Tagarchief: Excel

Automatisch aanvullen in Excel

Automatisch aanvullen in Excel is een zegen; het scheelt je heel veel tikwerk. En zorgt dus ook voor een veel hogere productiviteit.

Heb je een naam in Excel eenmaal ingevoerd en wil je die voor de tweede keer typen, kijk dan even naar je beeldscherm. Je hebt bijvoorbeeld al eens Amsterdam ingevoerd en een volgende persoon woont daar ook. Typ alleen een a (dat mag als kleine letter). Kijk naar de cel en je ziet dat Excel daar amsterdam van maakt (als dat de enige plaats met een a is). Druk op de Enter-toets; de hele plaatsnaam wordt ingevoerd, met een hoofdletter.

automatisch aanvullen in Excel
Staat Amsterdam al in de lijst, dan typ je voortaan alleen de eerste letter(s) en doet Excel de rest.

Lees verder Automatisch aanvullen in Excel

Snel reeksen maken In Excel

Bespaar jezelf een hoop saai tikwerk en laat reeksen maken in Excel lekker aan het programma zelf over. Computers zijn gemaakt om de mens te dienen, after all. Niet om ze nog meer werk te geven.

In Excel heeft de rechter benedenhoek van de cel waarin je staat,  een blokje; dat is de vulgreep. Als je de muisaanwijzer erop houdt, verandert deze van de gewone dikke witte plus in een dun zwart plusteken. Hiermee kun je kopiëren. Typ bijvoorbeeld een plaatsnaam en druk op de Enter-toets. Klik op de cel met die plaatsnaam en sleep de vulgreep met ingedrukte linkermuisknop omlaag; de plaatsnaam wordt omlaag gekopieerd.

Snel reeksen maken in Excel

Met de vulgreep maak je supersnel oplopende reeksen. Je wilt bijvoorbeeld een serie datums onder elkaar. Typ de eerste datum, bijvoorbeeld 1-3 en druk op de Enter-toets. Klik op de cel met die datum en sleep de vulgreep met ingedrukte linkermuisknop omlaag. Je ziet dat er automatisch een reeks wordt gemaakt. In een wit label bij het plusteken zie je intussen wat Excel in de volgende cellen zal zetten. Laat de muisknop los als de serie datums lang genoeg is.

• Deze functie heet Doorvoeren en werkt ook als je opzij sleept.

Zo maak je ook snel een serie getallen. Typ een 1 in een willekeurige cel en druk op de Enter-toets. Klik in de cel met de 1, klik op de vulgreep, houd de Ctrl-toets ingedrukt en sleep de vulgreep omlaag. Als je ver genoeg hebt doorgeteld, laat je de muisknop los.

• Sleep je de vulgreep omlaag zonder de Ctrl-toets ingedrukt te houden, dan wordt die 1 gekopieerd en krijg je een serie enen onder elkaar.

reeksen maken in Excel
Met de vulgreep maak je snel reeksen van getallen of datums.

reeksen maken in Excel

Andere reeksen doorvoeren

Met de vulgreep kun je ook andere reeksen maken. Let op: bij de volgende voorbeelden houd je tijdens het slepen aan de vulgreep de Ctrl-toets niet ingedrukt.

• Typ jan of januari in een cel, druk op de Enter-toets en sleep aan de vulgreep van die cel. De andere maanden van het jaar komen erbij. Na december gaat Excel verder met januari.

• Begin je met ma of met maandag, dan krijg je met de vulgreep de andere dagen van de week erbij.

• Typ Week 1 en het wordt voortgezet met Week 2, Week 3.

• Begin met Rembrandtlaan 13 en de vulgreep gaat verder met Rembrandtlaan 14, Rembrandtlaan 15.

• Na 1e kwartaal komt automatisch 2e kwartaal enzovoort. En na 4e kwartaal 2020 volgt vanzelf 1e kwartaal 2021!

reeksen maken in Excel
De vulgreep. Die mag met recht aanvulgreep heten.

reeksen maken in Excel

Doorvoeren in grotere stappen

Excel kan reeksen in stappen doorvoeren als je het programma even duidelijk maakt hoe groot die stappen moeten zijn. Je typt hiervoor de eerste twee waarden onder elkaar. Excel kijkt dan hoe groot de stap ertussen is en voert de reeks door.

