Sneller werken met Excel-3

omslag-excel-voor-professionalsHet boek van de maand juni is Het Complete Boek: Excel voor professionals van auteur Wim de Groot. Op het blog geven we wat voorproefjes uit het boek zoals deze derde blogpost over het sneller werken met Excel. De andere voorproefjes vind je HIER, HIER, HIER en HIER.
We interviewden Wim over Excel 2016 en zijn nieuwe boek. In het interview praten we over zijn uit de hand gelopen Excel-hobby, zijn gymnasium-alfa-achtergrond en de EK-voetbalpool die hij met Excel in elkaar heeft gesleuteld. Wim schreef ook een gastblog, dat je HIER kunt vinden.

Automatisch aanvullen in grotere stappen

Excel kan reeksen met tussenstappen voortzetten als u de eerste twee waarden onder elkaar typt; zo helpt u Excel op gang. Het programma ziet het verschil daartussen en met de vulgreep zet u de reeks verder voort.

  • Wilt u een reeks van even getallen, typ dan 2 en 4 onder elkaar, selecteer deze beide cellen en sleep de vulgreep omlaag. Excel telt verder met 6, 8, 10 enzovoort.
  • Wilt u adressen met oneven huisnummers onder elkaar, typ dan bijvoorbeeld Rembrandtlaan 13 en in de cel daaronder Rembrandtlaan 15. Selecteer beide cellen, sleep de vulgreep omlaag en de lijst wordt aangevuld met de volgende oneven huisnummers.
  • Voor een serie datums met steeds een week ertussen typt u de eerste twee datums, bijvoorbeeld 1-1-16 en 8-1-16. Selecteer beide cellen, sleep de vulgreep omlaag en u krijgt alle vrijdagen van 2016 onder elkaar.
  • Wilt u een reeks met de eerste dag van elke maand, typ dan de eerste twee datums, bijvoorbeeld 1-9-2016 en 1-10-2016. Selecteer beide cellen en sleep de vulgreep omlaag. Na december telt Excel automatisch door naar het volgende jaar: na 1-12-2016 volgt 1-1-2017 enzovoort.
  • Wilt u tijdstippen met een kwartier ertussen, dan typt u bijvoorbeeld 7:00 en 7:15, selecteert u deze cellen en zet u de reeks voort door middel van de vulgreep.
  • En wilt u ‘januari’ met twee lege cellen eronder, dan ‘februari’ gevolgd door twee lege cellen enzovoort? Typ dan januari in een cel, sla twee cellen over en typ februari. Selecteer de cellen met ‘januari’ tot en met ‘februari’ en nog twee lege cellen daaronder (dus in totaal zes cellen) en sleep de vulgreep omlaag.
Als u het verschil aangeeft, voert Excel de reeks door.
Als u het verschil aangeeft, voert Excel de reeks door.

Soepel door het werkblad bewegen

Staan er in uw werkblad eenmaal gegevens, dan navigeert u snel door uw werkblad met de volgende tips.

  • Druk op Ctrl+Home en u gaat naar de cel linksboven, cel A1. Met Ctrl+End gaat u naar de hoek rechtsonder van het gebied dat u hebt bewerkt.
  • Binnen een groep van gevulde cellen navigeert u vlot als volgt: druk op Ctrl+pijltoets-omlaag en u komt in de onderste cel van de groep. Met Ctrl+pijltoets-omhoog belandt u in de bovenste cel van de groep.
  • Staan er verschillende blokken met inhoud in uw werkblad, blijf dan op Ctrl+pijltoets-omlaag drukken. Binnen een groep met gegevens gaat u dan eerst naar de onderste cel van die groep, daarna springt u naar het begin van de volgende groep, vervolgens komt u onderin die groep enzovoort.
Met Ctrl en een pijltoets springt u van het ene blok gegevens naar het volgende blok.
Met Ctrl en een pijltoets springt u van het ene blok gegevens naar het volgende blok.
  • U kunt ook snel horizontaal bewegen: met Ctrl+pijltoets-rechts gaat u naar de rechterkant van de groep gevulde cellen. Druk op Ctrl+pijltoets-links en u gaat naar de linkerkant van de groep. Staan er meer blokken met inhoud naast elkaar en drukt u steeds op Ctrl+pijltoets-rechts, dan springt u naar de rechterkolom van een groep, dan naar het begin van de volgende groep, dan naar de rechterkolom van die groep enzovoort.
Hebt u een serie cellen met inhoud, dan gaat u met Ctrl en een pijltoets snel naar de grenzen daarvan.
Hebt u een serie cellen met inhoud, dan gaat u met Ctrl en een pijltoets snel naar de grenzen daarvan.

