Tag archieven: Microsoft Office

Vertalen met PowerPoint

Niet iedereen is een ware polyglot, maar gelukkig is vertalen met PowerPoint een optie. En dat gaat beduidend verder dan woord-voor-woord vertalen. Onderstaande tekst is afkomstig uit mijn Handboek PowerPoint 2021.

Hebt u uw presentatie in eerste instantie in de Nederlandse taal opgezet maar moet er (bijvoorbeeld) ook een Engelse versie komen, dan is de ingebouwde vertaalhulp een welkome aanvulling. Het verdient aanbeveling in dit geval vooral uw eigen taalkennis te gebruiken als het gaat om grammatica en context. Hoewel het mogelijk is complete zinnen en teksten machinaal te laten vertalen, zijn de resultaten daarvan niet altijd correct. Ze doen soms meer denken aan de bekende ‘Nigerian scams’ die u soms aantreft in uw mailbox dan aan duidelijke, samenhangende teksten. Toch moet gezegd worden dat de vertaalresultaten in PowerPoint 2021 best te pruimen zijn. De techniek schrijdt ook hier duidelijk voort. Het vertaalgereedschap vindt u onder de knop Vertalen in de tab Controleren.

Selecteer het te vertalen woord in de tekst van een dia en klikt op de knop Vertalen. De eerste keer dat u op deze knop klikt, verschijnt een dialoogvenster. Accepteer hierin dat de geselecteerde tekst naar de Microsoft-vertaalserver wordt gestuurd door na de vraag Intelligente services gebruiken? op Inschakelen te klikken. In het paneel Vertalen aan de rechterkant ziet u het geselecteerde woord terug onder Van. Onder vertaling kiest u de bron- en doeltaal: Van en Naar. Het resultaat van Microsoft Translator kunt u met de knop daaronder direct invoegen met de daarvoor bestemde gelijknamige knop.

vertalen met PowerPoint
Woorden vertalen lukt prima vanuit PowerPoint zelf.

Lees verder Vertalen met PowerPoint

Afdrukken met PowerPoint

Vanzelfsprekend kunt u afdrukken met PowerPoint. En hoewel dat op ‘t eerste gehoor wellicht niet heel logisch klinkt blijkt het best handig! Onderstaand fragment is afkomstig uit mijn Handboek PowerPoint 2021.

Wilt u uw toehoorders na een PowerPoint-presentatie iets tastbaars mee naar huis geven, dan zijn er diverse mogelijkheden. U kunt ervoor kiezen om via Bestand en Afdrukken de papieren en daarmee tastbare weg te volgen. Dat is handig voor een relatief beperkt aantal versies en het is snel geregeld. In het afdrukvenster zijn verschillende instellingsmogelijkheden te vinden. De standaard gekozen staande afdrukstand levert echter nogal wat papierverspilling op als u kiest voor vier dia’s op een

afdrukken met PowerPoint
Voor het snelle werk: een afdruk van uw presentatie op papier.

pagina, en laat dat specifieke aantal nou ook net een van de best leesbare resultaten opleveren. Kies dan ook in het betreffende menu de Liggende afdrukstand en u ziet een veel prettiger indeling verschijnen in het voorbeeld van de afdruk. Nu we het toch over dat voorbeeld hebben: beschikt u over een zwart-witlaserprinter, dan worden de dia’s eveneens in zwart-wit getoond, zodat u precies weet waar u aan toe bent. Vergeet trouwens ook niet om de optie Hoge kwaliteit in te schakelen onder de knop waarmee u het aantal dia’s per pagina instelt.
Lees verder Afdrukken met PowerPoint

Achtergrond van foto’s verwijderen in PowerPoint

De achtergrond van foto’s verwijderen in PowerPoint is snel geregeld. Een klusje dat met regelmaat goed van pas komt. Dit artikel is een extract uit het Handboek PowerPoint 2021.

Een interessante mogelijkheid die PowerPoint heeft te bieden op het vlak van foto- en afbeeldingsbewerking, is het verwijderen van achtergronden. Ideaal als u slechts een enkel onderdeel uit een foto met een verder onbelangrijke of storende achtergrond naar voren wilt halen. Klik daarvoor op de knop Achtergrond verwijderen ( te vinden onder Afbeeldingsindeling).