Stel, je wilt een serie even getallen onder elkaar hebben. Typ in een cel 2 en daaronder 4. Selecteer deze beide cellen, klik op de vulgreep en sleep omlaag. Excel ziet dat het verschil hiertussen 2 is en telt in de volgende cellen verder: 6, 8 enzovoort.

Dit werkt ook als het getal achter een woord staat, zoals in een adres. Typ Rembrandtlaan 13 en typ in de cel daaronder Rembrandtlaan 15. Selecteer beide cellen en sleep de vulgreep omlaag. Je krijgt de volgende adressen met oneven huisnummers.

Wil je een serie datums met steeds een week ertussen? Dan typ je de eerste twee datums, bijvoorbeeld 1-1-2021 en 8-1-2021. Selecteer deze beide cellen en sleep aan de vulgreep; de vrijdagen van 2021 verschijnen onder elkaar.

Vind je het gedoe met de Ctrl-toets lastig (zie het kader hierboven), typ dan in een cel 1 en daaronder 2. Selecteer deze beide cellen, klik op de vulgreep en sleep die met ingedrukte linkermuisknop omlaag. Zo help je Excel op weg en telt het programma automatisch verder.

reeksen maken in ExcelLeuke tip? Je vindt er nog veel meer in het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim De Groot. Met Excel kun je behalve rekenen ook gegevens bijhouden. Die kunnen in een eenvoudige tabel staan of in een professionele database. Vervolgens wil je die gegevens op een bepaalde manier op een rij zetten, verbanden zien, ze analyseren en conclusies trekken. Dat leer je in dit boek. Je hoeft hiervoor niet veel ervaring met Excel te hebben. De voorbeelden in dit boek worden helder uiteengezet, zodat je ze kunt aanpassen voor je eigen werk. Kortom: prima leesvoer voor een ieder die ook eens wat andere mogelijkheden van ‘s werelds meest bekende spreadsheet wil leren kennen.

Lijsten bijhouden met Excel

Lijsten bijhouden met Excel is een eitje. Of het nu gaat om een adreslijst, je filmcollectie of iets heel anders. Excel als database dus, eigenlijk.

Met Excel kun je uitstekend lijsten bijhouden. Denk aan een lijst met de adressen van je familie, je klantenkring of je vereniging, of een overzicht van je muziekverzameling; zo’n lijst wordt een database genoemd. Je leest in dit artikel hoe je een lijst opzet en gegevens invoert. Met een paar trucjes gaat dat gemakkelijk en snel. Je bespaart een hoop tikwerk als je reeksen maakt met de vulgreep. Gegevens uit een ander programma als Word of Access kun je exporteren naar Excel of opslaan als een csv-bestand. Vervolgens importeer je die gegevens in Excel. Ook een download van bankgegevens is vaak een csv-bestand. Lijsten bijhouden met Excel biedt vele mogelijkheden. We beginnen echter eenvoudig, om de smaak te pakken te krijgen.

Een adreslijst opzetten

Een lijst met gegevens wordt ook wel een database genoemd. Je leert een database opzetten aan de hand van een praktisch voorbeeld: een adreslijst. Je bedenkt eerst welke gegevens je van iedere persoon wilt bijhouden. Voor de hand liggen de voornaam, de achternaam, het adres en de postcode met woonplaats. Verder wil je misschien het telefoonnummer noteren, het e-mailadres, de geboortedatum enzovoort. Deze gegevens zet je in een tabel: je plaatst in iedere cel een stukje informatie. In de adreslijst zet je de kenmerken die bij dezelfde persoon horen, naast elkaar in dezelfde rij. Dezelfde soort gegevens plaats je onder elkaar, dus je zet alle plaatsnamen in dezelfde kolom, de achternamen in een andere kolom enzovoort.

Om te beginnen voer je in rij 2 je eigen naam in (in rij 1 komen zo meteen de kopjes).

