Excel kent heel veel handigheidjes. Zoals bijvoorbeeld gegevens importeren van een webpagina naar Excel. Onderstaande tekst is een uittreksel mijn boek Gegevens verwerken in Excel.
Een schat aan informatie
Op internet vind je een schat aan informatie. Gaat het om vaste gegevens, dan kun je ze ophalen met kopiëren en plakken. Bij het plakken is het verstandig om op de rechtermuisknop te klikken en in het volgende menu onder Plakopties Waarden te kiezen, want dan krijg je de data zonder ongewenste opmaak.
Er zijn ook gegevens die regelmatig veranderen, zoals koersen en valuta. Daarvoor kun je een verbinding aanleggen, zodat die data steeds worden bijgewerkt. Om die gegevens in Excel te kunnen importeren, moeten ze op de desbetreffende webpagina wel in een tabel staan.
Wim de Groot schrijft artikelen over Excel voor het populaire tijdschrift ComputerIdee en boeken bij van Duuren Media. Als freelance auteur heeft hij al vele lezers weten te boeien met dit rekenprogramma. Hij begeleidt in de gezondheidszorg mensen op het gebied van levensvragen. Daarbij is helder communiceren van groot belang. Dat hij helder kan communiceren blijkt ook in zijn uitleg van Excel. Aan beginnende en gevorderde gebruikers laat hij zien hoe ze de mogelijkheden van dit rekenwonder kunnen benutten. Als nuchtere noorderling doet hij niet moeilijk over zaken die ingewikkeld lijken. Zijn doel is om u plezier te laten beleven aan uw computer en aan Excel in het bijzonder. De boeken van Wim vind je hier.
Werken vanuit huis blijft voorlopig dankzij een maar voortwoekerend Covid de norm. Tijd om een blik op thuiswerken en ergonomie te werpen!
Als je de ruimte hebt in je werkkamer, heb je een goed bureau neergezet met een goede bureaustoel. Bezuinig niet op de bureaustoel en zoek ook niet het mooiste luie model uit. Je zit er urenlang in en hebt een stoel nodig die een actieve houding ondersteunt. Ook goed voor de gezondheid is een zit/stabureau. Een bureau dat je met een druk op de knop tot stahoogte kunt opkrikken en net zo makkelijk weer kunt laten zakken, zodat je staan en zitten achter je bureau afwisselt. Die afwisseling van zitten en staan houdt je lichaam actief en je spieren in betere conditie. Thuiswerken en ergonomie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden!
Afwisselend zitten en staan achter je bureau stimuleert een goede bloeddoorstroming en voorkomt stramme spieren en gewrichten.
Victor Peters is docent-onderzoeker ICT & Creative Technologies aan een hogeschool en geeft lectures en workshops in binnen- en buitenland. Hij schreef ruim tachtig boeken over ICT, media en internet en blijft altijd zoeken naar nieuwe mogelijkheden om schijnbaar complexe technologie toegankelijk te maken voor een groot publiek. Zijn belangrijkste boodschap: ‘Programmeren is geen technisch vak, het is een creatief vak dat iedereen kan leren.’ De boeken van Victor vind je HIER.
Access 2019 is een van de minder ‘bekende’ onderdelen van de Office suite. Maar je krijgt ‘m bijvoorbeeld wel bij een abonnement op Office 365. Althans, de Windows-gebruikers, er is tot op heden nooit een Mac-versie van de database-software verschenen. Wat kun je eigenlijk met Access 2019?
Oneerbiedig wordt Access 2019 (hierna aangeduid met Access) wel een elektronische kaartenbak genoemd. Deze omschrijving doet Access tekort, want u kunt er veel meer mee doen dan alleen adresbestanden bijhouden. Met de beschikbare sjablonen kunt u bijvoorbeeld een verkooppijplijn opzetten, marketingprojecten volgen, leerlingen van een school registreren of al uw kostbaarheden bijhouden.
Adressen in een kaartenbak(je).
Access
Om terug te komen op de kaartenbak: het is goed mogelijk een bestand met adressen bij te houden in Access. Misschien lijkt het u handiger een dergelijke tabel in Excel te maken. Voor een eenvoudig adresbestand waarin u namen en adresgegevens zoals straat, huisnummer, postcode en plaats (aangeduid met NAW-gegevens) opslaat, is dat ook zo. U kunt zelfs de geboortedatum opnemen en allerlei berekeningen uitvoeren. Hoofdstuk 1 – Access 2019 Access 2019, wat kunt u ermee?
