Het is mogelijk om een geheel geautomatiseerde dia of zelfs een complete presentatie in PowerPoint op te zetten. Zorg allereerst dat u de volledige presentatie een keertje hebt geoefend, of zet de voor te lezen tekst op papier.
1 Selecteer eventueel de eerste dia in de diavoorstelling. Klik in de tab Diavoorstelling op het omgekeerde dakje onder de knop Opnemen. Kies vervolgens de optie Vanaf het begin. Het beeld dat u nu te zien krijgt wijkt af van oudere (dan 2019) versies van PowerPoint. Zo is er nu een duidelijke opnameknop rechtsboven in beeld en zijn de gereedschappen onder in beeld duidelijker herkenbaar.
Zoals u begrijpt, behelst deze functie veel meer dan alleen het opnemen van geluid, maar wordt de hele show inclusief timing en muisbewegingen vastgelegd. Dat is handig, want zo kan een presentatie volautomatisch op bijvoorbeeld een beurs afgespeeld worden.
U gaat nu dan ook de hele diavoorstelling doorlopen, keurig voorzien van uw commentaar. Werk de presentatie af alsof u voor publiek in een zaal staat en klik op de juiste momenten om animaties te starten en naar een volgende dia te gaan. Alles wordt opgenomen en getimed zodat u straks over een compleet geautomatiseerde diavoorstelling beschikt.
Een geheel geautomatiseerde diavoorstelling behoort tot de mogelijkheden.
Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.
Bespaar jezelf een hoop saai tikwerk en laat reeksen maken in Excel lekker aan het programma zelf over. Computers zijn gemaakt om de mens te dienen, after all. Niet om ze nog meer werk te geven.
In Excel heeft de rechter benedenhoek van de cel waarin je staat, een blokje; dat is de vulgreep. Als je de muisaanwijzer erop houdt, verandert deze van de gewone dikke witte plus in een dun zwart plusteken. Hiermee kun je kopiëren. Typ bijvoorbeeld een plaatsnaam en druk op de Enter-toets. Klik op de cel met die plaatsnaam en sleep de vulgreep met ingedrukte linkermuisknop omlaag; de plaatsnaam wordt omlaag gekopieerd.
Snel reeksen maken in Excel
Met de vulgreep maak je supersnel oplopende reeksen. Je wilt bijvoorbeeld een serie datums onder elkaar. Typ de eerste datum, bijvoorbeeld 1-3 en druk op de Enter-toets. Klik op de cel met die datum en sleep de vulgreep met ingedrukte linkermuisknop omlaag. Je ziet dat er automatisch een reeks wordt gemaakt. In een wit label bij het plusteken zie je intussen wat Excel in de volgende cellen zal zetten. Laat de muisknop los als de serie datums lang genoeg is.
• Deze functie heet Doorvoeren en werkt ook als je opzij sleept.
Zo maak je ook snel een serie getallen. Typ een 1 in een willekeurige cel en druk op de Enter-toets. Klik in de cel met de 1, klik op de vulgreep, houd de Ctrl-toets ingedrukt en sleep de vulgreep omlaag. Als je ver genoeg hebt doorgeteld, laat je de muisknop los.
• Sleep je de vulgreep omlaag zonder de Ctrl-toets ingedrukt te houden, dan wordt die 1 gekopieerd en krijg je een serie enen onder elkaar.
Met de vulgreep maak je snel reeksen van getallen of datums.
Andere reeksen doorvoeren
Met de vulgreep kun je ook andere reeksen maken. Let op: bij de volgende voorbeelden houd je tijdens het slepen aan de vulgreep de Ctrl-toets niet ingedrukt.
• Typ jan of januari in een cel, druk op de Enter-toets en sleep aan de vulgreep van die cel. De andere maanden van het jaar komen erbij. Na december gaat Excel verder met januari.
• Begin je met ma of met maandag, dan krijg je met de vulgreep de andere dagen van de week erbij.
• Typ Week 1 en het wordt voortgezet met Week 2, Week 3.
• Begin met Rembrandtlaan 13 en de vulgreep gaat verder met Rembrandtlaan 14, Rembrandtlaan 15.
• Na 1e kwartaal komt automatisch 2e kwartaal enzovoort. En na 4e kwartaal 2020 volgt vanzelf 1e kwartaal 2021!
De vulgreep. Die mag met recht aanvulgreep heten.
Doorvoeren in grotere stappen
Excel kan reeksen in stappen doorvoeren als je het programma even duidelijk maakt hoe groot die stappen moeten zijn. Je typt hiervoor de eerste twee waarden onder elkaar. Excel kijkt dan hoe groot de stap ertussen is en voert de reeks door.
Stel, je wilt een serie even getallen onder elkaar hebben. Typ in een cel 2 en daaronder 4. Selecteer deze beide cellen, klik op de vulgreep en sleep omlaag. Excel ziet dat het verschil hiertussen 2 is en telt in de volgende cellen verder: 6, 8 enzovoort.
Dit werkt ook als het getal achter een woord staat, zoals in een adres. Typ Rembrandtlaan 13 en typ in de cel daaronder Rembrandtlaan 15. Selecteer beide cellen en sleep de vulgreep omlaag. Je krijgt de volgende adressen met oneven huisnummers.
Wil je een serie datums met steeds een week ertussen? Dan typ je de eerste twee datums, bijvoorbeeld 1-1-2021 en 8-1-2021. Selecteer deze beide cellen en sleep aan de vulgreep; de vrijdagen van 2021 verschijnen onder elkaar.
Vind je het gedoe met de Ctrl-toets lastig (zie het kader hierboven), typ dan in een cel 1 en daaronder 2. Selecteer deze beide cellen, klik op de vulgreep en sleep die met ingedrukte linkermuisknop omlaag. Zo help je Excel op weg en telt het programma automatisch verder.
Leuke tip? Je vindt er nog veel meer in het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim De Groot. Met Excel kun je behalve rekenen ook gegevens bijhouden. Die kunnen in een eenvoudige tabel staan of in een professionele database. Vervolgens wil je die gegevens op een bepaalde manier op een rij zetten, verbanden zien, ze analyseren en conclusies trekken. Dat leer je in dit boek. Je hoeft hiervoor niet veel ervaring met Excel te hebben. De voorbeelden in dit boek worden helder uiteengezet, zodat je ze kunt aanpassen voor je eigen werk. Kortom: prima leesvoer voor een ieder die ook eens wat andere mogelijkheden van ‘s werelds meest bekende spreadsheet wil leren kennen.
Wim de Groot schrijft artikelen over Excel voor het populaire tijdschrift ComputerIdee en boeken bij van Duuren Media. Als freelance auteur heeft hij al vele lezers weten te boeien met dit rekenprogramma. Hij begeleidt in de gezondheidszorg mensen op het gebied van levensvragen. Daarbij is helder communiceren van groot belang. Dat hij helder kan communiceren blijkt ook in zijn uitleg van Excel. Aan beginnende en gevorderde gebruikers laat hij zien hoe ze de mogelijkheden van dit rekenwonder kunnen benutten. Als nuchtere noorderling doet hij niet moeilijk over zaken die ingewikkeld lijken. Zijn doel is om u plezier te laten beleven aan uw computer en aan Excel in het bijzonder. De boeken van Wim vind je hier.
Met de vulgreep maak je snel reeksen van getallen of datums.
De vulgreep. Die mag met recht aanvulgreep heten.
