Als je een auto bestuurt, geeft het dashboard belangrijke informatie, over snelheid en bijna lege tank… Ook als je een bedrijf aanstuurt, is actuele informatie van essentieel belang. Je wilt antwoord op vragen als: Gaan we onze doelen halen? Liggen we op koers? Waar moeten we bijsturen? De informatie daarvoor wil je in een oogopslag kunnen zien. Die komt overzichtelijk en compact bij elkaar in een dashboard. In het boek Excel aan het werk: Dashboards maken leer je welke stappen je nodig hebt om een dashboard te maken. Elke stap in dit proces maak je met Excel. Op een heldere manier wordt uitgelegd wat je moet doen om een effectief dashboard te maken, zodat snel de juiste beslissingen kunnen worden genomen. Onderstaand vind je de inleiding uit het boek met de uitleg wat precies een dashboard in Excel is en wat je in het boek daarover kunt leren. Dashboards in Excel maken en gebruiken.

Wat is een dashboard in Excel?

Bij een dashboard kun je aan een auto denken: het dashboard geeft belangrijke informatie, zoals: Wat is mijn snelheid? Hoeveel brandstof heb ik nog? Op grond daarvan neem je besluiten: Je gaat je snelheid aanpassen, of je kijkt uit naar het volgende tankstation. Of denk aan de cockpit van een vliegtuig met al zijn metertjes.

Zo maken veel bedrijven gebruik van dashboards om bij te houden hoe het met het bedrijf gaat. Ze willen antwoord op vragen als: Gaan we onze doelen halen? Liggen we op koers? Waar moeten we bijsturen? Daarvoor is actuele informatie van essentieel belang. Die wil je in een oogopslag kunnen zien. De plek waar de samenvatting van deze informatie overzichtelijk en compact bij elkaar komt, is het dashboard.

De definitie van een dashboard Een expert op het gebied van datavisualisatie is Stephen Few, hij heeft veel geschreven over het ontwerpen van dashboards. Zijn definitie is: ‘A dashboard is a visual display of the most important information needed to achieve one or more objectives; consolidated and arranged on a single screen so the information can be monitored at a glance’. Met andere woorden: een dashboard is een een visuele weergave van de belangrijkste informatie die nodig is om een of meer doelen te bereiken; samengevat en gerangschikt in één beeldscherm, zodat de informatie in een oogopslag te overzien is.

Drie stappen: doel, situatie en besluit

Om precies te zijn gaat het om drie stappen: je hebt een norm (een doel), je hebt de situatie op dit moment en je neemt een besluit. Om nog even bij de auto te blijven: je nadert een bord met ’50 km’ erop (de norm), je rijdt op dat moment 80 (de situatie) en je neemt een besluit: gas terugnemen. Zo stel je als bedrijf bijvoorbeeld als doel om 10 procent meer omzet te halen dan vorig jaar, uit je gegevens van de eerste tien maanden blijkt dat je dat doel niet gaat halen, dus je besluit een december-actie te starten.

Dashboard als instrument gebruiken

Je kunt verschillende soorten overzichten hebben, maar nog niet ieder overzicht is een dashboard. Bijvoorbeeld een grafiek die in twee kolommen de winst van twee voorbije jaren vergelijkt, geeft wel informatie, maar is vrij statisch. Ook kun je terugkijkend op het afgelopen jaar in beeld brengen hoeveel geld we waaraan hebben uitgegeven (retrospectief), maar ook dat overzicht is statisch. Je kunt er kennis van nemen

Een dashboard moet informatie geven over iets wat nu speelt. Bijvoorbeeld:

• Welke winst willen we behalen? Wat is het doel, waar staan we nu en gaan we dat doel halen?
• Hoe ging de verkoop in iedere maand van het afgelopen jaar, hoe loopt het nu en wat is de prognose voor de rest van het jaar?
• We hebben verschillende projecten uitstaan: welke projecten zijn afgerond, welke lopen nog, wanneer moet welk project klaar zijn, waar staan we nu?

Als je een dashboard zo gebruikt, is het een instrument, dat de informatie niet alleen laat zien, maar waar jij (dan wel je manager) ook meteen op kan reageren.

Relevante informatie bieden

Een dashboard moet op één scherm passen. Je houdt bijvoorbeeld in een apart werkblad je hele klantenlijst bij en voor hoeveel je aan elke klant verkoopt. Maar de vijf klanten aan wie je het meest verdient, laat je in het dashboard zien. Of je houdt de verkoop van alle producten bij in een eigen lijst, maar in het dashboard geef je alleen de Toptien weer.

Vervolgens is het wel prettig als je met dat dashboard wat kunt ‘spelen’: kiezen welk jaar of welk kwartaal je wilt weergeven, hoe een bepaald product het doet vergeleken met vorig jaar enzovoort. Zo wordt het dashboard interactief.

