Tagarchief: Microsoft Office

Het Klembord van Office

Knippen, kopiëren en plakken zijn dingen die u veel doet binnen de Office-onderdelen. Het Klembord van Office (en Windows) komt daarbij best van pas. Lees verder Het Klembord van Office

Word: Speciale tekens, symbolen en accenten invoegen

Oh jee: waar zat dat rare leeseken ook alweer? Tijd voor Word: Speciale tekens, symbolen en accenten invoegen. Deze kennis komt altijd van pas!

Het komt regelmatig voor dat u teksten moet typen waarin bijzondere tekens voorkomen, zoals ©, ƒ, ® of ™. Denk hierbij ook aan aandachtstrekkers, zoals wijzende handjes (), een telefoontoestel of een schaartje. Ook komen in veel Nederlandse woorden accenttekens voor, zoals é, è, ë, á, à, ä, ö, ï en ç. Het is dan handig om te weten hoe u dergelijke tekens snel invoegt in Word.
Lees verder Word: Speciale tekens, symbolen en accenten invoegen

Gebruik screenshots in PowerPoint

Gebruik screenshots in PowerPoint – het presentatieprogramma van Microsoft Office – om uw betogen en instructies te verduidelijken.

In presentaties zijn afbeeldingen van een computerscherm geen vreemde verschijning. Denk aan een presentatie rondom een training voor nieuwe software of gewoon een schermafdruk van een browser om te laten zien hoe een website er ‘in het echt’ uitziet. U maakt schermafbeeldingen in alle Windows-versies (ook de oudste) door op de toets Print Screen (PrtScn) te drukken.

Windows zet een afdruk van het hele scherm op het Klembord. De toetsencombinatie Alt+Print Screen stuurt een afbeelding van alleen het actieve venster naar het Klembord. Dit werkt ook in Windows Vista, Windows 7, 8 en 10, maar deze Windows-versies hebben een handig hulpprogramma dat u meer vrijheid geeft in het maken van schermafdrukken. Het heet Knipprogramma en u krijgt hier een korte demonstratie van de werking. Het gebruik komt verderop aan bod. Lekker makkelijk allemaal in ieder geval, dus gebruik screenshots in PowerPoint vooral met enige regelmaat! Lees verder Gebruik screenshots in PowerPoint

Foto’s in PowerPoint

Vanzelfsprekend is het geen probleem om foto’s in PowerPoint te gebruiken, altijd handig om het een of ander mee te verduidelijken!

PowerPoint beschikt over allerlei handige hulpmiddelen betreffende foto’s. Zoals bijvoorbeeld uitsnijden. Stel dat u van de liggende foto een staand exemplaar wilt maken, dan doet u dat door – met de afbeelding geselecteerd – in het lint onder Hulpmiddelen voor afbeeldingen en Opmaak op de knop Bijsnijden te klikken. Sleep het bijsnijdkader naar de gewenste grootte door gebruik te maken van de diverse aangrijppunten van de selectie. Zodra u ergens buiten de afbeelding klikt, ziet u alleen nog het bijgesneden deel van de afbeelding.

foto’s in PowerPoint
Bijsnijden is snel te realiseren.

Lees verder Foto’s in PowerPoint

Automatisch aanvullen in Excel

Automatisch aanvullen in Excel is een zegen; het scheelt je heel veel tikwerk. En zorgt dus ook voor een veel hogere productiviteit.

Heb je een naam in Excel eenmaal ingevoerd en wil je die voor de tweede keer typen, kijk dan even naar je beeldscherm. Je hebt bijvoorbeeld al eens Amsterdam ingevoerd en een volgende persoon woont daar ook. Typ alleen een a (dat mag als kleine letter). Kijk naar de cel en je ziet dat Excel daar amsterdam van maakt (als dat de enige plaats met een a is). Druk op de Enter-toets; de hele plaatsnaam wordt ingevoerd, met een hoofdletter.

automatisch aanvullen in Excel
Staat Amsterdam al in de lijst, dan typ je voortaan alleen de eerste letter(s) en doet Excel de rest.

Lees verder Automatisch aanvullen in Excel

Een index maken met Word

Een index maken met Word is een klusje waarmee schrijvers van informatieve of technische documenten veel te maken krijgen. Hoe werkt dat?

Bij informatieve of technische documenten is het gebruikelijk om aan het eind van het document een index met trefwoorden op te nemen. In een index – zoals ook achter in dit boek – staat een alfabetische trefwoordenlijst met paginanummers, zodat lezers gemakkelijk bepaalde onderwerpen kunnen vinden. Het opnemen van een index bij een roman of nieuwsbrief is wat ongebruikelijker, maar soms komt u ze tegen. Lees verder Een index maken met Word

Lijsten bijhouden met Excel

Lijsten bijhouden met Excel is een eitje. Of het nu gaat om een adreslijst, je filmcollectie of iets heel anders. Excel als database dus, eigenlijk.

