Alle berichten van Ronald Smit

Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.

Outlook Taken en Notities

Met Outlook Taken en Notities helpt u orde in de chaos te houden, en zaken nooit meer (of in ieder geval minder) te vergeten. Deze tip is afkomstig uit ‘t dikke Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.

Een taak in Outlook is een beetje te vergelijken met een afspraak, maar wordt niet met een tijdslot weergegeven in de agenda. Taken kunnen kortdurende acties zijn, zoals ‘bel de afdeling Marketing’, maar ook uit langere projecten bestaan, bijvoorbeeld ‘Opmaak magazine juli’, waar u twee weken voor hebt uitgetrokken.

In de praktijk komt het er vaak op neer dat taken worden gebruikt voor langduriger werkzaamheden, waar u met onderbrekingen aan werkt. Outlook biedt allerlei mogelijkheden om de voortgang van taken bij te houden. Outlook Taken en Notities helpen u orde in de chaos te houden.


Outlook Taken en NotitiesTo do-lijst

U zou de takenlijst van Outlook kunnen beschouwen als een uitgebreide to do-lijst. Maar dan wel een lijst waarin u allerlei extra mogelijkheden hebt om de uitvoering van de taak te controleren en sturen. Zorg er zelf voor dat de lijst ook daadwerkelijk wordt gevuld met actie-items, oftewel taken die kunnen worden uitgevoerd. Zijn het meer algemene opmerkingen, gebruik dan het onderdeel Notities. Dat wordt in het tweede deel van dit hoofdstuk besproken.


Lees verder Outlook Taken en Notities

Tips en trucs voor alinea- en regeleinden in Microsoft Word

Tips en trucs voor alinea- en regeleinden in Microsoft Word. Deze blogpost is afkomstig het Het Complete Boek Office 2019, ook geschikt voor Office 365.

Over alinea- en regeleinden in Word valt best wat aan tips en trucs te melden. Zo drukt u waarschijnlijk telkens op Enter om een nieuwe regel tegen de linkermarge te laten beginnen. De plekken in het document waar op Enter is gedrukt, zijn zichtbaar te maken door in het tabblad Start, groep Alinea op de knop Alles weergeven te klikken (of druk op Ctrl+Shift+*). Dit noemen we ook wel het alineamarkeringsteken.

Tips en trucs voor alinea- en regeleinden in Microsoft Word
De knop Alles weergeven toont ook de niet-afdrukbare tekens in het document.

Speciale tekens zichtbaar maken

Ook andere speciale tekens worden zichtbaar als u Alles weergeven inschakelt. Spaties worden als een puntje tussen de woorden weergegeven, tabs worden als pijltjes getoond, velden worden tussen accolades getoond ({Veldnaam\…}). Dit noemen we ook wel de niet-afdrukbare tekens. Ze zijn wel in het document aanwezig en bevatten vaak belangrijke informatie, maar ze worden niet op papier gezet wanneer u het document afdrukt.


Sommigen zweren bij de knop Alles weergeven. Het is de eerste knop die ze indrukken als ze een nieuw document openen of een document ontvangen van iemand anders. Anderen vinden het paginabeeld er te onrustig door worden; het leidt te veel af van de tekst. U ontwikkelt vanzelf een voorkeur.

Structuur van het document zichtbaar maken

Het gebruik van Alles weergeven kan handig zijn om te controleren of iemand bijvoorbeeld vijf spaties heeft ingevoegd, of één keer op de Tab-toets heeft gedrukt. De functie is dus vooral inzage geven in de structuur van het document.


Niet alle opmaaktekens weergeven

Het is mogelijk een deel van de niet-afdrukbare tekens altijd zichtbaar te maken (dus zonder dat de knop Alles weergeven is ingeschakeld). Kies het tabblad Bestand, Opties, Weergave. Onder Deze opmaakmarkeringen altijd op het scherm weergeven stelt u in wat getoond moet worden. Zo kunt u bijvoorbeeld altijd de tabs en spaties zichtbaar laten zijn, maar de alineamarkeringen niet. Of andersom.