Bij foto’s met een rustige en min of meer egale achtergrond klopt de automatische selectie vaak verbazingwekkend goed. In andere situaties kunt u zelf met de knop Gebieden markeren om te verwijderen (of te behouden) nog een helpende hand bieden. Zodra u tevreden bent, klikt u op de knop Wijzigingen behouden en de achtergrond verdwijnt als bij toverslag. Om het helemaal af te maken, klikt u – wederom onder Afbeeldingsindeling – op een effect onder de knop Afbeeldingseffecten die een transparante achtergrond mogelijk maakt, bijvoorbeeld een slagschaduw. Hiermee krijgt u een echt losliggend object dat vrijelijk inzetbaar is op uw dia (zie de afbeeldingen hieronder). Lees verder Achtergrond van foto’s verwijderen in PowerPoint

Stijlen in Word 2021

Op zoek naar een professioneel ogende layout van je document? Dan komen de stijlen in Word 2021 prima van pas! Dit artikel is afkomstig uit mijn Handboek Word 2021.

Tekst opmaken kost veel tijd. Het is niet efficiënt als u bij elk nieuw document weer dezelfde tijd aan het opmaken van de tekst moet besteden, terwijl het uiterlijk niet of nauwelijks verschilt van tekst die u in eerdere documenten hebt opgemaakt. Word biedt daarom de mogelijkheid om veelgebruikte opmaak te koppelen aan een stijl.


stijlen in Word 2021

Stijl of opmaakprofiel?

Als u ervaring hebt met oude versies van Word en nu overstapt naar Word 2021, bent u wellicht vertrouwd met het begrip opmaakprofiel. Deze term is inmiddels door Microsoft losgelaten en vervangen door wat in de volksmond (en andere opmaakprogramma’s) al gangbaar was: stijl.


Stijlen gebruiken

Een stijl is een verzamelnaam voor opdrachten die u hebt gebruikt om een teken of alinea op te maken. Als u een stijl koppelt aan een andere alinea, krijgt deze dezelfde opmaak. Zo kunt u heel snel diverse alinea’s in uw document (bijvoorbeeld alle kopteksten of alle opmerkingen) van eenzelfde opmaak voorzien.

stijlen in Word 2021
Standaard toont Word zoveel stijlen als de breedte van uw beeldscherm toestaat; u vindt alle stijlen in het menu dat u opent met de knop Meer in de groep Stijlen.

Kenmerken van stijlen

Een stijl is dus een serie opmaakkenmerken die met één klik aan een tekstdeel of ander element (afbeelding, tabel) is toe te voegen. Stijlen zijn natuurlijk te wijzigen. Door eenmalig een stijl te veranderen (stel dat u liever een blauwe koptekst gebruikt dan een rode), worden automatisch alle alinea’s aangepast waarop de stijl van toepassing is. U hoeft dan niet meer handmatig uw document door te lopen en overal blauw te vervangen door rood. Stijlen werken dus in het hele document.

Voor een aantal onderdelen is in Word een standaardstijl beschikbaar. Als u in een leeg document in het tabblad Start, groep Stijlen op het driehoekje met streepje erboven klikt (de knop Meer naast de getoonde stijlen), verschijnt een menu met de verschillende vooraf gedefinieerde stijlen. In de groep Stijlen ziet u ook de stijl Standaard.

Stijlen in taakvenster

Daarnaast zijn stijlen eenvoudig toe te wijzen met het taakvenster Stijlen. U opent het met het startpictogram voor het taakvenster. Hiermee brengt u alle beschikbare stijlen in beeld, waardoor ze snel zijn te selecteren. Het taakvenster wordt standaard in een zwevend paneel geopend. Maar u kunt het ook vastpinnen aan de rechterkant van het Word-venster door het met ingedrukte muisknop naar de rand te slepen.

stijlen in Word 2021
Het taakvenster Stijlen biedt snel toegang tot alle stijlen.

 


stijlen in Word 2021Taakvenster vastpinnen

Sleep het taakvenster naar de rechterkant van het scherm om het vast te pinnen aan het Word-venster. U kunt hem hieruit ook weer los slepen als u liever met een zwevend venster werkt.


De stijl Standaard gebruikt u waarschijnlijk het meest. Hierin zijn standaardinstellingen voor platte tekst vastgelegd: het lettertype, de tekengrootte, de uitlijning, de regelafstand, de taal enzovoort. In het taakvenster zijn deze standaardinstellingen overigens ook af te lezen wanneer u de muisaanwijzer boven een stijl laat zweven. In elk nieuw document heeft de eerste alinea automatisch de stijl Standaard. Ook iedere volgende alinea krijgt deze stijl, totdat u zelf aangeeft dat een alinea (bijvoorbeeld een koptekst) in een andere stijl moet worden weergegeven. U kiest eenvoudig een nieuwe stijl door in het taakvenster Stijlen de gewenste stijl te selecteren. In oefening 7.5 doet u hier enige ervaring mee op.

stijlen in Word 2021
Laat de muisaanwijzer boven een stijl zweven voor informatie over de opmaak.

