Tag archieven: samenwerken

Met de Bestanden-app op de iPhone samenwerken en bestanden delen

Zo word je een iPhone-pro

Als je regelmatig op werk of school samen met collega’s aan projecten werkt, is het kunnen delen van en samenwerken aan bestanden erg handig. Met de Bestanden-app op de iPhone kun je precies dat: samenwerken en bestanden delen met collega’s, vrienden en familie. Leer alles over de Bestanden-app in dit artikel. (Die Bestanden-app werkt trouwens hetzelfde op de iPad.) Deze tip is afkomstig uit het boek Zo word je een iPhone-pro, waarin je nog veel en veel meer handige tips en trucs vindt die de standaardhandleiding overstijgen.

Samenwerken aan projecten of het delen van bestanden met vrienden en familie is een fluitje van een cent met de Bestanden-app. Je kunt bestanden en mappen delen via iCloud, zodat anderen ze kunnen bekijken, bewerken of toevoegen aan hun eigen iCloud Drive.

Lees verder Met de Bestanden-app op de iPhone samenwerken en bestanden delen

Synology Office op je NAS gebruiken

Synology op je NAS gebruiken opent wellicht een hele nieuwe wereld voor je. Thuiswerken op afstand is makkelijker dan ooit. Onderstaande tekst is afkomstig uit de derde editie van het boek Werken met een NAS van Henk van de Kamer en Ronald Smit.

Er bestaat natuurlijk een scala aan cloud-office-toepassingen. Ze hebben allemaal één nadeel: privacy. Immers: al je data wordt elders verwerkt en bewaard. Synology Office op je NAS gebruiken voorkomt wat dat betreft problemen. Immers: het draait gewoon bij jou thuis. Maar dan wel door het hele huis, bedrijf of desgewenst vanuit de cloud bereikbaar.

Office installeren

Als eerste is het zaak om Office te installeren op uw NAS. Log daarvoor in op uw NAS en klik op Package Center. Dit is meestal te vinden als snelkoppeling op het bureaublad en in ieder geval onder de startknop linksboven in beeld. Klik links op Alle pakketten en selecteer de optie Productiviteit in het selectiemenu in het rechterdeel van het scherm. Behalve Office vindt u in deze categorie ook Calendar, Chat Server en Note Station. Zonder meer allemaal de moeite waard om te installeren als u echt productief aan de slag wilt met uw NAS. Ook is er MailPlus, waarmee u desgewenst al uw mail verwerkt via de NAS. Daarmee maakt u al uw mail centraal via een webinterface op de NAS bereikbaar. Klik op de knop Installeren onder de onderdelen die u wilt toevoegen aan uw beschikbare apps en volg de instructies. Na installatie verandert de knop Installeren in Openen.

Synology Office op je NAS gebruiken
U installeert Office en eventueel andere componenten via het Package Center.

Lees verder Synology Office op je NAS gebruiken

Opmerkingen in PowerPoint

Opmerkingen in PowerPoint toevoegen is handig voor als u met anderen samenwerkt aan een presentatie. Overleg leidt vaak tot een mooier eindresultaat. Onderstaand fragment is afkomstig uit mijn Handboek PowerPoint 2021.

Wilt u voor uzelf (of voor ontvangers van een Powerpoint-presentatie waarover nog overleg wordt gevoerd) opmerkingen invoegen, dan kan dat.

1 Klik in de tab Controleren op Nieuwe opmerking en tik de tekst in het deelvenster Opmerkingen. De opmerkingballon in de dia kan naar elke gewenste positie worden gesleept en er zijn net zoveel van deze opmerkingen in te voegen als gewenst.
De opmerkingen zijn te gebruiken als geheugensteuntjes voor uzelf, bijvoorbeeld om mogelijke wijzigingen te suggereren. Ook kunnen de opmerkingen gebruikt worden in een uitgereikte presentatie op een cd, dvd of geheugenstick; in dat geval kunt u ze bijvoorbeeld inzetten als een verklaring voor moeilijke woorden, vaktermen of technische begrippen. Om de opmerking te lezen, klikt u op een ballon. Anderen kunnen in het veld Beantwoorden reacties schrijven op opmerkingen. Opmerkingen met een of meer reacties zijn te herkennen aan een dubbele tekstballon als opmerking.
Lees verder Opmerkingen in PowerPoint

Tips voor Dropbox

Met Dropbox kun je perfect online samenwerken en – vooral – documenten en bestanden delen. Onderstaand tips voor Dropbox zijn afkomstig uit mijn boek Effectief thuiswerken en online vergaderen.

