Tag archieven: Office

Opmaak kopiëren in Word en Plakken Speciaal

Dankzij de optie Opmaak kopiëren in Word hevelt u makkelijk opmaak over van een selectie naar een ander stuk tekst. Daarnaast is Plakken Speciaal een optie die regelmatig van pas kan komen. Onderstaande tips zijn afkomstig uit mijn Handboek Word 2021.

Standaard wordt bij kopiëren en plakken de opmaak van de tekst (lettertype, puntgrootte enzovoort) meegenomen. Wilt u dat niet, druk dan op Ctrl+Alt+V in plaats van gewoon op Ctrl+V. Het venster Plakken speciaal verschijnt. Kies hierin een van de gewenste opties. Klik op Niet-opgemaakte tekst en klik op OK. Tekst wordt dan zonder opmaak en in het standaardlettertype in het document geplakt.

opmaak kopiëren in Word
Gebruik Plakken speciaal (Ctrl+Alt+V) om tekst met een alternatieve indeling, of zonder opmaak in het document te plaatsen.

Niet-opgemaakte tekst plakken

De mogelijkheden die in het venster Plakken speciaal verschijnen, zijn afhankelijk van de brontoepassing. Als u tekst kopieert vanuit Kladblok, verschijnen er andere opties dan wanneer u teksten of formules kopieert vanuit Excel. En deze zijn weer anders dan wanneer u tekst of afbeeldingen vanuit Edge kopieert. In ieder geval is altijd de optie Niet-opgemaakte tekst aanwezig, waarmee u gewoon de platte tekst, zonder verdere opmaak in het document plaatst.

Naast Handboek Word 2021 heeft Peter Kassenaar nog veel meer boeken geschreven. Alle zijn boeken kun je HIER vinden. We publiceerden een tip uit zijn nieuwe Handboek Windows 11 op dit blog: Werken met het nieuwe Windows 11-startmenu.

Handboek Word 2021

Microsoft Word 2021 is de meest gebruikte tekstverwerker ter wereld. Je bedient het Officeprogramma met het dynamische lint met opdrachtknoppen en functies. In de nieuwe versie van Word zijn diverse functies duidelijker en werken ze nog beter, nog intuïtiever. Het Handboek Word 2021 helpt je snel op weg en biedt oefeningen, tips en voorbeelden uit de praktijk.


Meer over MS Office lezen:

Verschillende versies van Office

Er zijn verschillende versies van Office in omloop, met de belangrijkste splitsing tussen het ‘losse’ Office en Office 365. Die nu trouwens allebei vallen onder Microsoft 365, om het nog warriger te maken. Onderstaande uitleg is afkomstig uit mijn boek Handboek PowerPoint 2021.

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: Microsoft Office bestaat niet meer, dat is Microsoft 365 geworden. Het maakt ‘t onderscheid tussen de verschillende versies van het kantoorpakket nog onduidelijker. In onderstaande tekst gebruiken we daarom de oude benaming Office, zoals die door de meeste gebruikers ook wel aangehouden zal worden. Maar feitelijk kunt u elke vermelding van welke Office-variant in principe vervangen door Microsoft 365. Wat tot een tamelijk verwarrend verhaal zou leiden. Kortom: Office dus.

Office 2021 versus Microsoft 365

Om het simpel te stellen: Office 2021 is eigenlijk een momentopname uit een continu evoluerend Microsoft 365. Microsoft 365 is een op een abonnement gebaseerde dienst, waarvoor u jaarlijks (of maandelijks) een bedrag betaalt om het te kunnen gebruiken. Zolang het abonnement loopt, krijgt u continu updates geleverd. Het is dus een doorlopend bij de tijd blijvend systeem. Office 2021 daarentegen is ‘bevroren in de tijd’. Het krijgt wel veiligheidsupdates en bugfixes, maar geen nieuwe features. Ofwel: Office 2021 blijft voor altijd Office 2021. Dat heeft voor- en nadelen. Een belangrijk voordeel is dat medewerkers in een bedrijf niet steeds weer allerlei nieuwe dingen hoeven te leren, of dat ze getrakteerd worden op een nieuw uiterlijk met verplaatste onderdelen. Dat niet binnenkrijgen van nieuwe features kan wellicht ook als een nadeel worden beschouwd, bijvoorbeeld omdat u een gewenst onderdeel wel in Microsoft 365 ziet, maar niet in Office 2021. Lees verder Verschillende versies van Office

LibreOffice naar Mac App Store

De makers van LibreOffice laten weten dat dit ‘alternatieve’ kantoorpakket voortaan ook verkrijgbaar is via de Mac App Store. Een interessante ontwikkeling, waarmee je bovendien ook het project financieel kunt steunen.