Snel selecteren

Voordat u cellen kunt bewerken, moet u die selecteren. Zoals u in de vorige paragraaf leest, helpt de Ctrl-toets u om snel heen en weer te gaan. Met de Shift-toets erbij maakt u razendsnel selecties.

  • Wilt u het gebied selecteren van de cel waarin u staat tot en met A1, druk dan op Shift+Ctrl+Home.
  • De andere kant op: wilt u het gebied selecteren vanaf de cel waarin u staat tot en met de hoek rechtsonder van het bewerkte gebied, druk dan op Shift+Ctrl+End.

In de volgende tabel ziet u meer manieren om met toetsen snel een selectie te maken.

SneltoetsWat wordt geselecteerd
Shift+pijltoets-opzijcellen die naast elkaar liggen
Shift+pijltoets-omlaagcellen onder elkaar
Shift+klikkenrechthoekig gedeelte
Ctrl+spatiebalkhele kolom
Ctrl+spatiebalk en dan Shift+pijltoets-opzijmeer kolommen
Shift+spatiebalkhele rij
Shift+spatiebalk en dan Shift+pijltoets-omlaagmeer rijen
Ctrl+* (asterisk)groep rondom de cel waar u staat
1 x Ctrl+A of Ctrl+Shift+spatiebalkgroep rondom de cel waar u staat
2 x Ctrl+A of 2 x Ctrl+Shift+spatiebalkhele werkblad
Shift+Ctrl+Homede cel waarin u staat tot en met A1
Shift+Ctrl+Endde cel waarin u staat tot de hoek rechtsonder van het bewerkte gebied
Shift+Ctrl+pijltoets-omlaaggroep gevulde cellen, vanwaar u staat omlaag
Shift+Ctrl+pijltoets-omhooggroep gevulde cellen, vanwaar u staat omhoog
Shift+Ctrl+pijltoets-rechtsgroep gevulde cellen, vanwaar u staat naar rechts
Shift+Ctrl+pijltoets-linksgroep gevulde cellen, vanwaar u staat naar links
Shift+Ctrl+pijltoets-rechts en dan Shift+Ctrl+pijltoets-omlaagblok van gevulde cellen vanaf de cel linksboven in de groep

Wilt u losstaande groepen van cellen met inhoud selecteren, dan laat u de Ctrl-toets en de linkermuisknop samenwerken. Selecteer de eerste groep door erover te slepen, houd de Ctrl-toets ingedrukt en sleep over de tweede groep, houd de Ctrl-toets ingedrukt, sleep over de derde groep enzovoort.

Met ingedrukte Ctrl-toets selecteert u aparte groepen van cellen.
Met ingedrukte Ctrl-toets selecteert u aparte groepen van cellen.

Selecteert u een bereik van cellen en weet u niet zeker of u de juiste cellen hebt gemarkeerd, selecteer dan de cellen en druk een aantal keren op Ctrl+. (de punt). Excel brengt u dan langs de vier hoeken van de selectie.

TIP • Meteen doorgaan waar u was gebleven      Opent u een werkmap die u eerder hebt bewerkt, dan wordt de cel gemarkeerd waarin u stond toen u de werkmap opsloeg. Zo kunt u meteen verder werken waar u was gebleven. Dat kunt u bewust sturen: klik op de cel waar u de volgende keer verder wilt gaan, sla de werkmap op en sluit het bestand. Als u deze werkmap weer opent, is die cel meteen gemarkeerd. Werkt u met Excel 2013 of 2016, dan werkt dit ook als u die werkmap online opslaat en op verschillende apparaten opent.

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.