Tagarchief: thuiswerken

Tips voor Dropbox

Met Dropbox kun je perfect online samenwerken en – vooral – documenten en bestanden delen. Onderstaand tips voor Dropbox zijn afkomstig uit mijn boek Effectief thuiswerken en online vergaderen.

We gaan op zoek naar hanteerbare tools om bestanden op je computer echt te delen met anderen, zonder deze te hoeven verzenden. Daarvoor zijn de nodige tools ontwikkeld en slechts een daarvan heeft een status gekregen als productnaam en niet alleen merknaam: Dropbox. Dropbox is een oudgediende die zich in alle stilte verder ontwikkelt en waar je met een team, een klein bedrijf of als zelfstandige onmerkbaar veel profijt van kunt hebben.

Onmerkbaar is dan toch wel het sleutelwoord. Sinds een jaar of zes heb ik op al mijn laptops, tablet, pc’s, Macs en zelfs smartphones de Dropbox-app draaien. Al deze apparaten hebben dus ook een Dropbox-map. Daarin gaan documenten die niet verloren mogen raken en die ik niet alleen thuis maar ook elders nodig kan hebben. En wat er ook met die bestanden wordt gedaan: op alle apparaten is altijd de juiste en nieuwste versie beschikbaar. En dat met een gratis abonnement, waarbij je 5 GB aan schijfruimte hebt.

Tips voor Dropbox
Dropbox werkt onmerkbaar via de app op de achtergrond.
Tips voor Dropbox
Of met iets meer controle via de desktopapp, of, als je niet de beschikking hebt over je eigen computer, volledig in de browser.

Lees verder Tips voor Dropbox

Sneltoetsen in Teams

Sneltoetsen in Teams zijn erg handig voor toetsenbordtijgers. Speciaal voor hen is er op dat gebied van alles beschikbaar. Onderstaand artikel is een extract uit mijn Handboek Microsoft Teams.

Veel gebruikers vinden dat ze efficiënter kunnen werken met een extern toetsenbord met sneltoetsen in Microsoft Teams op Windows. Voor gebruikers met een motorische of visuele handicap werken de sneltoetsen mogelijk makkelijker dan het touchscreen en zijn ze een belangrijk alternatief voor de muis.


sneltoetsen in TeamsNotities

De toetsencombinaties in dit onderwerp verwijzen naar de toetsenbordindeling: Verenigde Staten (International). Bij andere indelingen komen de toetsen mogelijk niet exact overeen.

Als u voor een bepaalde toetsencombinatie op twee of meer toetsen tegelijk moet drukken, wordt dit in dit onderwerp aangegeven met een plusteken (+) tussen de toetsen.


Lees verder Sneltoetsen in Teams

Virtuele achtergronden en filters in Zoom

Een andere achtergrond tijdens een video-gesprek in Zoom is in een handomdraai geregeld. En natuurlijk kun je je uitleven met filters. Hoe? Dat lees je in ‘Virtuele achtergronden en filters’, een extract uit mijn boek Zo werkt Zoom.

Een van de aantrekkelijke functies van Zoom is dat je de achtergrond waartegen je bevindt kunt vervangen. Dat werkt het beste als je huidige achtergrond enigszins egaal is, maar verplicht is dat niet. Zo kun je bij je gesprekspartners de indruk wekken dat je je op een tropisch eiland of in de bibliotheek bevindt, terwijl je gewoon aan de keukentafel zit. Voor een andere achtergrond in Zoom klik je eerst op Instellingen (Settings), het instellingentandwieltje dat u ziet na een klik op uw profiel.

achtergrond in Zoom
Background & filters

Daarnaast biedt Zoom enkele filters, waarmee je grappige effecten aan je video kunt toevoegen. Tot slot geeft de huidige versie (5.7.4) toegang tot enkele studio-effecten (bèta). Lees verder Virtuele achtergronden en filters in Zoom

E-mailgesprekken naar Teams verplaatsen

E-mailgesprekken naar Teams verplaatsen is handig, daarmee houdt u alles qua communicatie binnen één platform. Hoe u dat realiseert leest u in onderstaand fragment uit uit mijn Handboek Microsoft Teams.