Eerst even een melding vooraf, voor ‘t geval je ongerust mocht worden: LibreOffice blijft ook gewoon gratis buiten de App Store verkrijgbaar. Maar wil je het project een beetje sponsoren en tegelijkertijd genieten van het set-and-forget update-mechanisme van de Store, dan is het kantoorpakket voortaan ook via de Mac App Store beschikbaar, voor een bedrag van €8,99. Het geld dat daarmee verdiend wordt, wordt direct geïnvesteerd in de verdere ontwikkeling van het open source-pakket zo belooft de organisatie die het geheel beheert (The Document Foundation om precies te zijn).  Lees verder LibreOffice naar Mac App Store

Synology Office op je NAS gebruiken

Synology op je NAS gebruiken opent wellicht een hele nieuwe wereld voor je. Thuiswerken op afstand is makkelijker dan ooit. Onderstaande tekst is afkomstig uit de derde editie van het boek Werken met een NAS van Henk van de Kamer en Ronald Smit.

Er bestaat natuurlijk een scala aan cloud-office-toepassingen. Ze hebben allemaal één nadeel: privacy. Immers: al je data wordt elders verwerkt en bewaard. Synology Office op je NAS gebruiken voorkomt wat dat betreft problemen. Immers: het draait gewoon bij jou thuis. Maar dan wel door het hele huis, bedrijf of desgewenst vanuit de cloud bereikbaar.

Office installeren

Als eerste is het zaak om Office te installeren op uw NAS. Log daarvoor in op uw NAS en klik op Package Center. Dit is meestal te vinden als snelkoppeling op het bureaublad en in ieder geval onder de startknop linksboven in beeld. Klik links op Alle pakketten en selecteer de optie Productiviteit in het selectiemenu in het rechterdeel van het scherm. Behalve Office vindt u in deze categorie ook Calendar, Chat Server en Note Station. Zonder meer allemaal de moeite waard om te installeren als u echt productief aan de slag wilt met uw NAS. Ook is er MailPlus, waarmee u desgewenst al uw mail verwerkt via de NAS. Daarmee maakt u al uw mail centraal via een webinterface op de NAS bereikbaar. Klik op de knop Installeren onder de onderdelen die u wilt toevoegen aan uw beschikbare apps en volg de instructies. Na installatie verandert de knop Installeren in Openen.

Synology Office op je NAS gebruiken
U installeert Office en eventueel andere componenten via het Package Center.

Lees verder Synology Office op je NAS gebruiken

Selecteren met toetsen in Excel

In Excel bent u ongetwijfeld veel in de weer met het toetsenbord, dus selecteren met toetsen in Excel voorkomt steeds weer grijpen naar de muis. Onderstaande tips zijn afkomstig uit mijn nieuwe Handboek Excel 2021.

U kunt cellen (ook) selecteren met toetsen in Excel, wat erg prettig kan zijn omdat u niet steeds weer uw hand naar de muis hoeft te bewegen. U gaat naar de cel die u wilt bewerken door op een van de pijltoetsen te drukken.

Wilt u een aantal cellen naast elkaar selecteren, houd dan de Shift-toets ingedrukt en druk op de pijltoets-Rechts.

Wilt u een aantal cellen naar rechts selecteren, druk dan niet heel vaak op de pijltoets-Rechts, maar houd deze toets iets langer ingedrukt. De markering schuift dan automatisch opzij.

Wilt u een aantal cellen onder elkaar selecteren, houd dan de Shift-toets ingedrukt en druk op de pijltoets-Omlaag.

Lees verder Selecteren met toetsen in Excel

Zelf een klok maken in Excel

Een klok maken in Excel is in een handomdraai te realiseren. Zomaar een van de aardige dingen die je met dit spreadsheetprogramma kunt doen. Onderstaand fragment is afkomstig uit Het Complete Boek Office 2019. Het boek is  ook geschikt voor Office 365.

