te lezen tekst op papier.

1 Selecteer eventueel de eerste dia in de diavoorstelling. Klik in de tab Diavoorstelling op het omgekeerde dakje onder de knop Opnemen. Kies vervolgens de optie Vanaf het begin. Het beeld dat u nu te zien krijgt wijkt af van oudere (dan 2019) versies van PowerPoint. Zo is er nu een duidelijke opnameknop rechtsboven in beeld en zijn de gereedschappen onder in beeld duidelijker herkenbaar.

Zoals u begrijpt, behelst deze functie veel meer dan alleen het opnemen van geluid, maar wordt de hele show inclusief timing en muisbewegingen vastgelegd. Dat is handig, want zo kan een presentatie volautomatisch op bijvoorbeeld een beurs afgespeeld worden.

U gaat nu dan ook de hele diavoorstelling doorlopen, keurig voorzien van uw commentaar. Werk de presentatie af alsof u voor publiek in een zaal staat en klik op de juiste momenten om animaties te starten en naar een volgende dia te gaan. Alles wordt opgenomen en getimed zodat u straks over een compleet geautomatiseerde diavoorstelling beschikt.

diashow opnemen in PowerPoint
Een geheel geautomatiseerde diavoorstelling behoort tot de mogelijkheden.
Lees verder Diashow opnemen in PowerPoint

E-mail lezen in Outlook

Het Complete Boek Office 2021; Ook geschikt voor Microsoft 365

Dat e-mail lezen in Outlook mogelijk is, spreekt – hopelijk – voor zich. Maar er zijn meer aardige dingen mogelijk als het gaat om ‘lezen’. U leest er alles over in het boek Het Complete Boek Office 2021; Ook geschikt voor Microsoft 365. Hieronder een extract uit de Outlook-sectie van dit boek!

Misschien denkt u bij de titel van dit artikel wel: berichten lezen? Dat kan toch niet simpeler? Je klikt op een bericht en je leest het. Dat is helemaal juist, maar er kan zo veel meer!

Er zijn talloze extra opties behalve het lezen van de afzender, onderwerpregel en het bericht.

U kunt in Outlook bijvoorbeeld de manier waarop berichten in de lijst verschijnen aanpassen, instellen of er wel of geen voorbeeldvenster (ook wel: leesvenster) wordt gebruikt en meer. Aan pictogrammen bij berichten is de status van het bericht voor een groot deel af te lezen. Daar gaat deze paragraaf dieper op in, zodat u in één oogopslag de status van uw Postvak IN kunt zien. Dit verhoogt uw werktempo.

Lees verder E-mail lezen in Outlook

Celverwijzingen in Excel

Handboek Excel 2021

Creatief rekenen met de computer kan door bijvoorbeeld gebruik te maken van celverwijzingen in Excel. Onderstaande uitleg is afkomstig uit mijn Handboek Excel.

Behalve dat u getallen in de formule kunt plaatsen, kunt u in de formule ook verwijzen naar een cel waarin een getal staat.

1 Typt u eens 60 in cel B1.

2 Typ in cel D1 de volgende formule:
=B1
Hiermee laat cel D1 de inhoud van cel B1 zien, 60 dus.

U kunt deze formule ook als volgt invoeren.

1 Typ in D1 het isgelijkteken =.

2 Ga naar cel B1 (met de muis of met pijltoetsen) en druk op de Enter-toets. Ook nu staat in D1 de formule:

=B1

Deze formule wordt een celverwijzing genoemd. Zodra u in cel B1 een ander getal typt, geeft D1 dat getal weer. Ook de opmaak wordt overgenomen: staat het euroteken voor het getal in B1, dan komt dat er in D1 ook voor (totdat u zelf de opmaak van D1 verandert).

Lees verder Celverwijzingen in Excel

Gekleurde tekst in Word

Documenten in alleen zwart-wit zijn maar saai. Gelukkig is gekleurde tekst in Word geen enkel probleem, zoals u hieronder kunt lezen. Afkomstig uit het boek Het Complete Boek Office 2021; Ook geschikt voor Microsoft 365.

