Tag archieven: Office

Opmaak kopiëren in Word en Plakken Speciaal

Dankzij de optie Opmaak kopiëren in Word hevelt u makkelijk opmaak over van een selectie naar een ander stuk tekst. Daarnaast is Plakken Speciaal een optie die regelmatig van pas kan komen. Onderstaande tips zijn afkomstig uit mijn Handboek Word 2021.

Standaard wordt bij kopiëren en plakken de opmaak van de tekst (lettertype, puntgrootte enzovoort) meegenomen. Wilt u dat niet, druk dan op Ctrl+Alt+V in plaats van gewoon op Ctrl+V. Het venster Plakken speciaal verschijnt. Kies hierin een van de gewenste opties. Klik op Niet-opgemaakte tekst en klik op OK. Tekst wordt dan zonder opmaak en in het standaardlettertype in het document geplakt.

opmaak kopiëren in Word
Gebruik Plakken speciaal (Ctrl+Alt+V) om tekst met een alternatieve indeling, of zonder opmaak in het document te plaatsen.

Niet-opgemaakte tekst plakken

De mogelijkheden die in het venster Plakken speciaal verschijnen, zijn afhankelijk van de brontoepassing. Als u tekst kopieert vanuit Kladblok, verschijnen er andere opties dan wanneer u teksten of formules kopieert vanuit Excel. En deze zijn weer anders dan wanneer u tekst of afbeeldingen vanuit Edge kopieert. In ieder geval is altijd de optie Niet-opgemaakte tekst aanwezig, waarmee u gewoon de platte tekst, zonder verdere opmaak in het document plaatst.

Naast Handboek Word 2021 heeft Peter Kassenaar nog veel meer boeken geschreven. Alle zijn boeken kun je HIER vinden. We publiceerden een tip uit zijn nieuwe Handboek Windows 11 op dit blog: Werken met het nieuwe Windows 11-startmenu.

Handboek Word 2021

Microsoft Word 2021 is de meest gebruikte tekstverwerker ter wereld. Je bedient het Officeprogramma met het dynamische lint met opdrachtknoppen en functies. In de nieuwe versie van Word zijn diverse functies duidelijker en werken ze nog beter, nog intuïtiever. Het Handboek Word 2021 helpt je snel op weg en biedt oefeningen, tips en voorbeelden uit de praktijk.


Meer over MS Office lezen:

Verschillende versies van Office

Er zijn verschillende versies van Office in omloop, met de belangrijkste splitsing tussen het ‘losse’ Office en Office 365. Die nu trouwens allebei vallen onder Microsoft 365, om het nog warriger te maken. Onderstaande uitleg is afkomstig uit mijn boek Handboek PowerPoint 2021.

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: Microsoft Office bestaat niet meer, dat is Microsoft 365 geworden. Het maakt ‘t onderscheid tussen de verschillende versies van het kantoorpakket nog onduidelijker. In onderstaande tekst gebruiken we daarom de oude benaming Office, zoals die door de meeste gebruikers ook wel aangehouden zal worden. Maar feitelijk kunt u elke vermelding van welke Office-variant in principe vervangen door Microsoft 365. Wat tot een tamelijk verwarrend verhaal zou leiden. Kortom: Office dus.

Office 2021 versus Microsoft 365

Om het simpel te stellen: Office 2021 is eigenlijk een momentopname uit een continu evoluerend Microsoft 365. Microsoft 365 is een op een abonnement gebaseerde dienst, waarvoor u jaarlijks (of maandelijks) een bedrag betaalt om het te kunnen gebruiken. Zolang het abonnement loopt, krijgt u continu updates geleverd. Het is dus een doorlopend bij de tijd blijvend systeem. Office 2021 daarentegen is ‘bevroren in de tijd’. Het krijgt wel veiligheidsupdates en bugfixes, maar geen nieuwe features. Ofwel: Office 2021 blijft voor altijd Office 2021. Dat heeft voor- en nadelen. Een belangrijk voordeel is dat medewerkers in een bedrijf niet steeds weer allerlei nieuwe dingen hoeven te leren, of dat ze getrakteerd worden op een nieuw uiterlijk met verplaatste onderdelen. Dat niet binnenkrijgen van nieuwe features kan wellicht ook als een nadeel worden beschouwd, bijvoorbeeld omdat u een gewenst onderdeel wel in Microsoft 365 ziet, maar niet in Office 2021. Lees verder Verschillende versies van Office

LibreOffice naar Mac App Store

De makers van LibreOffice laten weten dat dit ‘alternatieve’ kantoorpakket voortaan ook verkrijgbaar is via de Mac App Store. Een interessante ontwikkeling, waarmee je bovendien ook het project financieel kunt steunen.

