Alle berichten van Wim De Groot

Een werkblad beveiligen in Excel

Veiligheid voor alles: een werkblad beveiligen in Excel

U hebt er veel tijd in gestoken om mooie formules op te stellen. Gaan andere mensen met uw werkblad aan de slag, dan wilt u niet dat ze uw formules om zeep helpen, of andere zaken vernielen. Dan kunt u het werkblad beveiligen in Excel.

U kunt alles op slot gooien, maar misschien mogen anderen in bepaalde cellen nog wel iets invullen,. Dan kunt u kiezen voor een gedeeltelijke blokkade, waarin u bepaalde cellen open laat. Van belang is wel, dat u de goede volgorde van de stappen aanhoudt. Lees verder Een werkblad beveiligen in Excel

Werken met de functie ALS in Excel

Werken met de functie ALS in Excel: Als dit, dan dat

Excel kan beslissingen voor u nemen. Nou ja, lastige keuzes in het leven moet u echt wel zelf maken, maar u kunt wel opgeven dat u bij bepaalde getallen het woord ‘goed’ wilt zien en bij andere getallen ‘te laag’. Als u Excel precies opdraagt wat het moet doen, kunt u zulke keuzes met een gerust hart aan het programma overlaten. Aan de functie ALS om precies te zijn: werken met de functie ALS in Excel.

U moet de opdrachten in de formule even nauwkeurig formuleren, daarvoor gelden de volgende spelregels. De formule begint met =ALS en een haakje-openen. Dan geeft u de voorwaarde op, gevolgd door een puntkomma en wat er moet gebeuren als aan die voorwaarde wordt voldaan; dan volgt een tweede puntkomma waarna u opgeeft wat er in de andere gevallen moet gebeuren. En u sluit af met een haakje-sluiten.
Lees verder Werken met de functie ALS in Excel

Namen uit elkaar halen met Snel aanvullen in Excel

Namen uit elkaar halen met Snel aanvullen in Excel

Hebt u een lijst met gegevens, dan zijn die soms nog niet meteen geschikt om mee te werken. Stel, u hebt een lijst met namen en de voornaam en de achternaam staan naast elkaar in dezelfde cel. Als u deze lijst wilt sorteren op achternamen, moet u de achternamen apart in een kolom zien te plaatsen. Overtypen? De achternaam eruit knippen en ernaast plakken, en dat met honderden cellen? Een formule verzinnen met de functies LINKS en DEEL? Een klus om als een berg tegen op te zien. Gelukkig kent Excel hiervoor een erg handig hulpmiddel. Dit hulpje heet in Excel versie 2019 en 365 Snel aanvullen, in versie 2013 en 2016 heet het Flash Fill. Snel aanvullen in Excel…

Achternamen apart zetten met Snel aanvullen

In het volgende voorbeeld staan de voor- en achternamen in cel A2 en daaronder. Staan de straatnamen, postcodes en woonplaatsen daar meteen naast, voeg dan rechts van kolom A een kolom in, waarin de achternamen apart komen. In het voorbeeld is kolom B deze lege kolom. Typ in B2 de achternaam van de persoon die in A2 staat en druk op de Enter-toets. Klik in het tabblad Gegevens op de knop Snel aanvullen (in Excel 2013 en 2016 klikt u op Flash Fill). Lees verder Namen uit elkaar halen met Snel aanvullen in Excel

Kiezen met een keuzelijst in Excel

Excel-tip: Kiezen met een keuzelijst in Excel

Gegevens in een werkblad invoeren is één ding, maar om dat ook nog foutloos te doen, is soms een uitdaging. Zeker als u van Excel verlangt dat het programma met dat woord of met die waarde gaat rekenen. Met deze Excel-tip: Kiezen met een Keuzelijst in Excel gaat dat een stuk handiger. Stel, u houdt een enquête. De mensen kunnen antwoorden met Ja, Nee en Geen mening. Om de antwoorden te verwerken, moeten die worden ingevoerd in een Excel-blad. En vervolgens moet het aantal malen Ja, worden geteld, Nee en Geen mening.