Uiteraard kan Word teksten ook in kleur weergeven (en afdrukken). Gekleurde tekst kan prima worden gebruikt voor koppen, aankondigingen of alinea’s die extra nadruk moeten krijgen. U kunt tekst een kleurtje geven in de groep Lettertypen van het tabblad Start of in het dialoogvenster Lettertype. Met de knop werkt u het snelst:

1 . Selecteer de tekst die u in een afwijkende kleur wilt weergeven.

2. Klik in de groep Lettertype op de knop Tekstkleur. De tekst krijgt de kleur die op dat moment is geselecteerd (dit ziet u aan de kleur van het balkje onder de letter A).

Wilt u een andere kleur selecteren, klik dan op het kleine driehoekje naast de knop Tekstkleur. Kies een kleur uit het menu dat verschijnt. Met de knop Meer kleuren kunt u een kleur selecteren die niet in het menu staat.

Wilt u de tekst een andere kleur geven met behulp van het dialoogvenster, dan doet u dit door het dialoogvenster Lettertype te openen en de kleur aan te passen in het vak Tekstkleur.

gekleurde tekst in Word
Een tekstkleur kiest u het snelst met de knop en het menu.
Lees verder Gekleurde tekst in Word

Rekenvolgorde in Excel wijzigen

Excel houdt standaard een specifieke volgorde aan voor het afwerken van bewerkingen, maar u kunt de rekenvolgorde in Excel wijzigen. Hoe, dat leest u hieronder, afkomstig uit het boek Het Complete Boek Office 2021; Ook geschikt voor Microsoft 365.

De berekeningen worden uitgevoerd van links naar rechts in de volgorde waarin ze in de formule staan. Maar zet u bijvoorbeeld een vermenigvuldiging en een optelling in één formule achter elkaar, dan gelden er voorrangsregels. De volgorde is:

1 machtsverheffen of worteltrekken;

2 vermenigvuldigen of delen;

3 optellen of aftrekken.

Zo wordt =3*2+4 afgewerkt als: eerst 3 maal 2, dat is 6 en dan plus 4, is samen 10. Het vermenigvuldigen heeft voorrang op het optellen.

De vroegere regel ‘Meneer Van Dale Wacht Op Antwoord’ wordt niet meer gebruikt; die was niet eenduidig, want vermenigvuldigen leek voor delen te komen, terwijl die twee berekeningen gelijkwaardig zijn, evenals optellen en aftrekken.

Lees verder Rekenvolgorde in Excel wijzigen

Wat is Microsoft Access?

Microsoft Access is een van die meer onbekende onderdelen van het Office-pakket, maar wat ís Microsoft Access nou precies? Leggen we hieronder uit, en verder leest u er alles over in Het Complete Boek Office 2021; Ook geschikt voor Microsoft 365.

Oneerbiedig wordt Access 2021/365 (hierna aangeduid met Access) wel een elektronische kaartenbak genoemd. Deze omschrijving doet Access tekort, want u kunt er veel meer mee doen dan alleen adresbestanden bijhouden. Met de beschikbare sjablonen kunt u bijvoorbeeld een verkooppijplijn opzetten, marketingprojecten volgen, leerlingen van een school registreren of al uw kostbaarheden bijhouden.


wat is Microsoft Access?

Access Access is te vertalen met ‘toegang tot’. Het is een programma waarmee u toegang krijgt tot de gegevens die zijn vastgelegd in een database. Het pictogram van Access bestond dan ook al jaren uit een sleutel, waaraan de letter A is toegevoegd. In versie 2013 zijn de pictogrammen ook onder handen genomen, de A is gebleven, maar de sleutel is vervangen door een tekening van de schijven in een harddisk. Zowel een eenvoudig adresbestand als een ingewikkelder urenregistratie wordt aangeduid met de term database. Meer over het opzetten van een database vindt u in het boek!

Lees verder Wat is Microsoft Access?

Spellingscontrole tijdens typen in Word

Voor eenieder die met regelmaat tikfouten maakt, is spellingscontrole tijdens typen in Word een uitkomst. U kunt ook eigen woorden toevoegen. Onderstaande tips zijn afkomstig uit mijn Handboek Word 2021.

