Categoriearchief: Office 365

Presenteren met geluid in PowerPoint

Presenteren met geluid in PowerPoint kan op verschillende manieren, tot een volledige auto-presentatie aan toe. Maar laten we beginnen bij het begin: wáár haal ik dat geluid vandaan? Onderstaande tips zijn afkomstig uit het boek Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.

Stel dat u de diashow in PowerPoint niet zelf wilt presenteren, maar automatisch – en voorzien van gesproken tekst – in een oneindige lus op een beurs of bijeenkomst wilt laten draaien. Dat is vrij eenvoudig te realiseren. PowerPoint beschikt over een ingebouwde geluidsrecorder. Ook als het niet om spraak gaat maar om bijvoorbeeld een muzikaal intro bij de eerste dia, is er van alles mogelijk. In dat geval kunt u bijvoorbeeld gebruikmaken van een MP3-bestand.

Lees verder Presenteren met geluid in PowerPoint

Subtotaal in Excel berekenen

Je kunt cellen filteren, en van die gefilterde selectie een subtotaal in Excel berekenen. Hoe dat in z’n werk gaat leest u hieronder. Afkomstig uit mijn boek Gegevens verwerken in Excel.

Als je een kolom in een tabel optelt met de functie SOM en je gaat die tabel filteren, dan zal de uitkomst van deze optelling altijd gelijk blijven: je ziet altijd het totaal van alle rijen, ook de niet-gefilterde getallen worden meegeteld. Wil je alleen de getallen optellen die gefilterd zijn, gebruik dan de functie SUBTOTAAL. Deze functie berekent een subtotaal in een lijst of database.


subtotaal in Excel berekenen

Syntaxis van SUBTOTAAL

=SUBTOTAAL(functiegetal; gebied)

Als functiegetal geef je een getal van 1 tot en met 11 op, of van 101 tot en met 111, dat aangeeft welke functie moet worden gebruikt, zie de volgende tabel; na de puntkomma verwijs je naar een gebied van cellen.


subtotaal in Excel berekenen

Deze functie is vooral praktisch als je een lijst gaat filteren. Deze laat het totaal zien van alleen de gefilterde rijen (of een andere berekening).

De tabel in dit voorbeeld heeft 300 rijen. Typ twee rijen lager, dus in C302, de formule:

=SUBTOTAAL(9;C1:C300)

Het functiegetal is 9, dus de functie SOM wordt gebruikt. Deze formule telt het aantal verkochte artikelen op.

Schakel vervolgens het filter in. Klik op de pijlknop bij Land; er gaat een menu open met alle landen. Schakel (Alles selecteren) uit, schakel bijvoorbeeld België in en klik op OK; je ziet hierna alleen de gegevens van België. De formule onderaan telt nu de aantallen van België op. Excel aan het werk Gegevens verwerken in Excel

Klik je bovendien op de pijlknop bij Product en kies je van de fietstypen alleen VTT (vélo tout terrain, mountain bike), dan zie je alleen de VTT’s die verkocht zijn in België. De formule onderaan telt dan het aantal VTT’s in België op.

Schakel je in het menu Land bijvoorbeeld Frankrijk en Spanje in, dan geeft de formule de totalen van deze beide landen.

De 9 vooraan in de formule geeft aan dat je de gefilterde gegevens wilt optellen. Kies je daar een 1, dan krijg je het gemiddelde van de gefilterde records, met een 4 zie je de grootste waarde en met 5 de kleinste waarde daarvan.

De functie SUBTOTAAL is bedoeld voor kolommen met gegevens en voor verticale gebieden, want het wegfilteren of verbergen van rijen is van invloed op het subtotaal.

subtotaal in Excel berekenen
Met de functie SUBTOTAAL tel je alleen de getallen op van het gefilterde land.

Meer tips en trucs van Wim de Groot? Op dit blog zijn er veel te vinden. Al zijn Excel-tips, plus interviews met Wim vind je HIER.

Gegevens verwerken in Excel

Gegevens verwerken in ExcelLeuke tip? Je vindt er nog veel meer in het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim De Groot, want gegevens importeren in Excel vanuit Word is slechts een van de vele mogelijkheden. Met Excel kun je behalve rekenen ook gegevens bijhouden. Die kunnen in een eenvoudige tabel staan of in een professionele database. Vervolgens wil je die gegevens op een bepaalde manier op een rij zetten, verbanden zien, ze analyseren en conclusies trekken. Dat leer je in dit boek. Je hoeft hiervoor niet veel ervaring met Excel te hebben. De voorbeelden in dit boek worden helder uiteengezet, zodat je ze kunt aanpassen voor je eigen werk. Kortom: prima leesvoer voor een ieder die ook eens wat andere mogelijkheden van ‘s werelds meest bekende spreadsheet wil leren kennen.

