Office 365 maakt het mogelijk om zowel thuis, op het werk als onderweg aan Office-documenten te werken. Het abonnementgebaseerde systeem is sinds de introductie een flink stuk in prijs gezakt, onder meer de abonnementen voor thuisgebruikers en zakelijke eenpitters zijn daarmee wel erg aantrekkelijk geworden! Dit is deel 1 uit een serie van 2, het tweede deel vind je HIER.
Office 365 bestaat uit een online en een offline deel. Het offline-onderdeel behelst feitelijk gewoon het welbekende Microsoft Office-pakket dat u na het afsluiten van een abonnement kunt downloaden en installeren op uw eigen computer. Gedurende de looptijd van het abonnement wordt u voorzien van updates. Mocht in diezelfde looptijd bijvoorbeeld een totaal nieuwe versie van Office uitkomen dan hebt u daar eveneens recht op. Het onlinegedeelte bestaat uit onder meer een cloudopslagdienst, de online agenda Outlook en een – eenvoudig – setje cloud-apps waarmee u zelfs vanuit een browser snel wat kunt wijzigen aan bijvoorbeeld een Word- of Excel-document. Verder geldt dat samenwerken aan documenten en projecten via Office 365 een eitje is, juist daarom wordt dit pakket zo gewaardeerd door bedrijven. Ook scholieren en studenten kunnen veel profijt halen uit deze on- en offlinecombinatie: samen een project of werkstuk maken was nog nooit zo simpel. Tot slot zijn er mobiele apps waarbij met name de tabletvarianten eruit springen.
Ook onderweg
MS Office voor de iPad en (geschikte) Android-tablets maken van uw pientere plankje ineens een volwaardig productieve omgeving. Als u echt serieus met uw tablet wilt gaan werken (en waarom niet), overweeg dan vooral de aanschaf van een (kwalitatief goed en prettig typend) Bluetooth toetsenbord. Of ga desnoods voor een toetsenbord-hoes-combinatie, al zijn hier natuurlijk wel afwegingen gemaakt tussen compactheid en gebruiksgemak. Uiteraard zijn Microsofts eigen Surface-tablets eveneens geschikt voor Office 365 en – in geval van een op een Intel-gebaseerde processor – ook voor het reguliere volledige Office-pakket. Uitwisselen van gegevens tussen app en pc verloopt via de Office 365-opslagdienst OneDrive, wat betekent dat u naadloos kunt overstappen van uw pc naar uw tablet tijdens het werken aan een document. Enige vereiste is dan dat u het document dat u zowel op de vaste werkplek als mobiel wilt gebruiken op OneDrive bewaart, lokaal op de pc bewaren betekent dat u er niet bij kunt buiten de deur.
Lokaal versus cloud
Het is zaak om zo veel mogelijk met ofwel het Office-pakket op de pc te werken, ofwel met de tablet-apps. Alleen daarmee is echt serieus werk mogelijk, want hoewel er zoals gezegd online bewerkingsmogelijkheden binnen de Office 365-dienst zijn, blijven deze in vergelijking met de apps en software qua features achter. Een Office-document bewerken binnen de browser is vooral een optie als er weinig tot geen (ingewikkelde) opmaak aanwezig is, voor meer geavanceerde zaken loopt u hier al snel vast. Omdat de Office-apps gratis zijn staat niets u echter in de weg om ze te installeren. Enig nadeel van de apps is dat ze behoorlijk uit de kluiten gewassen zijn qua grootte: houd rekening met een paar honderd MB per app. Dat levert mogelijk problemen op bij tablets met relatief weinig opslagruimte (denk aan bijvoorbeeld 16 GB), maar tegelijkertijd geldt dat u natuurlijk niet alle Office-apps hoeft te installeren. Maakt u nooit presentaties of ingewikkelde berekeningen, dan hoeft u bijvoorbeeld alleen maar Word te installeren.
Werken met Office online
De meeste mensen kennen de ‘gewone’ MS Office wel, vanwege bijvoorbeeld werk of studie. De online-variant binnen Office 365 is veel minder bekend. Hoewel het zoals gezegd een relatief beperkt geheel is, zijn er toch alleraardigste dingen mee mogelijk. Bijvoorbeeld even een netjes uitziende brief in uw browser tikken is geen enkel probleem, zelfs niet al te ingewikkelde opmaak is mogelijk. U start de onlineversie van – in dit geval – Word door allereerst in te loggen bij Office 365. Breng daarvoor met uw browser een bezoekje aan https://login.microsoftonline.com/ en vul uw gebruikersgegevens in; deze hebt u ontvangen bij het afsluiten van een abonnement. Klik vervolgens op de hoofdpagina van Office 365 op de tegel Word Online. U kunt nu uit een van de beschikbare sjablonen een voor uw doel geschikt exemplaar kiezen, een blanco pagina is eveneens aanwezig. Wilt u bijvoorbeeld een net ogende brief schrijven, klik dan eens op Persoonlijk briefhoofd.
Eenvoudig in gebruik
In eerste instantie ziet u de basistekst van de brief, deze kan naar believen gewijzigd worden in uw eigen tekst. Zoals u ziet lijkt Word in de browser optisch erg op z’n volledige softwarebroer op de pc. Alleen zijn er duidelijk een stuk minder mogelijkheden in het lint beschikbaar. Vergis u echter niet: er is ondanks de beperkingen best het een en ander mogelijk met de cloudversie! In vergelijking met de begindagen – mocht u in het verleden ooit al eens met Office 365 kennisgemaakt hebben – is er veel verbeterd aan zowel stabiliteit als functionaliteit, terwijl ook de navigatie door de diverse onderdelen een stuk eenvoudiger en logischer is geworden.
Kop- en voetteksten
Hebt u het tekstdeel van uw brief klaar, dan is het tijd voor wat aan de in het sjabloon beloofde ‘frivoliteiten’. Klik daarvoor in het lint onder Invoegen op de knop Koptekst & voettekst, waarna boven en onder aan de brief extra ruimte zichtbaar wordt met daarin wederom een aantal aanpasbare onderdelen. Na het invullen van uw naam en adres is uw brief klaar voor verzending.
Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.
