Tagarchief: Excel

Afronden in soorten en maten met Excel

Afronden in soorten en maten met Excel kan op verschillende manieren. In dit uittreksel afkomstig uit mijn boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek.

Je kunt getallen afronden naar boven en naar beneden en de manier waarop dat gebeurt, zet je precies naar je hand. Je kunt afronden op twee decimalen, op hele getallen, op tientallen, op vijf cent, naar boven of naar beneden, naar even of oneven getallen en naar andere veelvouden. Bij procenten is het even opletten geblazen en bij negatieve getallen kies je of die naar nul toe gaan of van nul af. Wil je een getal delen en alleen de rest zien, dan gebruik je REST. Voor het hele gedeelte van de deling is er QUOTIENT.

Verder kun je afronden in grotere stappen, naar het volgende even of oneven getal. En een manier van afronden die niet alledaags is, maar misschien wel eerlijker, is de Banker’s methode. Kortom: afronden in soorten en maten met Excel! Lees verder Afronden in soorten en maten met Excel

Celopmaak Excel met een formule aanpassen

Je kunt de celopmaak in Excel met een formule aanpassen. Da’s handig, want zo kun je bijvoorbeeld een overschreden limiet duidelijk markeren.

Onderstaand fragment is afkomstig uit het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim de Groot.

Je kunt de celopmaak in Excel met een formule aanpassen, maak een celletje bijvoorbeeld rood als een limiet wordt overschreden. De cel hoeft niet alleen te verkleuren als zijn eigen waarde verandert, de kleur kan ook afhangen van de waarde in een andere cel. Je kunt namelijk verwijzen naar een andere cel. Je hebt voor het kalenderjaar een begroting opgesteld en gedurende het jaar worden de werkelijke uitgaven duidelijk. Als de begroting wordt overschreden, kun je een cel rood laten kleuren; dat kan bij iedere post apart. De begrote uitgaven staan bijvoorbeeld in kolom B en de werkelijke uitgaven in kolom C. Lees verder Celopmaak Excel met een formule aanpassen

Gegevens samenvatten in Excel met een draaitabel

Gegevens samenvatten in Excel met een draaitabel maakt het mogelijk om data vanuit allerlei invalshoeken te bekijken. Handig en zelfs onmisbaar in vele situaties! Onderstaande tekst is een uittreksel uit mijn boek Gegevens verwerken in Excel.

Excel heeft een krachtig gereedschap om gegevens zeer compact samen te vatten: de draaitabel. Dat is een interactieve tabel waarmee je de gegevens vanuit diverse invalshoeken kunt bekijken. Je kunt de presentatie in de draaitabel filteren en sorteren, subtotalen wel of niet weergeven en de draaitabel naar wens opmaken. Kun je eenmaal met een draaitabel werken, dan heb je een krachtig gereedschap in handen. Ter geruststelling: je loopt niet het risico dat je de gegevens aantast, want de draaitabel verandert de achterliggende gegevens niet, maar vat ze alleen op een bepaalde manier samen. Het bedienen van de draaitabel gaat eenvoudiger met zogeheten slicers, een apart vlak met knoppen. De draaigrafiek biedt een grafische weergave van de manier waarop je de gegevens in een draaitabel samenvat. Ook een draaigrafiek is interactief. Kortom: Gegevens samenvatten in Excel met een draaitabel leidt tot nieuwe en vaak broodnodige inzichten.

Lees verder Gegevens samenvatten in Excel met een draaitabel

Excel: afmeting van ronde vormen berekenen

Met Excel de afmeting van ronde vormen berekenen: het maakt je huis- of studiewerk net wat leuker! Laat het saaie rekenwerk lekker door je computer doen. (Navolgend artikel is een destillaat uit mijn boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek.)