Random getallen in Excel

Zo af en toe heb je eens wat random getallen in Excel nodig. Is geen enkel probleem, hieronder lees je hoe dat in z’n werk gaat. Afkomstig uit mijn boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek.

Soms heb je willekeurige cijfers nodig. Voor een proefberekening, voor zomaar wat data of voor kansberekening. Dan kun je steeds zelf getallen bedenken, maar je kunt ze ook door Excel laten invoeren. Hiervoor gebruik je de functie ASELECT, ASELECTTUSSEN of ASELECT.MATRIX.

Lees verder Random getallen in Excel

Naar beneden afronden voor de belasting in Excel

Bespaar geld (en hoofdpijn) met zaken naar beneden afronden voor de belasting in Excel, altijd een prettige gedachte. Onderstaande tip is afkomstig Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek.

In de belastingaangifte wordt met hele bedragen gewerkt. Je mag de bedragen afronden in je voordeel, dat betekent bij bedragen die je moet betalen of waarover je een percentage moet betalen: afronden naar beneden voor de belasting op een heel getal. Hierbij kun je vaak de functie GEHEEL toepassen. Neem bijvoorbeeld Box 3. Twee fiscale partners hebben samen een vermogen van 132.000. Er geldt een heffingsvrij vermogen van 61.692, zodat hun totale grondslag sparen en beleggen 70.308 is. Dat valt binnen de eerste schijf en die wordt verdeeld in 67% spaardeel en 33% beleggingsdeel. Staat de 67% voor het spaardeel in E7 en dit bedrag in G7 dan is de formule voor I7:

=GEHEEL(E7*G7)

Die kopieer je omlaag voor de andere delen. De bedragen worden naar beneden afgerond. Vervolgens telt van dit spaardeel 0,07% mee voor het fictieve voordeel. Met dit percentage in K7 bereken je dit voordeel in M7 met:

=GEHEEL(I7*K7) Lees verder Naar beneden afronden voor de belasting in Excel

Grootste waarden optellen in Excel

Je kunt eenvoudig de tien grootste waarden optellen in Excel, een klusje dat best eens van pas komt zo af en toe. Onderstaande tip is afkomstig uit mijn boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek.

De tien grootste waarden optellen in Excel is snel te realiseren en komt best van pas. Stel, je hebt verkoopcijfers (of scores) en je wilt daar de tien grootste waarden uit halen en die optellen. Dat gaat niet met SOM.ALS, maar wel met SOMPRODUCT.

In het volgende voorbeeld staan de waarden onder elkaar in B2 tot en met B24. Je formule is:

=SOMPRODUCT(GROOTSTE(B2:B24;RIJ(1:10)))

Deze zoekt automatisch de tien grootste waarden uit het gebied en telt die op.

Hier verwijst RIJ niet naar de gewone rijnummers in het werkblad, maar in het geheugen wordt een eigen tabel aangemaakt en daarvan worden de rijnummers gebruikt. Lees verder Grootste waarden optellen in Excel

Geen Microsoft Office-apps meer voor Chromebook

Totaal onverwacht en zonder enige vooraankondiging zijn de Microsoft Office-apps voor Chromebook ineens teruggetrokken. Dat dit tot irritatie en onbegrip van gebruikers leidt moge duidelijk zijn. Microsoft lijkt sowieso een beetje de weg kwijt te zijn, want ook op het Windows 11-front is de chaos ongekend groot.

Dat Microsoft een totaal onvoorspelbaar (onbetrouwbaar, zouden sommigen zeggen) bedrijf is mag geen al te groot nieuws heten. De meest recente actie van de softwaregigant is echter wel heel opvallend. Een ieder die in de afgelopen paar dagen een van de Office-apps op zijn of haar Chromebook wilde starten, werd geconfronteerd met een onaangename verrassing (zie afbeelding bovenaan). Ofwel: je wordt nu geacht gebruik te maken van Office.com om eender welk Office-document dan ook te maken of bewerken. Vervelende (en voor velen elementaire) bijwerking is, dat dit alleen online werkt. De oude Office-apps waren afkomstig uit Android, de apps voor dat mobiele besturingssysteem zijn eveneens (offline) te draaien op een Chromebook. Een duidelijke reden geeft Microsoft niet voor de vreemde actie. Vreemd, want wie bedenkt zoiets aan het begin van een schooljaar én midden in een pandemie. Lees verder Geen Microsoft Office-apps meer voor Chromebook

Breuken in Excel

Je kunt ook rekenen met breuken in Excel, wat vooral voor scholieren zo af en toe best praktisch kan zijn natuurlijk. Onderstaand artikel is een destillaat uit mijn boek mijn boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek.