Eerst even een melding vooraf, voor ‘t geval je ongerust mocht worden: LibreOffice blijft ook gewoon gratis buiten de App Store verkrijgbaar. Maar wil je het project een beetje sponsoren en tegelijkertijd genieten van het set-and-forget update-mechanisme van de Store, dan is het kantoorpakket voortaan ook via de Mac App Store beschikbaar, voor een bedrag van €8,99. Het geld dat daarmee verdiend wordt, wordt direct geïnvesteerd in de verdere ontwikkeling van het open source-pakket zo belooft de organisatie die het geheel beheert (The Document Foundation om precies te zijn).  Lees verder LibreOffice naar Mac App Store

Synology Office op je NAS gebruiken

Synology op je NAS gebruiken opent wellicht een hele nieuwe wereld voor je. Thuiswerken op afstand is makkelijker dan ooit. Onderstaande tekst is afkomstig uit de derde editie van het boek Werken met een NAS van Henk van de Kamer en Ronald Smit.

Er bestaat natuurlijk een scala aan cloud-office-toepassingen. Ze hebben allemaal één nadeel: privacy. Immers: al je data wordt elders verwerkt en bewaard. Synology Office op je NAS gebruiken voorkomt wat dat betreft problemen. Immers: het draait gewoon bij jou thuis. Maar dan wel door het hele huis, bedrijf of desgewenst vanuit de cloud bereikbaar.

Office installeren

Als eerste is het zaak om Office te installeren op uw NAS. Log daarvoor in op uw NAS en klik op Package Center. Dit is meestal te vinden als snelkoppeling op het bureaublad en in ieder geval onder de startknop linksboven in beeld. Klik links op Alle pakketten en selecteer de optie Productiviteit in het selectiemenu in het rechterdeel van het scherm. Behalve Office vindt u in deze categorie ook Calendar, Chat Server en Note Station. Zonder meer allemaal de moeite waard om te installeren als u echt productief aan de slag wilt met uw NAS. Ook is er MailPlus, waarmee u desgewenst al uw mail verwerkt via de NAS. Daarmee maakt u al uw mail centraal via een webinterface op de NAS bereikbaar. Klik op de knop Installeren onder de onderdelen die u wilt toevoegen aan uw beschikbare apps en volg de instructies. Na installatie verandert de knop Installeren in Openen.

Synology Office op je NAS gebruiken
U installeert Office en eventueel andere componenten via het Package Center.

Lees verder Synology Office op je NAS gebruiken

Selecteren met toetsen in Excel

In Excel bent u ongetwijfeld veel in de weer met het toetsenbord, dus selecteren met toetsen in Excel voorkomt steeds weer grijpen naar de muis. Onderstaande tips zijn afkomstig uit mijn nieuwe Handboek Excel 2021.

U kunt cellen (ook) selecteren met toetsen in Excel, wat erg prettig kan zijn omdat u niet steeds weer uw hand naar de muis hoeft te bewegen. U gaat naar de cel die u wilt bewerken door op een van de pijltoetsen te drukken.

Wilt u een aantal cellen naast elkaar selecteren, houd dan de Shift-toets ingedrukt en druk op de pijltoets-Rechts.

Wilt u een aantal cellen naar rechts selecteren, druk dan niet heel vaak op de pijltoets-Rechts, maar houd deze toets iets langer ingedrukt. De markering schuift dan automatisch opzij.

Wilt u een aantal cellen onder elkaar selecteren, houd dan de Shift-toets ingedrukt en druk op de pijltoets-Omlaag.

Lees verder Selecteren met toetsen in Excel

Zelf een klok maken in Excel

Een klok maken in Excel is in een handomdraai te realiseren. Zomaar een van de aardige dingen die je met dit spreadsheetprogramma kunt doen. Onderstaand fragment is afkomstig uit Het Complete Boek Office 2019. Het boek is  ook geschikt voor Office 365.