In dit boek stellen wij ons voor dat jij degene bent die dit dashboard maakt en aan het management presenteert, waarna die de besluiten neemt. Dus het is jouw taak om te zorgen dat de juiste informatie wordt verzameld, dat de helderste grafieken en draaitabellen in het dashboard komen en worden voorzien van interactieve onderdelen. Jouw manager bedenkt welke KPI’s van belang zijn, vertaalt die in doelen (getallen) waarnaar het bedrijf streeft en aan de hand van dit dashboard ziet hij/zij dan hoe het ervoor staat om vervolgens te besluiten om al dan niet tot actie over te gaan.

Werken met KPI’s

De grafieken in je dashboard zijn niet bedoeld om alleen maar naar te kijken. Maar als je ze gebruikt om het resultaat met het doel te vergelijken, vormen ze een spannend instrument waaraan je ziet hoe jouw bedrijf presteert.

Een aspect van je bedrijf dat je wilt bijhouden, wordt een Kritieke Prestatie-Indicator genoemd, een KPI (of Key Performance Indicator). Zo’n thema kan de omzet van het bedrijf zijn, het ziekteverzuim, de klanttevredenheid enzovoort. Met een KPI kun je bijhouden of de prestaties van je bedrijf of organisatie overeenkomen met de operationele doelstellingen.

Het doel waarnaar je streeft, wordt meestal in een getal weergegeven. Je kunt een streefbedrag instellen voor de omzet, een percentage voor het ziekteverzuim van je personeel of voor de klanttevredenheid enzovoort. En dan volg je met een dashboard de voortgang ten opzichte van je doel. Zo zie je hoe je moet bijsturen en kun je goed onderbouwde beslissingen nemen. Hiermee neem je besluiten niet op grond van een onderbuikgevoel, maar op grond van feiten, je werkt data driven, gestuurd door gegevens. De informatie zie je samengevat en gerangschikt op één scherm, zodat je in een oogopslag de resultaten kunt monitoren (letterlijk en figuurlijk) om te zien waar het goed gaat of fout dreigt te gaan.

Drie stappen voor het maken van een dashboard

Wil je een dashboard effectief inzetten om de voortgang van je bedrijf bij te houden, dan heb je gegevens nodig, moet je die gegevens analyseren en samenvatten, en ze visueel presenteren in het dashboard. Het boek beschrijft deze drie stappen om tot een dashboard te komen:

1. Gegevens ophalen, opschonen, opdelen en goed opstellen
2. Gegevens analyseren met zoekfuncties en rekenfuncties
3. Gegevens visualiseren: met voorwaardelijke opmaak, grafieken en draaitabellen.

De stappen uitgelegd

Deze stappen zijn verdeeld over de volgende hoofdstukken. Hoofdstuk 1 behandelt de principes van het dashboard. Daarna komen in de volgende hoofdstukken de verschillende stappen aan bod:

• Stap 1. Het beheren van je gegevens wordt in hoofdstuk 2 besproken. Gegevens die je moet ophalen of importeren zijn soms niet meteen te gebruiken. Je moet ze mogelijk opschonen. En ze moeten correct zijn opgesteld voordat je de gegevens kunt analyseren of verwerken in een grafiek of draaitabel. Soms staan er teveel gegevens in een cel en wil je die over meer kolommen verdelen, daarover lees je in hoofdstuk 3. Gegevens combineren en indelen in groepen kan met de functie VERT.ZOEKEN, maar meer gemak heb je van X.ZOEKEN; je leest erover in hoofdstuk 4.
• Stap 2. Voor het analyseren kun je functies gebruiken die de grootste en kleinste waarden opzoeken, bepaalde gegevens tellen, optellen en het gemiddelde berekenen. Die worden in hoofdstuk 5 uitgelegd.
• Stap 3. Getallen komen tot leven door ze te visualiseren. Met voorwaardelijke opmaak geef je waarden een kleur (hoofdstuk 6). Natuurlijk ga je grafieken in je dashboard plaatsen. Naast de kolom- en de staafgrafiek die standaard in Excel zitten, kun je zelf een snelheidsmeter maken; daarover lees je in hoofdstuk 7. En sparklines zijn slechts één cel groot (hoofdstuk 8). In het dashboard levert de draaitabel samenvattingen zoals jij ze wilt; met slicers bedien je die eenvoudig. En die samenvatting wordt zichtbaar in de draaigrafiek. Hoofdstuk 9 tot en met 12 gaan daarover.

Meer tips over Microsoft Excel:

Alle Excel-tips en trucs op Computer Creatief vind je HIER

Wim De Groot

Wim de Groot schrijft artikelen over Excel voor het populaire tijdschrift ComputerIdee en boeken bij van Duuren Media. Als freelance auteur heeft hij al vele lezers weten te boeien met dit rekenprogramma. Hij begeleidt in de gezondheidszorg mensen op het gebied van levensvragen. Daarbij is helder communiceren van groot belang. Dat hij helder kan communiceren blijkt ook in zijn uitleg van Excel. Aan beginnende en gevorderde gebruikers laat hij zien hoe ze de mogelijkheden van dit rekenwonder kunnen benutten. Als nuchtere noorderling doet hij niet moeilijk over zaken die ingewikkeld lijken. Zijn doel is om u plezier te laten beleven aan uw computer en aan Excel in het bijzonder. De boeken van Wim vind je hier.