Door middel van pi kun je berekenen hoe groot de omtrek of de oppervlakte van een cirkel is, de inhoud van een cilinder en de inhoud van een bol. Als je een rekenmodel maakt, hoef je de formule daar slechts eenmaal in te zetten en vul je in een andere cel steeds een andere straal in. Lees verder Excel: afmeting van ronde vormen berekenen

Wiskunde met Excel

Excel is een spreadsheetprogramma dat ook uitstekend inzetbaar is voor wiskundige vraagstukken. Wiskunde met Excel wordt een stuk leuker!

Ach ja, wie heeft er vroeger niet zitten blokken op complexe wiskundevraagstukken? Tijdvretend tabellen en formules met de hand doorrekenen. Zal vast educatief verantwoord geweest zijn. In een tijd dat computers nog gimmicks waren. Tijden zijn veranderd en natuurlijk ga je complexe klussen niet meer met de hand te lijf. Excel is niet voor niets uitgevonden, immers. En laten we eerlijk zijn: wiskunde met Excel maakt het vakgebied net wat leuker en inzichtelijker. Navolgende tekst is afkomstig uit het boek Excel aan het werk, functies voor wiskunde en statistiek van Wim de Groot. Lees verder Wiskunde met Excel

Gegevens importeren van een webpagina naar Excel

Excel kent heel veel handigheidjes. Zoals bijvoorbeeld gegevens importeren van een webpagina naar Excel. Onderstaande tekst is een uittreksel mijn boek Gegevens verwerken in Excel.

Een schat aan informatie

Op internet vind je een schat aan informatie. Gaat het om vaste gegevens, dan kun je ze ophalen met kopiëren en plakken. Bij het plakken is het verstandig om op de rechtermuisknop te klikken en in het volgende menu onder Plakopties Waarden te kiezen, want dan krijg je de data zonder ongewenste opmaak.

Er zijn ook gegevens die regelmatig veranderen, zoals koersen en valuta. Daarvoor kun je een verbinding aanleggen, zodat die data steeds worden bijgewerkt. Om die gegevens in Excel te kunnen importeren, moeten ze op de desbetreffende webpagina wel in een tabel staan.

Lees verder Gegevens importeren van een webpagina naar Excel

Automatisch aanvullen in Excel

Automatisch aanvullen in Excel is een zegen; het scheelt je heel veel tikwerk. En zorgt dus ook voor een veel hogere productiviteit.

Heb je een naam in Excel eenmaal ingevoerd en wil je die voor de tweede keer typen, kijk dan even naar je beeldscherm. Je hebt bijvoorbeeld al eens Amsterdam ingevoerd en een volgende persoon woont daar ook. Typ alleen een a (dat mag als kleine letter). Kijk naar de cel en je ziet dat Excel daar amsterdam van maakt (als dat de enige plaats met een a is). Druk op de Enter-toets; de hele plaatsnaam wordt ingevoerd, met een hoofdletter.

automatisch aanvullen in Excel
Staat Amsterdam al in de lijst, dan typ je voortaan alleen de eerste letter(s) en doet Excel de rest.

Lees verder Automatisch aanvullen in Excel

Snel reeksen maken In Excel

Bespaar jezelf een hoop saai tikwerk en laat reeksen maken in Excel lekker aan het programma zelf over. Computers zijn gemaakt om de mens te dienen, after all. Niet om ze nog meer werk te geven.

In Excel heeft de rechter benedenhoek van de cel waarin je staat,  een blokje; dat is de vulgreep. Als je de muisaanwijzer erop houdt, verandert deze van de gewone dikke witte plus in een dun zwart plusteken. Hiermee kun je kopiëren. Typ bijvoorbeeld een plaatsnaam en druk op de Enter-toets. Klik op de cel met die plaatsnaam en sleep de vulgreep met ingedrukte linkermuisknop omlaag; de plaatsnaam wordt omlaag gekopieerd.