Het is u vast opgevallen dat tijdens het typen van tekst zo nu en dan rode golfjes verschijnen onder bepaalde woorden. Dit is de functie Spelling controleren tijdens typen. Deze is standaard actief. Met deze functie is het mogelijk om al tijdens het typen de tekst op fouten te controleren. Woorden die niet door de spellingcontrole van Word worden herkend, worden gemarkeerd.

Rechtermuisknop
Rood gemarkeerde woorden zijn niet herkend door de spellingcontrole.

Lees verder Spellingscontrole tijdens typen in Word

Opmaak kopiëren in Word en Plakken Speciaal

Dankzij de optie Opmaak kopiëren in Word hevelt u makkelijk opmaak over van een selectie naar een ander stuk tekst. Daarnaast is Plakken Speciaal een optie die regelmatig van pas kan komen. Onderstaande tips zijn afkomstig uit mijn Handboek Word 2021.

Standaard wordt bij kopiëren en plakken de opmaak van de tekst (lettertype, puntgrootte enzovoort) meegenomen. Wilt u dat niet, druk dan op Ctrl+Alt+V in plaats van gewoon op Ctrl+V. Het venster Plakken speciaal verschijnt. Kies hierin een van de gewenste opties. Klik op Niet-opgemaakte tekst en klik op OK. Tekst wordt dan zonder opmaak en in het standaardlettertype in het document geplakt.

opmaak kopiëren in Word
Gebruik Plakken speciaal (Ctrl+Alt+V) om tekst met een alternatieve indeling, of zonder opmaak in het document te plaatsen.
Lees verder Opmaak kopiëren in Word en Plakken Speciaal

Kleurenschalen in Excel

Met kleurenschalen in Excel kunt u eenvoudig en automatisch de ‘temperatuur’ van een waarde in een cel aangeven. Onderstaand fragment is afkomstig uit mijn Handboek Excel

U kunt de voorwaardelijke opmaak op een reeks van cellen toepassen en dan met kleurschakeringen de onderlinge verhouding tussen de getallen verduidelijken. Dat gaat met de optie Kleurenschalen. U hebt bijvoorbeeld een maand lang de maximumtemperatuur van de dag genoteerd. U kunt nu de temperaturen onder het vriespunt in blauwe tinten weergeven (hoe kouder, hoe donkerder het blauw), temperaturen boven nul in rode tinten (hoe warmer, hoe donkerder het rood) en precies nul graden wit.

1 Selecteer de cellen met de temperaturen, in dit voorbeeld B2 tot en met B32.

2 Klik in het tabblad Start op Voorwaardelijke opmaak, Kleurenschalen; hierdoor opent u een keuzelijst met voorbeelden. De eerste zes opties hebben een schaal met drie kleuren, daar staat ook rood-wit-blauw tussen. De volgende zes opties bieden schakeringen tussen twee kleuren. Lees verder Kleurenschalen in Excel

Een Notitie plaatsen in Excel

Een notitie plaatsen in Excel kan dingen voor uzelf of voor anderen verduidelijken en (of) als reminder fungeren. Altijd handig! Onderstaande uitleg is afkomstig uit mijn Handboek Excel.

We beginnen voordat we het onderwerp notitie plaatsen in Excel aansnijden met een belangrijke opmerking over het verschil tussen notities en opmerkingen in deze software:

Dit artikel (en een flink stuk uit het boek) gaat over notities en opmerkingen. Deze woorden lijken synoniemen, maar in de Excel-versie uit Microsoft 365 is er een belangrijk verschil. Om de zaak te compliceren heeft Microsoft de notitie uit Excel 365 in Excel 2021 een opmerking genoemd.

Een notitie in Excel 365 (of een opmerking in Excel 2021) is een toelichting bij gegevens of een uitleg bij een formule. In de tab Controleren heeft de knop voor een notitie de vorm van een Postit-briefje, in het werkblad herkent u een notitie aan een rood driehoekje rechtsboven in een cel.