Werken met breuken in Excel is geen probleem, het programma beschikt over diverse functies speciaal voor die tak van sport bedoeld. Zo is er bijvoorbeeld de functie GGD. Het is gebruikelijk om een breuk zo klein mogelijk te schrijven. Dit heet vereenvoudigen. Om een breuk te kunnen vereenvoudigen zoek je naar de grootste gemene deler van de teller en de noemer, ofwel de grootste gemeenschappelijke deler. De afkorting hiervoor is ggd. De deler is het getal waardoor je deelt.

Lees verder Breuken in Excel

Kopteksten en voetteksten in Word

Met kopteksten en voetteksten in Word maakt u langere schrijfsels of complete boeken een stuk leesbaarder. Hoe u dat regelt, leest u hieronder in een tip afkomstig uit het boek Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.

In dit boek staat boven aan de even pagina’s het hoofdstuknummer gevolgd door de titel van het hoofdstuk. Boven aan de oneven pagina’s wordt eerst de serienaam genoemd, gevolgd door de titel van het boek. Dit zijn kopteksten. Een steeds terugkerende tekst onderaan de pagina noemen we een voettekst. In dit boek zijn dat de paginanummers.

Het is niet verstandig dergelijke teksten zélf boven (of onder) elke pagina te typen, want als u achteraf tekstgedeelten toevoegt of verwijdert, komt het pagina-einde op een andere plaats en moet u de kop- en voetteksten verplaatsen. In Word kunnen kop- en voetteksten automatisch worden gemaakt.

Kop- en voetteksten invoegen

Het invoegen en naderhand bewerken van kop- en voetteksten doet u in het tabblad Invoegen met de knoppen Koptekst en Voettekst. Deze knoppen werken op dezelfde manier. Wanneer u op één van deze knoppen klikt, verschijnt een menu. Klik op een optie; de mogelijkheid voor een kop- of voettekst wordt in uw document ingevoegd. U kunt nu tekst invoegen.

kopteksten en voetteksten in Word
Kop- en voetteksten bewerkt u in een speciale ontwerpmodus. De tekst is dan lichtgrijs; u typt in het koptekst- of voettekstgebied.

Lees verder Kopteksten en voetteksten in Word

De functie GROOTSTE in Excel

De functie GROOTSTE in Excel is slechts een van de vele functies die dit ultieme spreadsheetprogramma van Microsoft aan boord heeft. In mijn boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiekvind je er vele beschreven. Hieronder gaan we op zoek naar de grootste!


functie GROOTSTE in ExcelSyntaxis van GROOTSTE

=GROOTSTE(gebied; rangnummer)

Je mag slechts één gebied opgeven; het rangnummer is de positie in de ranglijst van de getallen, van groot naar klein gezien.

Resultaat: een getal dat op de opgegeven plaats in de ranglijst staat.


Je wilt bijvoorbeeld een lijst zien met de toptien van de bestverkopende producten, waarvan de aantallen in kolom B staan. Voor het product met het grootste aantal is je formule:

=GROOTSTE(B2:B1000;1)

De uitkomst hiervan is gelijk aan:

=MAX(B2:B1000)

Lees verder De functie GROOTSTE in Excel

Outlook Taken en Notities

Met Outlook Taken en Notities helpt u orde in de chaos te houden, en zaken nooit meer (of in ieder geval minder) te vergeten. Deze tip is afkomstig uit ‘t dikke Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.

Een taak in Outlook is een beetje te vergelijken met een afspraak, maar wordt niet met een tijdslot weergegeven in de agenda. Taken kunnen kortdurende acties zijn, zoals ‘bel de afdeling Marketing’, maar ook uit langere projecten bestaan, bijvoorbeeld ‘Opmaak magazine juli’, waar u twee weken voor hebt uitgetrokken.

In de praktijk komt het er vaak op neer dat taken worden gebruikt voor langduriger werkzaamheden, waar u met onderbrekingen aan werkt. Outlook biedt allerlei mogelijkheden om de voortgang van taken bij te houden. Outlook Taken en Notities helpen u orde in de chaos te houden.


Outlook Taken en NotitiesTo do-lijst

U zou de takenlijst van Outlook kunnen beschouwen als een uitgebreide to do-lijst. Maar dan wel een lijst waarin u allerlei extra mogelijkheden hebt om de uitvoering van de taak te controleren en sturen. Zorg er zelf voor dat de lijst ook daadwerkelijk wordt gevuld met actie-items, oftewel taken die kunnen worden uitgevoerd. Zijn het meer algemene opmerkingen, gebruik dan het onderdeel Notities. Dat wordt in het tweede deel van dit hoofdstuk besproken.


Lees verder Outlook Taken en Notities