Lijsten bijhouden met Excel is een eitje. Of het nu gaat om een adreslijst, je filmcollectie of iets heel anders. Excel als database dus, eigenlijk.
Met Excel kun je uitstekend lijsten bijhouden. Denk aan een lijst met de adressen van je familie, je klantenkring of je vereniging, of een overzicht van je muziekverzameling; zo’n lijst wordt een database genoemd. Je leest in dit artikel hoe je een lijst opzet en gegevens invoert. Met een paar trucjes gaat dat gemakkelijk en snel. Je bespaart een hoop tikwerk als je reeksen maakt met de vulgreep. Gegevens uit een ander programma als Word of Access kun je exporteren naar Excel of opslaan als een csv-bestand. Vervolgens importeer je die gegevens in Excel. Ook een download van bankgegevens is vaak een csv-bestand. Lijsten bijhouden met Excel biedt vele mogelijkheden. We beginnen echter eenvoudig, om de smaak te pakken te krijgen.
Een adreslijst opzetten
Een lijst met gegevens wordt ook wel een database genoemd. Je leert een database opzetten aan de hand van een praktisch voorbeeld: een adreslijst. Je bedenkt eerst welke gegevens je van iedere persoon wilt bijhouden. Voor de hand liggen de voornaam, de achternaam, het adres en de postcode met woonplaats. Verder wil je misschien het telefoonnummer noteren, het e-mailadres, de geboortedatum enzovoort. Deze gegevens zet je in een tabel: je plaatst in iedere cel een stukje informatie. In de adreslijst zet je de kenmerken die bij dezelfde persoon horen, naast elkaar in dezelfde rij. Dezelfde soort gegevens plaats je onder elkaar, dus je zet alle plaatsnamen in dezelfde kolom, de achternamen in een andere kolom enzovoort.
Om te beginnen voer je in rij 2 je eigen naam in (in rij 1 komen zo meteen de kopjes).
Typ in cel A2 je voornaam. Typ in B2 het tussenvoegsel (zoals de en van de) als je naam dat heeft. Typ in C2 je achternaam, in D2 je adres en in E2 je postcode met je woonplaats.
• Wil je die twee liever apart noteren, typ dan je postcode in E2 en je woonplaats in F2. 6
Daarnaast kun je nog je telefoonnummer typen, je geboortedatum en wat je verder wilt toevoegen. Gebruik voor elk onderdeel een eigen cel.
Je adreslijst is in feite een database. Het begint eenvoudig.Opzet Kopjes boven de kolommen typen
Zoals gezegd komen dezelfde soort gegevens onder elkaar. Nu je eigen naam er als voorbeeld in staat, zie je eenvoudig wat er in welke kolom komt. Je voorziet nu elke kolom van een eigen opschrift.
Typ in cel A1 Voornaam, typ in B1 tussen of tv (als afkorting van ‘tussenvoegsel’), typ in C1 Achternaam, in D1 Adres, gevolgd door Postcode Woonplaats in E1.
• Wil je deze apart houden, typ dan in E1 Postcode en in F1 Woonplaats.
Je kunt de opschriften voor de duidelijkheid vet maken, midden in hun cel plaatsen en een opvallende kleur geven. Selecteer hiervoor rij 1 door een klik op het rijnummer. Klik in het tabblad Start op de knop Vet, klik op de knop Centreren en kies via het pijltje bij de knop Opvulkleur de kleur geel.
Dit is het raamwerk van de adreslijst.
Kolombreedte automatisch aanpassen
Je zult merken dat sommige kolommen niet breed genoeg zijn om de hele inhoud te tonen, waardoor bijvoorbeeld een naam niet helemaal zichtbaar is. En de kolom met tussenvoegsels mag best smaller. Je past de breedte van een kolom als volgt automatisch aan. Plaats de muisaanwijzer op de rechterkant van het vlakje met de kolomletter, bijvoorbeeld op het lijntje tussen de letters E en F; de muisaanwijzer krijgt de vorm van een zwart kruis met twee pijltjes. Dubbelklik op de kolomscheiding; de breedte van de kolom wordt automatisch aangepast zodat de langste tekst van die kolom erin past.
• Je kunt de breedte van meer kolommen tegelijk aanpassen. Selecteer hiervoor de desbetreffende kolommen en dubbelklik op de scheiding tussen een van de geselecteerde kolomletters; de breedte van die kolommen wordt automatisch aangepast.
Met een dubbelklik op de kolomscheiding pas je automatisch de kolombreedte aan.
En daarmee heb je kennisgemaakt met het allereerste begin van de mogelijkheden met Excel als database. De bovenstaande tekst is afkomstig uit ‘t begin van het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim de Groot. Lijsten bijhouden met Excel kan reuze handig zijn. Zeker met de vele mogelijkheden die dit onderdeel van Microsoft Office biedt. De gegevens kunnen in een eenvoudige tabel staan of in een professionele database. Vervolgens wil je die gegevens op een bepaalde manier op een rij zetten, verbanden zien, ze analyseren en conclusies trekken. Dat leer je in dit boek. Je hoeft hiervoor niet veel ervaring met Excel te hebben. De voorbeelden in dit boek worden helder uiteengezet, zodat je ze kunt aanpassen voor je eigen werk. Nadat je hebt gezien hoe je een database opzet aan de hand van een adreslijst, ga je de diepte in. Behandeld worden onder meer:
- Gegevens uit andere programma’s en van internet halen
- De gegevenstabel bewerken
- Sorteren en filteren
- Persoonlijke brieven samenstellen
- Waarden opzoeken met functies
- Je database analyseren met functies
- Je database analyseren met voorwaardelijke opmaak
- Gegevens samenvatten met een draaitabel
Wim de Groot schrijft artikelen over Excel voor het populaire tijdschrift ComputerIdee en boeken bij van Duuren Media. Als freelance auteur heeft hij al vele lezers weten te boeien met dit rekenprogramma. Hij begeleidt in de gezondheidszorg mensen op het gebied van levensvragen. Daarbij is helder communiceren van groot belang. Dat hij helder kan communiceren blijkt ook in zijn uitleg van Excel. Aan beginnende en gevorderde gebruikers laat hij zien hoe ze de mogelijkheden van dit rekenwonder kunnen benutten. Als nuchtere noorderling doet hij niet moeilijk over zaken die ingewikkeld lijken. Zijn doel is om u plezier te laten beleven aan uw computer en aan Excel in het bijzonder. De boeken van Wim vind je hier.
