Deel 2: werken met Office online
De meeste mensen kennen de ‘gewone’ MS Office wel, vanwege bijvoorbeeld werk of studie. De online-variant binnen Office 365 is veel minder bekend. Hoewel het zoals gezegd een relatief beperkt geheel is, zijn er toch alleraardigste dingen mee nodig. Bijvoorbeeld even een netjes uitziende brief in je browser tikken is geen enkel probleem, zelfs niet al te ingewikkelde opmaak is mogelijk.
Je start de onlineversie van – in dit geval – Word door allereerst in te loggen bij Office 365. Breng daarvoor met je browser een bezoekje aan https://login.microsoftonline.com/ en vul je gebruikersgegevens in; deze heb je ontvangen bij het afsluiten van een abonnement. Klik vervolgens op de hoofdpagina van Office 365 op de tegel Word Online. Je kunt nu uit een van de beschikbare sjablonen een voor je doel geschikt exemplaar kiezen, een blanco pagina is eveneens beschikbaar. Wil je bijvoorbeeld een net ogende brief schrijven, klik dan eens op Persoonlijk briefhoofd.
Eenvoudig in gebruik
In eerste instantie zie je de basistekst van de brief, deze kan naar believen gewijzigd worden in je eigen tekst. Zoals je ziet lijkt Word in de browser optisch erg op z’n volledige softwarebroer op de pc. Alleen zijn er duidelijk een stuk minder mogelijkheden in het lint beschikbaar. Vergis je echter niet: er is ondanks de beperkingen best het een en ander mogelijk met de cloudversie! In vergelijking met de begindagen – mocht je in het verleden ooit al eens met Office 365 kennisgemaakt hebben – is er veel verbeterd aan zowel stabiliteit als functionaliteit terwijl ook de navigatie door de diverse onderdelen een stuk eenvoudiger en logischer is geworden.
Kop- en voetteksten
Heb je het tekstdeel van je brief klaar, dan is het tijd om wat aan de in het sjabloon beloofde ‘frivoliteiten’. Klik daarvoor in het lint onder Invoegen op de knop Koptekst & voettekst, waarna boven- en onderaan de brief extra ruimte zichtbaar wordt met daarin wederom een aantal aanpasbare onderdelen. Na het invullen van je naam en adres is je brief klaar voor verzending.
Afdrukken via een omweggetje
Afdrukken kan rechtstreeks vanuit Word Online, máár het betreft hier wel een ‘virtuele afdruk’. Nadat je in het lint onder Bestand via Afdrukken een printopdracht hebt gegeven wordt namelijk een pdf gegenereerd. Déze kun je desgewenst wel vanuit een browser afdrukken, of downloaden naar je pc om de zaak vervolgens daarvandaan af te drukken.
Bestandsnaam
Word online bewaart volautomatisch een kopie van hetgeen je aan werkt; mocht je internetverbinding worden verbroken of je browser crashen dan is je werk dus niet verloren. Enig nadeel van deze ‘auto-opslag’ is dat de bestandsnaam generiek en weinigzeggend is. Mocht je een duidelijker bestandsnaam wensen, klik dan in het lint onder Bestand op Opslaan als. Selecteer vervolgens de optie Naam wijzigen en voorzie je bestand van een makkelijker te herkennen naam. Als je het tabblad met daarin de Word-app afsluit en Word online opnieuw start dan zie je je document onder de nieuwe naam in de bestandslijst staan.
Afbeeldingen en illustraties
Afbeeldingen invoegen in een Worddocument behoort ook online tot de mogelijkheden. Plaats de cursor hiervoor op de plek waar je de afbeelding wilt invoegen (1) en klik dan in het lint op de tab Invoegen (2) en daarna op de knop Afbeelding (3). Klik in het daarop geopende dialoogvenster op de knop Bladeren (4), blader naar de afbeelding die je wilt gebruiken en klik op Openen. Als je daarna op Invoegen in het venster Invoegen (5) klikt wordt het plaatje van je pc overgebracht naar Word 365; bij (te) grote afbeeldingen kan dit even duren. Multimegapixel-foto’s kun je dus beter vooraf even verkleinen met behulp van een fotobewerkingsprogramma.
Formaat aanpassen
Om een ingevoegde afbeelding qua formaat aan te passen klik je op de afbeelding om deze te selecteren. Klik vervolgens in het lint op de tab Hulpmiddelen voor afbeeldingen en dan daar direct onder op Indeling (1), klik vervolgens op Vergroten (2) of Verkleinen (3). Eventueel is het mogelijk om handmatig een vergrotings- of verkleiningsfactor in het veld achter Schaal op te geven (4).
Tabellen
Erg praktisch is het feit dat Word 365 tabellen ondersteunt, daardoor is eigenlijk vrijwel ieder soort document te produceren. Om een tabel in te voegen plaats je de cursor op de plek waar de tabel moet verschijnen om vervolgens in het lint onder de tab Invoegen op Tabel te klikken. Vervolgens sleep je met de muis –heel gebruiksvriendelijk- in het getoonde raster de afmetingen van de tabel, bijvoorbeeld 2 x 5 cellen.
Opmaak en ontwerp
De cursor staat klaar in de eerste cel van de nieuw ingevoegde tabel. Om de tabel van een toepasselijke opmaak te voorzien klik je in het lint onder Hulpmiddelen voor tabellen op Lay-out. De opmaakmogelijkheden zijn overigens ietwat beperkt, maar met name de uitlijnopties zullen regelmatig goed van pas komen. Iets meer opties vind je onder Ontwerp, wederom te vinden onder Hulpmiddelen voor tabellen.
Dit is deel 2 van 2 blogposts over het werken met Office 365. Deel vind je HIER.
Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.
