Een index maken met Word is een klusje waarmee schrijvers van informatieve of technische documenten veel te maken krijgen. Hoe werkt dat?

Bij informatieve of technische documenten is het gebruikelijk om aan het eind van het document een index met trefwoorden op te nemen. In een index – zoals ook achter in dit boek – staat een alfabetische trefwoordenlijst met paginanummers, zodat lezers gemakkelijk bepaalde onderwerpen kunnen vinden. Het opnemen van een index bij een roman of nieuwsbrief is wat ongebruikelijker, maar soms komt u ze tegen.

Het maken van een index is enigszins met het maken van een inhoudsopgave:

• Eerst moet u in het document elk (tref)woord dat u in de index wilt opnemen markeren als indexgegeven.
• Vervolgens geeft u Word de opdracht de indexgegevens voor een document te verzamelen en de index te maken.

Trefwoorden in een index kunnen zelfstandig worden gebruikt (Word noemt ze dan het hoofdgegeven) of als ingang onder een ander trefwoord worden gezet (in dat geval spreekt Word van een subgegeven). Standaard staan de hoofdgegevens tegen de linkerkantlijn en springen de subgegevens een tabstop in.

Indexgegevens kunt u op twee manieren markeren:

• met de hand;
• met een concordantiebestand.

De methoden hebben zo hun voor- en nadelen. In dit artikel bespreken we het markeren van indexgegevens met de hand.

Indexgegevens markeren

We gaan ervan uit dat het markeren van gegevens voor een index een van de laatste stappen tijdens het maken van een document is; alle teksten zijn dus al getypt, eventueel opgemaakt en moeten als laatste worden voorzien van indexcodes.

De snelste werkwijze om een woord als ingang in de index op te nemen is als volgt:

1. Selecteer het woord, of de woorden (indexingangen mogen uit meer woorden bestaan) die u in de index wilt opnemen.

• Wilt u de tekst van het indexgegeven zelf invoeren, zet dan alleen de cursor op de plaats waar de markering moet worden opgenomen.

2. Open het tabblad Verwijzingen en klik in de groep Index op de knop Item markeren of druk op Alt+Shift+X. Het dialoogvenster Indexvermelding markeren wordt geopend, met de door u geselecteerde tekst.



Het dialoogvenster Indexvermelding markeren

In het dialoogvenster Indexvermelding markeren hebt u nu verschillende mogelijkheden:

1 Klik op Markeren. Het getoonde begrip wordt als hoofdgegeven in de index opgenomen. Vaak zal dit de bedoeling zijn. Het venster blijft zichtbaar, zodat u direct meer indexgegevens kunt markeren.

2 Wilt u de getoonde tekst opnemen als subgegeven onder een ander hoofdgegeven, dan doet u dat als volgt:

• Wis de tekst in het vak Hoofdgegeven (of beter: druk op Ctrl+X).
• Typ in het vak Hoofdgegeven het juiste trefwoord dat als hoofdgegeven moet fungeren.
• Klik in het vak Subgegeven en druk op Ctrl+V om de oorspronkelijke tekst te plakken.
• Klik op Markeren.
• Wilt u zowel de tekst voor het hoofd- als het subgegeven zelf bepalen, maak dan beide vakken leeg en typ uw eigen tekst. Met Markeren kunt u de indexcode in het document vastleggen.

3 De knop Alles markeren zorgt ervoor dat alle woorden in uw document die letterlijk overeenkomen met de tekst in de vakken Hoofdgegeven en Subgegeven worden gemarkeerd voor opname in de index. U geeft dan eenmalig aan dat (zoals in de afbeelding) de tekst ‘tekstverwerker’ in de index moet verschijnen. Word zoekt zelfstandig alle andere verschijningen van het woord op. In de index verschijnt het item dan bijvoorbeeld als tekstverwerker…..3;6;18;21. Als een term echter op dertig pagina’s in uw document voorkomt, zult u begrijpen dat deze functie zijn doel voorbij schiet. De indexverwijzing is dan onbruikbaar geworden door het grote aantal pagina’s dat wordt genoemd.

Let op leestekens

Pas op als u een indexgegeven wilt opnemen waarin een dubbele punt voorkomt. Word interpreteert dit dan ten onrechte als een scheiding van hoofd- en subgegeven. U kunt dit voorkomen door voor de dubbele punt een backslash (\) op te nemen. De backslash wordt bij het genereren van de index niet afgedrukt, maar zorgt ervoor dat Word de dubbele punt als tekst behandelt en niet als een code.

Zodra u een indexgegeven in de tekst aanbrengt, schakelt Word automatisch over naar de weergave voor verborgen tekst (Alles weergeven). U ziet dan ook direct dat indexgegevens met de veldcode {XE “tekst voor indexgegeven:subgegeven”} worden opgenomen. Het aanbrengen van volgende indexgegevens gaat wat sneller als het dialoogvenster Indexvermelding markeren eenmaal op het scherm staat: selecteer de tekst voor het indexgegeven en klik in het dialoogvenster. Word vervangt de huidige tekst in de vakken Hoofdgegeven en Sub-gegeven automatisch door de geselecteerde tekst. Klik op Markeren om de tekst in het document te markeren.



Het Complete Boek Office 2021

Microsoft Office is de meest gebruikte kantoortoepassing ter wereld. Met programma’s voor tekstverwerking, presentaties, databases, rekenbladen en e-mail is het een complete suite die veel functionaliteit biedt en de productiviteit verhoogt. In Het Complete boek Office 2021, ook geschikt voor Microsoft 365  behandelen de auteurs de toepassingen Word, Excel, Access, Outlook en PowerPoint, zodat u een compleet beeld krijgt van de veelzijdigheid en de kracht van de software. Na het lezen van dit boek bent u een expert!