Typt u per ongeluk Neen, dan wordt dat niet meegeteld, omdat dat nu eenmaal iets anders is dan Nee. En dat komt niet doordat Excel pietluttig zou zijn, maar doordat een computer nu eenmaal een dom ding is. Die doet alleen wat u hem opdraagt. En als de opdracht is: tel het aantal malen Nee, dan hoort Neen daar nu eenmaal niet bij. OK, u neemt u voor om Ja, Nee of Geen mening met volle aandacht te typen. Dan is het nog steeds erg omslachtig om steeds een van deze drie opties met de hand te typen. Het is handiger om ze uit een keuzelijst te kiezen. Die maakt u zelf, met Gegevensvalidatie. Lees verder Kiezen met een keuzelijst in Excel

Snel vakken vullen met de vulgreep in Excel

Snel vakken vullen met de vulgreep in Excel

In Excel verwerkt u gegevens. Als u een werkblad met gegevens van iemand anders krijgt, is dat werk alvast gedaan. Maar als u zelf een tabel opzet, zult u die gegevens moeten invoeren. Wilt u de maanden van het jaar onder elkaar, dan ziet u het al voor u: ‘januari’ typen, op de Enter-toets drukken, ‘februari’ typen, Enter enzovoort. U hebt wel wat beters te doen, toch? Gelukkig hoeft u die maanden niet stuk voor stuk te typen. Ook de dagen van de week typt u niet zelf. Of bijvoorbeeld de reeks getallen van 1 tot en met 100. Excel heeft daarvoor een handig hulpmiddel in huis: de vulgreep. Daarmee vult u supersnel een reeks aan; dat wordt doorvoeren genoemd. Zodat u zich kunt richten op het echte werk. Kortom: snel vakken vullen met de vulgreep in Excel…
Lees verder Snel vakken vullen met de vulgreep in Excel

Een nieuwe Excel, een nieuw boek: Handboek Excel 2019

Excel 2019 is de nieuwste versie van dit rekenwonder. De versie 2019 is er ook als onderdeel van een abonnement op Office 365, waarvoor u een vast bedrag per maand betaalt. Hebt u Office 365, dan werkt u sinds het afgelopen najaar automatisch met de nieuwste versie, Excel 2019. Een nieuwe Excel, dan ook een nieuw boek: Handboek Excel 2019 (voor Office 2019 en Office 365).

De inhoud overzien

Dit boek is praktisch opgezet. U leert door te doen, dat wil zeggen: u voert de instructies uit en leert zo werken met Excel; u hoeft niet eerst een dosis theorie door te werken.

Het boek richt zich op beginners, op mensen die nog geen of weinig ervaring met Excel hebben, die willen (of moeten) werken met dit rekenprogramma en die voor het eerst kennismaken met Excel aan de hand van versie 2019. In plaats van zelf uit te zoeken hoe het programma werkt of te leunen op toevalstreffers en beginnersgeluk, willen zij weten wat ze doen. Dat leren ze stap voor stap aan de hand van dit boek. Lees verder Een nieuwe Excel, een nieuw boek: Handboek Excel 2019

Datavisualisatie met Excel: Liegen met grafieken

Het boek van de maand februari is ExpertHandboek Datavisualisatie in Excel. Het is geschreven door Wim de Groot. Deze maand publiceren we op dit blog een aantal voorproefjes uit boek. Een interview dat we eerder met Wim de Groot hadden lees je HIER. Dit 3de voorproefje is afkomstig uit uit het 12de hoofdstuk en gaat over het misbruiken van grafieken door ermee te ‘liegen’: Liegen met grafieken!
Het 1ste voorproefje over de basis van het maken van grafieken in Excel vind je HIER. Het 2de voorproefje, over het opmaken en aanpassen van grafieken, vind je HIER. Een gastblogpost van Wim de Groot over zijn boek vind je HIER. (H.F.)

