Er zijn verschillende versies van Office in omloop, met de belangrijkste splitsing tussen het ‘losse’ Office en Office 365. Die nu trouwens allebei vallen onder Microsoft 365, om het nog warriger te maken. Onderstaande uitleg is afkomstig uit mijn boek Handboek PowerPoint 2021.
Om maar meteen met de deur in huis te vallen: Microsoft Office bestaat niet meer, dat is Microsoft 365 geworden. Het maakt ‘t onderscheid tussen de verschillende versies van het kantoorpakket nog onduidelijker. In onderstaande tekst gebruiken we daarom de oude benaming Office, zoals die door de meeste gebruikers ook wel aangehouden zal worden. Maar feitelijk kunt u elke vermelding van welke Office-variant in principe vervangen door Microsoft 365. Wat tot een tamelijk verwarrend verhaal zou leiden. Kortom: Office dus.
Office 2021 versus Microsoft 365
Om het simpel te stellen: Office 2021 is eigenlijk een momentopname uit een continu evoluerend Microsoft 365. Microsoft 365 is een op een abonnement gebaseerde dienst, waarvoor u jaarlijks (of maandelijks) een bedrag betaalt om het te kunnen gebruiken. Zolang het abonnement loopt, krijgt u continu updates geleverd. Het is dus een doorlopend bij de tijd blijvend systeem. Office 2021 daarentegen is ‘bevroren in de tijd’. Het krijgt wel veiligheidsupdates en bugfixes, maar geen nieuwe features. Ofwel: Office 2021 blijft voor altijd Office 2021. Dat heeft voor- en nadelen. Een belangrijk voordeel is dat medewerkers in een bedrijf niet steeds weer allerlei nieuwe dingen hoeven te leren, of dat ze getrakteerd worden op een nieuw uiterlijk met verplaatste onderdelen. Dat niet binnenkrijgen van nieuwe features kan wellicht ook als een nadeel worden beschouwd, bijvoorbeeld omdat u een gewenst onderdeel wel in Microsoft 365 ziet, maar niet in Office 2021.
Extraatjes
Verder geldt dat bij een Microsoft 365-abonnement extraatjes behoren die ontbreken bij Office 2021. Zo is een Microsoft 365-abonnement veelal voorzien van cloudopslagruimte op Microsofts eigen OneDrive. Iets van 1 TB is niet ongebruikelijk. Een abonnement voor commercieel gebruik (bijvoorbeeld voor een zzp’er) inclusief die genoemde 1 TB opslag kost ergens rond de € 100, dus dat valt best mee. Voor dat bedrag mag u Office op vijf verschillende systemen van uzelf installeren. Ook de mobiele versies van Office voor Android en iOS zijn aan de 365-account te koppelen. Beginnen met werken op bijvoorbeeld een iPad in de trein en thuis of op kantoor verder gaan achter een laptop of pc is dan geen enkel probleem. Bewaar het document waar u aan werkt op de iPad simpelweg op de bij uw abonnement behorende opslagruimte en open het weer op de pc of laptop.
Cloudversie
Verder is ook de bij Microsoft 365 behorende onlineversie van Office soms praktisch. Hoewel de mogelijkheden van die in de browser draaiende versie van diverse Office-onderdelen vrij beperkt zijn in vergelijking tot het ‘echte’ pakket, is bijvoorbeeld het bewerken van tekst zonder meer prima te doen. Handig voor als u eens achter een systeem zit waarop geen Microsoft Office aanwezig is bijvoorbeeld. Bovendien zien we de laatste tijd steeds meer functionaliteit verschijnen, waarbij Microsoft met name aandacht aan Excel en PowerPoint lijkt te geven. U kunt de online versie van Office ook zonder 365abonnement gebruiken door het aanmaken van een gratis Microsoft-account, maar dan ontbreekt de eenvoudige uitwisseling via een riante versie van OneDrive.
Welke?