We gaan op zoek naar hanteerbare tools om bestanden op je computer echt te delen met anderen, zonder deze te hoeven verzenden. Daarvoor zijn de nodige tools ontwikkeld en slechts een daarvan heeft een status gekregen als productnaam en niet alleen merknaam: Dropbox. Dropbox is een oudgediende die zich in alle stilte verder ontwikkelt en waar je met een team, een klein bedrijf of als zelfstandige onmerkbaar veel profijt van kunt hebben.

Onmerkbaar is dan toch wel het sleutelwoord. Sinds een jaar of zes heb ik op al mijn laptops, tablet, pc’s, Macs en zelfs smartphones de Dropbox-app draaien. Al deze apparaten hebben dus ook een Dropbox-map. Daarin gaan documenten die niet verloren mogen raken en die ik niet alleen thuis maar ook elders nodig kan hebben. En wat er ook met die bestanden wordt gedaan: op alle apparaten is altijd de juiste en nieuwste versie beschikbaar. En dat met een gratis abonnement, waarbij je 5 GB aan schijfruimte hebt.

Tips voor Dropbox
Dropbox werkt onmerkbaar via de app op de achtergrond.

Tips voor Dropbox
Of met iets meer controle via de desktopapp, of, als je niet de beschikking hebt over je eigen computer, volledig in de browser.

Lees verder Tips voor Dropbox

Samenwerken met macOS Big Sur notities

Met macOS Big Sur Notities kunt u niet alleen aantekeningen voor uzelf maken, u kunt ze ook samen met anderen opstellen: Samenwerken met macOS Big Sur notities. Onderstaande tip is afkomstig uit mijn boek Ontdek macOS Big Sur.

Als u in macOS Big Sur met iCloud-notities werkt, kunt u met anderen samenwerken door hen aan een gedeelde notitie of gedeelde map toe te voegen. Personen die u aan de notitie of map toevoegt, ontvangen dan een koppeling waarmee de notitie in het programma Notities of op iCloud.com kan worden geopend. Als u en uw deelnemers de notitie wijzigen, kan iedereen de aanpassingen zien. Wijzigingen die in de notitie worden aangebracht, worden in iCloud bewaard. Iedereen die toegang tot de notitie heeft, ziet bij het openen ervan dus de meest recente versie.

macOS Big Sur notities

Statische kopie Wanneer u een notitie niet met een bepaalde persoon deelt, maar de knop Delen gebruikt, dan stuurt u een statische kopie van de notitie. Dat wil zeggen dat ontvangers geen wijzigingen in de notitie kunnen aanbrengen of een bijgewerkte versie kunnen bekijken, tenzij u de notitie opnieuw met hen deelt.

Lees verder Samenwerken met macOS Big Sur notities

Scherm delen in Zoom, altijd handig!

Tijdens het chatten kun je aan scherm delen in Zoom doen. Dat kan verdraaid handig zijn! Bijvoorbeeld om iets uit te leggen of zelfs om iemand op afstand mee uit de brand te helpen.

Van het delen van een whiteboard (daarover lees je alles in mijn boek Zo werkt Zoom, waarvan deze blog een uittreksel is) is het maar een kleine stap naar het delen van iets anders: een appvenster. Met Zoom kun je een app die je lokaal op je computer draait aan anderen laten zien. Handig als je bijvoorbeeld cijfers aan de hand van grafieken in Excel wilt bespreken, of een PowerPoint-presentatie wilt delen. Maar je kunt ook je volledige scherm delen. En als je twee monitoren op je computer hebt aangesloten wordt een en ander nog interessanter. Daarnaast kun je de besturing van een app aan een andere deelnemer aan de vergadering overdragen. Onnodig te zeggen dat je dat met beleid moet doen, maar het opent wel een scala aan mogelijkheden. Scherm delen in Zoom kan ideaal zijn!

scherm delen in Zoom

KIEZEN WAT JE WILT DELEN

Om een scherm te delen klik je in de werkbalk van Zoom op Share. Het venster Select a window verschijnt. Zorg dat bovenin de tab Basic is geselecteerd.

In dit voorbeeld zie je dat op de computer twee monitoren zijn aangesloten. Screen 1 is het venster van de eerste monitor en Screen 2 van de tweede. Zolang dit venster is geopend zie je ook een grijs vierkant linksboven in de hoek van elk scherm, met daarin het cijfer dat de monitor aanduidt.

scherm delen in Zoom
Selecteer een scherm of app(venster) dat je wilt delen.

Zo kun je ze makkelijk identificeren. Zoals je ziet is het ook mogelijk om het scherm van een aangesloten iPad of iPhone te delen. Daarvoor moet (eenmalig) een plugin worden geïnstalleerd, wat automatisch gebeurt zodra je op de optie iPhone/iPad klikt.

scherm delen in Zoom
Het installeren van de plug-in gebeurt automatisch.