Tips en trucs voor alinea- en regeleinden in Microsoft Word
U kunt instellen welke opmaakmarkeringen zichtbaar moeten zijn.

Alineamarkeringen

Hiervoor hebben we al vermeld dat Word elke keer als u op Enter drukt een nieuwe alinea invoegt. Nu kunnen we iets preciezer zijn:

Alle tekst en overige objecten tussen twee alineamarkeringstekens behoren tot dezelfde alinea.

Een belangrijk kenmerk van Word is dat alle opmaakkenmerken die u aanbrengt (zoals inspringen, tabs, en alle andere zaken waar we dit hoofdstuk mee bezig zijn), worden opgeslagen in het alineamarkeringsteken. Dit is het teken (de ‘omgekeerde P’) die u aan het einde van elke alinea ziet. Als u dit teken wist met Delete of Backspace, wordt dus tevens alle opmaakinformatie voor die alinea gewist. Dan weet u dus hoe het komt dat opmaakkenmerken verloren gaan als u alinea’s samenvoegt of met Delete verwijdert.

Shift+Enter: regels bijeenhouden in een alinea

Vaak is het niet wenselijk om verschillende regels als aparte alinea’s te beschouwen. Als u een adres typt, doet u dat immers vaak als volgt:

  • U typt de naam van de persoon of firma en drukt op Enter.
  • U typt het adres en huisnummer en drukt op Enter.
  • U typt de postcode en plaatsnaam en drukt op Enter.

In Word-termen hebt u nu dus drie alinea’s gemaakt. Word heeft er bovendien ongewenste witruimte tussen geplaatst. Het zou handiger zijn als alle bij elkaar behorende informatie ook tot dezelfde alinea behoort. Dat is in Word eenvoudig te realiseren en wel door op Shift+Enter te drukken. De cursor verspringt dan wel naar de volgende regel, maar de tekst behoort nog tot dezelfde alinea. Word spreekt dan ook over het invoegen van een regeleinde.

Met de functie Alles weergeven is ook te achterhalen of in een tekst op Enter of op Shift+Enter is gedrukt. De tekens zijn namelijk verschillend. U ziet dat goed in de afbeelding.

Samenvattend:

  • Voor een alinea-einde drukt u op Enter (symbool ¶).
  • Voor een regeleinde drukt u op Shift+Enter (symbool 
Tips en trucs voor alinea- en regeleinden in Microsoft Word
De verschillen tussen alinea- en regeleinden zijn zichtbaar gemaakt met de knop Alles weergeven.

Het Complete Boek Office 2019

PowerPointBovenstaand artikel is een stukje afkomstig uit Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365; auteurs: Peter Kassenaar, Wim de Groot, Wilfred de Feiter en Ronald Smit. Microsoft Office is de meest gebruikte kantoortoepassing ter wereld. Met programma’s voor tekstverwerking, presentaties, databases, rekenbladen en e-mail is het een complete suite die veel functionaliteit biedt en de productiviteit verhoogt. In dit lijvige werk behandelen de auteurs de toepassingen Word, Excel, Access, Outlook en PowerPoint, zodat u een compleet beeld krijgt van de veelzijdigheid en de kracht van de software. Na het lezen van dit boek bent u een expert!

‘Tips en trucs voor alinea- en regeleinden in Microsoft Word’ is afkomstig uit Het complete boek Office 2019. Meer voorbeelden uit dit boek lezen? Er is een blog over bijvoorbeeld Het Klembord van Office, een blog over Access 2019 en over de Instellingen van Word.

Open source alternatieven, welkom in de vrije wereld

Voor zo ongeveer alle software bestaan tegenwoordig kosteloze open source alternatieven. Waarbij de nadruk vooral niet gelegd moet worden op het gratis aspect hiervan, hoewel dit vanzelfsprekend mooi is meegenomen.

