Tagarchief: Office 365

Kopteksten en voetteksten in Word

Met kopteksten en voetteksten in Word maakt u langere schrijfsels of complete boeken een stuk leesbaarder. Hoe u dat regelt, leest u hieronder in een tip afkomstig uit het boek Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.

In dit boek staat boven aan de even pagina’s het hoofdstuknummer gevolgd door de titel van het hoofdstuk. Boven aan de oneven pagina’s wordt eerst de serienaam genoemd, gevolgd door de titel van het boek. Dit zijn kopteksten. Een steeds terugkerende tekst onderaan de pagina noemen we een voettekst. In dit boek zijn dat de paginanummers.

Het is niet verstandig dergelijke teksten zélf boven (of onder) elke pagina te typen, want als u achteraf tekstgedeelten toevoegt of verwijdert, komt het pagina-einde op een andere plaats en moet u de kop- en voetteksten verplaatsen. In Word kunnen kop- en voetteksten automatisch worden gemaakt.

Kop- en voetteksten invoegen

Het invoegen en naderhand bewerken van kop- en voetteksten doet u in het tabblad Invoegen met de knoppen Koptekst en Voettekst. Deze knoppen werken op dezelfde manier. Wanneer u op één van deze knoppen klikt, verschijnt een menu. Klik op een optie; de mogelijkheid voor een kop- of voettekst wordt in uw document ingevoegd. U kunt nu tekst invoegen.

Kop- en voetteksten bewerkt u in een speciale ontwerpmodus. De tekst is dan lichtgrijs; u typt in het koptekst- of voettekstgebied.

Lees verder Kopteksten en voetteksten in Word

Outlook Taken en Notities

Met Outlook Taken en Notities helpt u orde in de chaos te houden, en zaken nooit meer (of in ieder geval minder) te vergeten. Deze tip is afkomstig uit ‘t dikke Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.

Een taak in Outlook is een beetje te vergelijken met een afspraak, maar wordt niet met een tijdslot weergegeven in de agenda. Taken kunnen kortdurende acties zijn, zoals ‘bel de afdeling Marketing’, maar ook uit langere projecten bestaan, bijvoorbeeld ‘Opmaak magazine juli’, waar u twee weken voor hebt uitgetrokken.

In de praktijk komt het er vaak op neer dat taken worden gebruikt voor langduriger werkzaamheden, waar u met onderbrekingen aan werkt. Outlook biedt allerlei mogelijkheden om de voortgang van taken bij te houden. Outlook Taken en Notities helpen u orde in de chaos te houden.


To do-lijst

U zou de takenlijst van Outlook kunnen beschouwen als een uitgebreide to do-lijst. Maar dan wel een lijst waarin u allerlei extra mogelijkheden hebt om de uitvoering van de taak te controleren en sturen. Zorg er zelf voor dat de lijst ook daadwerkelijk wordt gevuld met actie-items, oftewel taken die kunnen worden uitgevoerd. Zijn het meer algemene opmerkingen, gebruik dan het onderdeel Notities. Dat wordt in het tweede deel van dit hoofdstuk besproken.


Lees verder Outlook Taken en Notities

Tips en trucs voor alinea- en regeleinden in Microsoft Word

Tips en trucs voor alinea- en regeleinden in Microsoft Word. Deze blogpost is afkomstig het Het Complete Boek Office 2019, ook geschikt voor Office 365.

Over alinea- en regeleinden in Word valt best wat aan tips en trucs te melden. Zo drukt u waarschijnlijk telkens op Enter om een nieuwe regel tegen de linkermarge te laten beginnen. De plekken in het document waar op Enter is gedrukt, zijn zichtbaar te maken door in het tabblad Start, groep Alinea op de knop Alles weergeven te klikken (of druk op Ctrl+Shift+*). Dit noemen we ook wel het alineamarkeringsteken.

