We gaan bekijken we waar Zoom daadwerkelijk voor bedoeld is: een online vergadering opzetten of aan een door iemand anders georganiseerde vergadering deelnemen. Kortom: vergaderen in Zoom! Deze blogpost is afkomstig uit mijn nieuwe boek Zo werkt Zoom.

Een vergadering starten

Privéruimte versus algemene ruimte
Globaal kun je in Zoom op twee manieren een vergadering starten: in je privéruimte of in een algemene ruimte. De functionaliteit is gelijk, maar je privéruimte is exclusief aan jou toegewezen, wat inhoudt dat de toegang (koppeling met meeting-ID en toegangscode) nooit wijzigt (tenzij je dat zelf in de instellingen doet). Dat is handig als je regelmatig met bijvoorbeeld collega’s vergadert en niet telkens een aangepaste uitnodiging wilt sturen. Weten zij wat de koppeling is om je privéruimte te benaderen, dan kunnen zij die koppeling in hun browserfavorieten opslaan. Is het tijd om te vergaderen, dan volstaat het om op de favoriet te klikken, aangezien de toegangscode tot jouw privéruimte altijd dezelfde is.

Als je de privéruimte voor regelmatig overleg met bekenden gebruikt, betekent dat ook dat iedereen die de toegangskoppeling heeft te allen tijde in een van jouw vergaderingen kan ‘inbreken’ (alhoewel je via de wachtkamer altijd kunt bepalen wie wel of geen toegang krijgt). Dat is niet altijd gewenst. Om een ad-hoc- of één-op-één-vergadering te starten kun je dus beter niet je privéruimte gebruiken, maar een door Zoom gecreëerde ruimte. Die heeft altijd een andere (willekeurige) meeting-ID en toegangscode. Uiteraard zul je de meeting-ID en de toegangscode dan aan de deelnemers moeten verstrekken (al dan niet als complete webkoppeling), omdat die niet gelijk zijn aan je persoonlijk meeting-ID en toegangscode.

Directe vergadering
Met bovenstaande wetenschap in het achterhoofd kunnen we aan de slag met vergaderen in Zoom. Zoals gezegd is de functionaliteit gelijk, of je nu met je PMI of een willekeurige meeting-ID werkt.

Om een vergadering te starten ga je als volgt te werk:
1. Klik in het hoofdvenster van Zoom op het pijltje naast New meeting en schakel naar wens de opties Start with video of Use my Personal Meeting ID in.

2. Klik op de oranje knop New meeting. Het vergadervenster van Zoom verschijnt.

3. Klik op Join with computer audio. Let op: dit venster verschijnt iedere keer wanneer je een nieuwe vergadering start. Uiteindelijk gaat dat vervelen, dus schakel het selectievakje Automatically join audio by computer when joining a meeting in om dit venster niet nogmaals te zien.

Na bovenstaande stappen uitgevoerd te hebben is de vergadering een feit. Meer mogelijkheden betreffende vergaderen in Zoom leest u in het boek!

Ontdek zoom

Efficiënt werken met contactpersonen in Zoom is slechts een van de vele tips en trucs die je vind in mijn boek Zo werkt Zoom. In relatief korte tijd heeft thuis- en onlinewerken een grote vlucht genomen. Als gevolg van corona hebben we minder direct en sociaal contact, waardoor de vraag naar oplossingen voor thuiswerken en videovergaderen groter is dan ooit.

In dit praktische boek leert de auteur je alle aspecten van Zoom kennen, van het maken en correct instellen van een account, het koppelen van Zoom aan je Outlook- of Google-account, het installeren – en optimaliseren – van de software tot het efficiënt en productief deelnemen aan een vergadering, waarbij alle beschikbare gereedschappen worden besproken; denk hierbij aan het geven van een virtuele presentatie, het delen van apps en vensters en het gebruik van het whiteboard.