Cijfers laten spreken met Datavisualisatie in Excel

Het boek van de maand februari is ExpertHandboek Datavisualisatie in Excel. Het is geschreven door ‘mister Excel’ Wim de Groot. Deze maand publiceren we op dit blog een aantal voorproefjes uit boek (HIER, HIER en HIER). Een interview dat we eerder met Wim de Groot hadden lees je HIER. In deze gastblogpost legt Wim de Groot uit waarom hij het boek heeft geschreven, hoe het boek is opgebouwd en wat je er al zo in kunt vinden. (H.F.)

Cijfers laten spreken

Veel bedrijven houden allerlei gegevens bij. Alle data die we verzamelen en produceren, worden iedere twee jaar verdubbeld. Hoe kunnen we die hoeveelheden gegevens interpreteren? Hoe analyseren we die data, welke informatie halen we eruit en welke conclusie verbinden we daaraan? Door ze te visualiseren. Mensen laten zich overtuigen door cijfers en door verhalen. Als we die twee combineren en het verhaal van de cijfers kunnen uitbeelden, hebben we een sterk communicatiemiddel. Gegevens die zijn verzameld, worden geloofwaardiger als ze in beeld worden gebracht. Als we de gegevens grafisch weergeven, komt het verhaal tevoorschijn dat erin besloten ligt.

Excel inzetten

Grafieken zijn een uitstekend middel om gegevens te onderzoeken en ze zijn essentieel om resultaten te presenteren. Ze kunnen zo oogstrelend mooi worden gemaakt, dat mensen zich erop blind staren. Toch is het doel van visualisatie in organisaties niet om zo mooi mogelijke grafieken te maken, maar om effectieve grafieken te maken. Dat wil zeggen: grafieken die een heldere boodschap vertellen. Het grafisch weergeven van gegevens is bedoeld om ermee te communiceren. In dit boek leest u hoe u Excel hiervoor kunt inzetten.

Het beste van twee werelden

Ik probeer in dit boek twee dingen te bieden: inzicht in datavisualisatie en kennis van de mogelijkheden van Excel. U wordt geholpen kritisch na te denken over grafieken en andere manieren van grafische vormgeving. Ik nodig u uit om u af te vragen: welke boodschap wil ik precies overbrengen, en hoe breng ik die boodschap zo helder mogelijk over? Na het lezen van dit boek zult u grafieken die op de tv en in kranten verschijnen, niet meer voor zoete koek aannemen. U zult ontdekken dat ze vaak niet deugen en u gaat kritisch naar de vormgeving kijken.

Effectief visualiseren

Met Excel kunt u uw gegevens effectief visualiseren. Ik laat u diep onder de motorkap kijken, zodat u alle technieken benut die het programma in huis heeft. Met een paar klikken hebt u een simpele standaardgrafiek, maar daar zult u geen genoegen meer mee nemen. Want als u even doorklikt, maakt u grafieken die veel meer zeggingskracht aan uw verhaal geven. Naast de mogelijkheden van grafieken komen sparklines aan de orde, dat zijn grafiekjes die in één cel passen; en wordt voorwaardelijke opmaak uitgebreid besproken.

De inhoud overzien

Dit boek is praktisch opgezet. U kunt meteen aan de slag en hoeft niet eerst een dosis theorie door te werken. In het eerste deel leest u basistips over het maken van grafieken, over het aanpassen en opmaken ervan, hoe u sparklines inbouwt en over het werken met voorwaardelijke opmaak.In het tweede deel vertel ik over de manier waarop u data kunt visualiseren, horend bij het soort gegevens. Wilt u een ontwikkeling in de tijd volgen, dan ligt een lijngrafiek voor de hand, al geven een Gantt-grafiek en een watervalgrafiek ook een interessant beeld. Voor het vergelijken van aantallen zult u meestal kolommen nemen; speciale vormen daarvan zijn het histogram, de pareto-grafiek en het trechterdiagram. Ook vertel ik hoe u twee grafiektypes (bijvoorbeeld een kolom en een lijn) binnen één en dezelfde grafiek combineert, of zelfs drie.

Taarten, Thermometers en het Sankeydiagram

Excel
Aan het werk met een Sankeydiagram. (Uit het boek.)

Wilt u een deel vergelijken met het geheel, dan kan dat met een taartdiagram, maar u kunt daarvoor ook een thermometer maken, een voortgangsbalk, een snelheidsmeter of bullet graphs. Helemaal bijzonder is het Sankeydiagram; nergens anders leest u hoe u deze in Excel maakt. Voor verspreid liggende gegevens neemt u een spreidingsdiagram. Of er tussen die losse gegevens een verband bestaat, ontdekt u met regressie-analyse. Ook komen hier het spreidingsblot en de box-and-whisker aan de orde.

Liegen met grafieken…

Liegen met grafieken: Deze grafiek suggereert een verband: hoe lager de voetbalteams in de ranglijst staan, des te meer mensen in die regio vóór de Brexit stemden. (Voorbeeld uit het boek.)

In deze hoofdstukken vertel ik steeds hoe u de betreffende gegevens niet alleen visualiseert met grafieken, maar ook met sparklines of met voorwaardelijke opmaak. Soms moet er een tussenstap worden gemaakt met berekeningen. De formules daarvoor geef ik ook. In het derde deel mondt het boek uit in het presenteren van uw visualisatie en de boodschap die u wilt overbrengen. Welk type grafiek brengt uw verhaal zo goed mogelijk over? En waarom zou u die boodschap niet meteen boven in de grafiek zetten? Ik besteed een hoofdstuk aan liegen met grafieken, want grafieken worden vaak misbruikt om de waarheid te verdraaien; hoe ontmaskert u dat en trapt u niet zelf in de valkuil? U leest hoe u uw visualisatie met een dashboard presenteert of met PowerPoint, ook kunt u met een draaigrafiek interactief presenteren, en met selectievakjes of keuzerondjes laat u bepaalde reeksen wel of niet zien.

Bij de uitleg van al deze mogelijkheden noem ik steeds hoe het werkt in Excel 2007, 2010, 2013, 2016 en 365. Aanvullend kunt u van internet een pakket van 70 oefenbestanden downloaden.
Wim de Groot, februari 2018

Meer boeken van Wim de Groot lezen? Hij schreef o.a. Het Complete Boek Excel VBA voor Professionals, Het Complete Boek Excel voor Professionals, Het Complete Boek Office 2016 en Ontdek Excel 2016. Op de website van Wim de Groot Excel-tekst-en-uitleg vind je extra uitleg over Excel en alle informatie over de trainingen die hij geeft.

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.