PU kunt e-mails naar een kanaal in Teams verzenden om alle communicatie in uw team netjes te ordenen en toegankelijk te houden op één plek.

Een e-mailadres voor een kanaal maken gaat als volgt:

1 Klik op rechts van het kanaal.

2 Klik op E-mailadressen ophalen (Get email address) in het vervolgmenu.

3 Klik op Kopiëren (Copy) en sla het e-mailadres op in uw contactenlijst of e-mailadresboek.

E-mailgesprekken naar Teams verplaatsen Lees verder E-mailgesprekken naar Teams verplaatsen

Verlichting en webcam voor thuiswerkers

Om niet als een soort Yeti in een schaduwwereld te zitten is het zaak  eens te kijken naar verlichting en webcam voor thuiswerkers. Of beter: de combinatie daarvan. Onderstaande tekst is afkomstig uit mijn boek Effectief thuiswerken en online vergaderen.

Het is misschien niet iets waar je direct over nadenkt. Maar wat zeker als technisch aspect aandacht behoeft, is de verlichting in je werkkamer. Net als de nieuwslezer op tv, wil je ook dat jij goed zichtbaar bent voor anderen. Je wilt dus niet lijkbleek overkomen, omdat je iets te witte lampen hebt. Of andersom: wegvallen in de achtergrond door gebrek aan verlichting.

Je wilt ook niet in een permanent flikkerend licht zitten, dankzij led- of tl-lampen. Beide soorten verlichting kunnen vervelende flikkering geven omdat de frequentie waarmee dat licht brandt – ik zal je niet met technische details vermoeien – bijna synchroon loopt met de framerate van een videostream. Wat je ziet is flikkering in het videobeeld. Kijk je daar langere tijd naar, dan wordt dat behoorlijk irritant en niet minder amateuristisch. Lees verder Verlichting en webcam voor thuiswerkers

Communicatietools voor thuiswerken

Welke communicatietools voor thuiswerken kies je, wat is het meest praktisch? Deze vraag beantwoord ik in deze blogpost en in mijn boek Effectief thuiswerken en online vergaderen. Onderstaand artikel is afkomstig uit dit boek.

Stel, je bent een klein bedrijf, een start-up of een ad-hocprojectteam dat graag goed wil samenwerken. Misschien met mensen die overal in de wereld thuis zitten te werken. Wat kies je uit al die tools die internet te bieden heeft?

Wat zou ik als schrijver kiezen uit de beschikbare communicatietools voor thuiswerken, nadat ik voor dit boek al die diensten onderzocht en gebruikt heb? Dat is natuurlijk heel persoonlijk en ook arbitrair. Toch kun je hier wel een duidelijk beeld bij schetsen.

communicatietools voor thuiswerken
Draait alles om Office-documenten, dan ligt de keuze voor de hand om een Microsoft 365-pakket met Teams aan te schaffen. De kosten per teamlid zijn te overzien.
communicatietools voor thuiswerken
Een alternatief is Google met het grote arsenaal aan tools en apps.

Lees verder Communicatietools voor thuiswerken

Bestanden in Microsoft Teams

Bestanden in Microsoft Teams worden op de achtergrond in een (SharePoint-) bibliotheek opgeslagen en zijn in Teams toegankelijk via de tab Bestanden. Onder meer het werken met bestanden leert u in mijn boek Handboek Microsoft Teams, waaruit onderstaand fragment afkomstig is.

Wanneer er geen document geselecteerd is ziet u het volgende op de tab Bestanden in Teams:

bestanden in Teams
De tab Bestanden.

Nieuw (New) Een nieuw Office-document maken.

Map (Folder) Hiermee maakt u een nieuwe map in de bibliotheekstructuur.

Uploaden (Upload) Bestanden of mappen uploaden.

bestanden in Teams
Klaar voor uploaden!

Synchroniseren (Sync) Bestanden offline beschikbaar maken op uw lokale apparaat.

Koppeling kopiëren (Copy link) Een koppeling naar deze bibliotheek kopiëren om door te sturen naar anderen.

