Tagarchief: thuiswerken

E-mailgesprekken naar Teams verplaatsen

E-mailgesprekken naar Teams verplaatsen is handig, daarmee houdt u alles qua communicatie binnen één platform. Hoe u dat realiseert leest u in onderstaand fragment uit uit mijn Handboek Microsoft Teams.

PU kunt e-mails naar een kanaal in Teams verzenden om alle communicatie in uw team netjes te ordenen en toegankelijk te houden op één plek.

Een e-mailadres voor een kanaal maken gaat als volgt:

1 Klik op rechts van het kanaal.

2 Klik op E-mailadressen ophalen (Get email address) in het vervolgmenu.

3 Klik op Kopiëren (Copy) en sla het e-mailadres op in uw contactenlijst of e-mailadresboek.

E-mailgesprekken naar Teams verplaatsen Lees verder E-mailgesprekken naar Teams verplaatsen

Verlichting en webcam voor thuiswerkers

Om niet als een soort Yeti in een schaduwwereld te zitten is het zaak  eens te kijken naar verlichting en webcam voor thuiswerkers. Of beter: de combinatie daarvan. Onderstaande tekst is afkomstig uit mijn boek Effectief thuiswerken en online vergaderen.

Het is misschien niet iets waar je direct over nadenkt. Maar wat zeker als technisch aspect aandacht behoeft, is de verlichting in je werkkamer. Net als de nieuwslezer op tv, wil je ook dat jij goed zichtbaar bent voor anderen. Je wilt dus niet lijkbleek overkomen, omdat je iets te witte lampen hebt. Of andersom: wegvallen in de achtergrond door gebrek aan verlichting.

Je wilt ook niet in een permanent flikkerend licht zitten, dankzij led- of tl-lampen. Beide soorten verlichting kunnen vervelende flikkering geven omdat de frequentie waarmee dat licht brandt – ik zal je niet met technische details vermoeien – bijna synchroon loopt met de framerate van een videostream. Wat je ziet is flikkering in het videobeeld. Kijk je daar langere tijd naar, dan wordt dat behoorlijk irritant en niet minder amateuristisch. Lees verder Verlichting en webcam voor thuiswerkers

Communicatietools voor thuiswerken

Welke communicatietools voor thuiswerken kies je, wat is het meest praktisch? Deze vraag beantwoord ik in deze blogpost en in mijn boek Effectief thuiswerken en online vergaderen. Onderstaand artikel is afkomstig uit dit boek.

Stel, je bent een klein bedrijf, een start-up of een ad-hocprojectteam dat graag goed wil samenwerken. Misschien met mensen die overal in de wereld thuis zitten te werken. Wat kies je uit al die tools die internet te bieden heeft?

Wat zou ik als schrijver kiezen uit de beschikbare communicatietools voor thuiswerken, nadat ik voor dit boek al die diensten onderzocht en gebruikt heb? Dat is natuurlijk heel persoonlijk en ook arbitrair. Toch kun je hier wel een duidelijk beeld bij schetsen.

communicatietools voor thuiswerken
Draait alles om Office-documenten, dan ligt de keuze voor de hand om een Microsoft 365-pakket met Teams aan te schaffen. De kosten per teamlid zijn te overzien.
communicatietools voor thuiswerken
Een alternatief is Google met het grote arsenaal aan tools en apps.

Lees verder Communicatietools voor thuiswerken

Bestanden in Microsoft Teams

Bestanden in Microsoft Teams worden op de achtergrond in een (SharePoint-) bibliotheek opgeslagen en zijn in Teams toegankelijk via de tab Bestanden. Onder meer het werken met bestanden leert u in mijn boek Handboek Microsoft Teams, waaruit onderstaand fragment afkomstig is.

Wanneer er geen document geselecteerd is ziet u het volgende op de tab Bestanden in Teams:

bestanden in Teams
De tab Bestanden.

Nieuw (New) Een nieuw Office-document maken.

Map (Folder) Hiermee maakt u een nieuwe map in de bibliotheekstructuur.

Uploaden (Upload) Bestanden of mappen uploaden.

bestanden in Teams
Klaar voor uploaden!

Synchroniseren (Sync) Bestanden offline beschikbaar maken op uw lokale apparaat.

Koppeling kopiëren (Copy link) Een koppeling naar deze bibliotheek kopiëren om door te sturen naar anderen.