Wilt u weten hoe laat het is, dan gebruikt u de functie NU. Eerder in dit hoofdstuk hebt u gelezen dat u de datum van vandaag krijgt met:

=VANDAAG()

De functie NU toont u hoe laat het op dit moment is.


klok in ExcelOpbouw van de functie NU

=NU()

U typt wel haakjes achter deze functie, maar NU werkt zonder argumenten, dus tussen de haakjes staat niets.
De uitkomst is het moment van invoeren; u krijgt de datum met uren en minuten. Druk op de functietoets F9 om de tijd bij te werken.


Lees verder Zelf een klok maken in Excel

Gegevens samenvatten in Excel met een draaitabel

Gegevens samenvatten in Excel met een draaitabel maakt het mogelijk om data vanuit allerlei invalshoeken te bekijken. Handig en zelfs onmisbaar in vele situaties! Onderstaande tekst is een uittreksel uit mijn boek Gegevens verwerken in Excel.

Excel heeft een krachtig gereedschap om gegevens zeer compact samen te vatten: de draaitabel. Dat is een interactieve tabel waarmee je de gegevens vanuit diverse invalshoeken kunt bekijken. Je kunt de presentatie in de draaitabel filteren en sorteren, subtotalen wel of niet weergeven en de draaitabel naar wens opmaken. Kun je eenmaal met een draaitabel werken, dan heb je een krachtig gereedschap in handen. Ter geruststelling: je loopt niet het risico dat je de gegevens aantast, want de draaitabel verandert de achterliggende gegevens niet, maar vat ze alleen op een bepaalde manier samen. Het bedienen van de draaitabel gaat eenvoudiger met zogeheten slicers, een apart vlak met knoppen. De draaigrafiek biedt een grafische weergave van de manier waarop je de gegevens in een draaitabel samenvat. Ook een draaigrafiek is interactief. Kortom: Gegevens samenvatten in Excel met een draaitabel leidt tot nieuwe en vaak broodnodige inzichten.

Lees verder Gegevens samenvatten in Excel met een draaitabel

Het Klembord van Office

Knippen, kopiëren en plakken zijn dingen die u veel doet binnen de Office-onderdelen. Het Klembord van Office (en Windows) komt daarbij best van pas. Lees verder Het Klembord van Office

Kopteksten en stijlen in Word

Microsoft Word kent een mooie manier om koppen aan te geven in een document: door stijlen te gebruiken. Kopteksten en stijlen in Word: Snel, mooi en makkelijk!

Stijlen in een Worddocument helpen u een strak ogen en consistent document te maken. Denk aan bijvoorbeeld:

• Gebruik de stijl Kop 1 voor een titel of hoofdkop
• Gebruik de stijl Kop 2 voor een tussenkopje
• Gebruik de stijl Kop 3 voor een alineakopje

kopteksten en stijlen in Word
Gebruik in grotere documenten liever stijlen om koppen op te maken.

Als u stijlen gebruikt voor de kopteksten, bent u er niet alleen van verzekerd dat uw koppen er in het hele document hetzelfde uitzien, maar krijgt het document bovendien direct een logische indeling. U kunt dan snel door het document springen met het deelvenster Navigatie, of tekstdelen onder de koptekst samenvouwen voor een beter overzicht op het grote geheel. Lees verder Kopteksten en stijlen in Word

Instellingen van Word (en andere Office-onderdelen)

U kijkt waarschijnlijk nooit naar de instellingen van Word of een van de andere Office-onderdelen als Excel of PowerPoint. Zonde, want daar zijn best handige dingen te vinden!

Word is voor de meeste gebruikers zo’n programma dat geïnstalleerd wordt om vervolgens te gebruiken zonder de boel verder te tweaken. Omdat Word ongetwijfeld het meest gebruikte onderdeel uit de Microsoft Office suite is, focussen we ons daar in dit artikel op. Maar hou daarbij in het achterhoofd dat u de instellingsopties – want daar gaan we het zo over hebben – ook in die andere Office-onderdelen terugvindt. Verder is het aardig om te weten dat die opties nagenoeg ‘t zelfde zijn in zowel de Windows als macOS-versies. Kortom: laten we eens kijken wat er zoal te finetunen valt via de instellingen van Word! Lees verder Instellingen van Word (en andere Office-onderdelen)

Office 700 voor de iPad

Microsoft Office heeft de naam, maar zeker voor mobiele werkers is dat niet de meest ideale oplossing voor onderweg. Office 700 voor de iPad heeft veel meer te bieden!

