Tagarchief: thuiswerken

Vergaderen met de smartphone

Vergaderen met de smartphone is helemaal geen gek idee. Het geeft je meer flexibiliteit. Onderstaand fragment is afkomstig uit het boek Effectief thuiswerken en online vergaderen van Victor Peters.

Het leent zich voor een zeer interessante titel: Mobiel werken of Mobiel kantoor. Alles wat met Mac of pc kan, kan in principe ook al met een mobiel. Of het handig is? Online vergaderingen kunnen echter ook prima met een smartphone bijgewoond worden. Hedendaagse smartphones hebben uitermate goede camera’s en microfoons en met de standaard headset die er bij zit, is het geluid nog beter. De smartphone geeft de vrijheid om overal, zelfs in de auto, een vergadering bij te wonen. De trein is geen geschikte plek, omdat medereizigers geen behoefte hebben aan jouw monologen. Maar vergaderen met de smartphone is – mits uitgekiend – best een interessante mogelijkheid!

Lees verder Vergaderen met de smartphone

Thuiswerken en geluid

Werken betekent – zeker in vergaderland Nederland – veel communiceren. Thuiswerken en geluid gaan hand-in-hand met effectiviteit.

De kogel is door de kerk: je bent aan het thuiswerken geslagen. Mogelijk al weken of maanden. En zoals het er nu naar uit ziet – met toch steeds weer overvolle stranden, bossen, steden en meer – gaat dat ook nog wel even duren. Grote kans dat je dan regelmatig mee moet doen aan een van ‘s Neerlands meest ‘geliefde’ activiteiten: vergaderen. Maar dan nu in online-vorm. Gewoon via een daarvoor bestemde app, keuze genoeg. Maar eigenlijk ben je er daarmee nog lang niet. Veel Windows-computers beschikken van huis uit over miserabele webcams en microfoons (Mac’s komen er wat dat betreft een stuk beter af). We kijken eens naar de combi thuiswerken en geluid. Want niets is zo irritant als iemand die slecht verstaanbaar is door een beroerde microfoon of (en…) een hoop omgevingslawaai. De navolgende tekst is afkomstig uit het boek Effectief thuiswerken en online vergaderen van Victor Peters.

Lees verder Thuiswerken en geluid

Thuiswerken en Microsoft Teams

Thuiswerken en Microsoft Teams is voor velen een onlosmakelijk koppel. Want samenwerken hoort er bij de meeste bedrijven gewoon bij. Dit artikel is een uittreksel uit mijn boek Effectief thuiswerken en online vergaderen.

Over het onvolprezen Teams kunnen we heel kort zijn: het is en het werkt fantastisch. Wat het doet, doet het echt goed. De verbindingen voor audio en video zijn over het algemeen goed. De functionaliteit van Teams als conferentiesoftware maar ook als hub voor alle Microsoft 365-toepassingen is goed. De integratie met OneNote kan heel aardig benut worden en de synchronisatie tussen Teams en de Outlookagenda werkt ook subliem. Slechts twee nadelen: wat Office niet heeft, is er niet. En je kunt eenvoudig verdwalen in de verschillende manieren en plekken om te chatten, te meeten en bestanden te delen. Precies die dingen komen in dit hoofdstuk aan de orde. Dit hoofdstuk wordt in tegenstelling tot de andere hoofdstukken in dit boek meer een handleiding bij Microsoft Teams, zodat je er optimaal gebruik van kunt maken zonder te verdwalen. Lees verder Thuiswerken en Microsoft Teams

Scherm delen in Zoom, altijd handig!

Tijdens het chatten kun je aan scherm delen in Zoom doen. Dat kan verdraaid handig zijn! Bijvoorbeeld om iets uit te leggen of zelfs om iemand op afstand mee uit de brand te helpen.

Van het delen van een whiteboard (daarover lees je alles in mijn boek Zo werkt Zoom, waarvan deze blog een uittreksel is) is het maar een kleine stap naar het delen van iets anders: een appvenster. Met Zoom kun je een app die je lokaal op je computer draait aan anderen laten zien. Handig als je bijvoorbeeld cijfers aan de hand van grafieken in Excel wilt bespreken, of een PowerPoint-presentatie wilt delen. Maar je kunt ook je volledige scherm delen. En als je twee monitoren op je computer hebt aangesloten wordt een en ander nog interessanter. Daarnaast kun je de besturing van een app aan een andere deelnemer aan de vergadering overdragen. Onnodig te zeggen dat je dat met beleid moet doen, maar het opent wel een scala aan mogelijkheden. Scherm delen in Zoom kan ideaal zijn!

scherm delen in Zoom

KIEZEN WAT JE WILT DELEN

Om een scherm te delen klik je in de werkbalk van Zoom op Share. Het venster Select a window verschijnt. Zorg dat bovenin de tab Basic is geselecteerd.