Downloaden (Download) De geselecteerde bestanden downloaden.

bestanden in Teams Lees verder Bestanden in Microsoft Teams

Bestanden delen in Microsoft Teams

Microsoft Teams is dankzij lockdowns populairder dan ooit te voren. Je kunt er heel veel mee, waaronder bestanden delen in Microsoft Teams. Onderstaand fragment is afkomstig uit het Handboek Microsoft Teams van Peter Debets.

Teams is een (online) werkruimte in Microsoft 365 die oorspronkelijk speciaal voor chatten was bedoeld. Inmiddels zijn zowat alle denkbare online samenwerkingstools geïntegreerd. Hierdoor is het dan ook het ultieme samenwerkingsprogramma:

  • Communiceren wanneer u maar wilt en iedereen op de hoogte houden.
  • Uw team in Microsoft 365 snel toegang geven tot informatie die leden nodig hebben.
  • Uw hub aanpassen met de inhoud en mogelijkheden die u en uw team elke dag nodig hebben.
  • Beveiligings- en nalevingsfuncties op ondernemingsniveau krijgen die u van Microsoft 365 verwacht.

Teams biedt één locatie voor mensen, gesprekken, online vergaderingen, bestanden en nog veel meer. Iedereen heeft overal en direct toegang tot alles wat hij of zij nodig heeft. Stel een vraag via de chat aan uw collega of het hele team. Plan een (online) bijeenkomst voor een kleine groep of een team. Plaats een bijlage of e-mail in het gesprek om het team op de hoogte te houden. Sla uw bestanden centraal op met versiebeheer en werk (tegelijk) samen in uw gedeelde documenten. Ook bestanden delen in Teams is zo geregeld! Lees verder Bestanden delen in Microsoft Teams

Lang zitten voor thuiswerkers voorkomen

Lang zitten voor thuiswerkers voorkomen is van ‘levensbelang’ voor de gezondheid. Hoe je al te veel ellende voorkomt lees je in mijn boek Effectief thuiswerken en online vergaderen van Victor Peters.

Ik zit vaak achter een beeldscherm en het meeste van de tijd is dat mijn iMac-werkpaard op kantoor. Het is vrijwel altijd ook te lang dat ik zit. Gevolg: te weinig beweging, stramme spieren – ik ben geen twintig meer – en ook te weinig drinken in de loop van de dag. Mensen klagen vaak over hoofdpijn door te weinig koffie ’s morgens, maar een gebrek aan water in de loop van de dag kan dat ook veroorzaken. Dat laatste is overigens makkelijk te tackelen: bij elke kop koffie een kop of twee water drinken. Je bent dan toch al in de keuken.

Het is nu eenmaal zo: als je plezier hebt in wat je doet, vliegt de tijd ongemerkt voorbij. Je merkt het pas als je opstaat uit je stoel. Om die reden zijn zogeheten break reminders bedacht. Voor Windows en Mac zijn de nodige applicaties gemaakt, waarvan nogal wat applicaties verder gaan dan alleen maar jou waarschuwen, en het liefst je persoonlijke lijfarts willen zijn (inclusief data verzamelen over je werkgedrag). Twee applicaties doen het eenvoudig en betaalbaar en proberen niet een medisch dossier aan te leggen. En dat leidt tot lang zitten voor thuiswerkers voorkomen.

Lees verder Lang zitten voor thuiswerkers voorkomen

Vergaderen met de smartphone

Vergaderen met de smartphone is helemaal geen gek idee. Het geeft je meer flexibiliteit. Onderstaand fragment is afkomstig uit het boek Effectief thuiswerken en online vergaderen van Victor Peters.

Het leent zich voor een zeer interessante titel: Mobiel werken of Mobiel kantoor. Alles wat met Mac of pc kan, kan in principe ook al met een mobiel. Of het handig is? Online vergaderingen kunnen echter ook prima met een smartphone bijgewoond worden. Hedendaagse smartphones hebben uitermate goede camera’s en microfoons en met de standaard headset die er bij zit, is het geluid nog beter. De smartphone geeft de vrijheid om overal, zelfs in de auto, een vergadering bij te wonen. De trein is geen geschikte plek, omdat medereizigers geen behoefte hebben aan jouw monologen. Maar vergaderen met de smartphone is – mits uitgekiend – best een interessante mogelijkheid!

Lees verder Vergaderen met de smartphone