Downloaden (Download) De geselecteerde bestanden downloaden.

bestanden in Teams Lees verder Bestanden in Microsoft Teams

Bestanden delen in Microsoft Teams

Microsoft Teams is dankzij lockdowns populairder dan ooit te voren. Je kunt er heel veel mee, waaronder bestanden delen in Microsoft Teams. Onderstaand fragment is afkomstig uit het Handboek Microsoft Teams van Peter Debets.

Teams is een (online) werkruimte in Microsoft 365 die oorspronkelijk speciaal voor chatten was bedoeld. Inmiddels zijn zowat alle denkbare online samenwerkingstools geïntegreerd. Hierdoor is het dan ook het ultieme samenwerkingsprogramma:

  • Communiceren wanneer u maar wilt en iedereen op de hoogte houden.
  • Uw team in Microsoft 365 snel toegang geven tot informatie die leden nodig hebben.
  • Uw hub aanpassen met de inhoud en mogelijkheden die u en uw team elke dag nodig hebben.
  • Beveiligings- en nalevingsfuncties op ondernemingsniveau krijgen die u van Microsoft 365 verwacht.

Teams biedt één locatie voor mensen, gesprekken, online vergaderingen, bestanden en nog veel meer. Iedereen heeft overal en direct toegang tot alles wat hij of zij nodig heeft. Stel een vraag via de chat aan uw collega of het hele team. Plan een (online) bijeenkomst voor een kleine groep of een team. Plaats een bijlage of e-mail in het gesprek om het team op de hoogte te houden. Sla uw bestanden centraal op met versiebeheer en werk (tegelijk) samen in uw gedeelde documenten. Ook bestanden delen in Teams is zo geregeld! Lees verder Bestanden delen in Microsoft Teams

Lang zitten voor thuiswerkers voorkomen

Lang zitten voor thuiswerkers voorkomen is van ‘levensbelang’ voor de gezondheid. Hoe je al te veel ellende voorkomt lees je in mijn boek Effectief thuiswerken en online vergaderen van Victor Peters.

Ik zit vaak achter een beeldscherm en het meeste van de tijd is dat mijn iMac-werkpaard op kantoor. Het is vrijwel altijd ook te lang dat ik zit. Gevolg: te weinig beweging, stramme spieren – ik ben geen twintig meer – en ook te weinig drinken in de loop van de dag. Mensen klagen vaak over hoofdpijn door te weinig koffie ’s morgens, maar een gebrek aan water in de loop van de dag kan dat ook veroorzaken. Dat laatste is overigens makkelijk te tackelen: bij elke kop koffie een kop of twee water drinken. Je bent dan toch al in de keuken.

Het is nu eenmaal zo: als je plezier hebt in wat je doet, vliegt de tijd ongemerkt voorbij. Je merkt het pas als je opstaat uit je stoel. Om die reden zijn zogeheten break reminders bedacht. Voor Windows en Mac zijn de nodige applicaties gemaakt, waarvan nogal wat applicaties verder gaan dan alleen maar jou waarschuwen, en het liefst je persoonlijke lijfarts willen zijn (inclusief data verzamelen over je werkgedrag). Twee applicaties doen het eenvoudig en betaalbaar en proberen niet een medisch dossier aan te leggen. En dat leidt tot lang zitten voor thuiswerkers voorkomen.

Lees verder Lang zitten voor thuiswerkers voorkomen

Vergaderen met de smartphone

Vergaderen met de smartphone is helemaal geen gek idee. Het geeft je meer flexibiliteit. Onderstaand fragment is afkomstig uit het boek Effectief thuiswerken en online vergaderen van Victor Peters.

Het leent zich voor een zeer interessante titel: Mobiel werken of Mobiel kantoor. Alles wat met Mac of pc kan, kan in principe ook al met een mobiel. Of het handig is? Online vergaderingen kunnen echter ook prima met een smartphone bijgewoond worden. Hedendaagse smartphones hebben uitermate goede camera’s en microfoons en met de standaard headset die er bij zit, is het geluid nog beter. De smartphone geeft de vrijheid om overal, zelfs in de auto, een vergadering bij te wonen. De trein is geen geschikte plek, omdat medereizigers geen behoefte hebben aan jouw monologen. Maar vergaderen met de smartphone is – mits uitgekiend – best een interessante mogelijkheid!

Lees verder Vergaderen met de smartphone

Thuiswerken en geluid

Werken betekent – zeker in vergaderland Nederland – veel communiceren. Thuiswerken en geluid gaan hand-in-hand met effectiviteit.