Typ in cel A2 je voornaam. Typ in B2 het tussenvoegsel (zoals de en van de) als je naam dat heeft. Typ in C2 je achternaam, in D2 je adres en in E2 je postcode met je woonplaats.

• Wil je die twee liever apart noteren, typ dan je postcode in E2 en je woonplaats in F2. 6

Daarnaast kun je nog je telefoonnummer typen, je geboortedatum en wat je verder wilt toevoegen. Gebruik voor elk onderdeel een eigen cel.

lijsten bijhouden met Excel
Je adreslijst is in feite een database. Het begint eenvoudig.

Opzet Kopjes boven de kolommen typen

Zoals gezegd komen dezelfde soort gegevens onder elkaar. Nu je eigen naam er als voorbeeld in staat, zie je eenvoudig wat er in welke kolom komt. Je voorziet nu elke kolom van een eigen opschrift.

Typ in cel A1 Voornaam, typ in B1 tussen of tv (als afkorting van ‘tussenvoegsel’), typ in C1 Achternaam, in D1 Adres, gevolgd door Postcode Woonplaats in E1.

• Wil je deze apart houden, typ dan in E1 Postcode en in F1 Woonplaats.

Je kunt de opschriften voor de duidelijkheid vet maken, midden in hun cel plaatsen en een opvallende kleur geven. Selecteer hiervoor rij 1 door een klik op het rijnummer. Klik in het tabblad Start op de knop Vet, klik op de knop Centreren en kies via het pijltje bij de knop Opvulkleur de kleur geel.

lijsten bijhouden met Excel
Dit is het raamwerk van de adreslijst.

lijsten bijhouden met Excel

Kolombreedte automatisch aanpassen

Je zult merken dat sommige kolommen niet breed genoeg zijn om de hele inhoud te tonen, waardoor bijvoorbeeld een naam niet helemaal zichtbaar is. En de kolom met tussenvoegsels mag best smaller. Je past de breedte van een kolom als volgt automatisch aan. Plaats de muisaanwijzer op de rechterkant van het vlakje met de kolomletter, bijvoorbeeld op het lijntje tussen de letters E en F; de muisaanwijzer krijgt de vorm van een zwart kruis met twee pijltjes. Dubbelklik op de kolomscheiding; de breedte van de kolom wordt automatisch aangepast zodat de langste tekst van die kolom erin past.

• Je kunt de breedte van meer kolommen tegelijk aanpassen. Selecteer hiervoor de desbetreffende kolommen en dubbelklik op de scheiding tussen een van de geselecteerde kolomletters; de breedte van die kolommen wordt automatisch aangepast.

lijsten bijhouden met Excel
Met een dubbelklik op de kolomscheiding pas je automatisch de kolombreedte aan.



lijsten bijhouden met ExcelEn daarmee heb je kennisgemaakt met het allereerste begin van de mogelijkheden met Excel als database. De bovenstaande tekst is afkomstig uit ‘t begin van het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim de Groot. Lijsten bijhouden met Excel kan reuze handig zijn. Zeker met de vele mogelijkheden die dit onderdeel van Microsoft Office biedt. De gegevens kunnen in een eenvoudige tabel staan of in een professionele database. Vervolgens wil je die gegevens op een bepaalde manier op een rij zetten, verbanden zien, ze analyseren en conclusies trekken. Dat leer je in dit boek. Je hoeft hiervoor niet veel ervaring met Excel te hebben. De voorbeelden in dit boek worden helder uiteengezet, zodat je ze kunt aanpassen voor je eigen werk. Nadat je hebt gezien hoe je een database opzet aan de hand van een adreslijst, ga je de diepte in. Behandeld worden onder meer:

  • Gegevens uit andere programma’s en van internet halen
  • De gegevenstabel bewerken
  • Sorteren en filteren
  • Persoonlijke brieven samenstellen
  • Waarden opzoeken met functies
  • Je database analyseren met functies
  • Je database analyseren met voorwaardelijke opmaak
  • Gegevens samenvatten met een draaitabel