Snel reeksen maken in Excel

Met de vulgreep maak je supersnel oplopende reeksen. Je wilt bijvoorbeeld een serie datums onder elkaar. Typ de eerste datum, bijvoorbeeld 1-3 en druk op de Enter-toets. Klik op de cel met die datum en sleep de vulgreep met ingedrukte linkermuisknop omlaag. Je ziet dat er automatisch een reeks wordt gemaakt. In een wit label bij het plusteken zie je intussen wat Excel in de volgende cellen zal zetten. Laat de muisknop los als de serie datums lang genoeg is.

• Deze functie heet Doorvoeren en werkt ook als je opzij sleept.

Zo maak je ook snel een serie getallen. Typ een 1 in een willekeurige cel en druk op de Enter-toets. Klik in de cel met de 1, klik op de vulgreep, houd de Ctrl-toets ingedrukt en sleep de vulgreep omlaag. Als je ver genoeg hebt doorgeteld, laat je de muisknop los.

• Sleep je de vulgreep omlaag zonder de Ctrl-toets ingedrukt te houden, dan wordt die 1 gekopieerd en krijg je een serie enen onder elkaar.

reeksen maken in Excel
Met de vulgreep maak je snel reeksen van getallen of datums.

reeksen maken in Excel

Andere reeksen doorvoeren

Met de vulgreep kun je ook andere reeksen maken. Let op: bij de volgende voorbeelden houd je tijdens het slepen aan de vulgreep de Ctrl-toets niet ingedrukt.

• Typ jan of januari in een cel, druk op de Enter-toets en sleep aan de vulgreep van die cel. De andere maanden van het jaar komen erbij. Na december gaat Excel verder met januari.

• Begin je met ma of met maandag, dan krijg je met de vulgreep de andere dagen van de week erbij.

• Typ Week 1 en het wordt voortgezet met Week 2, Week 3.

• Begin met Rembrandtlaan 13 en de vulgreep gaat verder met Rembrandtlaan 14, Rembrandtlaan 15.

• Na 1e kwartaal komt automatisch 2e kwartaal enzovoort. En na 4e kwartaal 2020 volgt vanzelf 1e kwartaal 2021!

reeksen maken in Excel
De vulgreep. Die mag met recht aanvulgreep heten.

reeksen maken in Excel

Doorvoeren in grotere stappen

Excel kan reeksen in stappen doorvoeren als je het programma even duidelijk maakt hoe groot die stappen moeten zijn. Je typt hiervoor de eerste twee waarden onder elkaar. Excel kijkt dan hoe groot de stap ertussen is en voert de reeks door.

Stel, je wilt een serie even getallen onder elkaar hebben. Typ in een cel 2 en daaronder 4. Selecteer deze beide cellen, klik op de vulgreep en sleep omlaag. Excel ziet dat het verschil hiertussen 2 is en telt in de volgende cellen verder: 6, 8 enzovoort.

Dit werkt ook als het getal achter een woord staat, zoals in een adres. Typ Rembrandtlaan 13 en typ in de cel daaronder Rembrandtlaan 15. Selecteer beide cellen en sleep de vulgreep omlaag. Je krijgt de volgende adressen met oneven huisnummers.

Wil je een serie datums met steeds een week ertussen? Dan typ je de eerste twee datums, bijvoorbeeld 1-1-2021 en 8-1-2021. Selecteer deze beide cellen en sleep aan de vulgreep; de vrijdagen van 2021 verschijnen onder elkaar.

Vind je het gedoe met de Ctrl-toets lastig (zie het kader hierboven), typ dan in een cel 1 en daaronder 2. Selecteer deze beide cellen, klik op de vulgreep en sleep die met ingedrukte linkermuisknop omlaag. Zo help je Excel op weg en telt het programma automatisch verder.

reeksen maken in ExcelLeuke tip? Je vindt er nog veel meer in het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim De Groot. Met Excel kun je behalve rekenen ook gegevens bijhouden. Die kunnen in een eenvoudige tabel staan of in een professionele database. Vervolgens wil je die gegevens op een bepaalde manier op een rij zetten, verbanden zien, ze analyseren en conclusies trekken. Dat leer je in dit boek. Je hoeft hiervoor niet veel ervaring met Excel te hebben. De voorbeelden in dit boek worden helder uiteengezet, zodat je ze kunt aanpassen voor je eigen werk. Kortom: prima leesvoer voor een ieder die ook eens wat andere mogelijkheden van ‘s werelds meest bekende spreadsheet wil leren kennen.

