Informatie van Excel importeren in PowerPoint is geen enkel probleem. Handig als je bijvoorbeeld een tabelletje of grafiek vanuit Excel in een presentatie wilt gebruiken. Onderstaand artikel is een destillaat uit Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365.
Importeren in PowerPoint van objecten uit andere Office-onderdelen kan van pas komen wanneer daar bijvoorbeeld al mooi vormgegeven zaken in te vinden zijn. Waarom dan dubbel werk verrichten? Als voorbeeld importeren we een grafiek uit een Excel-tabel; grafieken lenen zich bij uitstek voor een presentatie.
1 Open een Excel-sheet met daarin ten minste één grafiek.
Mocht u zo’n document niet direct bij de hand hebben, dan kunt u in het startscherm van Excel een van de voorbeeldsjablonen kiezen. In het voorbeeld is de sjabloon Persoonlijke nettowaardecalculator gebruikt, want die is voorzien van een taartgrafiek.
2 Selecteer de grafiek en klik daarna in de tab Start op Kopiëren (op kleinere schermen of een kleinere venstergrootte wordt vaak alleen een knopje met het kopieersymbool bestaande uit twee over elkaar liggende velletjes papier getoond).
Met themakleuren
1 Is de grafiek gekopieerd, dan schakelt u over naar PowerPoint. Gebruik bij voorkeur uw eerdere oefenpresentatie en voeg aan het eind een dia toe.
2 Selecteer deze dia en klik dan in de tab Start op de tekst Plakken onder de knop Plakken; in het menu Plakopties is uit een aantal onderdelen te kiezen. De beste optie is de eerste: Doelthema gebruiken en werkmap insluiten. Daarbij worden de kleuren van de grafiek omgezet naar de themakleuren van uw presentatie zodat een aantrekkelijk geheel ontstaat.
Wilt u toch liever de oorspronkelijke kleuren behouden, dan selecteert u de tweede optie: Opmaak van bron behouden en werkmap insluiten.
3 Beide opties nemen de gegevens van de achterliggende Excel-sheet over, zodat u deze niet meer in de buurt hoeft te hebben tijdens uw presentatie. De derde en vierde knop doen hetzelfde als respectievelijk de eerste en tweede, maar in plaats van ook de gegevens importeren in PowerPoint, worden deze nu gekoppeld aan de oorspronkelijke Excel-sheet. Dat is gevaarlijk, want als u de presentatie afdraait op een pc waar deze sheet niet aanwezig is, gaat het mis met de grafiek.
4 De laatste knop is de veiligste en plakt de grafiek als een afbeelding. Het betreft hier geen zonder kwaliteitsverlies schaalbare vectorafbeelding, maar een uit pixels opgebouwde bitmapafbeelding. Deze bevat echter voldoende resolutie, zodat u in de meeste presentaties – ook op schermen met een hoge resolutie – geen last zult hebben van grofkorreligheid of wazigheid. Op deze manier plakken levert geen problemen achteraf op en u weet zeker dat uw afbeelding er onder alle omstandigheden gelijk uit zal zien. De eerste knop levert echter het mooiste en ook flexibelste resultaat op, kies daarom deze optie.
5 Sleep de grafiek naar de gewenste positie. Gebruik de randen om te slepen: zodra uw muiscursor in een kruis verandert, kan er gesleept worden. Door rechts naast de geselecteerde importgrafiek op het knopje met het penseel te klikken, kan er snel en eenvoudig nog wat aan de opmaak gesleuteld worden. Kies bijvoorbeeld voor een kleurverloop – nog altijd met themakleuren – en een subtiel 3D- en schaduweffect zoals bij de laatste optie in het rijtje.
Afzonderlijk geanimeerde onderdelen
Het voordeel van een geïmporteerde vectorgrafiek met achterliggende gegevensset is dat er meer nabewerkingsmogelijkheden zijn. Pak bijvoorbeeld met de linkermuisknop een van de partjes beet en sleep zo ver als mogelijk naar buiten en laat daar de knop weer los. Er ontstaat nu een geëxplodeerde taart met afzonderlijke partjes. Laat u de taart intact (Ctrl+Z als u hem al hebt laten exploderen), dan blijkt dat animaties ook op de afzonderlijke onderdelen van de grafiek toepasbaar zijn. Selecteer de grafiek weer en klik in het lint onder de tab Animaties op (bijvoorbeeld) In- en uitzoomen. Normaliter verschijnt het complete object als één inzoomend geheel. Aardig, maar het kan indrukwekkender door op de knop Effectopties te klikken en in het menu de optie Per categorie te kiezen waarna alle punten (en het bijschrift) afzonderlijk per muisklik in beeld zoomen. Zo hebt u tijd om per onderdeel relevante informatie te vertellen.
Complete Boek Office 2019
Bovenstaand artikel is zoals aangekondigd een stukje afkomstig uit Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365; auteurs: Peter Kassenaar, Wim de Groot, Wilfred de Feiter en Ronald Smit. U treft er naast de tip betreffende PowerPoint synoniemen en woordenboek nog veel meer waardevolle informatie in aan. Microsoft Office is de meest gebruikte kantoortoepassing ter wereld. Met programma’s voor tekstverwerking, presentaties, databases, rekenbladen en e-mail is het een complete suite die veel functionaliteit biedt en de productiviteit verhoogt. In dit lijvige werk behandelen de auteurs de toepassingen Word, Excel, Access, Outlook en PowerPoint, zodat u een compleet beeld krijgt van de veelzijdigheid en de kracht van de software. Na het lezen van dit boek bent u een expert!
Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.