Verderop lees je hoe je het scherm van een iPad of iPhone kunt delen.

Tot slot zie je het eerder besproken whiteboard en eronder een aantal vensters dat momenteel is geopend. Selecteer een venster en klik rechtsonder op Share. Dat is alles.

scherm delen in Zoom

Het venster dat je deelt wordt omgeven door een groene rand. De werkbalk komt overeen met de werkbalk zoals je die bij de bespreking van het Whiteboard hebt gezien. De statusbalk geeft aan dat je je scherm aan het delen bent en kent nog maar één opdracht: Stop share. Hier klik je op om het delen te beëindigen.

scherm delen in Zoom
Besturing tijdens het delen van een venster of scherm.

 

scherm delen in Zoom

TIJDENS HET DELEN

Tijdens het delen van je scherm zien de overige deelnemers wat jij doet binnen het venster, of op het scherm: de muisaanwijzer zien ze bewegen, ze zien het openen van menu’s en dergelijke – kortom, alles wat jij uitvoert in het geselecteerde scherm of venster is voor de andere deelnemers te volgen. Ideaal om een app uit te leggen, een presentatie te bekijken of cijfers in een Excel-sheet te bespreken. Maar ook bijvoorbeeld om het prototype van een nieuwe website te bekijken.

Er is echter meer mogelijk. Alle annotatiefuncties die bij het whiteboard zijn besproken werken ook tijdens het delen van een venster of scherm. Klik op Annotate in de werkbalk om de annotatiewerkbalk te openen. Op dat moment is het venster zelf niet meer te bedienen, maar zolang de annotatiefunctie actief is (tot je op het rode sluitkruisje klikt) kun je in het gedeelde scherm annotaties aanbrengen. Sluit je de annotatiewerkbalk dan blijven aangebrachte annotaties behouden, terwijl je vervolgens normaal met het venster kunt werken. Magisch!

scherm delen in Zoom
Een annotatie is gemaakt en blijft staan nadat het annoteren is beëindigd.

HET SCHERM VAN EEN IPAD OF IPHONE DELEN

Eerder las je al dat je ook het scherm van een iPad of iPhone kunt delen. Als de plug-in eenmaal is geïnstalleerd (zie hiervoor) dan heb je verder niets nodig je hoeft op je i-apparaat namelijk niets aanvullends te installeren! Het werkt als volgt:

  1. Zorg ervoor dat je i-apparaat via wifi verbonden is met het zelfde netwerk als de computer die je gebruikt.
  2. Klik in de werkbalk van Zoom op Share, Selecteer de optie iPhone/iPad en klik op Share.
  3. Pak je i-apparaat erbij, open het besturingscentrum en klik op Synchrone weergave.
  4. Kies Zoom-xxx in de lijst met beschikbare weergaveapparaten. Hierbij staat xxx voor je naam of Zoom-alias.

scherm delen in Zoom
je ziet Zoom als optie bij Synchrone weergave staan.

Dat is alles! Alles wat je nu op je i-apparaat uitvoert wordt gedeeld met de andere deelnemers van de vergadering.

scherm delen in Zoom
Nog meer magie. Deel het scherm van je i-apparaat met de andere deelnemers.

BESTURING OVERDRAGEN

Zoals eerder gemeld is het mogelijk om de besturing van een venster aan anderen over te dragen. Dat kan handig zijn als je als organisator of eigenaar van het scherm iets door een van de andere deelnemers wilt laten uitleggen. Het overdragen van de besturing gaat als volgt:

  1. Zorg dat je een venster of het whiteboard hebt gedeeld. Bij het delen van een i-apparaat is het niet mogelijk om de besturing over te dragen.
  2. Klik onder Give mouse/keyboard control to op de deelnemer aan wie je de besturing wilt overdragen.

scherm delen in Zoom
Selecteer de deelnemer die de besturing mag overnemen.

 

werken met contactpersonen in Zoom

Efficiënt werken met contactpersonen in Zoom is slechts een van de vele tips en trucs die je vind in mijn boek Zo werkt Zoom. In relatief korte tijd heeft thuis- en onlinewerken een grote vlucht genomen. Als gevolg van corona hebben we minder direct en sociaal contact, waardoor de vraag naar oplossingen voor thuiswerken en videovergaderen groter is dan ooit.

In dit praktische boek leert de auteur je alle aspecten van Zoom kennen, van het maken en correct instellen van een account, het koppelen van Zoom aan je Outlook- of Google-account, het installeren – en optimaliseren – van de software tot het efficiënt en productief deelnemen aan een vergadering, waarbij alle beschikbare gereedschappen worden besproken; denk hierbij aan het geven van een virtuele presentatie, het delen van apps en vensters en het gebruik van het whiteboard.