Voor de meeste gebruikers bestaat Office uit de onderdelen Word, Excel, PowerPoint en eventueel Outlook. Maar er is nog meer.

Word, Excel en PowerPoint kent iedereen wel als onderdelen van Microsoft Office. Ook Outlook is een standaard-app in het bedrijfsleven en wordt ook thuis regelmatig als mail- annex agendasoftware ingezet. Maar er zijn meer Office-onderdelen. Afhankelijk van welke versie van het pakket je precies hebt aangeschaft (of welk 365-abonnement je hebt afgesloten) is er bijvoorbeeld ook Access. Of Publisher. Terwijl OneNote een standaardonderdeel is van alle smaken Office. Het kunnen handige tools zijn, maar ze zijn vaak net wat minder bekend.

OneNote

Laten we beginnen met OneNote. Dat onderdeel ken je misschien als app-vorm die samen met Windows 10 is geïnstalleerd. In dat geval betreft het echter een zeer gelimiteerde versie van dit wel heel uitgebreide digitale notitieblok waar je alle kanten mee op kunt. De met Office meegeleverde versie is uitgebreider. Ideaal om als ‘kladblok’ te gebruiken als je bijvoorbeeld een werkstuk voor school op moet zetten, of aan een bedrijfsproject werkt. Je verzamelt simpelweg alle relavante informatie in OneNote, inclusief afbeelding, links, eigen aantekeningen en nog veel meer. Je houdt er orde mee in de (informatie)chaos! Bedenk daarbij dat er ook een mobiele versie van het programma is en je snapt dat je onderweg als je een ingeving krijgt die meteen kunt toevoegen.  Handig!

Access

Access is veel meer voor serieus gebruik bedoeld. Het betreft dan ook een even serieuze database. Dit programma is te vinden in alle 365-Office abonnementen. Met één maar: alleen in de Windows-versie. Microsoft heeft het nooit de moeite gevonden om Access ook voor de Mac uit te rollen. Het geeft al een beetje aan dat dit onderdeel een wat specialistisch gereedschap is. De database wordt dan ook vooral in bedrijven gebruikt, dat is al een beetje te zien aan de standaard sjablonen die meegeleverd worden. Maar niets staat je natuurlijk in de weg om thuis je cd-verzameling te catalogiseren! Je bent niet verplicht om er grote complexe projecten mee op te zetten. Ook kan Access best van pas komen om bijvoorbeeld een ledendatabase van de plaatste kleiduivenvereniging bij te houden. Kortom: als je Windows gebruikt en je bent op zoek naar een databaseprogramma, dan is er een gerede kans dat die al ongemerkt op je pc als onderdeel van Office aanwezig is. Wil je meer weten over de mogelijkheden van het programma, dan is er het Handboek Access 2019 voor Office 2019 en Office 365 van Wilfred de Feiter.

Publisher

Een ander minder bekend onderdeel van Office is Publisher. Dit betreft een eenvoudig in het gebruik zijnd opmaakprogramma. Je maakt er – mede dankzij sjablonen – in een handomdraai prachtig ogende publicaties mee. Denk aan nieuwsbrieven voor school of vereniging, een strak vormgegeven werkstuk voor school, een bedrijfsrapport en meer. Als je het resultaat opslaat als pdf kun je er zo mee naar de drukker en je eigen werk daar laten drukken. Hoewel Publisher niet over alle features beschikt die een (vele malen duurder) pakket als Adobe InDesign – min of meer de standaard voor professionele opmakers – biedt, is het voor thuisgebruik en niet-uitgeefgerelateerde bedrijven zonder meer een programma dat de moeite van het bekijken waard is. Vreemd genoeg heeft Microsoft ook hiervoor echter nooit een Mac-versie uitgebracht. Dus alleen Windowsgebruikers hebben er wat aan.

Hoe dan ook: het kan geen kwaad om na installatie van je Office eens te kijken wat er in jouw versie zoal aan ‘extraatjes’ is mee-geïnstalleerd. Wellicht tref je er iets mooi bruikbaars in aan.

Ronald Smit

Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.