Tag archieven: Microsoft Office

Het Klembord van Office

Knippen, kopiëren en plakken zijn dingen die u veel doet binnen de Office-onderdelen. Het Klembord van Office (en Windows) komt daarbij best van pas.

Onderstaand fragment is afkomstig uit het boek Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365, een lekker dikke pil waarin u alles over alle Office-onderdelen kunt vinden.

Soms merkt u dat u een stuk tekst beter op een andere plaats kunt zetten of dat u een stuk tekst op een andere plaats nogmaals kunt gebruiken. U hoeft die tekst dan niet opnieuw te typen. Het is mogelijk tekst te kopiëren of te verplaatsen. Word gebruikt hiervoor een apart stukje van het geheugen. Hier wordt de tekst (of de afbeelding, grafiek of een ander object) tijdelijk geparkeerd. In Windows heet dit geheugengebied het klembord. In Office-applicaties kunt u maar liefst 24 objecten op het klembord plaatsen. In Word, Excel, PowerPoint enzovoort spreken we van het Office Klembord; dit biedt veel meer mogelijkheden dan het eenvoudige klembord van Windows (ook wel het systeemklembord genoemd). Het Office Klembord is te vinden in het tabblad Start, groep Klembord. Klik op het kleine pijltje rechtsonder in de groep Klembord om het taakvenster Klembord te openen en het Office Klembord te activeren. Het venster zal lijken op dat in de afbeelding.

Lees verder Het Klembord van Office

Word: Speciale tekens, symbolen en accenten invoegen

Oh jee: waar zat dat rare leeseken ook alweer? Tijd voor Word: Speciale tekens, symbolen en accenten invoegen. Deze kennis komt altijd van pas!

Het komt regelmatig voor dat u teksten moet typen waarin bijzondere tekens voorkomen, zoals ©, ƒ, ® of ™. Denk hierbij ook aan aandachtstrekkers, zoals wijzende handjes (), een telefoontoestel of een schaartje. Ook komen in veel Nederlandse woorden accenttekens voor, zoals é, è, ë, á, à, ä, ö, ï en ç. Het is dan handig om te weten hoe u dergelijke tekens snel invoegt in Word.

Lees verder Word: Speciale tekens, symbolen en accenten invoegen

Gebruik screenshots in PowerPoint

Gebruik screenshots in PowerPoint – het presentatieprogramma van Microsoft Office – om uw betogen en instructies te verduidelijken.

In presentaties zijn afbeeldingen van een computerscherm geen vreemde verschijning. Denk aan een presentatie rondom een training voor nieuwe software of gewoon een schermafdruk van een browser om te laten zien hoe een website er ‘in het echt’ uitziet. U maakt schermafbeeldingen in alle Windows-versies (ook de oudste) door op de toets Print Screen (PrtScn) te drukken.

Windows zet een afdruk van het hele scherm op het Klembord. De toetsencombinatie Alt+Print Screen stuurt een afbeelding van alleen het actieve venster naar het Klembord. Dit werkt ook in Windows Vista, Windows 7, 8 en 10, maar deze Windows-versies hebben een handig hulpprogramma dat u meer vrijheid geeft in het maken van schermafdrukken. Het heet Knipprogramma en u krijgt hier een korte demonstratie van de werking. Het gebruik komt verderop aan bod. Lekker makkelijk allemaal in ieder geval, dus gebruik screenshots in PowerPoint vooral met enige regelmaat! Lees verder Gebruik screenshots in PowerPoint

Foto’s in PowerPoint

Vanzelfsprekend is het geen probleem om foto’s in PowerPoint te gebruiken, altijd handig om het een of ander mee te verduidelijken!

PowerPoint beschikt over allerlei handige hulpmiddelen betreffende foto’s. Zoals bijvoorbeeld uitsnijden. Stel dat u van de liggende foto een staand exemplaar wilt maken, dan doet u dat door – met de afbeelding geselecteerd – in het lint onder Hulpmiddelen voor afbeeldingen en Opmaak op de knop Bijsnijden te klikken. Sleep het bijsnijdkader naar de gewenste grootte door gebruik te maken van de diverse aangrijppunten van de selectie. Zodra u ergens buiten de afbeelding klikt, ziet u alleen nog het bijgesneden deel van de afbeelding.

foto’s in PowerPoint
Bijsnijden is snel te realiseren.