Tegenwoordig kun je bijna geen software-pakket meer kopen. Softwaremakers willen je graag een abonnement aansmeren. Een berucht voorbeeld is Adobe, waar je je al snel een faillissement betaalt aan maandelijkse kosten als je wat meer dan alleen Photoshop en Lightroom wilt gebruiken. Natuurlijk is het niet raar om voor software te betalen, de schoorsteen van de softwaremakers moet tenslotte ook roken. Maar er was en is niks mis met het model waarbij je gewoon af en toe eens voor een nieuwe versie betaalt. Dat houdt de softwarefabrikant ook scherp, en motiveert tot het uitbrengen van software met écht onmisbare vernieuwingen. Wat we binnen het abonnementsmodel vooral zien is een tamme evolutie, vaak gebeurt er maanden tot jaren weinig noemenswaardig. Er zijn echt mooiere oplossingen te bedenken!

Lees verder Open source alternatieven, welkom in de vrije wereld

Windows 11: potentieel kostbare upgrade

Windows 11 werd afgelopen donderdag wereldkundig gemaakt door Microsoft. Nu de stofwolken zijn neergedaald, blijken er vele en potentieel kostbare haken en ogen aan de update te zitten.

Donderdag 24 juni presenteerde Microsoft Windows 11 aan de wereld. Nog los van het feit dat bijna niemand de stream fatsoenlijk kon volgens wegens overbelaste servers, verbaasde vriend en vijand zich over een scala aan zaken. Wat al duidelijk was geworden via de gelekte beta eerder, was dat Windows 11 hoofdzakelijk een nieuwe gebruikersinterface is bovenop het aloude Windows 10. Tegelijkertijd blijken de vernieuwingen in essentie op thuisgebruikers gericht. Beetje eye candy. En – tot ergernis van professionele gebruikers in het bedrijfsleven – een startmenu dat nauwelijks nog als zodanig te herkennen is. In de kleine lettertjes bij de upgradevoorwaarden – komen we zo nog uitgebreider op terug – valt bovendien iets verontrustend te lezen: de mappenstructuur van je oude Windows 10 startmenu wordt als je gaat updaten niet meegenomen. En ook wordt er geen mappenstructuur en daarin onderverdeelde programma’s meer ondersteund. Dat is een absolute no go voor zakelijk gebruik. Lees verder Windows 11: potentieel kostbare upgrade

Een PowerPoint-presentatie inpakken voor cd of USB-stick

PowerPoint is en blijft het meest gebruikte presentatiepakket. Hebt u iets moois gemaakt, dan behoort een PowerPoint presentatie meenemen – vanzelfsprekend – tot de mogelijkheden. Hoe u een Powerpoint-presentatie kunt meenemen leest u in deze blogpost:  Een PowerPoint-presentatie inpakken voor cd of USB-stick. Onderstaand fragment is afkomstig uit de dikke pil Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.

Hoewel de cd al wat achterhaald is, kan het medium nog door veel pc’s worden afgespeeld. PowerPoint kan daarom nog steeds een presentatie inpakken voor cd (en natuurlijk ook voor de inmiddels veel gangbaarder USB-stick). Het is daarbij handig om gebruik te maken van de compileerfunctie die in PowerPoint is ingebakken, want daarmee worden alle benodigde bestanden bij elkaar gesprokkeld en als een compleet pakket bewaard. En komt u op het moment suprême niet voor vervelende verrassingen in de vorm van missende content te staan. Ook voor een PowerPoint presentatie meenemen geldt – zoals bij alles in ‘t leven: een goede voorbereiding is het halve werk! Lees verder Een PowerPoint-presentatie inpakken voor cd of USB-stick

Een paginarand aanbrengen in Word

Soms komen kleine handigheidjes prima van pas. Zoals een paginarand aanbrengen in Word, wat een document een ander uiterlijk geeft. Deze bescheiden maar leuke tip is afkomstig uit Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.