De knop Alles weergeven toont ook de niet-afdrukbare tekens in het document.

Lees verder Tips en trucs voor alinea- en regeleinden in Microsoft Word

Gemiddelde berekenen in Excel

Het gemiddelde berekenen in Excel van een serie getallen is een eitje. Hoe je dat realiseert lees je in dit artikel. Een extract uit mijn boek uit mijn boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek.

Wil je van een gegevensreeks het gemiddelde berekenen, dan heeft Excel daarvoor de functie GEMIDDELDE. Daarmee kun je ook het schuivend gemiddelde en het cumulatief gemiddelde berekenen.

• Wil je niet het gemiddelde van alle getallen, maar van getallen die aan een of meer criteria voldoen, kijk dan in hoofdstuk 9 en 10. Lees verder Gemiddelde berekenen in Excel

Een PowerPoint-presentatie inpakken voor cd of USB-stick

PowerPoint is en blijft het meest gebruikte presentatiepakket. Hebt u iets moois gemaakt, dan behoort een PowerPoint presentatie meenemen – vanzelfsprekend – tot de mogelijkheden. Hoe u een Powerpoint-presentatie kunt meenemen leest u in deze blogpost:  Een PowerPoint-presentatie inpakken voor cd of USB-stick. Onderstaand fragment is afkomstig uit de dikke pil Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.

Hoewel de cd al wat achterhaald is, kan het medium nog door veel pc’s worden afgespeeld. PowerPoint kan daarom nog steeds een presentatie inpakken voor cd (en natuurlijk ook voor de inmiddels veel gangbaarder USB-stick). Het is daarbij handig om gebruik te maken van de compileerfunctie die in PowerPoint is ingebakken, want daarmee worden alle benodigde bestanden bij elkaar gesprokkeld en als een compleet pakket bewaard. En komt u op het moment suprême niet voor vervelende verrassingen in de vorm van missende content te staan. Ook voor een PowerPoint presentatie meenemen geldt – zoals bij alles in ‘t leven: een goede voorbereiding is het halve werk! Lees verder Een PowerPoint-presentatie inpakken voor cd of USB-stick

Een paginarand aanbrengen in Word

Soms komen kleine handigheidjes prima van pas. Zoals een paginarand aanbrengen in Word, wat een document een ander uiterlijk geeft. Deze bescheiden maar leuke tip is afkomstig uit Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.

Het aanbrengen van een paginarand gebeurt in het dialoogvenster Randen en arcering. Extra ten opzichte van een alineakader is dat u bij een paginarand ook illustraties kunt gebruiken.

Paginaranden geven een document een vrolijk tintje.

Lees verder Een paginarand aanbrengen in Word

Wat kun je met Access 2019?

Access 2019 is een van de minder ‘bekende’ onderdelen van de Office suite. Maar je krijgt ‘m bijvoorbeeld wel bij een abonnement op Office 365. Althans, de Windows-gebruikers, er is tot op heden nooit een Mac-versie van de database-software verschenen. Wat kun je eigenlijk met Access 2019?

Oneerbiedig wordt Access 2019 (hierna aangeduid met Access) wel een elektronische kaartenbak genoemd. Deze omschrijving doet Access tekort, want u kunt er veel meer mee doen dan alleen adresbestanden bijhouden. Met de beschikbare sjablonen kunt u bijvoorbeeld een verkooppijplijn opzetten, marketingprojecten volgen, leerlingen van een school registreren of al uw kostbaarheden bijhouden.

Adressen in een kaartenbak(je).

Access

Om terug te komen op de kaartenbak: het is goed mogelijk een bestand met adressen bij te houden in Access. Misschien lijkt het u handiger een dergelijke tabel in Excel te maken. Voor een eenvoudig adresbestand waarin u namen en adresgegevens zoals straat, huisnummer, postcode en plaats (aangeduid met NAW-gegevens) opslaat, is dat ook zo. U kunt zelfs de geboortedatum opnemen en allerlei berekeningen uitvoeren. Hoofdstuk 1 – Access 2019 Access 2019, wat kunt u ermee?