Excel-bestand met NAW-gegevens.
In de afbeelding ziet u een voorbeeld van een Excel-tabel met daarin de adresgegevens aangevuld met een geboortedatum en de berekende leeftijd op 30 oktober in 2018. Met Excel kunt u de gegevens sorteren, selecteren en zelfs gebruiken om, met behulp van Word, etiketten of persoonlijke brieven te maken. Waarom zou u dan toch Access kiezen om gegevens bij te houden? Access 2019 is beter in het bijhouden van gegevens die gekoppeld worden. In de loop van dit boek gaat u gegevens verwerken van een stichting die activiteiten voor kinderen organiseert. Deze stichting heeft te maken met activiteiten, vrijwilligers die activiteiten begeleiden en kinderen die zijn ingeschreven voor een of meer activiteiten.
Excel is ook mogelijk, maar…
Het is niet onmogelijk om dit in Excel bij te houden, maar de tabellen kunnen heel rommelig worden. Denk maar aan het bijhouden van de activiteiten die een vrijwilliger gaat begeleiden. De vrijwilligers worden daarbij gekoppeld aan de activiteiten. Een ander woord voor die koppeling is relatie. Daarom wordt een database in Access 2019 ook wel een relationele database genoemd. Meestal worden voor het leggen van de koppeling nummers gebruikt: elke vrijwilliger, elk kind en elke activiteit krijgt een nummer. Aan de hand van de nummers wordt de relatie gelegd. Schematisch ziet zo’n koppeling eruit zoals in afbeelding 1.3.
Bestanden koppelen
In de maatschappij gebeurt het koppelen van bestanden (gegevens) met behulp van nummers wel vaker. Zo is aan de hand van uw burgerservicenummer, afgekort BSN (de oude naam is sofinummer) door overheidsinstanties allerlei informatie op te vragen.
De gegevens zijn via nummers aan elkaar gekoppeld.
Elk kind krijgt een pasje met daarop een nummer. Dat nummer wordt gebruikt bij de inschrijving voor deelname aan een activiteit. Datzelfde gebeurt met de activiteiten. Muziek op Schoot heeft nummer 1. Melany van Baalen wordt ingeschreven voor Muziek op Schoot. Daarom wordt bij de inschrijving genoteerd: kindnr 3 en activiteit 1. Dat lijkt allemaal heel onpersoonlijk, maar computers werken nu eenmaal gemakkelijker met getallen dan met teksten. In de overzichten ziet u van de nummers bijna niets meer terug. De naam van het kind en de bijbehorende activiteit worden netjes met de juiste omschrijvingen getoond.
U zult merken dat het opzetten van een database wel wat meer tijd kost dan het typen van de gegevens in Excel. Maar als alles draait, wordt snel duidelijk dat een database grote voordelen biedt.
Pasfoto’s
Formulieren
Voor het invoeren van de gegevens worden in Access 2019 formulieren gebruikt. Meestal worden de gegevens, in dit voorbeeld door de ouders, ingevuld op een papieren formulier. De gegevens op dat formulier moeten worden ingevoerd in de computer. Het is verstandig om bij het ontwerpen van het formulier op de computer uit te gaan van het papieren formulier. De volgorde van de gegevens op het scherm moet hetzelfde zijn als de volgorde op papier. Daarmee kunnen invoerfouten voor een deel worden voorkomen, maar fouten blijven natuurlijk mogelijk.
Het formulier voor het invullen van de gegevens van een kind.
Rapporten
Voor de uitvoer van de gegevens worden rapporten gebruikt. Dat kan in de vorm van een tabel, een samenvatting van de gegevens (bijvoorbeeld de activiteiten) of een telefoonlijst met alleen de namen en de telefoonnummers; voor de pasjes van de kinderen wordt een rapport met etiketindeling gebruikt.
Bovenstaand artikel is een stukje afkomstig uit Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365; auteurs: Peter Kassenaar, Wim de Groot, Wilfred de Feiter en Ronald Smit. Microsoft Office is de meest gebruikte kantoortoepassing ter wereld. Met programma’s voor tekstverwerking, presentaties, databases, rekenbladen en e-mail is het een complete suite die veel functionaliteit biedt en de productiviteit verhoogt. In dit lijvige werk behandelen de auteurs de toepassingen Word, Excel, Access, Outlook en PowerPoint, zodat u een compleet beeld krijgt van de veelzijdigheid en de kracht van de software. Na het lezen van dit boek bent u een expert!
Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.