Naast Handboek Word 2021 heeft Peter Kassenaar nog veel meer boeken geschreven. Alle zijn boeken kun je HIER vinden. We publiceerden een voorproefje uit zijn nieuwe Handboek Windows 11 op dit blog: Werken met het nieuwe Windows 11 startmenu.

Handboek Word 2021Microsoft Word 2021 is de meest gebruikte tekstverwerker ter wereld. U bedient het Office-programma met behulp van het dynamische lint met opdrachtknoppen en functies. In de nieuwe versie van Word zijn diverse functies duidelijker en werken ze nog beter, nog intuïtiever. Het Handboek Word 2021 helpt u snel op weg en biedt oefeningen, tips en voorbeelden uit de praktijk.

Tot de behandelde onderwerpen behoren:

  • nieuwe mogelijkheden van Word 2021
  • maak uw eerste document
  • gebruik een sjabloon voor uw brief
  • bewerk tekst met klembord, bladwijzers, hyperlinks en bouwstenen
  • maak uw document op met inspringen, lijsten en uitlijnen
  • kies lettertypen, teksteffecten, stijlen, randen en thema’s
  • voeg afbeeldingen, vormen en illustraties in
  • werk samen met anderen aan documenten
  • case: werken met lange documenten
  • case: werken met tabellen
  • case: een mailing opzetten

Thema’s in Word

Met thema’s in Word kunt u documenten eenvoudig en consistent vormgeven met voorgedefinieerde instellingen voor kleurgebruik, marges, lettertypen en meer. Onderstaand fragment is afkomstig uit mijn Handboek Word 2021.

Word kent stijlen (elders in het boek aan bod komend) en thema’s. Stijlen gebruikt u om onderdelen van een tekst (kopteksten, bijschriften, alineatekst) door het hele document heen dezelfde opmaak te geven. Maar ze worden altijd toegepast op een stuk tekst. Als u het hele document wilt vormgeven met tal van instellingen voor kleurgebruik, marges, lettertypen en meer, kunt u hiervoor een thema gebruiken, dit is als het ware de overtreffende trap van een stijl.

Wat zit er in een thema?

Een thema (Microsoft noemt het een documentthema) is een verzameling opmaakopties die een kleurenthema, lettertypen en effecten (lijnen en opvuleffecten) bevat. Word biedt vooraf gedefinieerde thema’s, maar u kunt ook zelf thema’s maken. Elk nieuw document dat u maakt heeft een thema; standaard is dat het thema Kantoor.

thema’s in Word

Met de knop Thema’s in het tabblad Ontwerpen ziet u een overzicht van beschikbare thema’s.

Lees verder Thema’s in Word

Opsommingsteken in PowerPoint aanpassen

Niemand heeft ooit verplicht gesteld dat opsommingstekens in de vorm van een balletje moeten zijn. Gelukkig kun je het opsommingsteken in PowerPoint aanpassen! Deze tip is afkomstig uit mijn Handboek PowerPoint 2021.

Goed, standaardisatie is prima natuurlijk. Maar het zorgt er helaas ook voor dat veel er tegenwoordig hetzelfde uitziet. En dan hebben we het niet alleen over tastbare producten, maar zeker ook over bijvoorbeeld documenten en presentaties. Nee, niemand zit te wachten op een PowerPoint-presentatie in oud-Gotisch lettertype (tenzij het de Vereniging van Liefhebbers Oud Gotische Lettertypen betreft). Maar je kunt hier of daar wel een beetje ‘spelen’ met ongeschreven regels. Zoals bijvoorbeeld net iets creatievers met opsommingstekens in PowerPoint aan de slag te gaan. Lees verder Opsommingsteken in PowerPoint aanpassen

Naar beneden afronden voor de belasting in Excel

Bespaar geld (en hoofdpijn) met zaken naar beneden afronden voor de belasting in Excel, altijd een prettige gedachte. Onderstaande tip is afkomstig Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek.