Pre-order met korting: Experthandboek Datavisualisatie in Excel

Bestel met korting!Omstreeks 28 september verschijnt het boek Experthandboek Datavisualisatie in Excel van Wim de Groot. Tot en met 22 september kun je het reserveren met korting.
Excel is al lang de status voorbij van een programma voor boekhouders en controllers. Met de komst van Big Data toont Excel zich van onschatbare waarde voor sales, marketing en data driven organisaties. Waarom? Simpelweg omdat het met behulp van Excel mogelijk is om cijfers te visualiseren. Ze zijn hierdoor beter interpreteerbaar, er kan een verhaal gecreëerd worden (storytelling) en cijfers worden ineens spectaculair en interessant. Met een simpel grafiekje alleen kom je er niet.

De kracht van Excel aan de oppervlakte brengen is Wim de Groot wel toevertrouwd. Met dit nieuwe boek speelt hij in op de toenemende vraag naar een Nederlandstalig boek over datavisualisatie in Excel. Optimaal gebruik maken van Big Data? Dit boek toont de mogelijkheden die Excel onder de motorkap heeft zitten!

Reserveer met korting!

Dit nieuwe boek kun je t/m 22 september reserveren voor €34,99 in plaats van €39,99. Je betaalt bovendien geen verzendkosten! Als je het nu bestelt, krijg je het boek vanaf 28 september thuis bezorgd.

Sneller werken met Excel-5

omslag-excel-voor-professionalsHet boek van de maand juni is Het Complete Boek: Excel voor professionals van auteur Wim de Groot. Dit vijfde voorproefje uit hoofdstuk 1 van het boek –  over het sneller leren werken met Excel – behandelt de speciale manieren van plakken in Excel: Plakken speciaal. De andere voorproefjes uit dat hoofdstuk vind je HIER, HIER, HIER en HIER.
We interviewden Wim over Excel 2016 en zijn nieuwe boek. In het interview praten we over zijn uit de hand gelopen Excel-hobby, zijn gymnasium-alfa-achtergrond en de EK-voetbalpool die hij met Excel in elkaar heeft gesleuteld. Wim schreef ook een gastblog, dat je HIER kunt vinden.
Lees verder Sneller werken met Excel-5

Sneller werken met Excel-4

omslag-excel-voor-professionalsElke maand besteden we speciale aandacht aan een boek uit het fonds van Van Duuren Media. Het boek van de maand juni is Het Complete Boek: Excel voor professionals van auteur Wim de Groot. Op het blog geven we wat voorproefjes uit het boek zoals deze vierde blogpost over het sneller werken met Excel. Deze tips behandelen het sneller kopiëren en plakken in Excel. De andere voorproefjes vind je HIER, HIERHIER en HIER.
We interviewden Wim over Excel 2016 en zijn nieuwe boek. In het interview praten we over zijn uit de hand gelopen Excel-hobby, zijn gymnasium-alfa-achtergrond en de EK-voetbalpool die hij met Excel in elkaar heeft gesleuteld. Wim schreef ook een gastblog, dat je HIER kunt vinden.
Lees verder Sneller werken met Excel-4

Sneller werken met Excel-3

omslag-excel-voor-professionalsHet boek van de maand juni is Het Complete Boek: Excel voor professionals van auteur Wim de Groot. Op het blog geven we wat voorproefjes uit het boek zoals deze derde blogpost over het sneller werken met Excel. De andere voorproefjes vind je HIER, HIER, HIER en HIER.
We interviewden Wim over Excel 2016 en zijn nieuwe boek. In het interview praten we over zijn uit de hand gelopen Excel-hobby, zijn gymnasium-alfa-achtergrond en de EK-voetbalpool die hij met Excel in elkaar heeft gesleuteld. Wim schreef ook een gastblog, dat je HIER kunt vinden.

