werken met lijsten in Excel

Werken met lijsten in Excel

De 100+ beste tips & trucs voor Excel, tweede editie

Je kunt van alles in lijstvorm zetten in een spreadsheet, bijvoorbeeld de welbekende adressenlijst. Werken met lijsten in Excel is dan ook een essentiële activiteit. In mijn boek De 100+ beste tips & trucs voor Excel besteed ik er een hoofdstuk met tal van tips aan. Hieronder alvast een voorproefje!

We beginnen met sorteren. Je kunt een lijst sorteren met de sorteerknoppen met AZ (met omhoog gericht pijltje erachter) en ZA (met omlaag gericht pijltje erachter) in het tabblad Gegevens, maar daarmee heb je weinig grip op wat er gebeurt. De meest trefzekere manier om je lijst te sorteren, die ook de opschriften in de bovenste rij op hun plaats laat, is met het dialoogvenster Sorteren. Je sorteert de adreslijst bijvoorbeeld als volgt op de kolom met achternamen.

Selecteer alle kolommen van de adreslijst die gegevens bevatten. Klik in het tabblad Gegevens op de knop Sorteren; dit opent het dialoogvenster Sorteren. Zorg dat rechtsboven in dit venster de optie Mijn gegevens bevatten kopteksten is ingeschakeld, want daardoor blijft de bovenste rij met de opschriften bovenaan staan. Bovendien zie je hierdoor in de drie keuzelijsten van dit venster je eigen opschriften terug, in plaats van aanduidingen als Kolom A enzovoort. Dat maakt het kiezen in de volgende stap gemakkelijker. Klik onder Kolom in de keuzelijst bij Sorteren op op Achternaam. De tweede keuzelijst onder Sorteren op geeft aan dat je gaat sorteren op waarden; dat laat je zo. De derde keuzelijst Volgorde staat standaard ingesteld op A naar Z. Je wilt de namen van A tot Z sorteren, dus ook daar doe je niets aan.

  • Kies Z naar A als je de namen in aflopende volgorde wilt sorteren.

Klik op OK en de hele lijst wordt in een fractie van een seconde gesorteerd.

  • Is dat niet goed gegaan, druk dan meteen op de sneltoets Ctrl+Z om deze actie ongedaan te maken.

Eerst selecteren, dan sorteren

In principe hoef je de lijst niet te selecteren voordat je deze sorteert. Excel selecteert dan zelf de cellen voor de sorteeractie, door te kijken welke aaneengesloten cellen gevuld zijn. Maar als er een lege kolom in je lijst staat, worden de kolommen rechts van die lege kolom niet meegenomen. Wil je zeker weten dat de hele lijst wordt gesorteerd, selecteer dan eerst alle kolommen en voer daarna de sorteeractie uit.

werken met lijsten in Excel
Zo sorteer je de adreslijst op achternaam.

Het sorteren verfijnen

Staan alle achternamen eenmaal op alfabetische volgorde onder elkaar, dan kun je vervolgens mensen met dezelfde achternaam op hun adres en vervolgens op hun voornaam sorteren. Dit heet Niveau toevoegen.

Klik in het tabblad Gegevens op Sorteren. Zorg ervoor dat rechtsboven de optie Mijn gegevens bevatten kopteksten is ingeschakeld. Klik onder Kolom in de keuzelijst op Achternaam (zoals in de vorige tip). Daarna klik je op Niveau toevoegen; je krijgt er een drietal keuzelijsten bij. Klik bij Vervolgens op in de keuzelijst op Adres. En klik nogmaals op Niveau toevoegen; er komt weer een rij met keuzelijsten bij. Kies daar bij Vervolgens op met de keuzelijst Voornaam en klik op OK.

Nu sorteer je de lijst op achternaam, mensen met dezelfde achternaam worden binnen hun groep op adres gesorteerd en mensen met hetzelfde adres worden op voornaam gesorteerd.

Zo kun je een lijst heel nauwkeurig sorteren en onderverdelen. Een wijnvoorraad kun je bijvoorbeeld sorteren op kleur: rood, wit en rosé, vervolgens sorteer je elke kleur op land van herkomst, dan de wijnen uit hetzelfde land per streek onder elkaar, die weer per domein op volgorde, die per jaar en tenslotte per jaar de producent.

werken met lijsten in Excel
Met Niveau toevoegen maak je bij het sorteren groepen, die je verder kunt onderverdelen.

De 100+ beste tips & trucs voor Excel

De 100+ beste tips & trucs voor Excel, tweede editie

Excel is een echt werkpaard, maar het is niet het makkelijkste programma om onder de knie te krijgen. Als gevolg van de vele verborgen mogelijkheden loopt u al gauw het risico dat u met eenvoudige en routineklussen langer bezig bent dan strikt noodzakelijk, of erger nog: het bijltje erbij neergooit. En dat is jammer, want Excel biedt héél veel kracht, voor elk type gebruiker.

In het boek De 100+ beste tips & trucs voor Excel deelt de auteur meer dan honderd van zijn favoriete Excel-tips die hij in de afgelopen jaren heeft ontdekt. Aan de hand van veel voorbeelden worden zaken toegelicht die het werken met Excel sneller, efficiënter en leuker maken.

Meer tips over Microsoft Excel:


Alle Excel-tips en trucs op Computer Creatief vind je HIER


 

Geef een reactie

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.