Vanzelfsprekend is het geen probleem om foto’s in PowerPoint te gebruiken, altijd handig om het een of ander mee te verduidelijken!
PowerPoint beschikt over allerlei handige hulpmiddelen betreffende foto’s. Zoals bijvoorbeeld uitsnijden. Stel dat u van de liggende foto een staand exemplaar wilt maken, dan doet u dat door – met de afbeelding geselecteerd – in het lint onder Hulpmiddelen voor afbeeldingen en Opmaak op de knop Bijsnijden te klikken. Sleep het bijsnijdkader naar de gewenste grootte door gebruik te maken van de diverse aangrijppunten van de selectie. Zodra u ergens buiten de afbeelding klikt, ziet u alleen nog het bijgesneden deel van de afbeelding.
Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.
Automatisch aanvullen in Excel is een zegen; het scheelt je heel veel tikwerk. En zorgt dus ook voor een veel hogere productiviteit.
Heb je een naam in Excel eenmaal ingevoerd en wil je die voor de tweede keer typen, kijk dan even naar je beeldscherm. Je hebt bijvoorbeeld al eens Amsterdam ingevoerd en een volgende persoon woont daar ook. Typ alleen een a (dat mag als kleine letter). Kijk naar de cel en je ziet dat Excel daar amsterdam van maakt (als dat de enige plaats met een a is). Druk op de Enter-toets; de hele plaatsnaam wordt ingevoerd, met een hoofdletter.
Staat Amsterdam al in de lijst, dan typ je voortaan alleen de eerste letter(s) en doet Excel de rest.
Wim de Groot schrijft artikelen over Excel voor het populaire tijdschrift ComputerIdee en boeken bij van Duuren Media. Als freelance auteur heeft hij al vele lezers weten te boeien met dit rekenprogramma. Hij begeleidt in de gezondheidszorg mensen op het gebied van levensvragen. Daarbij is helder communiceren van groot belang. Dat hij helder kan communiceren blijkt ook in zijn uitleg van Excel. Aan beginnende en gevorderde gebruikers laat hij zien hoe ze de mogelijkheden van dit rekenwonder kunnen benutten. Als nuchtere noorderling doet hij niet moeilijk over zaken die ingewikkeld lijken. Zijn doel is om u plezier te laten beleven aan uw computer en aan Excel in het bijzonder. De boeken van Wim vind je hier.
Een index maken met Word is een klusje waarmee schrijvers van informatieve of technische documenten veel te maken krijgen. Hoe werkt dat?
Bij informatieve of technische documenten is het gebruikelijk om aan het eind van het document een index met trefwoorden op te nemen. In een index – zoals ook achter in dit boek – staat een alfabetische trefwoordenlijst met paginanummers, zodat lezers gemakkelijk bepaalde onderwerpen kunnen vinden. Het opnemen van een index bij een roman of nieuwsbrief is wat ongebruikelijker, maar soms komt u ze tegen. Lees verder Een index maken met Word→
Wim de Groot schrijft artikelen over Excel voor het populaire tijdschrift ComputerIdee en boeken bij van Duuren Media. Als freelance auteur heeft hij al vele lezers weten te boeien met dit rekenprogramma. Hij begeleidt in de gezondheidszorg mensen op het gebied van levensvragen. Daarbij is helder communiceren van groot belang. Dat hij helder kan communiceren blijkt ook in zijn uitleg van Excel. Aan beginnende en gevorderde gebruikers laat hij zien hoe ze de mogelijkheden van dit rekenwonder kunnen benutten. Als nuchtere noorderling doet hij niet moeilijk over zaken die ingewikkeld lijken. Zijn doel is om u plezier te laten beleven aan uw computer en aan Excel in het bijzonder. De boeken van Wim vind je hier.
Microsoft Word kent een mooie manier om koppen aan te geven in een document: door stijlen te gebruiken. Kopteksten en stijlen in Word: Snel, mooi en makkelijk!
Stijlen in een Worddocument helpen u een strak ogen en consistent document te maken. Denk aan bijvoorbeeld:
• Gebruik de stijl Kop 1 voor een titel of hoofdkop • Gebruik de stijl Kop 2 voor een tussenkopje • Gebruik de stijl Kop 3 voor een alineakopje
Gebruik in grotere documenten liever stijlen om koppen op te maken.