Met Excel kun je uitstekend lijsten bijhouden. Denk aan een lijst met de adressen van je familie, je klantenkring of je vereniging, of een overzicht van je muziekverzameling; zo’n lijst wordt een database genoemd. Je leest in dit artikel hoe je een lijst opzet en gegevens invoert. Met een paar trucjes gaat dat gemakkelijk en snel. Je bespaart een hoop tikwerk als je reeksen maakt met de vulgreep. Gegevens uit een ander programma als Word of Access kun je exporteren naar Excel of opslaan als een csv-bestand. Vervolgens importeer je die gegevens in Excel. Ook een download van bankgegevens is vaak een csv-bestand. Lijsten bijhouden met Excel biedt vele mogelijkheden. We beginnen echter eenvoudig, om de smaak te pakken te krijgen.

Een adreslijst opzetten

Een lijst met gegevens wordt ook wel een database genoemd. Je leert een database opzetten aan de hand van een praktisch voorbeeld: een adreslijst. Je bedenkt eerst welke gegevens je van iedere persoon wilt bijhouden. Voor de hand liggen de voornaam, de achternaam, het adres en de postcode met woonplaats. Verder wil je misschien het telefoonnummer noteren, het e-mailadres, de geboortedatum enzovoort. Deze gegevens zet je in een tabel: je plaatst in iedere cel een stukje informatie. In de adreslijst zet je de kenmerken die bij dezelfde persoon horen, naast elkaar in dezelfde rij. Dezelfde soort gegevens plaats je onder elkaar, dus je zet alle plaatsnamen in dezelfde kolom, de achternamen in een andere kolom enzovoort.

Om te beginnen voer je in rij 2 je eigen naam in (in rij 1 komen zo meteen de kopjes).

Typ in cel A2 je voornaam. Typ in B2 het tussenvoegsel (zoals de en van de) als je naam dat heeft. Typ in C2 je achternaam, in D2 je adres en in E2 je postcode met je woonplaats.

• Wil je die twee liever apart noteren, typ dan je postcode in E2 en je woonplaats in F2. 6

Daarnaast kun je nog je telefoonnummer typen, je geboortedatum en wat je verder wilt toevoegen. Gebruik voor elk onderdeel een eigen cel.

lijsten bijhouden met Excel
Je adreslijst is in feite een database. Het begint eenvoudig.

Opzet Kopjes boven de kolommen typen

Zoals gezegd komen dezelfde soort gegevens onder elkaar. Nu je eigen naam er als voorbeeld in staat, zie je eenvoudig wat er in welke kolom komt. Je voorziet nu elke kolom van een eigen opschrift.

Typ in cel A1 Voornaam, typ in B1 tussen of tv (als afkorting van ‘tussenvoegsel’), typ in C1 Achternaam, in D1 Adres, gevolgd door Postcode Woonplaats in E1.

• Wil je deze apart houden, typ dan in E1 Postcode en in F1 Woonplaats.

Je kunt de opschriften voor de duidelijkheid vet maken, midden in hun cel plaatsen en een opvallende kleur geven. Selecteer hiervoor rij 1 door een klik op het rijnummer. Klik in het tabblad Start op de knop Vet, klik op de knop Centreren en kies via het pijltje bij de knop Opvulkleur de kleur geel.

lijsten bijhouden met Excel
Dit is het raamwerk van de adreslijst.

lijsten bijhouden met Excel

Kolombreedte automatisch aanpassen

Je zult merken dat sommige kolommen niet breed genoeg zijn om de hele inhoud te tonen, waardoor bijvoorbeeld een naam niet helemaal zichtbaar is. En de kolom met tussenvoegsels mag best smaller. Je past de breedte van een kolom als volgt automatisch aan. Plaats de muisaanwijzer op de rechterkant van het vlakje met de kolomletter, bijvoorbeeld op het lijntje tussen de letters E en F; de muisaanwijzer krijgt de vorm van een zwart kruis met twee pijltjes. Dubbelklik op de kolomscheiding; de breedte van de kolom wordt automatisch aangepast zodat de langste tekst van die kolom erin past.

