Werken met contactpersonen in Zoom

Zoom, wie kent het tegenwoordig niet? Scholen, bedrijven, families en meer gebruiken het voor coronavrije communicatie. Om orde in de chaos te houden kijken we eens naar werken met contactpersonen in Zoom.

Maar Zoom biedt allerlei handige functies die het gebruik ervan efficiënter maken. Zo wil je waarschijnlijk bijvoorbeeld niet iedere keer een uitnodiging hoeven versturen als je even met een collega wilt videovergaderen; dat moet toch sneller kunnen? Tijd om een nadere blik op het werken met contactpersonen in Zoom te werpen, middels een ‘sneak preview’ uit het binnenkort verschijnende boek Zo werkt Zoom van Bob van Duuren.

CONTACTPERSONEN TOEVOEGEN

Contact onderhouden met je relaties via Zoom kan inderdaad efficiënter. In hoofdstuk 3 zag je al dat het hoofdvenster van Zoom een tab Contacts bevat. Vanuit dit venster kun je snel een vergadering of een chatgesprek met een contactpersoon starten. Het is dus verstandig om in Zoom contactpersonen op te nemen waarmee je regelmatig samenwerkt.

werken met contacten in Zoom
De tab Contacts in het hoofdscherm van Zoom.

Om handmatig een contact aan Zoom toe te voegen ga je als volgt te werk:

1 Klik in het hoofdvenster van Zoom op de tab Contacts.
2 Klik op het plusje naast Channels. Er verschijnt een menu.
3 Klik op Add a contact.


werken met contacten in Zoom
Add a contact.

 

4 Voer het e-mailadres van de contactpersoon in en klik op Add contact. Zoom meldt vervolgens dat er een verzoek naar de opgegeven persoon is verstuurd.

werken met contacten in Zoom
Voer het e-mailadres in; dat is alles.

VERZOEK ACCEPTEREN

De contactpersoon wordt pas daadwerkelijk aan je contacten toegevoegd zodra hij of zij je verzoek heeft geaccepteerd. Ondertussen kun je de status bekijken door in het venster Contacts links op External te klikken; je vindt daar je externe contacten. Bij contactpersonen die nog moeten bevestigen staat de tekst pending.

werken met contacten in Zoom
Het overzicht met externe contactpersonen. De tekst pending geeft aan dat er nog op een reactie wordt gewacht.

 

Bij de ontvanger verschijnt in het zoomvenster op de tab Chat een bericht. Sluimert Zoom in de achtergrond, dan verschijnt er een notificatievenstertje.

werken met contacten in Zoom
De contactpersoon die je hebt benaderd ziet een bericht in het venster Chat en wellicht ook in een notificatievenster.

Een contactverzoek honoreren is eenvoudig: klik op Accept. Zoom waarschuwt dat de contactpersonen elkaars status en profielinformatie kunnen zien. Door op Accept request te klikken wordt het contact definitief gelegd.

werken met contacten in Zoom
Nog even bevestigen.

CLOUDCONTACTEN

Je ziet in de navigatie links ook de categorie Cloud contacts. Als je Zoom toegang geeft tot je Google- of Exchange-contacten (zie hoofdstuk 2), dan vind je die hier. Omdat dat vervolgens geen Zoom-contacten zijn, kun je er op dit moment niet heel veel mee. Tenzij je het handig vind om een overzicht van je contactpersonen in Zoom te hebben. Informatie zoals telefoonnummer en emailadres worden overgenomen en getoond, wat een tripje naar Google of Outlook voorkomt als je daarnaar op zoek bent.

werken met contactpersonen in ZoomEfficiënt werken met contactpersonen in Zoom is slechts een van de vele tips en trucs die je vind in het boek Zo werkt Zoom van Bob van Duuren. In relatief korte tijd heeft thuis- en onlinewerken een grote vlucht genomen. Als gevolg van corona hebben we minder direct en sociaal contact, waardoor de vraag naar oplossingen voor thuiswerken en videovergaderen groter is dan ooit. Een belangrijke rol daarbij is weggelegd voor Zoom, een programma dat op het eerste gezicht weinig uitleg behoeft. Maar dat is slechts schijn! Zoom is een volwaardig gereedschap voor samenwerken, vergaderen en brainstormen op afstand. Daarnaast biedt het een scala aan extra mogelijkheden, waaronder het opnemen van vergaderingen, het chatten met contactpersonen of groepen, het inrichten van vergaderruimten en het aanleggen van een gebruikersadministratie, bedoeld voor instellingen en bedrijven. Daarnaast kun je Zoom uitbreiden met apps, plug-ins en extensies – kortom, mogelijkheden te over.

In dit praktische boek leert de auteur je alle aspecten van Zoom kennen, van het maken en correct instellen van een account, het koppelen van Zoom aan je Outlook- of Google-account, het installeren – en optimaliseren – van de software tot het efficiënt en productief deelnemen aan een vergadering, waarbij alle beschikbare gereedschappen worden besproken; denk hierbij aan het geven van een virtuele presentatie, het delen van apps en vensters en het gebruik van het whiteboard.


Goed om te zien dat het artikel je tot het einde toe heeft kunnen interesseren. De meeste artikelen op dit blog worden geschreven door de auteurs van uitgeverij      Van Duuren Media.
Ben je geïnteresseerd in verdere verdieping of meer praktische toepassingen? Klik op onderstaande banner voor het meest actuele overzicht.

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.