thuiswerken en online vergaderen

Thuiswerken en online vergaderen

Thuiswerken en online vergaderen zijn de norm geworden het afgelopen jaar. En ook tenminste dit jaar zal dat het geval blijven, mogelijk zelfs veel langer. Maar zit iedereen dan straks in z’n pyjama aan de virtuele vergadertafel…?

Victor Peters belicht in z’n nieuwe boek Effectief thuiswerken en vergaderen alle aspecten van dat thuiswerken. Dat gaat toch een stapje verder dan met een laptop op schoot op de bank hangen. Dat is prima voor een middagje, maar niet voor maandenlang. En dat laatstgenoemde is nu wel de realiteit waarin we verkeren. Inmiddels werkt een groot deel van de beroepsbevolking al vele maanden deels of volledig vanuit huis. Dat biedt veel voordelen. Zoveel voordelen, dat steeds meer bedrijven het graag als een blijvertje zien. Maar er zijn ook nadelen, terwijl ook het gevaar van anarchie op de werkvloer en verslonzing op de loer ligt… Onderstaand een fragment uit het genoemde boek dat onder meer modereren behandelt en etiquette. Victor Peters aan het woord:

Modereren

Het begrip modereren is al een aantal malen gevallen. De moderator laat mensen toe in een vergadering en bewaakt de orde, dus zet ook microfoons aan of uit van aanwezigen. De moderator kan in de chat vragen bijhouden en zorgen dat de presentator deze gaat beantwoorden, of kan wellicht zelf in de chat antwoord geven op kleine vragen.

De moderator assisteert ook bij het opsplitsen in breakoutrooms, zorgt dat opgestoken handen het woord krijgen, dat soort dingen. Deze sleutelrol is het best te vergelijken met de Kamervoorzitter in het Parlement. Moet de presentator al deze zaken doen naast het geven van de presentatie, dan leidt dat tot verwarring, vertraging en dus minder focus op de inhoud.

Netiquette en boxershorts

Toen de wereld massaal op internet een mening ging delen, ontstond het woord netiquette, wat vanzelfsprekend verwijst naar gedragsnormen op internet. Inmiddels lijkt de massa dit volstrekt vergeten te zijn. De internetbewoner verspreidt vanachter zijn of haar online anonimiteit een boel narigheid over de wereld. Gelukkig zijn het altijd anderen die dat doen, wij doen daar niet aan.

Tijdens webinars is het wel handig om een aantal gedragsregels te hanteren. Al doe je het misschien niet om beschaafd te lijken, wat in een professionele setting wel handig is, doe het dan om te zorgen dat je optimaal kunt meekrijgen wat er tijdens webinars aan kennis gedeeld wordt. Ingewikkeld zijn die gedragsregels niet. Ze gaan vooral over de beperkingen die de techniek met zich meebrengen.

• Ben je gastheer of -vrouw, zorg dan dat je ruim op tijd voor de vergadering ingelogd bent. Gasten staan vaak al klaar in de wachtkamer en willen graag toegang krijgen. Stel je dit tot het laatste moment uit, dan haken mensen uit ongeduld af, maar soms ook omdat ze denken dat ze op de verkeerde plek beland zijn. Zorg dus dat je tien minuten vooraf bent ingelogd en dat anderen kunnen zien dat je er al bent.

• Ben je niet aan het woord, demp dan je microfoon. Elke ruimte geeft geluiden, ook als je zelf stil bent. Niet alle netwerken zijn intelligent genoeg om aanwezigen automatisch te dempen. Door dat zelf te doen, heb je de regie en kun je ook niet per ongeluk ineens voor iedereen hoorbaar zijn. Als de hond blaft, het kind huilt, of de buurman zijn Harley-Davidson start hoeft zo niet iedereen mee te genieten. En vergeet vooral niet het irritante getik van je toetsenbord, waardoor iedereen meekrijgt dat jij met heel andere dingen bezig bent dan de vergadering.

Tips

Een paar handige tips betreffende thuiswerken en online vergaderen en (of) het virtueel bijwonen van webinars:

• Wil je het woord in een vergadering, doe dat dan via de chat of door een hand op te steken. Niet door zomaar het woord te nemen en door anderen heen te praten. Heeft een netwerk zo’n handje dat je kunt opsteken, gebruik dat. Is dat er niet, dan wil het ook prima werken door voor je webcam je hand op te steken, als een welopgevoed kind in de klas.

• Zit je voor een webcam, dan ben je permanent zichtbaar. Een vergadering kan soms lang duren, waarbij jouw rol uitermate passief kan zijn. Dan is het verleidelijk om andere dingen te gaan doen. Mensen zien dat je bijvoorbeeld een video zit te kijken, mail aan het beantwoorden bent, met je smartphone de grootste lol hebt via WhatsApp, of de lunch tussen je tanden wegpeutert. De benen op het bureau kan heel ontspannend zijn, maar geeft wellicht ook een verkeerd signaal af.

• Laatste tip, die zeker voor de vaste thuiswerker geldt: trek nette kleren aan en trek vooral ook die broek aan. Het aantal boxershorts dat ik heb mogen aanschouwen is inmiddels behoorlijk, omdat mensen toch onbewust even opstaan, iets moeten pakken, koffie halen, en daarbij vergeten zijn dat de hele wereld kan meekijken.

Bovenstaand fragment komt uit mijn boek Effectief thuiswerken en online vergaderen. Een interview met mij over dit boek vind je HIER op dit blog.

thuiswerken en ergonomieNatuurlijk draait het niet alleen thuiswerken en ergonomie, dat is maar een onderdeel van het grote geheel. In mijn nieuwe boek Effectief thuiswerken en online vergaderen duikt ik in deze ‘nieuwe’ manier van werken die voor velen een blijvertje zal blijken. Ik besteed aandacht aan onder meer communicatietools, beeld en geluid en software om mee samen te werken. Vanzelfsprekend worden Office 365 en Google Docs hierbij niet vergeten. Beide pakketten beschikken over een arsenaal aan tools die thuiswerken vereenvoudigen. En omdat we ook maar mensen zijn, werp ik ook een blik op de nu virtuele vrijdagmiddagborrel. Kortom: hét boek voor een ieder die nu – al dan niet noodgedwongen – thuis moet werken.

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.