Lees verder Foto’s in PowerPoint

Automatisch aanvullen in Excel

Automatisch aanvullen in Excel is een zegen; het scheelt je heel veel tikwerk. En zorgt dus ook voor een veel hogere productiviteit.

Heb je een naam in Excel eenmaal ingevoerd en wil je die voor de tweede keer typen, kijk dan even naar je beeldscherm. Je hebt bijvoorbeeld al eens Amsterdam ingevoerd en een volgende persoon woont daar ook. Typ alleen een a (dat mag als kleine letter). Kijk naar de cel en je ziet dat Excel daar amsterdam van maakt (als dat de enige plaats met een a is). Druk op de Enter-toets; de hele plaatsnaam wordt ingevoerd, met een hoofdletter.

automatisch aanvullen in Excel
Staat Amsterdam al in de lijst, dan typ je voortaan alleen de eerste letter(s) en doet Excel de rest.
Lees verder Automatisch aanvullen in Excel

Een index maken met Word

Een index maken met Word is een klusje waarmee schrijvers van informatieve of technische documenten veel te maken krijgen. Hoe werkt dat?

Bij informatieve of technische documenten is het gebruikelijk om aan het eind van het document een index met trefwoorden op te nemen. In een index – zoals ook achter in dit boek – staat een alfabetische trefwoordenlijst met paginanummers, zodat lezers gemakkelijk bepaalde onderwerpen kunnen vinden. Het opnemen van een index bij een roman of nieuwsbrief is wat ongebruikelijker, maar soms komt u ze tegen. Lees verder Een index maken met Word

Lijsten bijhouden met Excel

Lijsten bijhouden met Excel is eenvoudig. Of het nu gaat om een adreslijst, je filmcollectie of iets heel anders. Excel als database.

Met Excel kun je uitstekend lijsten bijhouden. Denk aan een lijst met de adressen van je familie, je klantenkring of je vereniging, of een overzicht van je muziekverzameling; zo’n lijst wordt een database genoemd. Je leest in dit artikel hoe je een lijst opzet en gegevens invoert. Met een paar trucjes gaat dat gemakkelijk en snel. Je bespaart een hoop tikwerk als je reeksen maakt met de vulgreep. Gegevens uit een ander programma als Word of Access kun je exporteren naar Excel of opslaan als een csv-bestand. Vervolgens importeer je die gegevens in Excel. Ook een download van bankgegevens is vaak een csv-bestand. Lijsten bijhouden met Excel biedt vele mogelijkheden. We beginnen echter eenvoudig, om de smaak te pakken te krijgen.

Lees verder Lijsten bijhouden met Excel

Maak een initiaal in Word

Een initiaal aan het begin van een hoofdstuk (of desnoods zelfs een alinea) kan best mooi staan. Dat snapten die oude monniken al. Kortom: maak een initiaal in Word, altijd leuk.

Met een initiaal bedoelen we zo’n joekel van een letter aan (meestal) het begin van een hoofdstuk. Maar u kunt ze ook gebruiken als aardig begin van een alinea. Bedenk daarbij echter dat – zoals altijd – overdaad schaadt. Het moet immers wel allemaal (prettig) leesbaar blijven. We gebruiken in dit artikel trouwens Word 2019, de ‘vaste’ versie van Microsoft Office die alleen bugfixes en veiligheidsupdates krijgt. Gebruik jij Office 365, dan zal het ongetwijfeld hetzelfde werken. Maar mogelijk zie je hier of daar een extra inmiddels toegevoegde functie. Niks van aantrekken, voor de intitialen maakt het niets uit. Lees verder Maak een initiaal in Word

Infographics maken met PowerPoint

PowerPoint is natuurlijk een solide pakket en onderdeel van Microsoft Office om presentaties mee in elkaar te draaien. Maar infographics maken met PowerPoint is ook best te doen.