Lijsten bijhouden met Excel

Lijsten bijhouden met Excel is een eitje. Of het nu gaat om een adreslijst, je filmcollectie of iets heel anders. Excel als database dus, eigenlijk.

Met Excel kun je uitstekend lijsten bijhouden. Denk aan een lijst met de adressen van je familie, je klantenkring of je vereniging, of een overzicht van je muziekverzameling; zo’n lijst wordt een database genoemd. Je leest in dit artikel hoe je een lijst opzet en gegevens invoert. Met een paar trucjes gaat dat gemakkelijk en snel. Je bespaart een hoop tikwerk als je reeksen maakt met de vulgreep. Gegevens uit een ander programma als Word of Access kun je exporteren naar Excel of opslaan als een csv-bestand. Vervolgens importeer je die gegevens in Excel. Ook een download van bankgegevens is vaak een csv-bestand. Lijsten bijhouden met Excel biedt vele mogelijkheden. We beginnen echter eenvoudig, om de smaak te pakken te krijgen.

Een adreslijst opzetten

Een lijst met gegevens wordt ook wel een database genoemd. Je leert een database opzetten aan de hand van een praktisch voorbeeld: een adreslijst. Je bedenkt eerst welke gegevens je van iedere persoon wilt bijhouden. Voor de hand liggen de voornaam, de achternaam, het adres en de postcode met woonplaats. Verder wil je misschien het telefoonnummer noteren, het e-mailadres, de geboortedatum enzovoort. Deze gegevens zet je in een tabel: je plaatst in iedere cel een stukje informatie. In de adreslijst zet je de kenmerken die bij dezelfde persoon horen, naast elkaar in dezelfde rij. Dezelfde soort gegevens plaats je onder elkaar, dus je zet alle plaatsnamen in dezelfde kolom, de achternamen in een andere kolom enzovoort.

Om te beginnen voer je in rij 2 je eigen naam in (in rij 1 komen zo meteen de kopjes).

Typ in cel A2 je voornaam. Typ in B2 het tussenvoegsel (zoals de en van de) als je naam dat heeft. Typ in C2 je achternaam, in D2 je adres en in E2 je postcode met je woonplaats.

• Wil je die twee liever apart noteren, typ dan je postcode in E2 en je woonplaats in F2. 6

Daarnaast kun je nog je telefoonnummer typen, je geboortedatum en wat je verder wilt toevoegen. Gebruik voor elk onderdeel een eigen cel.

lijsten bijhouden met Excel
Je adreslijst is in feite een database. Het begint eenvoudig.

Opzet Kopjes boven de kolommen typen

Zoals gezegd komen dezelfde soort gegevens onder elkaar. Nu je eigen naam er als voorbeeld in staat, zie je eenvoudig wat er in welke kolom komt. Je voorziet nu elke kolom van een eigen opschrift.

Typ in cel A1 Voornaam, typ in B1 tussen of tv (als afkorting van ‘tussenvoegsel’), typ in C1 Achternaam, in D1 Adres, gevolgd door Postcode Woonplaats in E1.

• Wil je deze apart houden, typ dan in E1 Postcode en in F1 Woonplaats.