Een opmerking in Excel 365 is een vraag die u aan een collega stelt met wie u samenwerkt; deze functie ontbreekt in zijn geheel in Excel 2021, omdat Excel 2021 niet gericht is op samenwerken. U vraagt om een antwoord of om een andere reactie. Dit is dus een manier van overleggen. Uw vraag en de reacties daarop vormen een keten (een thread). In het tabblad Controleren hebben de knoppen voor opmerkingen de vorm van een tekstballon (als in een stripverhaal), in het werkblad is het kenmerk van een opmerking een paarse vijfhoek rechtsboven in de cel. Hebt u met een eerdere versie van Excel gewerkt, dan kunnen deze termen verwarrend zijn, want wat daarin een opmerking was, heet nu een notitie. En in Excel 2021 heet het dus nog steeds een opmerking.

notitie plaatsen in Excel
Een toelichting achter een rood driehoekje heet een notitie in Micorosft 365 en een opmerking in Office 2021. U kunt in Microsoft 365 overleggen door middel van opmerkingen.

Lees verder Een Notitie plaatsen in Excel

Verschillende versies van Office

Er zijn verschillende versies van Office in omloop, met de belangrijkste splitsing tussen het ‘losse’ Office en Office 365. Die nu trouwens allebei vallen onder Microsoft 365, om het nog warriger te maken. Onderstaande uitleg is afkomstig uit mijn boek Handboek PowerPoint 2021.

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: Microsoft Office bestaat niet meer, dat is Microsoft 365 geworden. Het maakt ‘t onderscheid tussen de verschillende versies van het kantoorpakket nog onduidelijker. In onderstaande tekst gebruiken we daarom de oude benaming Office, zoals die door de meeste gebruikers ook wel aangehouden zal worden. Maar feitelijk kunt u elke vermelding van welke Office-variant in principe vervangen door Microsoft 365. Wat tot een tamelijk verwarrend verhaal zou leiden. Kortom: Office dus.

Office 2021 versus Microsoft 365

Om het simpel te stellen: Office 2021 is eigenlijk een momentopname uit een continu evoluerend Microsoft 365. Microsoft 365 is een op een abonnement gebaseerde dienst, waarvoor u jaarlijks (of maandelijks) een bedrag betaalt om het te kunnen gebruiken. Zolang het abonnement loopt, krijgt u continu updates geleverd. Het is dus een doorlopend bij de tijd blijvend systeem. Office 2021 daarentegen is ‘bevroren in de tijd’. Het krijgt wel veiligheidsupdates en bugfixes, maar geen nieuwe features. Ofwel: Office 2021 blijft voor altijd Office 2021. Dat heeft voor- en nadelen. Een belangrijk voordeel is dat medewerkers in een bedrijf niet steeds weer allerlei nieuwe dingen hoeven te leren, of dat ze getrakteerd worden op een nieuw uiterlijk met verplaatste onderdelen. Dat niet binnenkrijgen van nieuwe features kan wellicht ook als een nadeel worden beschouwd, bijvoorbeeld omdat u een gewenst onderdeel wel in Microsoft 365 ziet, maar niet in Office 2021. Lees verder Verschillende versies van Office

Merknaam Office verdwijnt

De merknaam Office verdwijnt. In plaats daarvan wordt het Microsoft 365. Is dat marketing-technisch verstandig…?

Microsoft staat erom bekend met regelmaat voor de buitenwacht vreemde beslissingen te nemen. Dat het bedrijf nu besloten heeft om de naam Office voor z’n kantoorsuite te schrappen is zo opmerkelijk dat het zelfs wereldwijd ‘t mainstream nieuws haalde. In plaats van Office wordt voortaan de naam Microsoft 365 gebezigd. Vreemd (en verwarrend) genoeg blijven wel de namen van de afzonderlijke onderdelen zoals Word, Excel en PowerPoint bestaan. Kortom: een wat chaotisch geheel qua naamgeving. Vanaf nu is Microsoft 365 het belangrijkste – nou ja – Office-platform van het bedrijf. Lees verder Merknaam Office verdwijnt

Met het toetsenbord door Excel navigeren

U kunt vanzelfsprekend de muis gebruiken, maar na een tijdje blijkt met het toetsenbord door Excel navigeren vaak een stuk sneller! Onderstaande tips zijn afkomstig uit mijn Handboek Excel 2021.