In de belastingaangifte wordt met hele bedragen gewerkt. Je mag de bedragen afronden in je voordeel, dat betekent bij bedragen die je moet betalen of waarover je een percentage moet betalen: afronden naar beneden voor de belasting op een heel getal. Hierbij kun je vaak de functie GEHEEL toepassen. Neem bijvoorbeeld Box 3. Twee fiscale partners hebben samen een vermogen van 132.000. Er geldt een heffingsvrij vermogen van 61.692, zodat hun totale grondslag sparen en beleggen 70.308 is. Dat valt binnen de eerste schijf en die wordt verdeeld in 67% spaardeel en 33% beleggingsdeel. Staat de 67% voor het spaardeel in E7 en dit bedrag in G7 dan is de formule voor I7:

=GEHEEL(E7*G7)

Die kopieer je omlaag voor de andere delen. De bedragen worden naar beneden afgerond. Vervolgens telt van dit spaardeel 0,07% mee voor het fictieve voordeel. Met dit percentage in K7 bereken je dit voordeel in M7 met:

=GEHEEL(I7*K7) Lees verder Naar beneden afronden voor de belasting in Excel

Grootste waarden optellen in Excel

Je kunt eenvoudig de tien grootste waarden optellen in Excel, een klusje dat best eens van pas komt zo af en toe. Onderstaande tip is afkomstig uit mijn boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek.

De tien grootste waarden optellen in Excel is snel te realiseren en komt best van pas. Stel, je hebt verkoopcijfers (of scores) en je wilt daar de tien grootste waarden uit halen en die optellen. Dat gaat niet met SOM.ALS, maar wel met SOMPRODUCT.

In het volgende voorbeeld staan de waarden onder elkaar in B2 tot en met B24. Je formule is:

=SOMPRODUCT(GROOTSTE(B2:B24;RIJ(1:10)))

Deze zoekt automatisch de tien grootste waarden uit het gebied en telt die op.

Hier verwijst RIJ niet naar de gewone rijnummers in het werkblad, maar in het geheugen wordt een eigen tabel aangemaakt en daarvan worden de rijnummers gebruikt. Lees verder Grootste waarden optellen in Excel

De functie GROOTSTE in Excel

De functie GROOTSTE in Excel is slechts een van de vele functies die dit ultieme spreadsheetprogramma van Microsoft aan boord heeft. In mijn boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiekvind je er vele beschreven. Hieronder gaan we op zoek naar de grootste!


functie GROOTSTE in ExcelSyntaxis van GROOTSTE

=GROOTSTE(gebied; rangnummer)

Je mag slechts één gebied opgeven; het rangnummer is de positie in de ranglijst van de getallen, van groot naar klein gezien.

Resultaat: een getal dat op de opgegeven plaats in de ranglijst staat.


Je wilt bijvoorbeeld een lijst zien met de toptien van de bestverkopende producten, waarvan de aantallen in kolom B staan. Voor het product met het grootste aantal is je formule:

=GROOTSTE(B2:B1000;1)

De uitkomst hiervan is gelijk aan:

=MAX(B2:B1000)

Lees verder De functie GROOTSTE in Excel

Telefoonnummers invoeren in Excel

Bij het invoeren van telefoonnummers in Excel kan de eerste nul wegvallen. In deze blogpost kun je lezen hoe je dit oplost. Deze blogpost ‘Telefoonnummers invoeren in Excel’ is afkomstig uit mijn boek Gegevens verwerken in Excel.

Als je telefoonnummers invoert in Excel, kan de eerste nul wegvallen. Je typt bijvoorbeeld 0345473392 en er blijft 345473392 over. Als je de telefoonnummers invoert met een streepje (of spatie) tussen netnummer en abonneenummer, doet zich dit niet voor.

Wil je de telefoonnummers toch invoeren zonder een streepje of spatie, dan voorkom je het wegvallen van de nul als je de kolom opmaakt voordat je gegevens invoert. Dat gaat als volgt. Selecteer de kolom voor de telefoonnummers en klik met de rechtermuisknop op zijn kolomletter; dit opent een menu. Kies Celeigenschappen; het venster Celeigenschappen gaat open. Kies de optie Speciaal en kies onder Type de optie Telefoonnummer. Voer hierna de telefoonnummers in.

Voor lezers in België: als je op Speciaal klikt en het vak onder Type is leeg, dan is onder in dit venster onder Locatie de optie Nederlands (België) ingesteld. Kies je met de keuzelijst onder Locatie voor Nederlands (standaard), dan krijg je wel de genoemde keuzes.

telefoonnummer opmaken in Excel
De ‘truc’ is ook beschikbaar in Excel voor iOS en iPadOS, alleen tik je daar op de opmaakknop en dan Speciaal om de gewenste optie terug te vinden.

Lees verder Telefoonnummers invoeren in Excel