Liegen met Grafieken

Een bekend gezegde luidt: ‘Er zijn leugens, grove leugens en statistiek’ (toegeschreven aan Mark Twain). Die zouden we kunnen uitbreiden tot: ‘Er zijn leugens, grove leugens, statistiek en visualisatie’. Al in 1954 schreef Darrel Huff het boek ‘How to lie with Statistics’. Het is heel goed mogelijk om grafieken te misbruiken in uw eigen voordeel. Dit hoofdstuk gaat over liegen met grafieken.
Lees verder Datavisualisatie met Excel: Liegen met grafieken

Grafieken aanpassen en opmaken in Excel

Grafieken aanpassen en opmaken in Excel

In Excel is het maken van een standaardgrafiek betrekkelijk eenvoudig: selecteer uw gegevens, kies een grafiektype en u bent klaar. Maar dat is nog maar het begin: u kunt uw grafiek in Excel vervolgens op allerlei manieren aanpassen en opmaken. U leert in deze blogpost hoe u verschillende onderdelen aan een grafiek toevoegt, verplaatst of verwijdert. U leest op welke manieren u de onderdelen van de grafiek kunt selecteren en langs welke wegen u ze vervolgens kunt opmaken.

Ingrijpender veranderingen zijn het bijstellen van de horizontale as zodat deze de labels goed weergeeft en het bijstellen van de verticale as.

Wilt u in dezelfde grafiek twee reeksen weergeven van een heel verschillende orde van grootte, dan voegt u een tweede waarde-as toe. U kunt ook grafiekonderdelen toevoegen zoals een gegevenstabel of foutbalken.

Vanaf Excel 2013 zijn de knoppen en de tabs voor grafieken heel anders ingedeeld dan in de versies ervoor; ook krijgt u geen dialoogvenster meer te zien, maar een taakvenster rechts in beeld. Ik probeer beide werkwijzen steeds te noemen. In de afbeeldingen ziet u de ene keer de werkwijze in Excel 2007 en 2010, de andere keer de weergave in Excel 2013 en 2016 en soms beide tegelijk. Lees verder Grafieken aanpassen en opmaken in Excel

Datavisualisatie in Excel: grafieken maken

Het boek van de maand februari is ExpertHandboek Datavisualisatie in Excel. Het is geschreven door Wim de Groot. Deze maand publiceren we op dit blog een aantal voorproefjes uit boek. Een interview dat we eerder met Wim de Groot hadden lees je HIER. Dit 1ste voorproefje is afkomstig uit uit het eerste hoofdstuk en behandelt grafieken maken in Excel. Het 2de voorproefje over de basis van het maken van grafieken in Excel vind je HIER. Het 3de voorproefje, over het ‘liegen’ met grafieken, vind je HIER. Een gastblogpost van Wim de Groot over zijn boek vind je HIER. (H.F.)

Grafieken maken in Excel

In dit hoofdstuk leest u over de basis: hoe u grafieken maakt in Excel. Hebt u eenmaal een grafiektype gekozen, dan zit u daar niet aan vast: u kunt snel een ander type kiezen om te proberen of dat een beter beeld geeft. Hebt u een type grafiek dat u vaak gebruikt en hebt u daarin uw persoonlijke instellingen aangebracht, dan kunt u die kant-en-klaar oproepen als u deze als sjabloon opslaat. U leest over het verplaatsen en kopiëren van een grafiek, hoe u deze afdrukt en eventueel verwijdert.
Lees verder Datavisualisatie in Excel: grafieken maken

Sneller werken met Excel-5

omslag-excel-voor-professionalsHet boek van de maand juni is Het Complete Boek: Excel voor professionals van auteur Wim de Groot. Dit vijfde voorproefje uit hoofdstuk 1 van het boek –  over het sneller leren werken met Excel – behandelt de speciale manieren van plakken in Excel: Plakken speciaal. De andere voorproefjes uit dat hoofdstuk vind je HIER, HIER, HIER en HIER.
We interviewden Wim over Excel 2016 en zijn nieuwe boek. In het interview praten we over zijn uit de hand gelopen Excel-hobby, zijn gymnasium-alfa-achtergrond en de EK-voetbalpool die hij met Excel in elkaar heeft gesleuteld. Wim schreef ook een gastblog, dat je HIER kunt vinden.
Lees verder Sneller werken met Excel-5