Slimmer en efficiënter werken met AI is hét handboek voor zelfstandig ondernemers, zzp’ers en andere eenpitters die meer willen bereiken in minder tijd. Geen technische poespas, geen ingewikkelde theorieën, maar direct toepasbare strategieën om AI slim in te zetten in jouw dagelijkse praktijk. Met dit boek ontdek je hoe AI je helpt met teksten, administratie, sociale media, klantcontact en nog veel meer. Je leert de kunst van effectief prompten, hoe je AI jouw schrijfstijl aanleert en inzet als sparringpartner zonder je eigenheid te verliezen. In Slimmer en efficiënter werken met AI laat Larisse Buijze, ervaren ondernemer en auteur, op inspirerende en toegankelijke wijze zien hoe jij slimmer en efficiënter kunt werken – op jouw eigen manier. Hieronder lees je het eerste deel van hoofdstuk 3 Een backoffice op rolletjes waarin je leert hoe je ChatGPT inzet om je werkprocessen te stroomlijnen en tijd te besparen. (Hier vind je een ander voorbeeld uit het boek: ChatGPT voor contentcreatie en SEO.)

Een backoffice op rolletjes

Voorbeeldprompts

De voorbeeldprompts die ik vanaf dit hoofdstuk met je deel zijn beknopt en to the point. Dit doe ik zodat de prompts begrijpelijk blijven. Vergeet niet dat je elke prompt kunt uitbreiden met meer context en vriendelijkheid en kunt aanpassen naar je eigen stijl en tone of voice. Hoe meer context je geeft – wie je bent, wat je wilt en wat belangrijk voor je is – des te beter ChatGPT jou begrijpt en ondersteunt. Hoe meer jij deelt, hoe beter het meedenkt.

Je productiviteit verhogen met ChatGPT

Waarin je ontdekt hoe ChatGPT structuur aanbrengt in je werkdag en werkweek en bovendien tijd reserveert voor wat echt belangrijk is: jouw welzijn.

Creatieve chaos

Als schrijver verzamel ik ideeën. Ik noteer ze in notitieboekjes, schriftjes, op losse blaadjes en post-its, alles wat voorhanden is. Noem het creatieve chaos. Er ontstaat uiteindelijk iets moois uit. Maar de organisatie is een hel. Zelfs al vindt creatie haar oorsprong in chaos.

Voor het schrijven van dit boek ben ik anders te werk gegaan. In plaats van losse flodders vroeg ik ChatGPT om mij als sparringpartner te helpen. Om ideeën te onthouden en mij er in het juiste hoofdstuk aan te herinneren. Om ervoor te zorgen dat verwijzingen ook daadwerkelijk werden opgevolgd. En om het overzicht te houden en structuur te bewaken. Het werkt fantastisch! Ik schrijf en ChatGPT zorgt ervoor dat ik de controle niet verlies. Het is een geweldige samenwerking.

Herkenbaar?

Een creatief proces kun je goed vergelijken met zelfstandig ondernemen. Wanneer je bedrijf een vlucht neemt, raakt je mailbox overvol en voeg je meer toe aan je to-do-lijst dan je afvinkt. De telefoon die almaar gaat, terugbelverzoeken, afspraken en een eindeloze lijst aan taken, hoe houd je alle ballen in de lucht?

Het grote voordeel van zelfstandig ondernemen is dat je alles zelf doet. Het grote nadeel aan zelfstandig ondernemen is – precies – dat je alles zelf doet! Je kunt niets delegeren, je stelt dingen uit, je raakt gestrest en je krijgt het gevoel dat je achter de feiten aanloopt. Je hebt behoefte aan overzicht, rust en regie. En dat is nu precies waar AI verschil kan maken. Jij bent de baas met ChatGPT als jouw georganiseerde sidekick.

Jij komt eerst!

Voordat je ChatGPT inzet om je werkdag te organiseren, moet je eerst zelf helder hebben wat je eigenlijk nodig hebt. Wat zijn de taken die je moet doen? Wat wil je doen? En wat komt er elke week terug? Heb je vaste routines of verloopt elke dag anders? En wil je dat ChatGPT alleen meedenkt over je werktaken, of juist over je volledige dagindeling – inclusief ruimte voor sport, rust of reflectie?

ChatGPT werkt alleen goed als jij context geeft. Dus: eerst jij. Begin een gesprek met iets als:

Ik ben [ondernemer]. Mijn werk bestaat uit [korte omschrijving werkzaamheden]. Mijn doel is [bijvoorbeeld: efficiënt werken zonder stress]. Ik heb hulp nodig om mijn werkweek te structureren. Dit zijn de taken die ik wil opnemen: [lijst].

Denk ook aan wat je in hoofdstuk 2 geleerd hebt over het gebruik van een systeeminstructie, de kracht van context en het benoemen van een rol die ChatGPT moet vervullen. Wil je dat het zinvol met je meedenkt in jouw planning, geef het dan de rol van ‘efficiëntie werkspecialist’. Zo’n specialist helpt bij het optimaliseren van werkprocessen, waardoor je meer gedaan krijgt in minder tijd.

En belangrijk: geef altijd aan hoe je de planning gepresenteerd wilt krijgen. Wil je een lijst per dag, per taak of liever een overzicht in tijdsblokken? Wil je ruimte voor pauze, reistijd of sportmomenten? Dit helpt enorm om direct een werkbare planning te krijgen. Merk je tijdens het gebruik dat iets niet werkt? Geef het dan aan. ChatGPT leert van je feedback. Je kunt bijvoorbeeld zeggen:

 Die indeling werkte niet voor mij. Kun je het anders proberenn, met meer ruimte in de middag?