Excel-bestand met NAW-gegevens.

In de afbeelding ziet u een voorbeeld van een Excel-tabel met daarin de adresgegevens aangevuld met een geboortedatum en de berekende leeftijd op 30 oktober in 2018. Met Excel kunt u de gegevens sorteren, selecteren en zelfs gebruiken om, met behulp van Word, etiketten of persoonlijke brieven te maken. Waarom zou u dan toch Access kiezen om gegevens bij te houden? Access 2019 is beter in het bijhouden van gegevens die gekoppeld worden. In de loop van dit boek gaat u gegevens verwerken van een stichting die activiteiten voor kinderen organiseert. Deze stichting heeft te maken met activiteiten, vrijwilligers die activiteiten begeleiden en kinderen die zijn ingeschreven voor een of meer activiteiten.

Excel is ook mogelijk, maar…

Het is niet onmogelijk om dit in Excel bij te houden, maar de tabellen kunnen heel rommelig worden. Denk maar aan het bijhouden van de activiteiten die een vrijwilliger gaat begeleiden. De vrijwilligers worden daarbij gekoppeld aan de activiteiten. Een ander woord voor die koppeling is relatie. Daarom wordt een database in Access 2019 ook wel een relationele database genoemd. Meestal worden voor het leggen van de koppeling nummers gebruikt: elke vrijwilliger, elk kind en elke activiteit krijgt een nummer. Aan de hand van de nummers wordt de relatie gelegd. Schematisch ziet zo’n koppeling eruit zoals in afbeelding 1.3.

Bestanden koppelen

In de maatschappij gebeurt het koppelen van bestanden (gegevens) met behulp van nummers wel vaker. Zo is aan de hand van uw burgerservicenummer, afgekort BSN (de oude naam is sofinummer) door overheidsinstanties allerlei informatie op te vragen.

De gegevens zijn via nummers aan elkaar gekoppeld.

Elk kind krijgt een pasje met daarop een nummer. Dat nummer wordt gebruikt bij de inschrijving voor deelname aan een activiteit. Datzelfde gebeurt met de activiteiten. Muziek op Schoot heeft nummer 1. Melany van Baalen wordt ingeschreven voor Muziek op Schoot. Daarom wordt bij de inschrijving genoteerd: kindnr 3 en activiteit 1. Dat lijkt allemaal heel onpersoonlijk, maar computers werken nu eenmaal gemakkelijker met getallen dan met teksten. In de overzichten ziet u van de nummers bijna niets meer terug. De naam van het kind en de bijbehorende activiteit worden netjes met de juiste omschrijvingen getoond.

U zult merken dat het opzetten van een database wel wat meer tijd kost dan het typen van de gegevens in Excel. Maar als alles draait, wordt snel duidelijk dat een database grote voordelen biedt.

Pasfoto’s

Formulieren

Voor het invoeren van de gegevens worden in Access 2019 formulieren gebruikt. Meestal worden de gegevens, in dit voorbeeld door de ouders, ingevuld op een papieren formulier. De gegevens op dat formulier moeten worden ingevoerd in de computer. Het is verstandig om bij het ontwerpen van het formulier op de computer uit te gaan van het papieren formulier. De volgorde van de gegevens op het scherm moet hetzelfde zijn als de volgorde op papier. Daarmee kunnen invoerfouten voor een deel worden voorkomen, maar fouten blijven natuurlijk mogelijk.

Het formulier voor het invullen van de gegevens van een kind.

Rapporten

Voor de uitvoer van de gegevens worden rapporten gebruikt. Dat kan in de vorm van een tabel, een samenvatting van de gegevens (bijvoorbeeld de activiteiten) of een telefoonlijst met alleen de namen en de telefoonnummers; voor de pasjes van de kinderen wordt een rapport met etiketindeling gebruikt.

