Peter Debets schreef het Handboek Microsoft Teams voor eindgebruikers. Peter heeft zich zijn hele werkzame leven al ingezet voor het lesgeven. Ooit begonnen in het Middelbaar Onderwijs als leraar Biologie, maar later als gecertificeerd trainer in de ICT. Hij begon met WordPerfect, Lotus 1-2-3 en stapte daarna over naar de Microsoft Office-producten. Uiteindelijk resulteerde dat in het Handboek Teams. We spraken met Peter over de uitgebreide mogelijkheden van Teams, over online vergaderen en over de acceptatie van Teams op bedrijven en scholen.
Wanneer ben je je bezig gaan houden met Microsoft Teams?
Peter Debets: ‘Omstreeks 2007 ben ik me in Sharepoint gaan verdiepen. Daar kwam vervolgens Teams bij, je gaat van het een naar het ander. Mijn belangrijkste kennis zit bij Sharepoint, Teams en OneDrive. Ik hou me op dit moment minder bezig met de reguliere Office-applicaties.’
Teams is afgelopen jaar erg belangrijk geworden…
PD: ‘Teams bestond natuurlijk al veel langer, maar is door corona ineens veel belangrijker geworden. Online-applicaties zoals Zoom en Teams hebben afgelopen jaar een enorme vlucht genomen en ik merk in de praktijk, dat waar mensen in eerste instantie kozen voor Zoom, ze overstappen van Zoom naar Teams. Dat heeft te maken met de mooie integratie van Teams met de rest van de Office-apps. Bij Teams gaat het om de integratie van allerlei aspecten voor samenwerken en dat is bij Teams veel beter geregeld dan bij Zoom.’
Meer dan alleen vergaderen
Teams is veel meer dan alleen online-vergaderen…
PD: ‘Op het moment dat je denkt dat Teams alleen maar een vergader-tool is, heb je de boodschap niet goed begrepen: het gaat vele malen verder dan alleen vergaderen. Je kunt er echt mee samenwerken met collega’s, samenwerken in projecten enzovoort. Het is een middel om de communicatie en het samenwerken naar een hoger plan te tillen. Wie hiermee eenmaal aan de slag is gegaan wil eigenlijk niets anders meer. Alles komt samen in deze applicatie: e-mail, samenwerken aan documenten in OneDrive, samenwerken aan projecten, chatten en natuurlijk online vergaderen, wat nu in corona-tijd voor thuiswerken heel belangrijk is.’
Hoe ga je om met online vergaderen?
PD: ‘Online vergaderen is het ‘Nieuwe Normaal’. Dankzij thuiswerken ben je af van de files en de lange reistijden, waardoor je veel efficiënter gebruik kunt maken van beschikbare werktijd. Wel is het van groot belang voor dat online vergaderen om gedragsregels af te spreken. Gedragsregels heb je nodig om te voorkomen dat mensen door elkaar heen spreken en het vergaderen onwerkbaar wordt. Wie kan en mag het scherm delen, hoe gebruik je hand opsteken tijdens een online-vergadering: daarvoor moet je allemaal afspraken maken.’
Online vergaderen nam door het thuiswerken een enorme vlucht, maar nu de corona onder controle lijkt, gaat men misschien weer gewoon naar kantoor…
PD: ‘Ik denk dat het thuiswerken en werken op kantoor een hybride situatie gaat worden. We gaan niet meer terug naar de situatie van vroeger, waarbij je alleen op kantoor werkte. Dankzij het thuiswerken zijn bij bedrijven de ogen geopend dat het thuiswerken een efficiënte manier van werken kan zijn. Ik denk dat het fifty fifty zal worden: voor de helft op kantoor, voor de helft thuis. Microsoft Teams voor vergaderen zal gewoon blijven. Ik denk dat men er de voordelen van heeft geproefd en dat men er daardoor niet meer vanaf zal stappen.’
De gewone gebruiker van Teams
Voor wie heb je het boek gemaakt?