Lees verder Sneller werken met Excel-3

Wim de Groot: verslingerd aan Excel!

omslag-excel-voor-professionalsElke maand besteden we speciale aandacht aan een boek uit het fonds van Van Duuren Media. Het boek van de maand juni is Het Complete Boek: Excel voor professionals van auteur Wim de Groot. We spraken met Wim over Excel 2016 en zijn nieuwe boek. In het interview praten we over zijn uit de hand gelopen Excel-hobby, zijn gymnasium-alfa-achtergrond en de EK-voetbalpool die hij met Excel in elkaar heeft gesleuteld.
Lees verder Wim de Groot: verslingerd aan Excel!

Sneller werken met Excel (1)

Als u de werking van Excel in de vingers hebt, maakt u snel overzichten, formules en grafieken. Wim de Groot behandelt hier enkele basisvaardigheden van Excel die vaak van pas komen. Veel bewerkingen kunt u op meer manieren uitvoeren; u vindt tips voor het sneller werken met Excel. 

Starten met een blanco werkmap

Werkt u met Excel 2013, 2016 of 2019, dan ziet u in het begin een startscherm, waarin u moet kiezen of u met een blanco werkmap wilt beginnen of met een van de ingebouwde sjablonen. Als u meteen met een blanco werkmap wilt beginnen, druk dan op de Esc-toets. Wilt u deze keuze niet meer zien en meteen een blanco werkmap in beeld hebben, klik dan op Bestand en op Opties, klik op de groep Algemeen en schakel de volgende optie uit: Startscherm weergeven wanneer deze toepassing wordt gestart. Als u Excel hierna start, komt u meteen in het werkvenster met een blanco werkmap. Zomaar een voorbeeld van weer net een stukje sneller werken met Excel.

In het startscherm van Excel 2013 of 2016 moet u meteen een keuze maken.
In het startscherm van Excel 2013, 2016 of 2019 moet u meteen een keuze maken.

De knoppen in het lint vergroten

Werkt u met Excel 2013…2019 op een aanraakscherm, dan kunt u de knoppen in het lint vergroten, zodat u er gemakkelijker met de vingers bij kunt. Klik op het pijltje rechts van de werkbalk Snelle toegang; er gaat een menu open. Schakel de optie Aanraak-/muismodus in; de knop Aanraak-/muismodus wordt aan de werkbalk Snelle toegang toegevoegd. Klik op de knop Aanraak-/muismodus; daarmee opent u een menu. Kies Aanraken.

De knoppen worden groter weergegeven en staan verder uit elkaar. Schakelt u dit voor Excel in, dan geldt deze instelling ook voor de andere programma’s van Office, zoals Word en PowerPoint.

Gebruikt u Excel 2013 of 2016 op een aanraakscherm, dan kunt u via de Aanraakmodus het lint vergroten.
Gebruikt u Excel 2013…2019 op een aanraakscherm, dan kunt u via de Aanraakmodus het lint vergroten.

Invoeren en de volgende cel bepalen

Als u een waarde wilt invoeren, dan typt u deze in een cel en drukt u doorgaans op de Enter-toets. U kunt de invoer ook op andere manieren bevestigen. Daarmee bepaalt u meteen in welke cel u na het invoeren staat. In de volgende tabel vindt u de mogelijkheden. Probeer ze u eigen te maken, het leidt tot sneller werken met Excel!

Als u een lijst vult met gegevens, moeten de items naast elkaar komen (van dezelfde persoon bijvoorbeeld). Als u gewend bent om na het typen op de Enter-toets te drukken, komt u in de cel op de volgende rij. U werkt sneller als u na het typen op de pijltoets-rechts drukt; dan gaat u naar de cel rechts. Druk bij het laatste kenmerk op de Enter-toets; u gaat dan naar de volgende rij. Druk op de Home-toets om naar links te gaan.

Het volgende gaat nog sneller: als u de gegevens naast elkaar invoert, druk dan steeds op de Tab-toets. Zo gaat u ook naar de volgende cel rechts. Maar als u nu bij het laatste kenmerk op de Enter-toets drukt, gaat Excel naar de volgende rij én meteen naar links. U gaat meteen verder met het volgende item.