• Je kunt de breedte van meer kolommen tegelijk aanpassen. Selecteer hiervoor de desbetreffende kolommen en dubbelklik op de scheiding tussen een van de geselecteerde kolomletters; de breedte van die kolommen wordt automatisch aangepast.

lijsten bijhouden met Excel
Met een dubbelklik op de kolomscheiding pas je automatisch de kolombreedte aan.



lijsten bijhouden met ExcelEn daarmee heb je kennisgemaakt met het allereerste begin van de mogelijkheden met Excel als database. De bovenstaande tekst is afkomstig uit ‘t begin van het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim de Groot. Lijsten bijhouden met Excel kan reuze handig zijn. Zeker met de vele mogelijkheden die dit onderdeel van Microsoft Office biedt. De gegevens kunnen in een eenvoudige tabel staan of in een professionele database. Vervolgens wil je die gegevens op een bepaalde manier op een rij zetten, verbanden zien, ze analyseren en conclusies trekken. Dat leer je in dit boek. Je hoeft hiervoor niet veel ervaring met Excel te hebben. De voorbeelden in dit boek worden helder uiteengezet, zodat je ze kunt aanpassen voor je eigen werk. Nadat je hebt gezien hoe je een database opzet aan de hand van een adreslijst, ga je de diepte in. Behandeld worden onder meer:

  • Gegevens uit andere programma’s en van internet halen
  • De gegevenstabel bewerken
  • Sorteren en filteren
  • Persoonlijke brieven samenstellen
  • Waarden opzoeken met functies
  • Je database analyseren met functies
  • Je database analyseren met voorwaardelijke opmaak
  • Gegevens samenvatten met een draaitabel

Maak een initiaal in Word

Een initiaal aan het begin van een hoofdstuk (of desnoods zelfs een alinea) kan best mooi staan. Dat snapten die oude monniken al. Kortom: maak een initiaal in Word, altijd leuk.

Met een initiaal bedoelen we zo’n joekel van een letter aan (meestal) het begin van een hoofdstuk. Maar u kunt ze ook gebruiken als aardig begin van een alinea. Bedenk daarbij echter dat – zoals altijd – overdaad schaadt. Het moet immers wel allemaal (prettig) leesbaar blijven. We gebruiken in dit artikel trouwens Word 2019, de ‘vaste’ versie van Microsoft Office die alleen bugfixes en veiligheidsupdates krijgt. Gebruik jij Office 365, dan zal het ongetwijfeld hetzelfde werken. Maar mogelijk zie je hier of daar een extra inmiddels toegevoegde functie. Niks van aantrekken, voor de intitialen maakt het niets uit. Lees verder Maak een initiaal in Word

Infographics maken met PowerPoint

PowerPoint is natuurlijk een solide pakket en onderdeel van Microsoft Office om presentaties mee in elkaar te draaien. Maar infographics maken met PowerPoint is ook best te doen.

Infographics zijn van die creatief vormgegeven dingen die bijvoorbeeld het verloop van een proces weergeven. Of saaie cijfertjes betreffende iets even saais als bevolkingsgroei of iets dergelijks op een toch wat aantrekkelijke manier weergeven. Meestal worden de mooiste infographics in elkaar gezet door iemand met een gedegen grafische opleiding achter de kiezen. Of in ieder geval door iemand die een redelijk kunstzinnig gevoel heeft. Toch kun je je eigen rapporten en dergelijke ook best opvrolijken met dit soort dingen. Infographics maken met Powerpoint is bijvoorbeeld goed te doen. Al was het maar omdat dit programma daarvoor diverse kant-en-klare symbolen aan boord heeft. Of nou ja: je kunt die vinden in een uitgebreide database aan online beschikbare sjablonen, vrij te gebruiken door iedereen die PowerPoint heeft aangeschaft. Iets wat overigens meestal zal gebeuren als onderdeel van het complete Office-pakket. Microsoft Office is in twee smaken verkrijgbaar: een ‘vastgezette’ versie die je los en eenmalig koopt en geen feature-updates krijgt (maar wel beveiligingsupdates) en Office 365, een ‘vloeibare versie’ die continu nieuwe functies krijgt. Lees verder Infographics maken met PowerPoint

Office op je Mac

Kies je voor een Mac, dan hoef je Microsoft Office niet achter te laten. Daarnaast zijn er ook voldoende alternatieven beschikbaar voor Microsoft Office.

MacOS is vooralsnog het enige andere besturingssysteem waar ook Microsoft Office voor beschikbaar is. Mocht je Windows dan ook een beetje beu zijn, maar ben je wel een fervent gebruiker van Office dan is er dus een gedegen alternatief. Qua gebruikersinterface is er eigenlijk geen verschil. Behalve dan dat de Mac-versie van Office een praktisch extraatje heeft. Naast het lint is er namelijk ook een uitgebreide menubalk beschikbaar. Het beste van beide werelden dus. Enige ‘minpunt’ is – zoals we eerder al eens schreven – dat de onderdelen Access en Publisher ontbreken: die zijn alleen in de Windowsuitvoering van Office beschikbaar. Vreemd als je er dieper over nadenkt, maar een gemis zal het voor ‘t overgrote deel van de gebruikers niet echt zijn.

Lees verder Office op je Mac