De kogel is door de kerk: je bent aan het thuiswerken geslagen. Mogelijk al weken of maanden. En zoals het er nu naar uit ziet – met toch steeds weer overvolle stranden, bossen, steden en meer – gaat dat ook nog wel even duren. Grote kans dat je dan regelmatig mee moet doen aan een van ‘s Neerlands meest ‘geliefde’ activiteiten: vergaderen. Maar dan nu in online-vorm. Gewoon via een daarvoor bestemde app, keuze genoeg. Maar eigenlijk ben je er daarmee nog lang niet. Veel Windows-computers beschikken van huis uit over miserabele webcams en microfoons (Mac’s komen er wat dat betreft een stuk beter af). We kijken eens naar de combi thuiswerken en geluid. Want niets is zo irritant als iemand die slecht verstaanbaar is door een beroerde microfoon of (en…) een hoop omgevingslawaai. De navolgende tekst is afkomstig uit het boek Effectief thuiswerken en online vergaderen van Victor Peters.

Lees verder Thuiswerken en geluid

Thuiswerken en Microsoft Teams

Thuiswerken en Microsoft Teams is voor velen een onlosmakelijk koppel. Want samenwerken hoort er bij de meeste bedrijven gewoon bij. Dit artikel is een uittreksel uit mijn boek Effectief thuiswerken en online vergaderen.

Over het onvolprezen Teams kunnen we heel kort zijn: het is en het werkt fantastisch. Wat het doet, doet het echt goed. De verbindingen voor audio en video zijn over het algemeen goed. De functionaliteit van Teams als conferentiesoftware maar ook als hub voor alle Microsoft 365-toepassingen is goed. De integratie met OneNote kan heel aardig benut worden en de synchronisatie tussen Teams en de Outlookagenda werkt ook subliem. Slechts twee nadelen: wat Office niet heeft, is er niet. En je kunt eenvoudig verdwalen in de verschillende manieren en plekken om te chatten, te meeten en bestanden te delen. Precies die dingen komen in dit hoofdstuk aan de orde. Dit hoofdstuk wordt in tegenstelling tot de andere hoofdstukken in dit boek meer een handleiding bij Microsoft Teams, zodat je er optimaal gebruik van kunt maken zonder te verdwalen. Lees verder Thuiswerken en Microsoft Teams

Scherm delen in Zoom, altijd handig!

Tijdens het chatten kun je aan scherm delen in Zoom doen. Dat kan verdraaid handig zijn! Bijvoorbeeld om iets uit te leggen of zelfs om iemand op afstand mee uit de brand te helpen.

Van het delen van een whiteboard (daarover lees je alles in mijn boek Zo werkt Zoom, waarvan deze blog een uittreksel is) is het maar een kleine stap naar het delen van iets anders: een appvenster. Met Zoom kun je een app die je lokaal op je computer draait aan anderen laten zien. Handig als je bijvoorbeeld cijfers aan de hand van grafieken in Excel wilt bespreken, of een PowerPoint-presentatie wilt delen. Maar je kunt ook je volledige scherm delen. En als je twee monitoren op je computer hebt aangesloten wordt een en ander nog interessanter. Daarnaast kun je de besturing van een app aan een andere deelnemer aan de vergadering overdragen. Onnodig te zeggen dat je dat met beleid moet doen, maar het opent wel een scala aan mogelijkheden. Scherm delen in Zoom kan ideaal zijn!

scherm delen in Zoom

KIEZEN WAT JE WILT DELEN

Om een scherm te delen klik je in de werkbalk van Zoom op Share. Het venster Select a window verschijnt. Zorg dat bovenin de tab Basic is geselecteerd.

In dit voorbeeld zie je dat op de computer twee monitoren zijn aangesloten. Screen 1 is het venster van de eerste monitor en Screen 2 van de tweede. Zolang dit venster is geopend zie je ook een grijs vierkant linksboven in de hoek van elk scherm, met daarin het cijfer dat de monitor aanduidt.

scherm delen in Zoom
Selecteer een scherm of app(venster) dat je wilt delen.

Zo kun je ze makkelijk identificeren. Zoals je ziet is het ook mogelijk om het scherm van een aangesloten iPad of iPhone te delen. Daarvoor moet (eenmalig) een plugin worden geïnstalleerd, wat automatisch gebeurt zodra je op de optie iPhone/iPad klikt.

scherm delen in Zoom
Het installeren van de plug-in gebeurt automatisch.

Verderop lees je hoe je het scherm van een iPad of iPhone kunt delen.

