Thuiswerken en Microsoft Teams

Thuiswerken en Microsoft Teams

Thuiswerken en Microsoft Teams is voor velen een onlosmakelijk koppel. Want samenwerken hoort er bij de meeste bedrijven gewoon bij. Dit artikel is een uittreksel uit mijn boek Effectief thuiswerken en online vergaderen.

Over het onvolprezen Teams kunnen we heel kort zijn: het is en het werkt fantastisch. Wat het doet, doet het echt goed. De verbindingen voor audio en video zijn over het algemeen goed. De functionaliteit van Teams als conferentiesoftware maar ook als hub voor alle Microsoft 365-toepassingen is goed. De integratie met OneNote kan heel aardig benut worden en de synchronisatie tussen Teams en de Outlookagenda werkt ook subliem. Slechts twee nadelen: wat Office niet heeft, is er niet. En je kunt eenvoudig verdwalen in de verschillende manieren en plekken om te chatten, te meeten en bestanden te delen. Precies die dingen komen in dit hoofdstuk aan de orde. Dit hoofdstuk wordt in tegenstelling tot de andere hoofdstukken in dit boek meer een handleiding bij Microsoft Teams, zodat je er optimaal gebruik van kunt maken zonder te verdwalen.

Waar is wat?

In Teams kun je behoorlijk verdwalen. Je kunt op allerlei plekken chatten met elkaar en op allerlei plekken kun je op verschillende manieren videobellen. Met iemand, of met een heel team; het principe is hetzelfde.

Je kunt met mensen binnen de organisatie meer dan met mensen erbuiten. Nodig je iemand van buiten de organisatie uit die dus ook niet binnen het Microsoft 365-domein werkt van jouw bedrijf of instelling, dan moet je er rekening mee houden dat die persoon van alles niet kan. Dat ligt ook nog weer aan de vraag of die externe zelf een Microsoft 365account heeft en wat er binnen die account kan.

Teams is best logisch ingericht, maar de indeling van de app maakt die logica niet goed duidelijk. Het werkt grofweg als volgt.

Teams gaat uit van groepen of teams die werken aan een specifiek project of op een specifieke afdeling. Als persoon word je lid (gemaakt) van zo’n groep en kun je lid of eigenaar zijn van tientallen groepen. Alle communicatie met jou loopt dan lekker door elkaar heen, maar is ook gescheiden te zien per groep of individueel buiten een groep om.

Er zijn dus twee lijnen van communicatie mogelijk binnen Teams: de lijn via een groep of de lijn rechtstreeks naar een persoon. Communiceer je rechtstreeks met de persoon, met video of met chat, dan valt dat buiten een groep.

Communiceer je binnen een groep met een persoon – daar gebruik je @naam voor in de chat – dan is dat wel voor iedereen zichtbaar. Beeldbel je binnen een groep met één specifieke persoon, dan kunnen ook andere groepsleden inhaken. Deel je bestanden met iemand in een chat of beeldgesprek, dan geldt hetzelfde: het is ofwel persoonlijk, ofwel voor de hele groep.

Bedenk dus wat je wilt bespreken met iemand en kies dan of je die persoon rechtsreeks benadert of via een van de groepen en bedenk dan ook via welke groep. Deze keuze geldt voor heel veel acties binnen Teams.

Teams

Teams werkt met groepen (groups) die op andere plekken teams heten. Als eigenaar of mede-eigenaar van een groep kun je mensen toevoegen aan die groep of ze eruit verwijderen. Als lid van een groep kun je ook uit de groep stappen. Ben je de enige eigenaar, dan zul je eerst een andere eigenaar moeten toevoegen.

Binnen een groep kun je nog opsplitsen in verschillende kanalen en elke groep heeft standaard het kanaal Algemeen, waar ook iedereen in de groep automatisch lid van is. Feitelijk vindt alle communicatie ook binnen een kanaal plaats en niet binnen de groep en standaard is dat dus het kanaal Algemeen.

thuiswerken en Microsoft Teams
Een nieuwe groep maken begint bij de link onder in de lijst met Teams: Lid worden van een team of een team maken.

Als je de indeling van het venster van Teams in ogenschouw neemt, zie je ook de splitsing tussen individuele handelingen en groepshandelingen terug. De donkerpaarse verticale balk links toont de plekken in het programma die je kunt bekijken. Deze staan los van de groepen of individuen.

  • Activiteit brengt je bij de historie van alle activiteiten van jou of activiteiten gericht aan jou. Dat kunnen dus chatberichten of videogesprekken zijn. Ook gemiste oproepen en berichten die je nog niet gelezen hebt vind je hier.
  • Chat toont alle personen en groepen met wie je chatgesprekken hebt gevoerd. Ook hier zie je net als bij Activiteit de meest recente bovenaan.
  • Teams brengt je bij de groepen waar je lid van bent.
  • Agenda brengt je bij de agenda.
  • Oproepen toont een dashboard van mensen met wie je volgens Teams snel moet kunnen bellen. De kortste weg naar iemand bellen is in mijn beleving via Chat en Activiteit.
  • Bestanden brengt je bij de historie van bestanden die het meest recent geplaatst of bewerkt zijn.
  • De drie stipjes bieden toegang tot apps die je zou willen gebruiken, zoals Stream, Planner of OneNote.

Bovenstaand fragment komt zoals al aangekondigd uit mijn boek Effectief thuiswerken en online vergaderen. Een interview met mij over dit boek vind je HIER op dit blog.

thuiswerken en ergonomieNatuurlijk draait het niet alleen thuiswerken en ergonomie, dat is maar een onderdeel van het grote geheel. In mijn nieuwe boek Effectief thuiswerken en online vergaderen duikt ik in deze ‘nieuwe’ manier van werken die voor velen een blijvertje zal blijken. Ik besteed aandacht aan onder meer communicatietools, beeld en geluid en software om mee samen te werken. Vanzelfsprekend worden Office 365 en Google Docs hierbij niet vergeten. Beide pakketten beschikken over een arsenaal aan tools die thuiswerken vereenvoudigen. En omdat we ook maar mensen zijn, werp ik ook een blik op de nu virtuele vrijdagmiddagborrel. Kortom: hét boek voor een ieder die nu – al dan niet noodgedwongen – thuis moet werken.

 


Goed om te zien dat het artikel je tot het einde toe heeft kunnen interesseren. De meeste artikelen op dit blog worden geschreven door de auteurs van uitgeverij Van Duuren MediaBen je geïnteresseerd in verdere verdieping of meer praktische toepassingen? Klik op onderstaande banner voor het meest actuele overzicht.

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.