Het boek van de maand juni is Het Complete Boek: Excel voor professionals van auteur Wim de Groot. Op het blog geven we wat voorproefjes uit het boek zoals deze tweede blogpost over het sneller werken met Excel. De andere voorproefjes vind je HIER, HIER, HIER en HIER.
We interviewden Wim over Excel 2016 en zijn nieuwe boek. In het interview praten we over zijn uit de hand gelopen Excel-hobby, zijn gymnasium-alfa-achtergrond en de EK-voetbalpool die hij met Excel in elkaar heeft gesleuteld. Wim schreef ook een gastblog, dat je HIER kunt vinden.
Meteen meer cellen vullen
Wilt u hetzelfde woord (of getal) in een aantal cellen tegelijk hebben, dan hoeft u dat slechts één keer te typen als u de volgende methode volgt. U wilt bijvoorbeeld het woord ‘maand’ in de cellen B1 tot en met M1 invoeren. Selecteer hiervoor deze cellen, typ maand, houd de Ctrl-toets ingedrukt en druk op de Enter-toets. Nu komt dit ene woord meteen in alle geselecteerde cellen.
Grenzen de cellen waarin u hetzelfde wilt invoeren, niet aan elkaar, houd dan de Ctrl-toets ingedrukt en selecteer de betreffende cellen. Laat de Ctrl-toets los, typ het woord of getal en sluit af met Ctrl+Enter.
Snel corrigeren
Als er al iets in een cel staat, en u wilt de hele inhoud door iets anders vervangen, dan hoeft u niet eerst in die cel op de Delete-toets te drukken, maar klik op die cel en typ de nieuwe gegevens.
Als u slechts een deel van de inhoud wilt veranderen, hebt u de volgende mogelijkheden:
- dubbelklik op de cel;
- klik op de cel en klik in de formulebalk;
- klik op de cel en druk op de F2-toets.
Er verschijnt dan een cursor in de cel of in de formulebalk. Ga eventueel met de pijltoetsen naar de juiste plaats. Als u nu iets typt of plakt, komt dat tussen de bestaande inhoud, waar de cursor staat.
Snel een reeks maken
Met de functie Doorvoeren vult u snel een aantal cellen met dezelfde waarde of met een reeks waarden. Hiervoor gebruikt u de vulgreep, het blokje rechtsonder in de actieve cel.
Typ de waarde waarmee u wilt beginnen, druk op de Enter-toets en ga terug naar de cel die u zojuist hebt gevuld (of klik op de V naast de formulebalk). Klik op de vulgreep van de cel die u hebt gevuld en sleep die omlaag. Excel zal de volgende cellen vullen door de waarde in de eerste cel te herhalen of door deze aan te vullen tot een reeks. Of de waarde wordt herhaald of aangevuld tot een reeks, bepaalt u door de Ctrl-toets al dan niet ingedrukt te houden tijdens het slepen aan de vulgreep, als volgt:
- Typt u een 1, klikt u op de cel, klikt u op de vulgreep, houdt u de Ctrl-toets ingedrukt en sleept u omlaag, dan krijgt u de reeks 1, 2, 3 enzovoort zodra u de muisknop loslaat. Tijdens het slepen ziet u een lichtblauw label, dat laat zien wat Excel in de volgende cellen zal zetten.
- Sleept u de vulgreep omlaag zonder de Ctrl-toets ingedrukt te houden, dan krijgt u alleen een serie enen onder elkaar.
Met de vulgreep maakt u allerlei reeksen. Let op: bij de volgende voorbeelden houdt u tijdens het slepen aan de vulgreep de Ctrl-toets niet ingedrukt.
- Datums: typ de begindatum, bijvoorbeeld 1-3, sleep de vulgreep omlaag en laat de muisknop los als de serie datums lang genoeg is.
- Tijdstippen: typ een tijdstip, bijvoorbeeld 7:00, sleep de vulgreep omlaag en laat los als er voldoende uren onder elkaar staan.
- Maanden: typ jan of januari, sleep de vulgreep omlaag en u krijgt de volgende maanden erbij.
- Gebruikt u Excel in het Engels, dan wordt januari niet herkend, typ dan january.
- Weekdagen: begin met ma of maandag en sleep de volgende dagen van de week erbij.
- Werkt u met een Engelstalige Excel, typ dan mo of monday.
- Weeknummers: typ week 1 en de vulgreep zet de reeks voort met ‘week 2’, ‘week 3’ enzovoort.
- Tekst met getal: typ Rembrandtlaan 13, sleep de vulgreep en u krijgt ‘Rembrandtlaan 14’, ‘Rembrandtlaan 15’ enzovoort.
- Getal met tekst: typ 1e kwartaal, sleep de vulgreep omlaag en er verschijnt ‘2e kwartaal’ enzovoort. Na ‘4e kwartaal 2016’ volgt automatisch het volgende jaar: ‘1e kwartaal 2017’.
TIP • Vulgreep slepen met of zonder Ctrl-toets? Alleen als u een getal wilt doorvoeren, houdt u de Ctrl-toets wel ingedrukt, zoals met 1 of 2016. Doet u dat niet, dan wordt het getal gekopieerd. In alle andere gevallen werkt dit precies andersom: bij het doorvoeren van datums, maanden, weken of een combinatie van tekst met een getal, houdt u de Ctrl-toets niet ingedrukt. Doet u dat wel, dan worden de gegevens uit de eerste cel alleen gekopieerd. Vindt u het lastig om dit te onthouden, typ dan 1 en 2 onder elkaar (of 2016 en 2017), selecteer de beide cellen en sleep met de vulgreep omlaag (zie ook de volgende paragraaf).
- Het doorvoeren met de vulgreep werkt ook als u opzij sleept.
TIP • Ook de opmaak meenemen Als u de begincel eerst opmaakt en dan de serie doorvoert met de vulgreep, verschijnt er een kleine blauwwitte menuknop. Daarmee kunt u kiezen of u de opmaak ook wilt overnemen.
Wim de Groot schrijft artikelen over Excel voor het populaire tijdschrift ComputerIdee en boeken bij van Duuren Media. Als freelance auteur heeft hij al vele lezers weten te boeien met dit rekenprogramma. Hij begeleidt in de gezondheidszorg mensen op het gebied van levensvragen. Daarbij is helder communiceren van groot belang. Dat hij helder kan communiceren blijkt ook in zijn uitleg van Excel. Aan beginnende en gevorderde gebruikers laat hij zien hoe ze de mogelijkheden van dit rekenwonder kunnen benutten. Als nuchtere noorderling doet hij niet moeilijk over zaken die ingewikkeld lijken. Zijn doel is om u plezier te laten beleven aan uw computer en aan Excel in het bijzonder. De boeken van Wim vind je hier.
