We laten je hier twee voorbeelden van Zapier zien. Of beter: hoe je taken automatiseert door er Zaps van te maken. Ook dit artikel is een extract uit mijn nieuwe boek Laat Zapier voor je werken! En daarin ga ik uiteraard nog veel dieper in op de vele mogelijkheden die deze ultieme automatiseringstool te bieden heeft!

Het eerste voorbeeld waar we mee aan de slag gaan is e-mailbijlagen automatisch opslaan in Google Drive. Ofwel: elke keer als je een nieuwe e-mail met een bijlage ontvangt in Gmail, automatisch deze bijlage opslaan in een specifieke map in Google Drive.

Aan de slag

1 Zap toevoegen: log in op je Zapier-account en klik linksboven op Create, Zaps.

2 Doe jezelf een plezier (en maak er een goede gewoonte van) en geef de zap meteen een naam. Dat doe je door linksboven op Untitled Zap te klikken en een nieuwe naam in te voeren, zoals Gmail-bijlagen opslaan; sluit af met Enter.

3 Trigger instellen:
* Klik op 1. Trigger.

• Kies Gmail als je triggerapp en selecteer rechts in de lijst Event de trigger New Attachment.

• Klik op Continue en verbind je Gmail-account met Zapier, indien je dit nog niet gedaan hebt.

• Klik op Continue en configureer de trigger indien gewenst door specifieke filters in te stellen, zoals e-mails van een bepaald e-mailadres of met een specifiek onderwerp.
• Klik op Continue en test de trigger door op Test, Test trigger te klikken.

4 Actie instellen:
* Is de test geslaagd (er wordt een e-mail opgehaald als test), blader dan omlaag en klik op Continue with selected record. Of klik op 2. Action.
* Kies Google Drive (Legacy) als je actieapp en selecteer rechts in de lijst Event de actie Upload File.

✒️ Google Drive (Legacy)
Sommige Google-accounts geven een foutmelding als je de app Google Drive gebruikt. Je kunt proberen Google Drive te gebruiken, maar als je verderop inderdaad een foutmelding krijgt, gebruik dan de app Google Drive (Legacy).

• Klik op Continue en verbind je Google Drive-account met Zapier als dat nog niet is gebeurd.
• Klik op Continue en stel de actie in door bij Drive je Google Drive te kiezen en bij Folder de map waar je de bijlagen wilt opslaan. Je kunt een vaste bestandsnaam definiëren of dyna-

mische velden uit de e-mail gebruiken om bestandsnamen te genereren. Dat laatste is hier wel handig, dus klik in het vak File en klik op Attachment. Hiermee wordt ‘live’ de waarde van de variabele Attachment gebruikt, met andere woorden: de bijlage in kwestie. Zoals je ziet kun je kiezen uit een grootaantal vairabelen. Welke dat zijn, verschilt per app.

• De overige velden zijn correct ingesteld, dus klik op Continue.
• Zapier ‘kijkt’ in Gmail en haalt een aantal testmails met bijlagen op. Klik op Test step.

5 Als de test is geslaagd klik je op Publish.

Voorbeeld 2: automatisch taken toevoegen aan Trello vanuit Google Calendar Events

Doel: elke keer als je een nieuwe afspraak toevoegt aan Google Calendar, automatisch een bijbehorende taak aan een Trello-bord toevoegen.

Stappen:

1 Zap maken: log in op je Zapier-account en start een nieuwe zap.

2 Geef de zap meteen een naam. Dat doe je door linksboven op Untitled Zap te klikken en een nieuwe naam in te voeren, zoals Afspraak naar Trello kopiëren; sluit af met Enter.

3 Trigger Instellen:

• Kies Google Calendar als je triggerapp en selecteer de trigger New Event in lijst Event rechts.
• Klik op Continue en verbind je Google Calendar-account met Zapier
• Klik op Continue en selecteer de specifieke kalender waar je naar nieuwe afspraken zoekt.
• Klik op Continue en test de trigger.

4 Actie Instellen:

• Klik op Continue of op 2. Action.
• Typ trello in het zoekvak en kies Trello als je actieapp en selecteer het event Create Card.
• Klik op Continue en verbind je Trello-account met Zapier.
• Klik op Continue en kies het bord en de lijst waar je nieuwe taken wilt aanmaken.
• Vul het veld Name in. Kies Summary in de lijst Insert Data.
• Blader omlaag en klik op Continue.

5 Test en activeer: test de zap om ervoor te zorgen dat nieuweafspraken uit Google Calendar correct worden omgezet in taken op je Trello-bord. Publiceer de zap na een succesvolle test.

Laat Zapier voor je werken!

Ontvang je wel eens een antwoord op een webformulier en stuur je dat handmatig door naar de persoon die het antwoord moet afhandelen? Of beoordeel je een antwoord van een klant zelf? Heb je wel eens een chatbot gebouwd, of een webpagina? Ongetwijfeld deed je dat handmatig, of moest je ervoor programmeren, hetzij in HTML of in JavaScript.

Zapier rekent af met al deze handmatige, foutgevoelige en complexe materie. Met zogeheten zaps koppel je de ontvangst van een formulier aan een automatische notificatie, update van je planboard of (gepersonaliseerd) antwoord aan je klant. Met een interface bouw je een webpagina in een handomdraai, zonder kennis van HTML. Deze webpagina herbergt een chatbot, een tabel met reacties of een feedbackformulier. Of een compleet CRM-systeem – niets is te gek.

Zapier lijkt overzichtelijk, maar is krachtig en complex. In dit boek leer je de ins en outs van deze software, en hoe je webapps – uit een aanbod van circa 7000! – aan elkaar koppelt en met elkaar laat communiceren. Tegelijkertijd leer je hoe je een chatbot bouwt, tabellen definieert, een webinterface ontwerpt en je project visualiseert middels een canvas. Daarnaast staat de auteur stil bij monitoring en foutopsporing en bij implicaties voor beveiliging en privacy. Laat Zapier voor je werken, zodat je veel tijd bespaart die je aan leukere dingen kunt besteden!

Handig om te weten: dit boek gaat vergezeld van een gratis chatbot die je vragen kunt stellen over de inhoud van het boek. Hiermee haal je nóg meer uit de beschreven materie!