Infographics zijn van die creatief vormgegeven dingen die bijvoorbeeld het verloop van een proces weergeven. Of saaie cijfertjes betreffende iets even saais als bevolkingsgroei of iets dergelijks op een toch wat aantrekkelijke manier weergeven. Meestal worden de mooiste infographics in elkaar gezet door iemand met een gedegen grafische opleiding achter de kiezen. Of in ieder geval door iemand die een redelijk kunstzinnig gevoel heeft. Toch kun je je eigen rapporten en dergelijke ook best opvrolijken met dit soort dingen. Infographics maken met Powerpoint is bijvoorbeeld goed te doen. Al was het maar omdat dit programma daarvoor diverse kant-en-klare symbolen aan boord heeft. Of nou ja: je kunt die vinden in een uitgebreide database aan online beschikbare sjablonen, vrij te gebruiken door iedereen die PowerPoint heeft aangeschaft. Iets wat overigens meestal zal gebeuren als onderdeel van het complete Office-pakket. Microsoft Office is in twee smaken verkrijgbaar: een ‘vastgezette’ versie die je los en eenmalig koopt en geen feature-updates krijgt (maar wel beveiligingsupdates) en Office 365, een ‘vloeibare versie’ die continu nieuwe functies krijgt. Lees verder Infographics maken met PowerPoint

Office op je Mac

Kies je voor een Mac, dan hoef je Microsoft Office niet achter te laten. Daarnaast zijn er ook voldoende alternatieven beschikbaar voor Microsoft Office.

MacOS is vooralsnog het enige andere besturingssysteem waar ook Microsoft Office voor beschikbaar is. Mocht je Windows dan ook een beetje beu zijn, maar ben je wel een fervent gebruiker van Office dan is er dus een gedegen alternatief. Qua gebruikersinterface is er eigenlijk geen verschil. Behalve dan dat de Mac-versie van Office een praktisch extraatje heeft. Naast het lint is er namelijk ook een uitgebreide menubalk beschikbaar. Het beste van beide werelden dus. Enige ‘minpunt’ is – zoals we eerder al eens schreven – dat de onderdelen Access en Publisher ontbreken: die zijn alleen in de Windowsuitvoering van Office beschikbaar. Vreemd als je er dieper over nadenkt, maar een gemis zal het voor ‘t overgrote deel van de gebruikers niet echt zijn.

Lees verder Office op je Mac

De minder bekende onderdelen van Office

Voor de meeste gebruikers bestaat Office uit de onderdelen Word, Excel, PowerPoint en eventueel Outlook. Maar er is nog meer.

Word, Excel en PowerPoint kent iedereen wel als onderdelen van Microsoft Office. Ook Outlook is een standaard-app in het bedrijfsleven en wordt ook thuis regelmatig als mail- annex agendasoftware ingezet. Maar er zijn meer Office-onderdelen. Afhankelijk van welke versie van het pakket je precies hebt aangeschaft (of welk 365-abonnement je hebt afgesloten) is er bijvoorbeeld ook Access. Of Publisher. Terwijl OneNote een standaardonderdeel is van alle smaken Office. Het kunnen handige tools zijn, maar ze zijn vaak net wat minder bekend.

Lees verder De minder bekende onderdelen van Office

Microsoft kraakt eigen Office af…?

Het lijkt een toch wat vreemde handelswijze: een serie filmpjes waarin Microsoft zelve Office 2019 afkraakt ten faveure van Office 365…

We schreven eerder al eens over de verschillen tussen Office 2019 en Office 365. De belangrijkste conclusie uit dat verhaal was dat er voor beide opties ruim voldoende gegadigden te vinden zijn. Een ieder die gewoon een rotsstabiel softwarepakket wil zonder steeds nieuw toegevoegde features en poespas is prima af met een Officeversie waarachter een jaartal prijkt. Die versies krijgen namelijk alleen bugfixes, wat betekent dat er niets verandert aan functionaliteit. En ook dat je op geen enkele manier afhankelijk bent van een internetverbinding om je Office aan de praat te krijgen en houden. Office 365 is veel meer gekoppeld aan de cloud. En wordt tenminste maandelijks voorzien van forse updates die vaak nieuwigheden toevoegen. Je kunt documenten centraal op OneDrive bewaren en gebruiken op andere computers of tablets (en zelfs je smartphone, al is daarvan het scherm wat aan de kleine kant).