Het is toch steeds weer apart om te zien dat Microsoft voor de breed inzetbare iPad nog altijd de sterk versimpelde ‘smartphone-variant’ van MS Office voor iPadOS aanbiedt. Zelfs de instapmodellen van Apple’s tablet hebben meer dan genoeg power om een volledige versie van een Office-pakket te draaien. Dat bewijst bijvoorbeeld een suite als Office 700. Voor een habbekrats haal je hiermee de volledige versie van het open source pakket Open Office naar je iPad. En dan ook écht de volledige versie. Een enorm verschil dus met MS Office, waar je het moet doen met een mager aftreksel van het origineel. En vergis je niet: met Office 700 voor de iPad kun je de meest complexe taken uitvoeren. Inclusief het openen, bewerken en opslaan van ODF (ofwel Open Document Format)-bestanden en zowel de oude als nieuwe MS Office-bestanden (denk aan bijvoorbeeld .doc en .docx). Lees verder Office 700 voor de iPad

Creatief met WordArt in Word

WordArt in Word is een meer frivool onderdeel van (onder meer) Word; je treft het ook aan in andere onderdelen van Office. Er zijn aardige dingen mee mogelijk, al moet je er niet mee overdrijven.

WordArt-achtige toepassingen en bijbehorende effecten vierden hun hoogtijdagen in de latere jaren ’90 van de vorige eeuw. Het was ook de tijd van de eerste private ‘homepages’ van het toen nog prille internet. Bomvol knipperende, bewegende animated GIFjes. En natuurlijk de onmisbare kunstzinnige teksten, vaak voorzien van dikke 3D-effecten. Die tijden liggen inmiddels – gelukkig – een heel eind achter ons. Maar WordArt is zonder meer een blijvertje gebleken. Het is gewoon een onderdeeltje van Word, waarmee je kunstzinnig vormgegeven teksten creëert. Vooraf een waarschuwing: gebruik het vooral (heel) spaarzaam, dan blijft het leuk. Lees verder Creatief met WordArt in Word

Spelling en grammatica in Word

Dat Word je spelling controleert tijdens het typen, daar zijn we inmiddels zo ongeveer allemaal wel aan gewend. Toch zijn er nog wel wat tweaks op het vlak van Spelling en grammatica in Word te bedenken!

Vrijwel iedere zichzelf respecterende tekstverwerker heeft een live meelopende spellingscontrole aan boord. De een wat beter dan de ander, maar het basisidee is ’t zelfde: (vermeend) foutief gespelde woorden woorden rood onderstreept of anderszins gemarkeerd. De mate van succes van deze feature is onder meer afhankelijk van de grootte van het meegeleverde woordenboek, en natuurlijk ook de kwaliteit ervan. Word is er redelijk goed in, al zien we regelmatig fout ingevoerde woorden. Vaak gaat het om tikfouten zoals on zin in plaats van onzin (da’s slechts een hypothetisch voorbeeld trouwens!). Vertrouw dus niet altijd op die spellingscontrole, het is slechts een handig hulpmiddel. Maar veelschrijvers dienen vooral te zorgen dat hun kennis van spelling optimaal is. Datzelfde geldt trouwens nog veel meer voor grammatica. Hoewel spelling en grammatica in Word in één adem genoemd worden is er een behoorlijk kwaliteitsverschil. De grammaticacontrole van Word gaat namelijk nogal eens de mist in! Lees verder Spelling en grammatica in Word

Open Office voor Android

AndrOpen Office is de volledige versie van Open Office voor Android. Daardoor wat minder praktisch op het veelal kleine scherm van een smartphone, maar ideaal voor een tablet.