In dit voorbeeld zie je dat op de computer twee monitoren zijn aangesloten. Screen 1 is het venster van de eerste monitor en Screen 2 van de tweede. Zolang dit venster is geopend zie je ook een grijs vierkant linksboven in de hoek van elk scherm, met daarin het cijfer dat de monitor aanduidt.

scherm delen in Zoom
Selecteer een scherm of app(venster) dat je wilt delen.

Zo kun je ze makkelijk identificeren. Zoals je ziet is het ook mogelijk om het scherm van een aangesloten iPad of iPhone te delen. Daarvoor moet (eenmalig) een plugin worden geïnstalleerd, wat automatisch gebeurt zodra je op de optie iPhone/iPad klikt.

scherm delen in Zoom
Het installeren van de plug-in gebeurt automatisch.

Verderop lees je hoe je het scherm van een iPad of iPhone kunt delen.

Tot slot zie je het eerder besproken whiteboard en eronder een aantal vensters dat momenteel is geopend. Selecteer een venster en klik rechtsonder op Share. Dat is alles.

scherm delen in Zoom

Het venster dat je deelt wordt omgeven door een groene rand. De werkbalk komt overeen met de werkbalk zoals je die bij de bespreking van het Whiteboard hebt gezien. De statusbalk geeft aan dat je je scherm aan het delen bent en kent nog maar één opdracht: Stop share. Hier klik je op om het delen te beëindigen.

scherm delen in Zoom
Besturing tijdens het delen van een venster of scherm.

 

scherm delen in Zoom

TIJDENS HET DELEN

Tijdens het delen van je scherm zien de overige deelnemers wat jij doet binnen het venster, of op het scherm: de muisaanwijzer zien ze bewegen, ze zien het openen van menu’s en dergelijke – kortom, alles wat jij uitvoert in het geselecteerde scherm of venster is voor de andere deelnemers te volgen. Ideaal om een app uit te leggen, een presentatie te bekijken of cijfers in een Excel-sheet te bespreken. Maar ook bijvoorbeeld om het prototype van een nieuwe website te bekijken.

Er is echter meer mogelijk. Alle annotatiefuncties die bij het whiteboard zijn besproken werken ook tijdens het delen van een venster of scherm. Klik op Annotate in de werkbalk om de annotatiewerkbalk te openen. Op dat moment is het venster zelf niet meer te bedienen, maar zolang de annotatiefunctie actief is (tot je op het rode sluitkruisje klikt) kun je in het gedeelde scherm annotaties aanbrengen. Sluit je de annotatiewerkbalk dan blijven aangebrachte annotaties behouden, terwijl je vervolgens normaal met het venster kunt werken. Magisch!

scherm delen in Zoom
Een annotatie is gemaakt en blijft staan nadat het annoteren is beëindigd.

HET SCHERM VAN EEN IPAD OF IPHONE DELEN

Eerder las je al dat je ook het scherm van een iPad of iPhone kunt delen. Als de plug-in eenmaal is geïnstalleerd (zie hiervoor) dan heb je verder niets nodig je hoeft op je i-apparaat namelijk niets aanvullends te installeren! Het werkt als volgt:

  1. Zorg ervoor dat je i-apparaat via wifi verbonden is met het zelfde netwerk als de computer die je gebruikt.
  2. Klik in de werkbalk van Zoom op Share, Selecteer de optie iPhone/iPad en klik op Share.
  3. Pak je i-apparaat erbij, open het besturingscentrum en klik op Synchrone weergave.
  4. Kies Zoom-xxx in de lijst met beschikbare weergaveapparaten. Hierbij staat xxx voor je naam of Zoom-alias.
scherm delen in Zoom
je ziet Zoom als optie bij Synchrone weergave staan.

Dat is alles! Alles wat je nu op je i-apparaat uitvoert wordt gedeeld met de andere deelnemers van de vergadering.

scherm delen in Zoom
Nog meer magie. Deel het scherm van je i-apparaat met de andere deelnemers.

