De instelbare opties van de diverse Office-onderdelen worden door veel gebruikers genegeerd. Niet helemaal vreemd, want voor algemeen gebruik zijn ze optimaal ingesteld. Toch valt er nog best wat te tweaken.
Om de opties van bijvoorbeeld Word, PowerPoint of Excel te bereiken opent u eerst een – al dan niet nieuw en leeg – document. Klik dan in het Lint op Bestand en vervolgens op Opties. Het venster dat u nu te zien krijgt bevat voor elk Office-programma specifieke onderdelen die de moeite van het doorlopen waard zijn. Wat bij alle programma’s gelijk is, is de mogelijkheid om de frequentie van automatisch opslaan te veranderen. Standaard wordt een document namelijk automatisch op de achtergrond bewaard met een interval van 10 minuten. Handig, want als – om maar wat te noemen – de elektriciteit uitvalt bent u niet de noeste arbeid van vele uren in één klap kwijt.
U zult zien dat na terugkeer van de zo gewenste elektronenstroom en een herstart van bijvoorbeeld Word u allereerst gevraagd wordt of u verder wilt werken aan de laatste versie van het document waar u mee bezig was. Dat gebeurt zelfs als u vergeten was handmatig tussendoor uw document te bewaren. Voor snelle werkers kan de opslaginterval van 10 minuten echter toch best nog wat te langzaam zijn, het is erg frustrerend als u net een ingewikkelde Excel-formule hebt ingetikt en uw systeem crasht. Om de opslaginterval te verlagen klikt u in het venster Opties voor op Opslaan. Verlaag het aantal minuten in de optie Elke 10 minuten AutoHerstel-gegevens opslaan naar bijvoorbeeld 5 minuten. Het opslaan van een bestand gebeurt op de achtergrond en u merkt daar niet tot nauwelijks iets van qua belasting.
Controleren
Voor Word-gebruikers bestaat de mogelijkheid om onder Controle (nog altijd in het venster Opties voor Word) diverse zaken naar wens in te stellen. Zo ziet u bijvoorbeeld de optie Duits: nieuwe spelling standaard ingeschakeld staan. Niets mis mee, behalve als u eens een oud (antiek) document in z’n oorspronkelijke staat wilt bewerken. In dat geval kan de oude spellingscontrole best nog eens van pas komen. Ook voor de Franse taal vindt u wat opties. Nederlandse gebruikers die meer gevorderd zijn in de grammaticaregels zijn wellicht liever de standaard ingeschakelde optie Grammaticafouten markeren tijdens het typen liever kwijt dan rijk. Probleem is dat elektronische grammaticacontrole slechts een hulpmiddel met beperkte mogelijkheden is, Word is nog lang niet slim genoeg om contexten en dergelijke te begrijpen. Dat leidt nogal eens tot blauwe golfjes onder vermeende fouten die eigenlijk helemaal niet fout zijn.
AutoCorrectie
Ook onder Controle vindt u de knop AutoCorrectie-opties. Word herstelt automatisch veel voorkomende tikfouten, zo wordt bijvoorbeeld iets als groentensoep automatisch vervangen door groentesoep. Handig en verstandig om aan te laten. Wat soms toch wat minder prettig is, is dat in de autocorrectielijst ook dingen als (c) volautomatisch naar © geconverteerd worden. Soms wilt u dat helemaal niet en loopt u regelmatig tegen dit soort ongewenste autocorrecties aan dan zit u wel heel veel op Control-Z (ongedaan maken) te drukken. Ook een onpraktische is (e) waar automatisch een € van gemaakt wordt. De meeste toetsenborden zijn tegenwoordig voorzien van een €-teken dus echt nodig is dit hulpje allang niet meer. Om bijvoorbeeld de autocorrectie van (e) naar € te verwijderen klikt u op dit item in het lijstje, gevolgd door een klik op Verwijderen. Voortaan blijft (e) dan gewoon (e).
Tem de invoegtoepassingen
Flink wat (al dan niet zakelijke) software installeert soms ongemerkt Office invoegtoepassingen. Dat kan handig zijn, denk aan bijvoorbeeld een add-on waarmee u snel een koppeling maakt met Acrobat of ABBY FineReader (een OCR-pakket). Toch kunnen sommige van deze invoegtoepassingen Office ook vertragen of zelfs doen vastlopen en dat is natuurlijk een ongewenst scenario. Om eens na te gaan wat voor invoegtoepassingen er zoal beschikbaar zijn kijkt u in het scherm Opties onder Invoegtoepassingen. Laat u niet direct afschrikken door het standaardlijstje, waar het vooral om gaat zijn de zogeheten COM-invoegtoepassingen. Selecteer deze in het menu achter Beheren (onderaan) en klik op Start. U ziet dan een – hopelijk veel bescheidener – lijstje met externe invoegtoepassingen. Zitten daar dingen tussen die u eigenlijk nooit gebruikt, dan kunt u ze net zo goed uitschakelen. De invoegtoepassingen uitschakelen bij een zonder verder aanwijsbare reden traag reagerend Office-onderdeel is één van de eerste stappen tot een mogelijke oplossing. Veel thuisgebruikers en solo werkende zakelijke professionals zullen de invoegtoepassingen sowieso weinig gebruiken. Eigenlijk kunt u daarom simpelweg de 64-bits versie van Office installeren. Het door Microsoft genoemde nadeel (diverse oudere 32-bits extensies en invoegtoepassingen werken niet in de 64-bits variant) wordt dan een voordeel en u hoeft niet bang te zijn dat een ouder programma een al even oude en mogelijk niet meer bijgehouden buggy invoegtoepassing installeert.
Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.
