Welke communicatietools voor thuiswerken kies je, wat is het meest praktisch? Deze vraag beantwoord ik in deze blogpost en in mijn boek Effectief thuiswerken en online vergaderen. Onderstaand artikel is afkomstig uit dit boek.

Stel, je bent een klein bedrijf, een start-up of een ad-hocprojectteam dat graag goed wil samenwerken. Misschien met mensen die overal in de wereld thuis zitten te werken. Wat kies je uit al die tools die internet te bieden heeft?

Wat zou ik als schrijver kiezen uit de beschikbare communicatietools voor thuiswerken, nadat ik voor dit boek al die diensten onderzocht en gebruikt heb? Dat is natuurlijk heel persoonlijk en ook arbitrair. Toch kun je hier wel een duidelijk beeld bij schetsen.

Suggesties

De last van Google en Office is dat iedereen binnen hetzelfde e-mail-domein moet werken. Veel thuiswerkende professionals hebben al hun voorkeuren voor de software die ze gebruiken, en de plek en de manier waarop ze hun mail beheren.

Ligt de focus van de projectgroep minder op de bestanden die deze aflevert en meer op de manier van samenwerken en vooral juist de vrijheid voor de teamleden om eigen software en eigen hardware te gebruiken, dan zie ik een andere setup voor me, die ook duurzamer is als het project ten einde is en de mensen uit het project elk hun eigen weg gaan.

• Dropbox for business voor het delen van bestanden. Tot enkele GB is dit gratis, maar beter is een betaalde account van 10 of 17 euro per maand. Dat ligt aan hoeveel opslag je nodig hebt, hoe lang versiebeheer terug moet kunnen kijken en of je extreem grote bestanden wilt delen. Dit is ook het enige onderdeel dat niet gratis is.

• Discord is voor de onderlinge communicatie en voor beeldbellen en vergaderen. Discord is met heel veel enthousiasme omarmd door de meest veeleisende internetgebruikers die er zijn: gamers. In zakelijke context moet het nog voet aan de grond krijgen. Discord is volledig gratis als je dat wilt.

• Trello is een mooie dienst voor het gezamenlijk bijhouden van planborden. Is het aantal planborden beperkt, dan hoeft ook dit niets te kosten. Trello is te integreren in de werkomgeving met Dropbox.

• Miro biedt gratis een uitermate interactief whiteboard aan waar meerdere mensen tegelijk online op kunnen kladderen, met post-its kunnen schuiven en meer. Dit is onmisbaar bij interactieve brainstormsessies.

• Cisco Webex is voor de grotere vergaderingen met externe stakeholders of voor webinars. Het biedt break-outrooms en tot honderd aanwezigen zonder kosten en met hoogwaardige bandbreedte. Ook Webex en Dropbox zijn goed te integreren.

• AhaSlides zijn presentaties die je kunt vertonen buiten het schermdelen in Discord of Webex om. De gasten openen jouw AhaSlide in hun eigen browser en jij bedient de slides. Ook polls en quizvragen zijn hiermee mogelijk. Interactief is het sleutelwoord.

• WordPress is voor een intranet. Kennis verzamelen, delen, valideren en verduurzamen doe je het best op een intranet. Mensen komen en gaan, maar de kennis blijft. Met een vrijwel gratis en eigen intranetsite kan dit.

Dit zijn niet de meest voor de hand liggende opties qua communicatietools voor thuiswerken, maar wel tools waar voordelig en creatief mee te werken valt en waar je een duurzame samenwerking mee kunt opbouwen, ook als de samenstelling van het team wijzigt en niet iedereen een Microsoft 365-account wil kopen.

Effectief thuiswerken en vergaderen

In mijn nieuwe boek Effectief thuiswerken en online vergaderen duik ik in deze ‘nieuwe’ manier van werken die voor velen een blijvertje zal blijken. Ik besteed aandacht aan onder meer communicatietools, beeld en geluid en software om mee samen te werken. Vanzelfsprekend worden Office 365 en Google Docs hierbij niet vergeten. Beide pakketten beschikken over een arsenaal aan tools die thuiswerken vereenvoudigen. En omdat we ook maar mensen zijn, werp ik ook een blik op de nu virtuele vrijdagmiddagborrel. Kortom: hét boek voor een ieder die nu – al dan niet noodgedwongen – thuis moet werken.

Victor Peters

Victor Peters is docent-onderzoeker ICT & Creative Technologies aan een hogeschool en geeft lectures en workshops in binnen- en buitenland. Hij schreef ruim tachtig boeken over ICT, media en internet en blijft altijd zoeken naar nieuwe mogelijkheden om schijnbaar complexe technologie toegankelijk te maken voor een groot publiek. Zijn belangrijkste boodschap: ‘Programmeren is geen technisch vak, het is een creatief vak dat iedereen kan leren.’ De boeken van Victor vind je HIER.