BESTURING OVERDRAGEN

Zoals eerder gemeld is het mogelijk om de besturing van een venster aan anderen over te dragen. Dat kan handig zijn als je als organisator of eigenaar van het scherm iets door een van de andere deelnemers wilt laten uitleggen. Het overdragen van de besturing gaat als volgt:

  1. Zorg dat je een venster of het whiteboard hebt gedeeld. Bij het delen van een i-apparaat is het niet mogelijk om de besturing over te dragen.
  2. Klik onder Give mouse/keyboard control to op de deelnemer aan wie je de besturing wilt overdragen.
scherm delen in Zoom
Selecteer de deelnemer die de besturing mag overnemen.

 

werken met contactpersonen in Zoom

Efficiënt werken met contactpersonen in Zoom is slechts een van de vele tips en trucs die je vind in mijn boek Zo werkt Zoom. In relatief korte tijd heeft thuis- en onlinewerken een grote vlucht genomen. Als gevolg van corona hebben we minder direct en sociaal contact, waardoor de vraag naar oplossingen voor thuiswerken en videovergaderen groter is dan ooit.

In dit praktische boek leert de auteur je alle aspecten van Zoom kennen, van het maken en correct instellen van een account, het koppelen van Zoom aan je Outlook- of Google-account, het installeren – en optimaliseren – van de software tot het efficiënt en productief deelnemen aan een vergadering, waarbij alle beschikbare gereedschappen worden besproken; denk hierbij aan het geven van een virtuele presentatie, het delen van apps en vensters en het gebruik van het whiteboard.

Bestanden delen via Dropbox

We zitten voorlopig vast aan thuiswerken, de pandemie gaat nog wel een tijdje duren. Bestanden delen via Dropbox is dan een uitkomst. Onderstaand fragment is afkomstig uit mijn nieuwe boek: Effectief thuiswerken en vergaderen. (Een interview met de auteur over dit boek vind je HIER op ons blog.)

Om bestanden echt te delen, heb je natuurlijk de grote all-in-one pakketten zoals Microsoft Teams en Google Workspace die elk hun eigen hoofdstuk in dit boek hebben. En dan zijn er andere geïntegreerde netwerken waar bestanden delen slechts een onderdeel is, naast samen plannen, webconferencing en meer. In deze paragraaf zoeken we naar hanteerbare tools om bestanden op je computer echt te delen met anderen, zonder deze te hoeven verzenden.

Ook daarvoor zijn de nodige tools ontwikkeld en slechts een daarvan heeft een status gekregen als productnaam en niet alleen merknaam: Dropbox. Dropbox is een oudgediende die zich in alle stilte verder ontwikkelt en waar je met een team, een klein bedrijf of als zelfstandige onmerkbaar veel profijt van kunt hebben. Lees verder Bestanden delen via Dropbox

Vergaderen in Zoom

We gaan bekijken we waar Zoom daadwerkelijk voor bedoeld is: een online vergadering opzetten of aan een door iemand anders georganiseerde vergadering deelnemen. Kortom: vergaderen in Zoom! Deze blogpost is afkomstig uit mijn nieuwe boek Zo werkt Zoom.

Een vergadering starten

Privéruimte versus algemene ruimte
Globaal kun je in Zoom op twee manieren een vergadering starten: in je privéruimte of in een algemene ruimte. De functionaliteit is gelijk, maar je privéruimte is exclusief aan jou toegewezen, wat inhoudt dat de toegang (koppeling met meeting-ID en toegangscode) nooit wijzigt (tenzij je dat zelf in de instellingen doet). Dat is handig als je regelmatig met bijvoorbeeld collega’s vergadert en niet telkens een aangepaste uitnodiging wilt sturen. Weten zij wat de koppeling is om je privéruimte te benaderen, dan kunnen zij die koppeling in hun browserfavorieten opslaan. Is het tijd om te vergaderen, dan volstaat het om op de favoriet te klikken, aangezien de toegangscode tot jouw privéruimte altijd dezelfde is.

Vergaderen in Zoom Lees verder Vergaderen in Zoom

Thuiswerken en online vergaderen

Thuiswerken en online vergaderen zijn de norm geworden het afgelopen jaar. En ook tenminste dit jaar zal dat het geval blijven, mogelijk zelfs veel langer. Maar zit iedereen dan straks in z’n pyjama aan de virtuele vergadertafel…?