– en voilà, ChatGPT past het aan.

Van losse flodders naar heldere structuur

Je kunt ChatGPT op talloze manieren inzetten om overzicht te creëren in je hoofd en agenda. Heb je een lijst met taken, maar weet je niet waar te beginnen? Plak de lijst in het gesprek en vraag:

 Rangschik deze taken op prioriteit en tijdsduur. Welke moet ik eerst doen? Wat kan later?

Of:

 Maak een dagplanning met deze taken. Houd rekening met twee klantafspraken en één uur reistijd.

Werk je met terugkerende taken? Vraag dan:

 Kun je helpen bij het opstellen van een standaard weekindeling waarin mijn terugkerende werkzaamheden op vaste dagen gepland staan?

En vergeet niet om ChatGPT te laten weten om wélke werkzaamheden het gaat en indien van toepassing, op welke dagen je dit graag gepland ziet.

Door je taken, verplichtingen en wensen met ChatGPT te delen, krijg je overzicht en rust. Je \ hoofd wordt leger. Je planning duidelijker. En je energie wordt beter verdeeld.

Verschillende werkstijlen, verschillende planningen

Niet elke ondernemer werkt hetzelfde. Misschien werk jij vanuit huis, misschien in een winkel of studio, misschien ben je veel onderweg of werk je juist volledig online. ChatGPT is flexibel: het past zich aan jouw situatie aan. Stem de prompt dus altijd af op jouw context.

Voorbeelden

 Ik werk aan huis en zie dagelijks klanten. Kun je mijn planning opbouwen rond mijn afspraken?

 Ik combineer kantoorwerk met afspraken op locatie. Maak eenweekstructuur die flexibel genoeg is voor onvoorziene afspraken en houd rekening met reistijden.

 Ik werk online en wil mijn dagen indelen met blokken voor focuswerk, e-mail, klantcontact en administratie. Met focuswerk bedoel ik werk waarbij ik niet gestoord kan worden zoals het schrijven van offertes, het uitwerken van plannen en taxaties of een online training volgen.

 Ik werk op onregelmatige tijden in de evenementenbranche. Kun je structuur aanbrengen, ondanks mijn onvoorspelbare week? Stel mij de vragen die nodig zijn om dit goed te kunnen beantwoorden.

 Ik heb een uitstekende en werkbare dagplanning gemaakt voor het voltooien van mijn taken en werkzaamheden. Helaas word ik echter telkens gestoord door telefoontjes en onverwacht bezoek (veelal zakelijk) op kantoor, waardoor ik mijn planning niet haal. De telefoon moet ik beantwoorden en onverwachte gasten kan ik niet zo maar weg sturen. Dit is echter een terugkerend probleem. Hoe kan ik hier in mijn praktijk het beste mee omgaan zodat ik mijn taken kan voltooien en tegelijkertijd telefoontjes efficiënt kan blijven beantwoorden en gastvrij blijf ten aanzien van gasten?

Welke werkstijl jij ook hebt, wanneer je ChatGPT voldoende context geeft, krijg je een planning op maat.

Werk en welzijn combineren

Productiviteit draait niet alleen om meer doen, maar ook om béter werken. Met aandacht, met rust, met ruimte voor ontspanning en herstel. ChatGPT kan je helpen je dag of week zo te plannen dat er voldoende tijd is voor ontspanning, sport en herstelmomenten. Denk aan een wandeling tijdens de lunchpauze of een vast sportmoment in de week. Een valkuil van zelfstandig ondernemen is dat je altijd aan het werk bent, omdat werken vaak ook gewoon leuker is als je voor jezelf werkt. Zeker wanneer je (deels) vanuit huis werkt of kantoor aan huis hebt, is het verleidelijk om in vrije uurtjes ‘nog even iets te doen’. Een eigen onderneming komt vaak met een groter verantwoordelijkheidsgevoel en soms zelfs met een schuldgevoel wanneer je even niet werkt. Maar met de juiste balans tussen inspanning en ontspanning werk je juist een stuk efficiënter. ChatGPT kan je daar bij helpen, je hoeft het alleen maar te vragen.

 Plan mijn week zo dat ik dagelijks een moment van rust heb.nPlan aan het begin van elke dag een korte wandeling of ademhalingsoefening.

 Doe een suggestie voor een ochtendroutine van 30 minuten die mij helpt mijn dag helder te beginnen.

Routines helpen je om meer grip te houden op tijd en energie. Ze geven structuur en stabiliteit. In een hectisch beroep waarbij geen dag hetzelfde verloopt, kan een simpele ochtendroutine ervoor zorgen dat je de controle houdt.

Wist je dat het gemiddeld 66 dagen duurt om een nieuwe routine aan te leren? Gun jezelf die tijd en wees niet te streng. En werkt iets niet? Geef dat aan. Bijvoorbeeld:

 De ochtendroutine die je voorstelde, werkt niet voor mij. Yoga werkt niet voor mij, maar ik wil wel graag de dag buiten beginnen. Geef mij vijf nieuwe suggesties.

Je kunt ChatGPT zelfs vragen om mini mindfulness momenten:

 Stel een oefening van 3 minuten voor die ik tussen twee klantafspraken kan doen om mijn hoofd leeg te maken, ongeacht tijdstip en locatie.

Werk en welzijn gaan hand in hand. ChatGPT kan je helpen om beide in balans te brengen. Door ruimte te laten in je planning ontstaat er vrijheid. Eén van de belangrijkste redenen waarom je koos voor een eigen onderneming. ChatGPT helpt je om die vrijheid te bewaken.

Een interview met Larisse Buijze over dit boek kun je op dit blog lezen: Zo gebruik je ChatGPT als ondernemer.