Excel-tips: een werkblad beveiligen

Excel-tips: Namen uit elkaar halen met Snel aanvullen

April 2020 verscheen de 3de editie van Het Complete boek: Excel VBA voor professionals van auteur en Excel-goeroe Wim de Groot.
Voor de verdieping bij het werken met Excel geven we het PDF-boekje 100 tips en trucs in Excel weg. Je krijgt het exclusief en gratis als je een Excel boek van Wim de Groot bestelt waar nu een promotie mee gedaan wordt. Dit kan alleen via de website van Van Duuren Media. Kijk HIER voor de verschillende titels. Je krijgt het 100 tips en trucs in Excel overigens ook bij zijn allernieuwste boek: Excel VBA voor professionals Derde editie. Uit ‘100 tips en trucs in Excel’ plaatsen we wat tips op dit Computer Creatief-blog.
Hieronder vind je de derde Excel-tip: Namen uit elkaar halen.  De 1ste serie tips – Snel vakken vullen met de vulgreep – vind je HIER. De 2de serie – Kiezen met een keuzelijst – vind je HIER. (H.F.)

Namen uit elkaar halen

Hebt u een lijst met gegevens, dan zijn die soms nog niet meteen geschikt om mee te werken. Stel, u hebt een lijst met namen en de voornaam en de achternaam staan naast elkaar in dezelfde cel. Als u deze lijst wilt sorteren op achternamen, moet u de achternamen apart in een kolom zien te plaatsen. Overtypen? De achternaam eruit knippen en ernaast plakken, en dat met honderden cellen? Een formule verzinnen met de functies LINKS en DEEL? Een klus om als een berg tegen op te zien.

Gelukkig kent Excel hiervoor een erg handig hulpmiddel. Dit hulpje heet in Excel versie 2019 en 365 Snel aanvullen, in versie 2013 en 2016 heet het Flash Fill.

Achternamen apart zetten met Snel aanvullen

In het volgende voorbeeld staan de voor- en achternamen in cel A2 en daaronder. Staan de straatnamen, postcodes en woonplaatsen daar meteen naast, voeg dan rechts van kolom A een kolom in, waarin de achternamen apart komen. In het voorbeeld is kolom B deze lege kolom. Typ in B2 de achternaam van de persoon die in A2 staat en druk op de Enter-toets. Klik in het tabblad Gegevens op de knop Snel aanvullen (in Excel 2013 en 2016 klikt u op Flash Fill).

  • Of druk op de sneltoets Ctrl+E.

De achternamen van de andere personen verschijnen automatisch in de rest van kolom B.

Met Snel aanvullen zet Excel supersnel van een reeks namen de achternamen apart.

Als iedere naam zou bestaan uit alleen een voor- en achternaam, zou dit simpel zijn. Maar sommige namen hebben een tussenvoegsel, andere mensen hebben een dubbele achternaam. Dan moet u Snel aanvullen even op gang helpen, zodat Excel ‘begrijpt’ wat de bedoeling is. Typ bij verschillende namen het deel over waarop u wilt sorteren. Dus naast bijvoorbeeld ‘Suzan van der Meer’ typt u Meer, bij ‘Hendrik Klein Ikkink’ typt u naast die cel Klein Ikkink, bij Henk Haas typt u Haas en naast ‘Bob van Duuren’ typt u Duuren. Druk op Ctrl+E of klik op Snel aanvullen; nu herkent Snel aanvullen een patroon en komt bij iedereen de achternaam.

  • Er mogen tussen de cellen waarin u de voorbeelden typt, lege cellen staan, Snel aanvullen vult de hele reeks op.
Snel aanvullen neemt een deel van de namen over in een aparte kolom als u deze functie even op weg helpt.

Als in een kolom de postcodes en woonplaatsen in dezelfde cel staan, kunt u die op dezelfde manier verdelen over twee aparte kolommen.

U krijgt de postcodes als volgt in een eigen kolom. Typ in een cel in de volgende kolom de eerste postcode over. Klik op Snel aanvullen en alle postcodes verschijnen onder elkaar.

Vervolgens plaatst u de woonplaatsen ernaast in een eigen kolom. Typ in een cel meteen rechts van de lijst de eerste woonplaats over en klik op Snel aanvullen.

Nu de postcodes en woonplaatsen in twee aparte kolommen staan, kunt u de originele kolom met postcode-en-woonplaats verwijderen.

Met Snel aanvullen haakt u snel postcodes en woonplaatsen uit elkaar.

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.