Hoewel een iPad dankzij de stevige en snelle hardware bij uitstek geschikt is om ‘m als werkpaard in te zetten, kan dat ook heel aardig met een Android-tablet. Daarbij geldt wel dat het zaak is om een exemplaar met een beetje RAM aan boord te gebruiken. 3 a 4 GB is tegenwoordig aanbevelenswaardig, meer mag altijd. De GPU ofwel grafische processor hoeft niet bijster snel te zijn voor kantoorklussen. Wat betekent dat je dus niet de allerduurste Android-tablet hoeft te kopen om meer serieus werk te kunnen doen. Let vooral op die minimale hoeveelheid RAM en je zit vrij goed. Ook een fatsoenlijke schermresolutie (full HD ofwel 1920 x 1080 is tegenwoordig het minimum) draagt bij aan gebruiksgemak. Juist bij kantoorapps, want het betekent dat je niet alleen alles scherp in beeld krijgt, maar dat er ook voldoende ruimte is voor knoppenbalken en dergelijke. En die zijn zonder meer aanwezig in de app AndrOpen Office. Want dit is de volledige versie van Open Office voor Android! Vergeet dat gehannes met zeer gelimiteerde andere Office-apps en doe alles op je tablet wat je normaliter ook op je desktop zou doen.

Lees verder Open Office voor Android

Collabora Office, voor het betere Office-werk

Collabora Office is een variant van Libre Office, en de software is onder meer voor de iPad (en ook Android-toestellen) beschikbaar. En daarop is het inmiddels verrassend bruikbaar!

Goed, natuurlijk is er het aloude Office van Microsoft. Maar in app-vorm voor de iPad is dat toch nog altijd wat behelpen. Zeker: het werkt, maar heel veel functionaliteit vanuit de desktop-versie ontbreekt simpelweg. Zonde, want de huidige generatie iPad’s kan het makkelijk aan. Dat bewijst bijvoorbeeld een app als Office 700, dat zonder een centje moeite de volledige versie van Open Office draait. Inderdaad: op de iPad. Niet zo heel vreemd natuurlijk, want de processorkracht die deze tablet op de klokken zet is hoger dan veel standaard Intel desktop-processoren. Nou kunnen we met z’n allen jaren gaan wachten tot Microsoft het licht eens ziet en met een volledige versie van hun Office-pakket uit gaat komen voor iPadOS. Maar de kans daarop is niet eens zo heel groot, vrezen we. Inmiddels springen anderen in het ontstane gat. Een veelbelovende app is Collabora Office. We schreven er al eens eerder over, maar in die tijd was het nog niet helemaal stabiel en wat aan de trage kant. Die initiële problemen lijken inmiddels opgelost. De tekst die je nu leest is ook in de app ontstaan, dus dan moet het haast wel goed gegaan zijn. Lees verder Collabora Office, voor het betere Office-werk

Nieuwe terrorware van Microsoft Teams

Microsoft zet zwaar in op de markt van – vooralsnog – zakelijke communicatie middels de app Microsoft Teams. Helaas inmiddels iets té enthousiast, de software begint zich als een virus te gedragen.

Vandaag ging er op een back-up laptop iets niet helemaal lekker met Office 365. Of beter: geen van de onderdelen hiervan was de afgelopen maanden opgestart, terwijl in de die tijd wel het wachtwoord van de Office-account was gewijzigd. Word starten leverde vage foutmeldingen op die er eigenlijk op neerkwamen dat ‘t verstandig was om eens een herstelactie op de software los te laten. Het nieuwe wachtwoord invoeren hielp soms wel en soms niet, eveneens gepaard gaande met wazige meldingen. Hoe dan ook, een herstelactie is snel geregeld en leidt feitelijk tot een herinstallatie van alle Officebestanden. En er liftte weer een extraatje mee. Een extraatje dat een ieder die Office schoon of opnieuw installeert er sinds een tijdje ook bij krijgt: Microsoft Teams. Veel ZZP’ers en thuiswerkers hebben er niet veel aan en verwijderen het dus via het Configuratiescherm. Teams gedraagt zich echter anders dan verwacht: na verwijderen wordt het de eerstvolgende keer dat je je systeem opnieuw start weer ongevraagd en ongemerkt geïnstalleerd…

Lees verder Nieuwe terrorware van Microsoft Teams

Office op je Mac

Kies je voor een Mac, dan hoef je Microsoft Office niet achter te laten. Daarnaast zijn er ook voldoende alternatieven beschikbaar voor Microsoft Office.