Bovenstaand artikel is een stukje afkomstig uit Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365; auteurs: Peter Kassenaar, Wim de Groot, Wilfred de Feiter en Ronald Smit. Microsoft Office is de meest gebruikte kantoortoepassing ter wereld. Met programma’s voor tekstverwerking, presentaties, databases, rekenbladen en e-mail is het een complete suite die veel functionaliteit biedt en de productiviteit verhoogt. In dit lijvige werk behandelen de auteurs de toepassingen Word, Excel, Access, Outlook en PowerPoint, zodat u een compleet beeld krijgt van de veelzijdigheid en de kracht van de software. Na het lezen van dit boek bent u een expert!

Foto’s in PowerPoint

Vanzelfsprekend is het geen probleem om foto’s in PowerPoint te gebruiken, altijd handig om het een of ander mee te verduidelijken!

PowerPoint beschikt over allerlei handige hulpmiddelen betreffende foto’s. Zoals bijvoorbeeld uitsnijden. Stel dat u van de liggende foto een staand exemplaar wilt maken, dan doet u dat door – met de afbeelding geselecteerd – in het lint onder Hulpmiddelen voor afbeeldingen en Opmaak op de knop Bijsnijden te klikken. Sleep het bijsnijdkader naar de gewenste grootte door gebruik te maken van de diverse aangrijppunten van de selectie. Zodra u ergens buiten de afbeelding klikt, ziet u alleen nog het bijgesneden deel van de afbeelding.

Bijsnijden is snel te realiseren.

Lees verder Foto’s in PowerPoint

Automatisch aanvullen in Excel

Automatisch aanvullen in Excel is een zegen; het scheelt je heel veel tikwerk. En zorgt dus ook voor een veel hogere productiviteit.

Heb je een naam in Excel eenmaal ingevoerd en wil je die voor de tweede keer typen, kijk dan even naar je beeldscherm. Je hebt bijvoorbeeld al eens Amsterdam ingevoerd en een volgende persoon woont daar ook. Typ alleen een a (dat mag als kleine letter). Kijk naar de cel en je ziet dat Excel daar amsterdam van maakt (als dat de enige plaats met een a is). Druk op de Enter-toets; de hele plaatsnaam wordt ingevoerd, met een hoofdletter.

Staat Amsterdam al in de lijst, dan typ je voortaan alleen de eerste letter(s) en doet Excel de rest.

Lees verder Automatisch aanvullen in Excel

Updates voor allen

Gebruikers van macOS werden in de afgelopen dagen verrast (of moeten nog verrast worden) met een urgente noodpatch. Gebruikers van Office 365 onder Windows kregen ongevraagd het vervelende Teams gepusht. Updates, het blijven vervelende dingen.

Het zijn weer spannende tijden betreffende updates. Om de een of andere reden wordt het altijd in de zomermaanden druk wat deze tak van sport betreft, ongeacht welk besturingssysteem je draait. Ten eerste was er eind juli een grote macOS-update naar 10.14.6. Deze update had – waarschijnlijk – de laatste update van Mojave moeten zijn. Verrassing echter voor velen: in de afgelopen dagen verscheen een urgente noodpatch, ofwel een ‘supplemental update’ voor de update naar 10.14.6. Het bleek namelijk dat een klein deel van de macOS-gebruikers werd geconfronteerd met kernel-panics (zeg maar het Mac-equivalent van een blauw scherm) nadat ze hun systeem uit de slaapstand haalden. De getroffen systemen lijken vooral de apparaten met de T2 of T1 co-processor te zijn. Dit onderdeel zorgde voor een beperkte groep gebruikers al eerder voor kernel-panics, vaak tijdens het ontwaken uit de slaapstand of zomaar spontaan tijdens het gebruik.

Lees verder Updates voor allen