Kortom: zowel Microsoft 365 als Office 2021 hebben elk hun eigen voor- en nadelen. Wilt u niet voor vervelende verrassingen komen te staan en steeds weer nieuwe dingen bijleren, dan is versie 2021 een prima keuze. Wilt u geen omkijken meer naar het onderhoud en upgraden van Office hebben, dan is 365 een betere optie. Zeker als u ook de extraatjes als een ruime clousopslag en andere zaken wilt. Bovendien zien we dat Microsoft de update-frequentie van de ‘losse’ Office-pakketten aan het verhogen is. Wat dat precies betekent durven we niet te zeggen. Maar mogelijk houdt het in dat die losse versies minder lang ondersteund gaan worden. Ofwel: een zachte push naar een abonnement, wat Microsoft sowieso al het liefst ziet.
MacOS
Office 2021 en Microsoft 365 zijn ook voor macOS verkrijgbaar. Zo produceert u ook op de Mac eenvoudig Office-documenten die honderd procent uitwisselbaar zijn met collega’s die onder Windows werken. Nothing ain’t better than the real thing! Office op de Mac werkt eigenlijk nagenoeg hetzelfde als Office onder Windows. Alleen treft u op de Mac naast het lint ook nog een menubalk aan, wat erg handig is. Sjablonen en dergelijke werken ook probleemloos. Het maakt het overstappen van bijvoorbeeld Windows 10 naar macOS in ieder geval een stuk gemakkelijker.
Compatibiliteit
Microsoft Office is vooral compatibel met zichzelf. Dat is meteen het grootste nadeel van dit pakket. Op zichzelf zult u er niet zo heel veel last van hebben, want vooralsnog is het de gouden standaard in zo ongeveer elke werkomgeving. Maar het levert wel problemen op als u een document gemaakt in bijvoorbeeld LibreOffice of OpenOffice aanlevert aan een collega met Microsoft Office. De kans is groot dat er kleine en soms grotere verschillen in de opmaak optreden. Andersom geldt hetzelfde: Een Microsoft Office-document opent vaak niet helemaal correct in OpenOffice of LibreOffice. In het geval dat u documenten uitwisselt tussen verschillende ‘merken’ software is het dus zaak dingen minutieus te controleren. Zeker als het gaat om complexe spreadsheets en dergelijke waarin veel bijzondere functies gebruikt worden is het al snel spelen met vuur.
Niet-open bestandsformaat
Ook bij presentaties gaat het al snel op diverse puntjes mis waardoor het allemaal wat klungelig oogt voor het kijkende publiek. Bedenk ook dat sjablonen niet uitwisselbaar zijn, wat ook weer voor specifieke problemen kan zorgen. Min of meer eenvoudig opgemaakte documenten waarin geen programmaeigen trucs gebruikt worden zijn het best over te hevelen. Maar het blijft helaas nog altijd behelpen. Het komt grotendeels doordat Microsoft het eigen Office-bestandsformaat nooit open heeft gemaakt. Dat betekent dat softwareontwikkelaars via reverse-engineering veel dingen moeten nabootsen. Dat gaat aardig, maar niet perfect. Wilt u echt bestanden uitwisselen en toekomstzeker bewaren, dan kunt u opslaan in het OpenDocument-formaat. Edoch: ook dan gaat Microsoft Office-functionaliteit verloren.
Naast deze tip nog op zoek naar meer tips over PowerPoint? Dan zit u op dit blog helemaal goed! Volg deze link en verdiep u verder in het onderwerp.
Handboek PowerPoint 2021
PowerPoint 2021 is het meest gebruikte programma om presentaties samen te stellen. Het is onderdeel van zowel Microsoft Office 2021 als Microsoft 365. U bedient PowerPoint met het dynamische lint met opdrachtknoppen en functies. In de nieuwe versie van PowerPoint zijn diverse functies duidelijker en werken ze nog beter, nog intuïtiever. Het Handboek PowerPoint 2021 helpt u snel op weg en biedt oefeningen, tips en voorbeelden uit de praktijk.
Tot de behandelde onderwerpen horen:
- presentaties vormgeven met thema’s
- afbeeldingen invoegen
- presenteren met geluid
- videobeelden vertonen
- werken met clipart
- presentaties meenemen, delen en uitwisselen
- objecten importeren en schikken
Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.