MacOS is vooralsnog het enige andere besturingssysteem waar ook Microsoft Office voor beschikbaar is. Mocht je Windows dan ook een beetje beu zijn, maar ben je wel een fervent gebruiker van Office dan is er dus een gedegen alternatief. Qua gebruikersinterface is er eigenlijk geen verschil. Behalve dan dat de Mac-versie van Office een praktisch extraatje heeft. Naast het lint is er namelijk ook een uitgebreide menubalk beschikbaar. Het beste van beide werelden dus. Enige ‘minpunt’ is – zoals we eerder al eens schreven – dat de onderdelen Access en Publisher ontbreken: die zijn alleen in de Windowsuitvoering van Office beschikbaar. Vreemd als je er dieper over nadenkt, maar een gemis zal het voor ‘t overgrote deel van de gebruikers niet echt zijn.

Lees verder Office op je Mac

Alternatieven voor MS Office

Als je niet direct zit te wachten op een werkelijk gigantische hoeveelheid features, dan zijn er ook alternatieve Office-suites. Eentje draait zelfs volledig op je Synology NAS…

Microsoft Office is ontegenzeggelijk een mooi product. Echter: veel gebruikers zullen slechts een fractie van de vele, vele features gebruiken. Ben jij iemand die liever een wat eenvoudiger Office-versie zoekt én toevallig een Synology NAS in huis heeft staan? Of van plan is om zo’n apparaat aan te schaffen? Dan is het goed om te weten dat er een complete Office suite voor NASsen van dit merk beschikbaar is. De software draait gewoon in je browser en biedt alles wat je voor dagelijks gebruik nodig hebt. Er is voorzien in een tekstverwerker, spreadsheet, presentatiesoftware en agenda. Documenten die je maakt met een van de onderdelen zijn compatibel met Word, Excel en (of) PowerPoint, dus daar hoef je het alvast niet om te laten.

Lees verder Alternatieven voor MS Office

MacOS Mojave stabiel als een rots

Apple heeft op z’n Mac’s het huiseigen macOS als besturingssysteem draaien. Inmiddels bij de versie met de naam Mojave aanbeland.

MacOS is gebaseerd op het besturingssysteem UNIX. Een van huis uit zeer stabiel OS dat veel in kritische omgevingen wordt ingezet. Apple heeft er een ultra-gebruiksvriendelijk sausje in de vorm van een mooie gebruikersinterface overheen gegoten. Hoewel macOS een systeem is dat veel door professionals gebruikt wordt die geen gezeur aan hun hoofd willen is het ook bij uitstek – vanwege die gebruiksvriendelijkheid – geschikt voor thuisgebruik. Tel daarbij op dat je niet zo ongeveer wekelijks op gepushte kritische updates en upgrades wordt ‘getrakteerd’ en je snapt dat we het hier hebben over een rotsstabiel en uitermate prettig geheel. Niet verwonderlijk dus dat bijvoorbeeld Nasa veel Mac’s gebruikt in plaats van Windowssystemen. Gewoon om niet tijdens een kritisch moment bij een op afstand bestuurde satelliet of verkenner ineens een verplichte herstart vanwege een update voor de kiezen te krijgen. Of een blauw scherm vanwege een crash. Dat zou zomaar ineens op een héél dure grap uit kunnen draaien!

Lees verder MacOS Mojave stabiel als een rots

Office en Office 365

Nog niet zo lang geleden is Office 2019 verschenen. Tegelijkertijd is er ook Office 365. Wat zijn de verschillen?

Microsoft Office is in vele varianten verkrijgbaar. Ten eerste zijn er natuurlijk de goedkope versies voor thuisgebruik en studenten. Die mogen niet voor commerciële doeleinden gebruikt worden, al is het natuurlijk nagenoeg onmogelijk om na te gaan of je aan een zakelijk document werkt gedurende een middagje thuiswerken. Maar officieel mag dat dus niet. Uit de naamgeving van de diverse Office-pakketten blijkt duidelijk voor welke doelgroep het bedoeld is; ook het prijskaartje geeft dat eigenlijk al aan. Maar er is ook nog Office 365. Daar waar je voor ‘vaste versies’ zoals Office 2016 of 2019 een eenmalig bedrag neertelt en je het softwarepakket zo lang als je wilt mag gebruiken, is 365 abonnementsgebaseerd. Los daarvan is het ook een zelf-evoluerende versie.

Lees verder Office en Office 365