Wilt u weten hoe laat het is, dan gebruikt u de functie NU. Eerder in dit hoofdstuk hebt u gelezen dat u de datum van vandaag krijgt met:

=VANDAAG()

De functie NU toont u hoe laat het op dit moment is.


klok in ExcelOpbouw van de functie NU

=NU()

U typt wel haakjes achter deze functie, maar NU werkt zonder argumenten, dus tussen de haakjes staat niets.
De uitkomst is het moment van invoeren; u krijgt de datum met uren en minuten. Druk op de functietoets F9 om de tijd bij te werken.


Lees verder Zelf een klok maken in Excel

Gegevens samenvatten in Excel met een draaitabel

Gegevens samenvatten in Excel met een draaitabel maakt het mogelijk om data vanuit allerlei invalshoeken te bekijken. Handig en zelfs onmisbaar in vele situaties! Onderstaande tekst is een uittreksel uit mijn boek Gegevens verwerken in Excel.

Excel heeft een krachtig gereedschap om gegevens zeer compact samen te vatten: de draaitabel. Dat is een interactieve tabel waarmee je de gegevens vanuit diverse invalshoeken kunt bekijken. Je kunt de presentatie in de draaitabel filteren en sorteren, subtotalen wel of niet weergeven en de draaitabel naar wens opmaken. Kun je eenmaal met een draaitabel werken, dan heb je een krachtig gereedschap in handen. Ter geruststelling: je loopt niet het risico dat je de gegevens aantast, want de draaitabel verandert de achterliggende gegevens niet, maar vat ze alleen op een bepaalde manier samen. Het bedienen van de draaitabel gaat eenvoudiger met zogeheten slicers, een apart vlak met knoppen. De draaigrafiek biedt een grafische weergave van de manier waarop je de gegevens in een draaitabel samenvat. Ook een draaigrafiek is interactief. Kortom: Gegevens samenvatten in Excel met een draaitabel leidt tot nieuwe en vaak broodnodige inzichten.

Lees verder Gegevens samenvatten in Excel met een draaitabel

Het Klembord van Office

Knippen, kopiëren en plakken zijn dingen die u veel doet binnen de Office-onderdelen. Het Klembord van Office (en Windows) komt daarbij best van pas. Lees verder Het Klembord van Office

Kopteksten en stijlen in Word

Microsoft Word kent een mooie manier om koppen aan te geven in een document: door stijlen te gebruiken. Kopteksten en stijlen in Word: Snel, mooi en makkelijk!

Stijlen in een Worddocument helpen u een strak ogen en consistent document te maken. Denk aan bijvoorbeeld:

• Gebruik de stijl Kop 1 voor een titel of hoofdkop
• Gebruik de stijl Kop 2 voor een tussenkopje
• Gebruik de stijl Kop 3 voor een alineakopje

kopteksten en stijlen in Word
Gebruik in grotere documenten liever stijlen om koppen op te maken.

Als u stijlen gebruikt voor de kopteksten, bent u er niet alleen van verzekerd dat uw koppen er in het hele document hetzelfde uitzien, maar krijgt het document bovendien direct een logische indeling. U kunt dan snel door het document springen met het deelvenster Navigatie, of tekstdelen onder de koptekst samenvouwen voor een beter overzicht op het grote geheel. Lees verder Kopteksten en stijlen in Word

Instellingen van Word (en andere Office-onderdelen)

U kijkt waarschijnlijk nooit naar de instellingen van Word of een van de andere Office-onderdelen als Excel of PowerPoint. Zonde, want daar zijn best handige dingen te vinden!

Word is voor de meeste gebruikers zo’n programma dat geïnstalleerd wordt om vervolgens te gebruiken zonder de boel verder te tweaken. Omdat Word ongetwijfeld het meest gebruikte onderdeel uit de Microsoft Office suite is, focussen we ons daar in dit artikel op. Maar hou daarbij in het achterhoofd dat u de instellingsopties – want daar gaan we het zo over hebben – ook in die andere Office-onderdelen terugvindt. Verder is het aardig om te weten dat die opties nagenoeg ‘t zelfde zijn in zowel de Windows als macOS-versies. Kortom: laten we eens kijken wat er zoal te finetunen valt via de instellingen van Word! Lees verder Instellingen van Word (en andere Office-onderdelen)