Het aanbrengen van een paginarand gebeurt in het dialoogvenster Randen en arcering. Extra ten opzichte van een alineakader is dat u bij een paginarand ook illustraties kunt gebruiken.

paginarand aanbrengen in Word
Paginaranden geven een document een vrolijk tintje.

Lees verder Een paginarand aanbrengen in Word

Importeren in PowerPoint

Importeren in PowerPoint vanuit andere Office-onderdelen is geen enkel probleem. Handig als je bijvoorbeeld een tabelletje of grafiek vanuit Excel of Word in een presentatie wilt gebruiken. Onderstaand artikel is een destillaat uit Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.

Importeren in PowerPoint van objecten uit andere Office-onderdelen kan van pas komen wanneer daar bijvoorbeeld al mooi vormgegeven zaken in te vinden zijn. Waarom dan dubbel werk verrichten? Als voorbeeld importeren we een grafiek uit een Excel-tabel; grafieken lenen zich bij uitstek voor een presentatie. Lees verder Importeren in PowerPoint

PowerPoint synoniemen en woordenboek

Soms zit je om een woord verlegen, of tik je al dan niet een fout gespeld woord. PowerPoint synoniemen en woordenboek komen dan van pas!

Onderstaand fragment is afkomstig uit het boek uit Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.

In PowerPoint vindt u in de tab Controleren een aantal handige gereedschappen voor taal en revisie. Voeg opmerkingen en schetsen toe, zoek vertalingen en vind synoniemen voor (te) veel gebruikte woorden. Ideaal, want bij een specifiek onderwerp ontkomt u vaak niet aan het herhaaldelijk gebruik van een woord of term. In sommige gevallen is daar geen oplossing voor, omdat het een vaktechnische term is waar geen andere omschrijving voor bestaat. In veel andere gevallen zijn er bruikbare synoniemen te vinden die een tekst – en dus ook een presentatie – net wat prettiger maken.

Synoniemen zoeken kan direct vanuit PowerPoint: selecteer eerst het woord in een dia waarvoor u een synoniem zoekt en klik dan in de tab Controleren op Synoniemenlijst. Als voorbeeld ziet u dat er voor het woord ‘gereedschappen’ best aardige alternatieven beschikbaar zijn. Om een geselecteerd woord direct door een gevonden synoniem te vervangen, klikt u op het naar beneden gerichte driehoekje achter het synoniem en daarna in het menu op Invoegen.

PowerPoint synoniemen en woordenboek
Een gevonden synoniem kan snel ingevoegd worden op de plek van het oorspronkelijke woord.

Lees verder PowerPoint synoniemen en woordenboek

PowerPoint presentatie op video-dvd

Door je PowerPoint presentatie op video-dvd te branden kun je je creatie zelfs zonder computer laten zien.

PowerPoint is een veelzijdig presentatiepakket, dat dankzij exportmogelijkheden zelfs zonder computer kan functioneren. Dat kan van pas komen als je bijvoorbeeld tijdens een info-dag van het een of ander een continu lopende presentatie wilt laten zien, zonder dat je een laptop neer hoeft te zetten, bijvoorbeeld via een mediaspeler. Of zet je PowerPoint presentatie op video-dvd, zelfs dat kan nog best van komen. Laptops blijven immers – om maar een nadeel te noemen – toch wat diefstal-gevoelige apparaten. Of hevel je presentatie over naar YouTube, het kan allemaal met de geavanceerde exportmogelijkheden van PowerPoint. In dit voorbeeld focussen we op hoe je een PowerPoint presentatie op DVD brandt. Het uittreksel is trouwens afkomstig uit Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365. Lees verder PowerPoint presentatie op video-dvd

Het Klembord van Office

Knippen, kopiëren en plakken zijn dingen die u veel doet binnen de Office-onderdelen. Het Klembord van Office (en Windows) komt daarbij best van pas. Lees verder Het Klembord van Office