Snel een bepaald gebied vullen

Als u een gebied van een aantal cellen selecteert en op de Enter-toets drukt, zult u zien dat Excel binnen dat geselecteerde gebied blijft. Hier kunt u handig gebruik van maken als u een beperkt gebied van cellen wilt vullen. U wilt bijvoorbeeld in D1 tot en met D5 de cijfers 1 tot en met 5 onder elkaar hebben, daarnaast vanaf E1 doortellen van 6 tot en met 10 enzovoort. U hoeft dan alleen de cellen D1 tot en met G5 te selecteren (begin hiervoor in D1, dan is deze cel wit, de actieve cel). Typ de 1 in D1 en druk op de Enter-toets; u gaat dan omlaag, naar D2. Typ daar 2, druk op de Enter-toets enzovoort. Zodra u onderin deze reeks een 5 hebt getypt en op de Enter-toets drukt, wordt de bovenste cel van de volgende kolom gemarkeerd (E1) en kunt u meteen doortypen.

  • Met Shift+Enter gaat de markering andersom: omhoog en naar links.
U vult snel een aantal korte kolommen als u eerst een rechthoek van cellen selecteert.
U vult snel een aantal korte kolommen als u eerst een rechthoek van cellen selecteert.

Selecteert u een gebied en drukt u daarbinnen op de Tab-toets, dan beweegt de markering van links naar rechts. Aan het eind van de selectie gaat deze vanzelf naar de volgende rij. Zo kunt u supersnel gegevens invoeren die naast elkaar moeten komen, zoals in een lijst met gegevens. Typ een item en druk steeds op de Tab-toets (en niet op de Enter-toets).

  • Drukt u binnen het geselecteerde gebied op Shift+Tab, dan gaat u de andere kant op.
Selecteer een gebied en met de Tab-toets gaat u daarbinnen van links naar rechts.
Selecteer een gebied en met de Tab-toets gaat u daarbinnen van links naar rechts.

sneller werken met ExcelWim de Groot schreef het Handboek Excel 2019 Voor Office 2019 en Office 365. Aan de hand van talloze uitgewerkte en verrassende voorbeelden laat de auteur in deze actuele uitgave zien hoe u met weinig inspanning het maximale uit Microsoft Excel haalt. U leert hoe u in een handomdraai handige lijsten maakt om gegevens bij te houden, rekenformules opstelt en grafieken maakt. De functies voor het rekenwerk vormen het kloppende hart van Excel, daaraan wordt bijna de helft van dit boek besteed; de dertig meest gebruikte functies worden uitgelegd. Verder komen de opmaak, het afdrukken en het beveiligen van gegevens aan bod. Voor wie zo snel mogelijk wil werken, worden sneltoetsen vermeld.

Weten wie Wim is? We  interviewden hem in het verleden uitgebreid over Excel 2016. In het interview praten we over zijn uit de hand gelopen Excel-hobby, zijn gymnasium-alfa-achtergrond en de EK-voetbalpool die hij met Excel in elkaar heeft gesleuteld. Wim schreef ook een gastblog, dat je HIER kunt vinden.

Het Complete Boek: Excel voor professionals

Het Complete Boek: Excel voor professionals

omslag-excel-voor-professionalsHet boek van de maand juni is Het Complete Boek: Excel voor professionals van auteur Wim de Groot. Op het blog zullen we wat voorproefjes uit het boek geven en er is een interview met Wim over onder andere de vernieuwingen in Excel.

Microsoft Excel vervult in kleine en grote bedrijven een belangrijke rol bij het dagelijkse kantoorwerk. Met het programma valt veel tijdwinst te behalen, zeker als je er efficiënt mee kunt werken. Hoe meer mogelijkheden van Excel je kent, des te beter benut je de kracht van dit veelzijdige programma.
Dit boek is geschreven om te laten zien hoe Excel werkt. Je leert niet alleen wat je moet doen, maar vooral waaróm. Ruim 1200 voorbeelden van formules worden zó uitgelegd, dat je ze kunt toepassen in je eigen werk. Nadat in het eerste hoofdstuk tips worden gegeven om sneller met Excel te werken, gaat het boek de diepte in en leer je alles over functies, formules of draaitabellen, programmeren in VBA en nog veel meer…