U kunt zoals beloofd met het toetsenbord door Excel navigeren (of beter: de werkbladen daarin). In de tabel ziet u wat er gebeurt als u op een bepaalde toets drukt.

met het toetsenbord door Excel navigeren

Als u de Ctrl-toets ingedrukt houdt en op een pijltoets drukt, kunt u snel heen en weer. In een leeg werkblad hebt u de volgende mogelijkheden:

met het toetsenbord door Excel navigeren

Lees verder Met het toetsenbord door Excel navigeren

Tabellen in Word invoegen

Tabellen in Word invoegen kan op verschillende manieren, we introduceren er hier eentje voor u. Onderstaande tekst is afkomstig uit mijn Handboek Word 2021.

De eerste optie waarmee tabellen invoegen in Word mogelijk is, is simpelweg via het Lint. Met de knop Tabel invoegen kunt u razendsnel een tabel op de plaats van de cursor invoegen, waarbij u de dimensie van de tabel uit de losse pols kunt instellen (het aantal rijen en kolommen van een tabel heet de dimensie). Ga als volgt te werk:
Lees verder Tabellen in Word invoegen

PowerPoint presentatie beveiligen

Een PowerPoint presentatie beveiligen is niet onpraktisch, om te voorkomen dat anderen met de eer gaan strijken bijvoorbeeld. Dit artikel is afkomstig uit mijn Handboek PowerPoint 2021.

Wilt u voorkomen dat derden zich een presentatie toe-eigenen (‘heb ik gemaakt’) waar vele uren werk inzitten, dan is het verstandig om deze – voorzien van naam en eventueel handtekening – ‘op slot’ te zetten. Dat doet u als volgt:

1. Klik op Bestand, Info, Presentatie beveiligen.

U kunt hier met de optie Markeren als definitief de presentatie opslaan als ‘alleen lezen’; anderen kunnen er dan niets meer aan veranderen. Daarnaast ziet u in het deelvenster rechts een overzicht van de in de presentatie ingebakken gegevens. Als Office op uw naam is geregistreerd, ziet u als auteur uw eigen e-mailadres. Daarnaast zijn velden als Titel, Codes en Categorieën aan te passen. Ook is een (extra) auteur toe te voegen; dat kan zoals in dit voorbeeld uw echte naam zijn in plaats van het standaard ingevulde e-mailadres.

2. Vergeet na het invullen van deze zaken niet de presentatie op de normale manier te bewaren, want anders is alles de volgende keer verdwenen. Ook is het wellicht verstandig om de presentatie eerst onder een andere naam te bewaren met Opslaan als alvorens u het geheel als definitieve versie markeert. Na klikken op OK in de verschenen infovensters ziet u boven uw presentatie een gele balk ten teken dat het document definitief is. Overigens is een eenmaal als definitief gemarkeerde presentatie niet meer via Exporteren en Presentatie inpakken voor cd te distribueren.

PowerPoint presentatie beveiligen
Hiermee voorkomt u dat anderen met de eer gaan strijken.

Lees verder PowerPoint presentatie beveiligen

LibreOffice naar Mac App Store

De makers van LibreOffice laten weten dat dit ‘alternatieve’ kantoorpakket voortaan ook verkrijgbaar is via de Mac App Store. Een interessante ontwikkeling, waarmee je bovendien ook het project financieel kunt steunen.

Eerst even een melding vooraf, voor ‘t geval je ongerust mocht worden: LibreOffice blijft ook gewoon gratis buiten de App Store verkrijgbaar. Maar wil je het project een beetje sponsoren en tegelijkertijd genieten van het set-and-forget update-mechanisme van de Store, dan is het kantoorpakket voortaan ook via de Mac App Store beschikbaar, voor een bedrag van €8,99. Het geld dat daarmee verdiend wordt, wordt direct geïnvesteerd in de verdere ontwikkeling van het open source-pakket zo belooft de organisatie die het geheel beheert (The Document Foundation om precies te zijn).  Lees verder LibreOffice naar Mac App Store