PowerPoint is en blijft het meest gebruikte presentatiepakket. Hebt u iets moois gemaakt, dan behoort een PowerPoint presentatie meenemen – vanzelfsprekend – tot de mogelijkheden. Hoe u een Powerpoint-presentatie kunt meenemen leest u in deze blogpost:  Een PowerPoint-presentatie inpakken voor cd of USB-stick. Onderstaand fragment is afkomstig uit de dikke pil Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.

Hoewel de cd al wat achterhaald is, kan het medium nog door veel pc’s worden afgespeeld. PowerPoint kan daarom nog steeds een presentatie inpakken voor cd (en natuurlijk ook voor de inmiddels veel gangbaarder USB-stick). Het is daarbij handig om gebruik te maken van de compileerfunctie die in PowerPoint is ingebakken, want daarmee worden alle benodigde bestanden bij elkaar gesprokkeld en als een compleet pakket bewaard. En komt u op het moment suprême niet voor vervelende verrassingen in de vorm van missende content te staan. Ook voor een PowerPoint presentatie meenemen geldt – zoals bij alles in ‘t leven: een goede voorbereiding is het halve werk!

Maken

Een PowerPoint-presentatie inpakken voor cd of USB-stick gaat als volgt:

1 Klik op de tab Bestand en klik op Exporteren, Presentatie inpakken voor cd, Inpakken voor cd.

• Ook als u de presentatie op een geheugenstick of ander opslagmedium wilt zetten dient u deze weg te volgen; de keuze voor het uiteindelijke opslagmedium wordt namelijk later gemaakt.

 2 In het venster Inpakken voor cd kunt u in het veld achter Naam van de cd een titel van de compilatie opgeven.

Het is handig om die naam gelijk te houden aan de naam van de presentatie zelf (er is overigens maar ruimte voor een beperkte tekstlengte).

3 Vervolgens brandt u alles op cd door op de knop Naar cd kopiëren te klikken.

Als u de compilatie (ook) handmatig op een ander medium wilt bewaren (geheugenstick, externe vaste schijf, dvd enzovoort), klikt u op de knop Naar map kopiëren.

4 Blader naar een map en klik op de knop OK.

5 Klik op Ja in het venster met de vraag of u ook alle gekoppelde bestanden wilt kopiëren.

Dat is een essentiële beslissing, want dit houdt in dat ook alle externe media worden geïntegreerd in de presentatie en dat het geheel compleet is. Een PowerPoint presentatie meenemen is alleen dan succesvol!

6 In de gekozen map wordt automatisch een submap met de naam van de cd gemaakt. In deze map vindt u alle benodigde bestanden. De presentatie kan worden gestart door op het Powerpoint-bestand (extensie .pptx) in deze map te dubbelklikken. Dankzij het bestand AUTORUN.INF start de presentatie automatisch als u alle bestanden uit de map naar een geheel lege geheugenstick kopieert. Of beter: naar de basismap (ook wel root geheten) van de stick (dus niet in een (sub)map). Dit geldt ook als u de inhoud op een dvd brandt: door niet met mappen te werken, start de presentatie desgewenst vanzelf.

7 Als u Naar cd kopiëren hebt gekozen, is u gevraagd om een lege cd in de brander te plaatsen. Als dat gelukt is, worden alle bestanden (dezelfde overigens als in de hierboven beschreven map) vanuit PowerPoint op cd gebrand; u hebt dus geen externe brandsoftware nodig. Als het branden gelukt is, beschikt u over een cd die in Windows automatisch start als u de schijf in een speler of brander stopt.

Zo eenvoudig is het om een PowerPoint-presentatie in te pakken voor cd of USB-stick!

Geen PowerPoint Viewer meer

Tot april 2018 was het mogelijk om een gratis PowerPoint Viewer te downloaden. Helaas biedt Microsoft dit handige tooltje niet langer als download aan. Het betekent dat op de presentatiecomputer dus verplicht PowerPoint geïnstalleerd moet staan, iets om vooraf terdege rekening mee te houden. Nog praktischer is het om simpelweg altijd uw eigen laptop mee te nemen. Ook zou u gebruik kunnen maken van de online PowerPoint-Viewer, zoals de softwarefabrikant zelf adviseert. Echt handig is dat niet, maar de push naar online of desnoods mobiel is duidelijk. U kunt desgewenst een gratis Microsoft-account aanmaken om gebruik te maken van de online dienst. Het blijft vreemd dat de viewer niet meer beschikbaar is, juist gebruikers die bewust voor Office 2019 kiezen en niet voor Office 365 geven immers indirect aan dat ze niet direct op cloudintegratie zitten te wachten.

Het Complete Boek Office 2021

Microsoft Office is de meest gebruikte kantoortoepassing ter wereld. Met programma’s voor tekstverwerking, presentaties, databases, rekenbladen en e-mail is het een complete suite die veel functionaliteit biedt en de productiviteit verhoogt. In Het Complete boek Office 2021, ook geschikt voor Microsoft 365  behandelen de auteurs de toepassingen Word, Excel, Access, Outlook en PowerPoint, zodat u een compleet beeld krijgt van de veelzijdigheid en de kracht van de software. Na het lezen van dit boek bent u een expert!

Meer voorbeelden uit het boek lezen? Er is een blog over Het Klembord van Office, een blog over Access 2019 en over de Instellingen van Word.

Ronald Smit

Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.