Elke maand besteden we speciale aandacht aan een boek uit het fonds van Van Duuren Media. Het boek van de maand juni is Het Complete Boek: Excel voor professionals van auteur Wim de Groot. Op het blog geven we wat voorproefjes uit het boek zoals deze vierde blogpost over het sneller werken met Excel. Deze tips behandelen het sneller kopiëren en plakken in Excel. De andere voorproefjes vind je HIER, HIER, HIER en HIER.
We interviewden Wim over Excel 2016 en zijn nieuwe boek. In het interview praten we over zijn uit de hand gelopen Excel-hobby, zijn gymnasium-alfa-achtergrond en de EK-voetbalpool die hij met Excel in elkaar heeft gesleuteld. Wim schreef ook een gastblog, dat je HIER kunt vinden.

Handig kopiëren en plakken

U kopieert een cel met zijn hele opmaak en inhoud snel naar de cellen die er meteen onder liggen als volgt. Selecteer de cel die u wilt kopiëren samen met een reeks cellen eronder en druk op de toetsen Ctrl+D (van Down). De bovenste cel wordt omlaag gekopieerd.

• Wilt u enkele cellen die naast elkaar staan omlaag kopiëren, dan selecteert u die cellen, samen met de cellen eronder waar de kopie moet komen en drukt u op Ctrl+D.

Wilt u een cel naar een aantal cellen rechts daarvan kopiëren, dan selecteert u die cel met een reeks cellen rechts ervan en drukt u op Ctrl+R (van Rechts).

Wilt u een cel naar rechts én omlaag kopiëren, dan selecteert u vanaf de te kopiëren cel een groep cellen rechts en omlaag. Houd de Ctrl-toets ingedrukt, druk op R en dan op D. Zo vult u erg snel een hele tabel met dezelfde formule (of met een kopie ervan).

TIP • Kopie aanzuigen  Wilt u onder een bepaalde cel een kopie hebben, dan is de sneltoets Ctrl+D ook handig. Klik in de cel onder de cel die u wilt kopiëren, druk op Ctrl+D en u krijgt er een kopie onder. Hiervoor hoeft u dus niets te selecteren.Naar rechts werkt dit ook: klik in de cel rechts van de cel die u wilt kopiëren, druk op Ctrl+R en u krijgt een kopie in die cel.

Inhoud naar cel eronder kopiëren

Wilt u de tekst of het getal naar de cel eronder kopiëren, zonder de opmaak, dan gaat dat supersnel als volgt. Klik in de cel onder de cel die u wilt kopiëren, druk op de toetsen Ctrl+’ (het enkele aanhalingsteken) en druk op de Enter-toets. Nu wordt alleen de inhoud uit de cel erboven overgenomen.

• Staat in de bovenste cel een formule met een celverwijzing, dan wordt die verwijzing niet aangepast; u kopieert alleen de letterlijke tekst van de formule. Dat is handig als u een ingewikkelde formule moet samenstellen: u kunt dan rustig experimenteren met de kopie terwijl het origineel intact blijft.
• Doet u dit met een datum, dan ziet u na Ctrl+’ eerst een groot getal. Geen paniek: druk op de Enter-toets en u ziet de datum (dat komt doordat Excel datums als getallen verwerkt).
• Als u onder de cel die u wilt overnemen een hele serie cellen selecteert en drukt op Ctrl+’ (het enkele aanhalingsteken) gevolgd door Ctrl+Enter, kopieert u de inhoud van de cel erboven naar deze hele serie. Nu worden relatieve celverwijzingen wel aangepast.

Kopiëren met de muis

U weet dat u cellen kunt verplaatsen door met de muis aan hun rand te slepen. Een groep cellen (of hele kolommen en rijen) verplaatst u door ze te selecteren en aan de rand van de selectie te slepen. Als u tegelijk de Ctrl-toets vasthoudt, kopieert u ze eenvoudig en snel. Selecteer de cel, de groep cellen, hele kolommen of rijen. Plaats de muisaanwijzer op de rand van de markering, houd de Ctrl-toets ingedrukt (bij de muisaanwijzer verschijnt een plusteken), sleep naar de plek waar de kopie moet komen en laat daar los.