Tot slot zie je het eerder besproken whiteboard en eronder een aantal vensters dat momenteel is geopend. Selecteer een venster en klik rechtsonder op Share. Dat is alles.

scherm delen in Zoom

Het venster dat je deelt wordt omgeven door een groene rand. De werkbalk komt overeen met de werkbalk zoals je die bij de bespreking van het Whiteboard hebt gezien. De statusbalk geeft aan dat je je scherm aan het delen bent en kent nog maar één opdracht: Stop share. Hier klik je op om het delen te beëindigen.

scherm delen in Zoom
Besturing tijdens het delen van een venster of scherm.

 

scherm delen in Zoom

TIJDENS HET DELEN

Tijdens het delen van je scherm zien de overige deelnemers wat jij doet binnen het venster, of op het scherm: de muisaanwijzer zien ze bewegen, ze zien het openen van menu’s en dergelijke – kortom, alles wat jij uitvoert in het geselecteerde scherm of venster is voor de andere deelnemers te volgen. Ideaal om een app uit te leggen, een presentatie te bekijken of cijfers in een Excel-sheet te bespreken. Maar ook bijvoorbeeld om het prototype van een nieuwe website te bekijken.

Er is echter meer mogelijk. Alle annotatiefuncties die bij het whiteboard zijn besproken werken ook tijdens het delen van een venster of scherm. Klik op Annotate in de werkbalk om de annotatiewerkbalk te openen. Op dat moment is het venster zelf niet meer te bedienen, maar zolang de annotatiefunctie actief is (tot je op het rode sluitkruisje klikt) kun je in het gedeelde scherm annotaties aanbrengen. Sluit je de annotatiewerkbalk dan blijven aangebrachte annotaties behouden, terwijl je vervolgens normaal met het venster kunt werken. Magisch!

scherm delen in Zoom
Een annotatie is gemaakt en blijft staan nadat het annoteren is beëindigd.

HET SCHERM VAN EEN IPAD OF IPHONE DELEN

Eerder las je al dat je ook het scherm van een iPad of iPhone kunt delen. Als de plug-in eenmaal is geïnstalleerd (zie hiervoor) dan heb je verder niets nodig je hoeft op je i-apparaat namelijk niets aanvullends te installeren! Het werkt als volgt:

  1. Zorg ervoor dat je i-apparaat via wifi verbonden is met het zelfde netwerk als de computer die je gebruikt.
  2. Klik in de werkbalk van Zoom op Share, Selecteer de optie iPhone/iPad en klik op Share.
  3. Pak je i-apparaat erbij, open het besturingscentrum en klik op Synchrone weergave.
  4. Kies Zoom-xxx in de lijst met beschikbare weergaveapparaten. Hierbij staat xxx voor je naam of Zoom-alias.
scherm delen in Zoom
je ziet Zoom als optie bij Synchrone weergave staan.

Dat is alles! Alles wat je nu op je i-apparaat uitvoert wordt gedeeld met de andere deelnemers van de vergadering.

scherm delen in Zoom
Nog meer magie. Deel het scherm van je i-apparaat met de andere deelnemers.

BESTURING OVERDRAGEN

Zoals eerder gemeld is het mogelijk om de besturing van een venster aan anderen over te dragen. Dat kan handig zijn als je als organisator of eigenaar van het scherm iets door een van de andere deelnemers wilt laten uitleggen. Het overdragen van de besturing gaat als volgt:

  1. Zorg dat je een venster of het whiteboard hebt gedeeld. Bij het delen van een i-apparaat is het niet mogelijk om de besturing over te dragen.
  2. Klik onder Give mouse/keyboard control to op de deelnemer aan wie je de besturing wilt overdragen.
scherm delen in Zoom
Selecteer de deelnemer die de besturing mag overnemen.

 

werken met contactpersonen in Zoom

Efficiënt werken met contactpersonen in Zoom is slechts een van de vele tips en trucs die je vind in mijn boek Zo werkt Zoom. In relatief korte tijd heeft thuis- en onlinewerken een grote vlucht genomen. Als gevolg van corona hebben we minder direct en sociaal contact, waardoor de vraag naar oplossingen voor thuiswerken en videovergaderen groter is dan ooit.

In dit praktische boek leert de auteur je alle aspecten van Zoom kennen, van het maken en correct instellen van een account, het koppelen van Zoom aan je Outlook- of Google-account, het installeren – en optimaliseren – van de software tot het efficiënt en productief deelnemen aan een vergadering, waarbij alle beschikbare gereedschappen worden besproken; denk hierbij aan het geven van een virtuele presentatie, het delen van apps en vensters en het gebruik van het whiteboard.