Deze blogpost is afkomstig uit een hoofdstuk van het boek PowerPoint 2016 en behandelt het importeren van een grafiek uit Excel in PowerPoint. De werkwijze is echter grotendeels ook toepasbaar voor het uitwisselen van grafieken (en andere objecten) tussen de andere Office 2016-onderdelen. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van een Excel-grafiek of tabel aan een Worddocument.

Het is mogelijk om objecten als bijvoorbeeld een tabel of grafiek vanuit een ander Office-onderdeel snel en effectief over te hevelen naar PowerPoint. Aanpassen aan het gebruikte thema van een diashow is een standaardvoorziening, zodat u altijd verzekerd bent van een consistent geheel.

U leert in deze blogpost:

•        Grafieken importeren vanuit Excel.
•        Onderdelen van een grafiek afzonderlijk laten animeren.
•        Tabel uit Word invoegen.
•        Importeren van objecten uit niet-Office programma’s.
•        Schikken van objecten.

Grafiek importeren vanuit Excel

Importeren van objecten uit andere Office-onderdelen kan van pas komen wanneer daar bijvoorbeeld al mooi vormgegeven zaken in te vinden zijn. Waarom dan dubbel werk verrichten? Als voorbeeld importeren we een grafiek uit een Excel-tabel, want met name grafieken lenen zich bij uitstek voor een presentatie.

Bron

Open om te beginnen een Excel-sheet met daarin tenminste één grafiek. Mocht u zo’n document niet direct bij de hand hebben, dan kunt u in het startscherm van Excel een van de voorbeeldsjablonen kiezen. In het voorbeeld is de sjabloon Persoonlijke nettowaardecalculator gebruikt, want die is voorzien van een taartgrafiek.

Kopiëren

Selecteer de grafiek door er één keer op te klikken en klik daarna in het lint onder Start op Kopiëren<$I[]Kopiëren> (op kleinere schermen of een kleinere venstergrootte wordt vaak alleen een knopje met het kopieersymbool bestaande uit twee over elkaar liggende velletjes papier getoond).

Met themakleuren

Eenmaal gekopieerd schakelt u over naar PowerPoint. Gebruik bij voorkeur uw eerdere oefenpresentatie en voeg aan het eind weer een dia toe. Selecteer deze dia en klik dan op de tekst Plakken onder de knop Plakken; in het menu Plakopties is uit een aantal onderdelen te kiezen. De beste optie is de eerste: Doelthema gebruiken en werkmap insluiten. Daarbij worden de kleuren van de grafiek omgezet naar de themakleuren van uw presentatie zodat een aantrekkelijk geheel ontstaat. Wilt u toch liever de oorspronkelijke kleuren behouden, dan selecteert u de tweede optie: Opmaak van bron behouden en werkmap insluiten. Beide opties nemen de gegevens van de achterliggende Excel-sheet over, zodat u deze niet meer in de buurt hoeft te hebben tijdens uw presentatie.

De derde en vierde knop doen hetzelfde als de respectievelijke eerste en tweede knop, maar in plaats van ook de gegevens te importeren, worden deze nu gekoppeld aan de oorspronkelijke Excel-sheet. Dat is gevaarlijk, want als u de presentatie dan afdraait op een pc waar deze sheet niet aanwezig is gaat het mis met de grafiek. De laatste knop is de meest veilige en plakt de grafiek als een afbeelding. Het betreft hier geen zonder kwaliteitsverlies schaalbare vectorafbeelding, maar een uit pixels opgebouwde bitmapafbeelding. Deze bevat echter voldoende resolutie zodat u in de meeste presentaties – ook op schermen met een hoge resolutie – geen last zult hebben van grofkorreligheid of wazigheid. Op deze manier plakken, levert geen problemen achteraf op en u weet zeker dat uw afbeelding er onder alle omstandigheden gelijk uit zal zien. Qua uiterlijk levert de eerste knop echter het mooiste en ook meest flexibele resultaat op, vandaar dat u die optie voor nu kunt kiezen.

Sleutelen

Eenmaal in de presentatie aanwezig, kan de grafiek middels slepen gepositioneerd worden. Gebruik de randen om te slepen: zodra uw muiscursor aldaar in een verplaatsingskruisje verandert, kan er gesleept worden. Door rechts naast de geselecteerde importgrafiek op het knopje met het penseel te klikken, kan er snel en eenvoudig nog wat aan de opmaak gesleuteld worden. Kies bijvoorbeeld voor een kleurverloop – nog altijd met themakleuren – en een subtiel 3D- en schaduweffect zoals bij de laatste optie in het rijtje.

Afzonderlijk geanimeerde onderdelen

Het voordeel van een geïmporteerde vectorgrafiek met achterliggende gegevensset is dat er meer nabewerkingsmogelijkheden zijn. Pak bijvoorbeeld met de linkermuisknop een van de partjes beet en sleep zo ver als mogelijk naar buiten en laat daar de knop weer los. Er ontstaat nu een geëxplodeerde taart met afzonderlijke partjes. Laat u de taart intact (Ctrl+Z als u hem al had laten exploderen), dan blijkt dat animaties ook op de afzonderlijke onderdelen van de grafiek toepasbaar zijn. Selecteer de grafiek weer en klik in het lint onder de tab Animatie op (bijvoorbeeld) In- en uitzoomen. Normaliter verschijnt het complete object als één inzoomend geheel. Aardig, maar het kan indrukwekkender door op de knop Effectopties te klikken en in het contextmenu de optie Per categorie te kiezen waarna alle punten (en het bijschrift) afzonderlijk per muisklik in beeld zoomen. Zo hebt u tijd om per onderdeel relevante informatie te vertellen.

Het tweede deel van de blogposts over het importeren en schikken van objecten in PowerPoint en andere Office-onderdelen vind je HIER .

Ronald Smit

Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.