PD: ‘Ik heb het geschreven voor de gewone gebruikers van Teams. Voor mensen die wat meer willen weten van Teams, maar er geen allerhande technische verhandelingen bij willen hebben. Het is een praktisch boek. Je ziet wel boeken die alleen heel technisch Teams beschrijven of boeken die slechts een heel beperkte uitleg van de functies geven. Bij mijn boek kan de gebruiker eruit halen wat hij of zij zelf nodig heeft. En ik heb er allerlei tips, trucs en handigheidjes in verwerkt. Het is dus vooral een praktisch boek, voor een breed publiek en niet per se voor de ‘technici’.’
Kan je makkelijk met Teams aan het werk?
PD: ‘Het is een cloud-applicatie. Wat je nodig hebt is een goede internetverbinding. Probeer met twee schermen te werken en gebruik een headset. Meer heb je eigenlijk niet nodig. Je kunt het via je tablet of je mobieltje ook gebruiken. Je hebt er geen uitgebreide technische installatie voor nodig. Natuurlijk heb je wel een account nodig en autorisatie. In bedrijfssituaties heb je te maken met beveiliging, het toegang geven aan documenten om aan samen te werken. Moet er archivering van documenten zijn? Hoe staat het met de privacy? Dat soort zaken zijn natuurlijk heel belangrijk, maar dat hoort de organisatie voor de gewone gebruikers te regelen. Die moeten daar verder niks van merken. Die kunnen, als ze voor een vergadering worden uitgenodigd, zo aanhaken.’
Wie moet dat soort privacy dingen binnen een bedrijf regelen?
PD: ‘De praktijk is weerbarstig. Zeker op scholen, daar lopen niet veel ICT’ers rond. De mensen op een ICT-afdeling weten wel heel goed hoe ze Windows moeten installeren of updaten, maar het werken met Teams vraagt toch een andere insteek. De echte uitleg, zorgen dat je mensen meeneemt in het verhaal van Teams, die kennis ontbreekt vaak. Dat moet je leren aan een stel key-users, zodat die het weer in de praktijk kunnen brengen met hun collega’s. Je moet uiteindelijk mensen in huis hebben, die het functioneel beheer goed in de vingers hebben.’
‘Bij grotere organisaties is er een goed opgeleide ITC’er nodig. Daar moeten mensen niet te licht over denken. Je moet bijvoorbeeld rekening houden met het hele AVG-traject. Er wordt bij gemeenten veel gewerkt met Teams en daar is het heel belangrijk om te kunnen instellen wie wel of geen toegang tot documenten en informatie kan hebben. Op scholen heb je daar natuurlijk ook mee te maken. Informatie over leerlingen moet je natuurlijk ook kunnen afschermen voor mensen, die daar niks mee te maken hebben. Die beheersaspecten van Teams spelen overal een belangrijke rol, maar een gewone gebruiker hoeft daar verder niets van te merken.’
Hoe gaat dat met de acceptatie van Teams op scholen en bedrijven?
PD: ‘In het algemeen zal de acceptatie met vallen en opstaan gaan. Mensen moeten echt even wennen aan deze applicatie, omdat het een andere werkwijze vraagt van de gebruikers. In plaats van meerdere applicaties te gebruiken, kunnen ze nu volstaan met alleen Teams. Dat is een hele omschakeling voor veel deelnemers. Door een goede introductie en opleiding te verzorgen kun je heel veel valkuilen vermijden. Hiervoor is wel noodzakelijk om vooraf goed te inventariseren welke wensen er vanuit de organisatie en de gebruikers zijn, maar ook wat eventuele policies zijn waar de organisatie zich aan heeft te houden. Dan voorkom je veel misverstanden en daarmee een lagere acceptatiegraad.’
Wil je wat voorproefjes uit het Handboek Teams lezen? HIER kun je ze op dit blog vinden.
Hans Frederiks is journalist en fotograaf en hoofdredacteur van blog.computercreatief.nl. Hij schrijft over ontwikkelingen op het gebied van computers, van vormgeving op het web en print, en fotografeert al zijn hele leven lang. Zijn specialisaties zijn panorama’s, landschappen en podiumfotografie. Zijn blog vind je HIER, zijn boeken vind je HIER.