Lees verder Microsoft kraakt eigen Office af…?

PowerPoint: een evergreen

PowerPoint is qua presenteren toch min of meer het standaardgereedschap waar steeds weer naar gegrepen wordt. Voor werk, studie of thuis.

De kans dat je in je leven nog nooit een PowerPoint-presentatie hebt gezien is nihil. Ook is de kans vrij groot dat je er inmiddels zelf ook wel een stel gemaakt hebt. Voor school, werk of desnoods een familiefeest. De software is feitelijk door iedereen te gebruiken, zeker als je er niet al te diep induikt. Sjablonen zorgen ervoor dat je al heel snel iets aantrekkelijks (of in ieder geval aanzienswaardig) in elkaar hebt gedraaid. Kijk je iets verder dan de standaardopties, dan blijken ook allerlei zaken als animaties, het invoegen en zelfs bewerken van video’s en meer mogelijk.

Lees verder PowerPoint: een evergreen

Microsoft helpdesk-ellende

Toegegeven: achteraf gezien was het een domme fout om te denken dat de helpdesk van Microsoft ergens een echt antwoord op kan geven. Maar dat ze vervelend opdringerig bleken was een onverwachte bijwerking.

Ik gebruik een betaalde Pro-versie van Office 365. Daar mag je – indien dat zo eens nodig is – ook best wat support bij verwachten. Ik heb het nog nooit dringend nodig gehad, maar had nu toch een bescheiden ja/nee-vraagje over een al even bescheiden onderwerp. Niks schokkends, niks dringends. In het Office 365-portal kon een supportaanvraag eenvoudig ingediend worden, in ‘t Nederlands zelfs. Je verwacht dus dat daar een Nederlandstalig antwoord op komt. Niet dus. Het eerste teken van leven was een telefoontje van een nummer uit Washington, midden in de spits. Niet opgenomen, want ik ken niemand uit die contreien. Na later even het nummer googelen, bleek het om de officiële helpdesk van Microsoft te gaan. De Indische medewerker had zelfs een voicemail ingesproken. Waaruit bleek dat hij mijn vraag ofwel totaal niet begrepen had ofwel niet gelezen had.

Lees verder Microsoft helpdesk-ellende

Microsoft Office naar Mac app store

Het heeft een flinke tijd mogen duren, maar Microsoft is dan toch eindelijk overstag. MS Office is verkrijgbaar in de Mac app store.

Hoewel je probleemloos programma’s kunt downloaden en installeren vanaf de website van een fabrikant in macOS, is er ook een prima bruikbare app store in dit besturingssysteem te vinden. En in tegenstelling tot een soortgelijke softwarewinkel van Windows is deze wel tamelijk succesvol. En gevuld met daadwerkelijk bruikbare software. Daarnaast biedt software die uit de store is gedownload als extraatje dat updaten een eitje is. Met name dat laatste was gebruikers van Microsoft Office op de Mac al jarenlang een doorn in het oog. Want tjongejonge wat was de Microsoft updatetool daarvan verschrikkelijk traag. Het updateproces van Office was zonder meer het meest tijdvretende proces van al je geïnstalleerde software op een Mac. Een beetje analoog aan het updaten van Windows, dat duurt ook altijd heerlijk lang. Microsoft durft echter steeds meer ‘voorbij’ Windows te kijken. De softwaregigant ziet inmiddels zelf mede in dat hun besturingssysteem ook in het bedrijfsleven niet altijd meer heilig is. Vandaar dat MS Office sinds eind vorige week gewoon in de app store van macOS te vinden is.

Lees verder Microsoft Office naar Mac app store