Als u stijlen gebruikt voor de kopteksten, bent u er niet alleen van verzekerd dat uw koppen er in het hele document hetzelfde uitzien, maar krijgt het document bovendien direct een logische indeling. U kunt dan snel door het document springen met het deelvenster Navigatie, of tekstdelen onder de koptekst samenvouwen voor een beter overzicht op het grote geheel. Lees verder Kopteksten en stijlen in Word→
Wim de Groot schrijft artikelen over Excel voor het populaire tijdschrift ComputerIdee en boeken bij van Duuren Media. Als freelance auteur heeft hij al vele lezers weten te boeien met dit rekenprogramma. Hij begeleidt in de gezondheidszorg mensen op het gebied van levensvragen. Daarbij is helder communiceren van groot belang. Dat hij helder kan communiceren blijkt ook in zijn uitleg van Excel. Aan beginnende en gevorderde gebruikers laat hij zien hoe ze de mogelijkheden van dit rekenwonder kunnen benutten. Als nuchtere noorderling doet hij niet moeilijk over zaken die ingewikkeld lijken. Zijn doel is om u plezier te laten beleven aan uw computer en aan Excel in het bijzonder. De boeken van Wim vind je hier.
Bespaar jezelf een hoop saai tikwerk en laat reeksen maken in Excel lekker aan het programma zelf over. Computers zijn gemaakt om de mens te dienen, after all. Niet om ze nog meer werk te geven.
In Excel heeft de rechter benedenhoek van de cel waarin je staat, een blokje; dat is de vulgreep. Als je de muisaanwijzer erop houdt, verandert deze van de gewone dikke witte plus in een dun zwart plusteken. Hiermee kun je kopiëren. Typ bijvoorbeeld een plaatsnaam en druk op de Enter-toets. Klik op de cel met die plaatsnaam en sleep de vulgreep met ingedrukte linkermuisknop omlaag; de plaatsnaam wordt omlaag gekopieerd.
Snel reeksen maken in Excel
Met de vulgreep maak je supersnel oplopende reeksen. Je wilt bijvoorbeeld een serie datums onder elkaar. Typ de eerste datum, bijvoorbeeld 1-3 en druk op de Enter-toets. Klik op de cel met die datum en sleep de vulgreep met ingedrukte linkermuisknop omlaag. Je ziet dat er automatisch een reeks wordt gemaakt. In een wit label bij het plusteken zie je intussen wat Excel in de volgende cellen zal zetten. Laat de muisknop los als de serie datums lang genoeg is.
• Deze functie heet Doorvoeren en werkt ook als je opzij sleept.
Zo maak je ook snel een serie getallen. Typ een 1 in een willekeurige cel en druk op de Enter-toets. Klik in de cel met de 1, klik op de vulgreep, houd de Ctrl-toets ingedrukt en sleep de vulgreep omlaag. Als je ver genoeg hebt doorgeteld, laat je de muisknop los.
• Sleep je de vulgreep omlaag zonder de Ctrl-toets ingedrukt te houden, dan wordt die 1 gekopieerd en krijg je een serie enen onder elkaar.
Met de vulgreep maak je snel reeksen van getallen of datums.
Andere reeksen doorvoeren
Met de vulgreep kun je ook andere reeksen maken. Let op: bij de volgende voorbeelden houd je tijdens het slepen aan de vulgreep de Ctrl-toets niet ingedrukt.
• Typ jan of januari in een cel, druk op de Enter-toets en sleep aan de vulgreep van die cel. De andere maanden van het jaar komen erbij. Na december gaat Excel verder met januari.
• Begin je met ma of met maandag, dan krijg je met de vulgreep de andere dagen van de week erbij.
• Typ Week 1 en het wordt voortgezet met Week 2, Week 3.
• Begin met Rembrandtlaan 13 en de vulgreep gaat verder met Rembrandtlaan 14, Rembrandtlaan 15.
• Na 1e kwartaal komt automatisch 2e kwartaal enzovoort. En na 4e kwartaal 2020 volgt vanzelf 1e kwartaal 2021!
De vulgreep. Die mag met recht aanvulgreep heten.
Doorvoeren in grotere stappen
Excel kan reeksen in stappen doorvoeren als je het programma even duidelijk maakt hoe groot die stappen moeten zijn. Je typt hiervoor de eerste twee waarden onder elkaar. Excel kijkt dan hoe groot de stap ertussen is en voert de reeks door.
Stel, je wilt een serie even getallen onder elkaar hebben. Typ in een cel 2 en daaronder 4. Selecteer deze beide cellen, klik op de vulgreep en sleep omlaag. Excel ziet dat het verschil hiertussen 2 is en telt in de volgende cellen verder: 6, 8 enzovoort.