Je kunt de opschriften voor de duidelijkheid vet maken, midden in hun cel plaatsen en een opvallende kleur geven. Selecteer hiervoor rij 1 door een klik op het rijnummer. Klik in het tabblad Start op de knop Vet, klik op de knop Centreren en kies via het pijltje bij de knop Opvulkleur de kleur geel.

lijsten bijhouden met Excel
Dit is het raamwerk van de adreslijst.

lijsten bijhouden met Excel

Kolombreedte automatisch aanpassen

Je zult merken dat sommige kolommen niet breed genoeg zijn om de hele inhoud te tonen, waardoor bijvoorbeeld een naam niet helemaal zichtbaar is. En de kolom met tussenvoegsels mag best smaller. Je past de breedte van een kolom als volgt automatisch aan. Plaats de muisaanwijzer op de rechterkant van het vlakje met de kolomletter, bijvoorbeeld op het lijntje tussen de letters E en F; de muisaanwijzer krijgt de vorm van een zwart kruis met twee pijltjes. Dubbelklik op de kolomscheiding; de breedte van de kolom wordt automatisch aangepast zodat de langste tekst van die kolom erin past.

• Je kunt de breedte van meer kolommen tegelijk aanpassen. Selecteer hiervoor de desbetreffende kolommen en dubbelklik op de scheiding tussen een van de geselecteerde kolomletters; de breedte van die kolommen wordt automatisch aangepast.

lijsten bijhouden met Excel
Met een dubbelklik op de kolomscheiding pas je automatisch de kolombreedte aan.



lijsten bijhouden met ExcelEn daarmee heb je kennisgemaakt met het allereerste begin van de mogelijkheden met Excel als database. De bovenstaande tekst is afkomstig uit ‘t begin van het boek Gegevens verwerken in Excel van Wim de Groot. Lijsten bijhouden met Excel kan reuze handig zijn. Zeker met de vele mogelijkheden die dit onderdeel van Microsoft Office biedt. De gegevens kunnen in een eenvoudige tabel staan of in een professionele database. Vervolgens wil je die gegevens op een bepaalde manier op een rij zetten, verbanden zien, ze analyseren en conclusies trekken. Dat leer je in dit boek. Je hoeft hiervoor niet veel ervaring met Excel te hebben. De voorbeelden in dit boek worden helder uiteengezet, zodat je ze kunt aanpassen voor je eigen werk. Nadat je hebt gezien hoe je een database opzet aan de hand van een adreslijst, ga je de diepte in. Behandeld worden onder meer:

  • Gegevens uit andere programma’s en van internet halen
  • De gegevenstabel bewerken
  • Sorteren en filteren
  • Persoonlijke brieven samenstellen
  • Waarden opzoeken met functies
  • Je database analyseren met functies
  • Je database analyseren met voorwaardelijke opmaak
  • Gegevens samenvatten met een draaitabel

Pre-order met korting: Experthandboek Datavisualisatie in Excel

Bestel met korting!Omstreeks 28 september verschijnt het boek Experthandboek Datavisualisatie in Excel van Wim de Groot. Tot en met 22 september kun je het reserveren met korting.
Excel is al lang de status voorbij van een programma voor boekhouders en controllers. Met de komst van Big Data toont Excel zich van onschatbare waarde voor sales, marketing en data driven organisaties. Waarom? Simpelweg omdat het met behulp van Excel mogelijk is om cijfers te visualiseren. Ze zijn hierdoor beter interpreteerbaar, er kan een verhaal gecreëerd worden (storytelling) en cijfers worden ineens spectaculair en interessant. Met een simpel grafiekje alleen kom je er niet.

De kracht van Excel aan de oppervlakte brengen is Wim de Groot wel toevertrouwd. Met dit nieuwe boek speelt hij in op de toenemende vraag naar een Nederlandstalig boek over datavisualisatie in Excel. Optimaal gebruik maken van Big Data? Dit boek toont de mogelijkheden die Excel onder de motorkap heeft zitten!

Reserveer met korting!

Dit nieuwe boek kun je t/m 22 september reserveren voor €34,99 in plaats van €39,99. Je betaalt bovendien geen verzendkosten! Als je het nu bestelt, krijg je het boek vanaf 28 september thuis bezorgd.