Kopiëren en meteen invoegen

U laat twee kolommen van plaats wisselen als u een kolom selecteert en deze met ingedrukte Shift-toets opzij sleept. Als u hierbij tegelijk de Ctrl-toets vasthoudt, kunt u kopiëren en invoegen tegelijk. Selecteer de kolom die u wilt kopiëren (u kunt meer kolommen selecteren), houd de toetsen Shift en Ctrl samen ingedrukt en sleep de rand van deze geselecteerde kolom(men) opzij; een grijze lijn laat zien waar deze kopie terecht zal komen. Zodra u de muisaanwijzer loslaat, komt een kopie van de kolom tussen twee andere kolommen; de bestaande kolommen rechts van die plek schuiven op.

• Voor het kopiëren en invoegen van hele rijen klikt u op het rijnummer, houdt u de toetsen Shift en Ctrl samen ingedrukt en sleept u de rand van de selectie omhoog of omlaag. De kopie komt tussen bestaande rijen.

Zo kunt u ook een of meer cellen kopiëren en meteen invoegen. Selecteer de cel of groep cellen die u wilt kopiëren, houd de toetsen Shift en Ctrl samen ingedrukt en sleep de cellen; er verschijnt een grijze lijn die aanduidt tussen welke cellen de kopie terecht zal komen.

• Loopt de grijze lijn horizontaal, dan zullen de bestaande cellen onder die lijn omlaag schuiven.
• Is de grijze lijn verticaal, dan zullen de cellen rechts van de lijn verder naar rechts schuiven.

Zodra u loslaat, wordt de kopie van de cel (of groep cellen) tussen de bestaande cellen geschoven.

Slepen met de rechtermuisknop

U weet dat er onder de rechtermuisknop een aantal opties schuilgaat, u weet ook dat u gewoonlijk sleept met de linkermuisknop. Een ongewone actie is slepen met de rechtermuisknop. Selecteer een aantal cellen en sleep met de rechtermuisknop aan de rand van de markering; er verschijnt een menu. Kies bijvoorbeeld Hierheen verplaatsen of Hierheen kopiëren.

Kopiëren met de vulgreep

Met de vulgreep maakt u niet alleen reeksen, u kunt er ook mee kopiëren. Dat gaat als volgt. Klik in de cel die u wilt kopiëren en sleep aan de vulgreep omlaag; als u ver genoeg bent, laat u los. De hele serie wordt voorzien van een kopie. Met de vulgreep kunt u ook cellen omhoog en opzij kopiëren.

TIP • Kopiëren met een dubbelklik U kopieert supersnel als u dubbelklikt op de vulgreep. Als u een cel (met een formule) omlaag wilt kopiëren en er staan al gegevens in de kolom ernaast, dubbelklik dan op de vulgreep. De cel wordt omlaag gekopieerd, even ver als de gegevens die in de kolom ernaast staan.

Dit is nog maar een klein deel van de informatie uit het Complete Boek Excel voor Professionals. Het boek is 1130 pagina’s dik en bevat alles wat je over Excel wilt weten en nog meer. Bestel het bij de uitgever, bij je favoriete online-boekhandel of bij de boekhandel bij jou om de hoek.

Wim De Groot

Wim de Groot schrijft artikelen over Excel voor het populaire tijdschrift ComputerIdee en boeken bij van Duuren Media. Als freelance auteur heeft hij al vele lezers weten te boeien met dit rekenprogramma. Hij begeleidt in de gezondheidszorg mensen op het gebied van levensvragen. Daarbij is helder communiceren van groot belang. Dat hij helder kan communiceren blijkt ook in zijn uitleg van Excel. Aan beginnende en gevorderde gebruikers laat hij zien hoe ze de mogelijkheden van dit rekenwonder kunnen benutten. Als nuchtere noorderling doet hij niet moeilijk over zaken die ingewikkeld lijken. Zijn doel is om u plezier te laten beleven aan uw computer en aan Excel in het bijzonder. De boeken van Wim vind je hier.