Dit werkt ook als het getal achter een woord staat, zoals in een adres. Typ Rembrandtlaan 13 en typ in de cel daaronder Rembrandtlaan 15. Selecteer beide cellen en sleep de vulgreep omlaag. Je krijgt de volgende adressen met oneven huisnummers.
Wil je een serie datums met steeds een week ertussen? Dan typ je de eerste twee datums, bijvoorbeeld 1-1-2021 en 8-1-2021. Selecteer deze beide cellen en sleep aan de vulgreep; de vrijdagen van 2021 verschijnen onder elkaar.
Vind je het gedoe met de Ctrl-toets lastig (zie het kader hierboven), typ dan in een cel 1 en daaronder 2. Selecteer deze beide cellen, klik op de vulgreep en sleep die met ingedrukte linkermuisknop omlaag. Zo help je Excel op weg en telt het programma automatisch verder.
Leuke tip? Je vindt er nog veel meer in het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim De Groot. Met Excel kun je behalve rekenen ook gegevens bijhouden. Die kunnen in een eenvoudige tabel staan of in een professionele database. Vervolgens wil je die gegevens op een bepaalde manier op een rij zetten, verbanden zien, ze analyseren en conclusies trekken. Dat leer je in dit boek. Je hoeft hiervoor niet veel ervaring met Excel te hebben. De voorbeelden in dit boek worden helder uiteengezet, zodat je ze kunt aanpassen voor je eigen werk. Kortom: prima leesvoer voor een ieder die ook eens wat andere mogelijkheden van ‘s werelds meest bekende spreadsheet wil leren kennen.
Wim de Groot schrijft artikelen over Excel voor het populaire tijdschrift ComputerIdee en boeken bij van Duuren Media. Als freelance auteur heeft hij al vele lezers weten te boeien met dit rekenprogramma. Hij begeleidt in de gezondheidszorg mensen op het gebied van levensvragen. Daarbij is helder communiceren van groot belang. Dat hij helder kan communiceren blijkt ook in zijn uitleg van Excel. Aan beginnende en gevorderde gebruikers laat hij zien hoe ze de mogelijkheden van dit rekenwonder kunnen benutten. Als nuchtere noorderling doet hij niet moeilijk over zaken die ingewikkeld lijken. Zijn doel is om u plezier te laten beleven aan uw computer en aan Excel in het bijzonder. De boeken van Wim vind je hier.
Nu een nieuwe COVID-lockdown nagenoeg onvermijdelijk lijkt te worden, is het tijd om weer wat vertier te bunkeren. Zoals kleurboeken in PowerPoint.
We liepen er zelf stomtoevallig tegenaan. Op zoek naar een mooi sjabloon voor screenshots bij een artikel tikten we kunst in als zoekterm. En dat in het zoekveld dat je ziet bovenaan het handjevol voorgestelde sjablonen, om precies te zijn. Te zien na het starten van PowerPoint. Tot onze verbazing bleken er onder de zoekterm kunst ook kant-en-klare kleurboeken tevoorschijn te komen. Vreemd genoeg verschijnen die boeken dan weer niet als je zoekt op kleurboeken. Kortom: een gelukstreffer. Er zijn kleurboeken beschikbaar voor zowel kinderen als volwassenen. Hoe het werkt? Lees vooral verder! Lees verder Kleurboeken in PowerPoint: ‘verstopt’ plezier!→
Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.
WordArt in Word is een meer frivool onderdeel van (onder meer) Word; je treft het ook aan in andere onderdelen van Office. Er zijn aardige dingen mee mogelijk, al moet je er niet mee overdrijven.
WordArt-achtige toepassingen en bijbehorende effecten vierden hun hoogtijdagen in de latere jaren ’90 van de vorige eeuw. Het was ook de tijd van de eerste private ‘homepages’ van het toen nog prille internet. Bomvol knipperende, bewegende animated GIFjes. En natuurlijk de onmisbare kunstzinnige teksten, vaak voorzien van dikke 3D-effecten. Die tijden liggen inmiddels – gelukkig – een heel eind achter ons. Maar WordArt is zonder meer een blijvertje gebleken. Het is gewoon een onderdeeltje van Word, waarmee je kunstzinnig vormgegeven teksten creëert. Vooraf een waarschuwing: gebruik het vooral (heel) spaarzaam, dan blijft het leuk. Lees verder Creatief met WordArt in Word→
Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.
We gebruiken cookies om ervoor te zorgen dat onze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat ermee instemt.OkPrivacy policy
