Je kunt de celopmaak in Excel met een formule aanpassen. Da’s handig, want zo kun je bijvoorbeeld een overschreden limiet duidelijk markeren.

Onderstaand fragment is afkomstig uit het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim de Groot.

Je kunt de celopmaak in Excel met een formule aanpassen, maak een celletje bijvoorbeeld rood als een limiet wordt overschreden. De cel hoeft niet alleen te verkleuren als zijn eigen waarde verandert, de kleur kan ook afhangen van de waarde in een andere cel. Je kunt namelijk verwijzen naar een andere cel. Je hebt voor het kalenderjaar een begroting opgesteld en gedurende het jaar worden de werkelijke uitgaven duidelijk. Als de begroting wordt overschreden, kun je een cel rood laten kleuren; dat kan bij iedere post apart. De begrote uitgaven staan bijvoorbeeld in kolom B en de werkelijke uitgaven in kolom C.

Met voorwaardelijke opmaak laat je cellen in kolom C rood kleuren als het werkelijke bedrag groter is dan begroot. Selecteer de cellen C2 tot en met C10 (in dit voorbeeld), klik op Voorwaardelijke opmaak en kies in het menu Nieuwe regel; het venster Nieuwe opmaakregel verschijnt. Klik op Een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt; in het venster verschijnt een invoervak. Typ in dat vak de formule:

=C2>B2

• Dit wil zeggen: als C2 (werkelijk) groter is dan B2 (begroot), moet de opmaak veranderen.

• Je geeft de formule op, zoals die geldt voor de actieve cel, C2 in dit geval; op de achtergrond wordt deze formule gekopieerd zoals die voor de andere cellen moet gelden.

Klik voor het instellen van de opmaak op Opmaak; het venster Celeigenschappen verschijnt. Neem de tab Opvulling en kies rood. Sluit de vensters met een klik op OK.

 

---

Een formule gebruiken

In de volgende voorbeelden kom je vaak de optie tegen: Een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt. Die lange zin wordt hierna verkort aangeduid met: Een formule gebruiken.

---

Kleinste bedrag kleuren

In hoofdstuk 6 lees je dat je met de functie MIN de kleinste waarde uit een lijst ophaalt. Dit kleinste getal kun je in de lijst met een kleur markeren. Je hebt bijvoorbeeld offertes opgevraagd en onder elkaar gezet, of je vergelijkt prijzen van iets dat je wilt aanschaffen (een laptop, een smartphone, een auto). Om de goedkoopste te vinden, zet je de bedragen onder elkaar in bijvoorbeeld C2 tot en met C10. Je vindt het kleinste getal (dus: de laagste prijs) als je in het werkblad de formule zet:

=MIN(C2:C10)

Om deze laagste prijs snel in het rijtje te zien, laat je die cel automatisch verkleuren. Selecteer hiervoor de cellen, klik op Voorwaardelijke opmaak, op Nieuwe regel en klik in het venster Nieuwe opmaakregel op Een formule gebruiken. Typ in het invoervak de formule:

=C2=MIN(C$2:C$10)

Deze voorwaarde houdt in: C2 is gelijk aan de kleinste waarde van C2 tot en met C10. Je geeft de formule op zoals deze geldt voor de eerste cel van de reeks, dus voor cel C2, en deze wordt automatisch gekopieerd naar alle cellen die je hebt geselecteerd. Doordat we de rijnummers met dollartekens hebben vastgezet, wordt elke volgende cel steeds met deze zelfde serie vergeleken. Klik op Opmaak, klik in het venster Celeigenschappen op het tabblad Opvulling en kies bijvoorbeeld groen. Je hebt nu ingesteld: de cel met het kleinste getal van C2 tot en met C10 wordt groen. Zo springt de laagste prijs er meteen uit.

Gegevens verwerken in Excel

Leuke tip? Je vindt er nog veel meer in het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim De Groot. Met Excel kun je behalve rekenen ook gegevens bijhouden. Die kunnen in een eenvoudige tabel staan of in een professionele database. Vervolgens wil je die gegevens op een bepaalde manier op een rij zetten, verbanden zien, ze analyseren en conclusies trekken. Dat leer je in dit boek. Je hoeft hiervoor niet veel ervaring met Excel te hebben. De voorbeelden in dit boek worden helder uiteengezet, zodat je ze kunt aanpassen voor je eigen werk. Kortom: prima leesvoer voor een ieder die ook eens wat andere mogelijkheden van ‘s werelds meest bekende spreadsheet wil leren kennen.