De meest gestelde vraag door gebruikers van Office 365 is wat ze er mee kunnen. Sommige collega’s hebben wat ervaring met SharePoint. De meesten hebben geen enkele ervaring met dit cloud-pretpakket.

Ik kan het in één woord samenvatten: Legoblokkendoos.
Van afstand bezien is dat wat Office 365 is. Een enorme doos met legoblokken waar je samen met collega’s van kan maken wat je als team/afdeling nodig hebt. Het grote doel en thema van alle onderdelen in de Office 365 suite is samenwerken. Alle onderdelen in Office 365 zijn onder te verdelen in:

• Documenten (Wat) SharePoint: Documenten delen, samen schrijven, zoeken en vinden, bewaren en op tijd verwijderen (AVG).
• Productiviteit (Hoe) Taken, To-do, Stream (werk automatiseren), PowerApps (informatie mobiel delen).
• Communicatie (Met wie) Yammer, Teams, Groups, Mail, Chat, Bellen, Videoconference.

Hoe kan jij daar nu iets mee?

Later zal ik in een ander artikel op onderdelen van de Office 365 suite ingaan. Nu wil ik het algemene concept duidelijker maken. Office 365 is dus een blokkendoos waarvan veel onderdelen ook samenwerken. Aan jou de taak, eventueel samen met collega’s, om van die blokken een bouwwerk te maken dat je helpt bij je werk. Dat kan een grote uitdaging zijn. Mocht Office 365 geheel of redelijk nieuw voor je zijn dan is experimenteren altijd een goede methode om meer te weten te komen. Iedereen die met Office 365 gaat werken voelt zich overdonderd door de mogelijkheden. Waar in hemelsnaam te beginnen?

Linksboven is het antwoord. Daar zie je een knop met 9 blokjes. Dit is het startprogramma voor apps. Als je daarop klikt zie je een overzicht van de apps, programma’s binnen de Office 365 suite. Wat je daar ziet kan verschillen. Zowel de kleur van de omgeving kan voorzien zijn van de huisstijlkleur van het bedrijf waar je werkt. Ook de licentievorm bepaald welke app’s beschikbaar zijn.

Niet laten afschrikken

Laat je hier niet door afschrikken en klik op de eerste App in het overzicht dat je ziet. De bijbehorende App wordt geopend. Kijk daar even rond en zorg dat je een algemene indruk krijgt. Dan klik je weer linksboven op het Startprogramma voor Apps en kies je de volgende. Loop ze zo allemaal door. Een mogelijkheid is om bij elke App voor jezelf een korte notitie te maken wat je daarin aantreft.

Door er op deze manier mee bezig te zijn krijg je snel een overzicht van wat er is. Doe dit zonder stress of druk. Er is niemand die van je verwacht dat je in een uurtje alle mogelijkheden kent. Na vijf jaar professioneel werken met Office 365 ontdek ik dagelijks nieuwe mogelijkheden. Niemand kent alle mogelijkheden. Ook de collega’s niet die soms roepen: ‘Och, ken je die functie niet?’

Verder Inzoomen op functionaliteit

Als je een algemeen beeld hebt van de mogelijkheden kan je verder inzoomen op de mogelijkheden binnen deze applicaties die je aanspreken. Outlook (E-mail) is de meest gebruikte App binnen de Office 365 suite, dus daar zou je eens mee kunnen beginnen.

Dankzij Steve Jobs en zijn visie heeft iedereen die software ontwikkeld de ‘Less is More’ strategie omarmd. Dat wil niet zeggen dat er weinig mogelijk is met de software. De meest gebruikte functies staan in het zicht. Als je meer functionaliteit wilt staat deze wat meer op de achtergrond.

Een voorbeeld

Als voorbeeld hieronder Outlook. Je ziet een heel overzichtelijk scherm met een paar knoppen. Een ervan is een “Nieuw bericht”

De inhoudt van Postvak IN is te zien en je kan zoeken in de berichten. Voor 50% van de dingen die je op een dag doet heb je genoeg mogelijkheden. Dat geeft een hoop rust voor je ogen. Als je nu iets gaat doen, een nieuw bericht sturen bijvoorbeeld, komen de bijbehorende mogelijkheden beschikbaar. Als je daar dan nog iets in mist dan zijn er de 3 puntjes. Die zie je bij dit nieuwe mailtje boven en onderaan. Als je op die drie puntjes klikt zie je nog meer mogelijkheden.

Less is more

Deze “filosofie” zie je in bijna alle onderdelen van Office 365. Wat het meest gebruikt wordt, staat vooraan. Als je iets meer nodig hebt dan is het onder handbereik en vaak met één of twee keer klikken te bereiken. Dit is ook de manier hoe jij zelf met Office 365 het beste mee om kan gaan. Werk met de basis mogelijkheden en ben nieuwsgierig en onderzoekend naar de vele andere mogelijkheden. Op die manier breidt je ook jouw mogelijkheden steeds verder uit.

Aldo de Beunje, Functioneel consultant Office 365, Auteur van Digiweten: www.digiweten.nl