Victor Peters belicht in z’n nieuwe boek Effectief thuiswerken en vergaderen alle aspecten van dat thuiswerken. Dat gaat toch een stapje verder dan met een laptop op schoot op de bank hangen. Dat is prima voor een middagje, maar niet voor maandenlang. En dat laatstgenoemde is nu wel de realiteit waarin we verkeren. Inmiddels werkt een groot deel van de beroepsbevolking al vele maanden deels of volledig vanuit huis. Dat biedt veel voordelen. Zoveel voordelen, dat steeds meer bedrijven het graag als een blijvertje zien. Maar er zijn ook nadelen, terwijl ook het gevaar van anarchie op de werkvloer en verslonzing op de loer ligt… Onderstaand een fragment uit het genoemde boek dat onder meer modereren behandelt en etiquette. Victor Peters aan het woord:

Lees verder Thuiswerken en online vergaderen

Werken met contactpersonen in Zoom

Zoom, wie kent het tegenwoordig niet? Scholen, bedrijven, families en meer gebruiken het voor coronavrije communicatie. Om orde in de chaos te houden kijken we eens naar werken met contactpersonen in Zoom.

Maar Zoom biedt allerlei handige functies die het gebruik ervan efficiënter maken. Zo wil je waarschijnlijk bijvoorbeeld niet iedere keer een uitnodiging hoeven versturen als je even met een collega wilt videovergaderen; dat moet toch sneller kunnen? Tijd om een nadere blik op het werken met contactpersonen in Zoom te werpen, middels een ‘sneak preview’ uit het binnenkort verschijnende boek Zo werkt Zoom van Bob van Duuren.

CONTACTPERSONEN TOEVOEGEN

Contact onderhouden met je relaties via Zoom kan inderdaad efficiënter. In hoofdstuk 3 zag je al dat het hoofdvenster van Zoom een tab Contacts bevat. Vanuit dit venster kun je snel een vergadering of een chatgesprek met een contactpersoon starten. Het is dus verstandig om in Zoom contactpersonen op te nemen waarmee je regelmatig samenwerkt.

werken met contacten in Zoom
De tab Contacts in het hoofdscherm van Zoom.

Lees verder Werken met contactpersonen in Zoom

Thuiswerken en ergonomie

Werken vanuit huis blijft voorlopig dankzij een maar voortwoekerend Covid de norm. Tijd om een blik op thuiswerken en ergonomie te werpen!

Als je de ruimte hebt in je werkkamer, heb je een goed bureau neergezet met een goede bureaustoel. Bezuinig niet op de bureaustoel en zoek ook niet het mooiste luie model uit. Je zit er urenlang in en hebt een stoel nodig die een actieve houding ondersteunt. Ook goed voor de gezondheid is een zit/stabureau. Een bureau dat je met een druk op de knop tot stahoogte kunt opkrikken en net zo makkelijk weer kunt laten zakken, zodat je staan en zitten achter je bureau afwisselt. Die afwisseling van zitten en staan houdt je lichaam actief en je spieren in betere conditie. Thuiswerken en ergonomie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden!

thuiswerken en ergonomie
Afwisselend zitten en staan achter je bureau stimuleert een goede bloeddoorstroming en voorkomt stramme spieren en gewrichten.

Lees verder Thuiswerken en ergonomie

De toekomst van thuiswerken

Thuiswerken lijkt – ook als het aan ‘t bedrijfsleven ligt – steeds meer een blijvertje te worden. Het eerste grote bedrijf is overstag: Twitter. De toekomst van thuiswerken is wat hen betreft de norm vanaf nu.

Als het aan Twitter ligt, mogen werknemer voor altijd thuis blijven werken. Dat nieuws kreeg een ieder die voor het bedrijf werkt namelijk deze week te horen via een aloud (qua medium) e-mailtje. Volgens CEO Jack Dorsey heeft Twitter de afgelopen maanden bewezen dat het concept thuiswerken eigenlijk prima – eh – werkt. En dat betekent dat voor personeel waarvoor geldt dat thuiswerken vanuit bedrijfsperspectief kan – én mensen willen het – dat je daar gewoon van huis uit door kan werken. Tegelijkertijd zien we ook dat Google en Facebook hun thuiswerk-strategieën in ieder geval tot 2021 verlengd hebben. Grote kans dat ook daar een hoop personeel na COVID gewoon lekker thuis aan de slag blijft. Nu zit Twitter in San Francisco, wat niet een bepaald kleine stad is. Het bedrijf had in 2019 zo’n 4600 medewerkers. Als alleen de helft daarvan maar thuis zou blijven werken, zou dat al een enorme berg aan forensenverkeer van en naar dat kantoor schelen. Zou het dan eindelijk eens rustig blijven op de wegen (als van huis uit werken de norm wordt)…? We gaan eens wat fantaseren over de toekomst van thuiswerken! Lees verder De toekomst van thuiswerken