Met Dropbox kun je perfect online samenwerken en – vooral – documenten en bestanden delen. Onderstaand tips voor Dropbox zijn afkomstig uit mijn boek Effectief thuiswerken en online vergaderen.
We gaan op zoek naar hanteerbare tools om bestanden op je computer echt te delen met anderen, zonder deze te hoeven verzenden. Daarvoor zijn de nodige tools ontwikkeld en slechts een daarvan heeft een status gekregen als productnaam en niet alleen merknaam: Dropbox. Dropbox is een oudgediende die zich in alle stilte verder ontwikkelt en waar je met een team, een klein bedrijf of als zelfstandige onmerkbaar veel profijt van kunt hebben.
Onmerkbaar is dan toch wel het sleutelwoord. Sinds een jaar of zes heb ik op al mijn laptops, tablet, pc’s, Macs en zelfs smartphones de Dropbox-app draaien. Al deze apparaten hebben dus ook een Dropbox-map. Daarin gaan documenten die niet verloren mogen raken en die ik niet alleen thuis maar ook elders nodig kan hebben. En wat er ook met die bestanden wordt gedaan: op alle apparaten is altijd de juiste en nieuwste versie beschikbaar. En dat met een gratis abonnement, waarbij je 5 GB aan schijfruimte hebt.
Dropbox werkt onmerkbaar via de app op de achtergrond.
Of met iets meer controle via de desktopapp, of, als je niet de beschikking hebt over je eigen computer, volledig in de browser.
Op je computer – of dat nu een Mac is zoals in dit voorbeeld, of een Windows- of Linux-computer – is Dropbox gewoon een map. Alles wat jij in deze map doet is niet anders dan in de andere mappen op de computer. Slechts één klein verschil: alles wordt meteen met de server en met andere computers met jouw Dropbox-account gesynchroniseerd. Op deze manier heb je dus altijd op je iPad, je laptop en je desktop-pc de beschikking over dezelfde bestanden.Delen en benaderen
Het is ook mogelijk een bestand of map te delen met een andere Dropbox-abonnee. Die krijgt dan voor een bestand ofwel leesrechten, ofwel lees- en schrijfrechten. Zo kun je samen, maar niet tegelijktijdig, aan een bestand werken.
Ben je ergens op een vreemde computer aan het werk, dan biedt de browser je de mogelijkheid om bij je bestanden te komen. Automatisch synchroniseren is er met een browser niet bij, daarvoor moet je de app installeren en inloggen met je eigen account. Maar je kunt altijd en overal bij je bestanden.
Professioneel gebruik
Voor professioneel gebruik biedt Dropbox beduidend meer ruimte – 3 TB –, maar ook meer functionaliteit. Twee zijn het vermelden waard in dit hoofdstuk: je kunt grote bestanden versturen met Dropbox Transfer en Dropbox houdt versies bij van documenten en maakt geregeld een back-up. Gooi je iets weg of verander je een bestand, dan kun je nog bij de oude versie komen. Vergelijkbaar dus met Time Machine in macOS en Bestandsgeschiedenis in Windows.
Dropbox is volledig stand-alone. Het heeft niets nodig, maar is wel geoptimaliseerd om met allerlei software en online diensten samen te werken. Zoals Zoom en Trello. Daarmee leunt het steeds meer aan tegen een integrale teamsomgeving.
In Dropbox kun je elke map of een afzonderlijk document delen met andere Dropbox-gebruikers. Om te bekijken of om te bewerken. Zodra de samenwerking niet meer nodig is kun je als eigenaar het delen weer uitzetten. Ook dat kan weer via de desktopapp of via de browser.Ook kun je apparaten die niet meer bij jouw Dropbox zouden moeten kunnen op afstand afkoppelen, waarbij alle bestanden meteen worden verwijderd van dat apparaat. Handig als je een laptop in de trein hebt laten liggen. Het apparaat verliezen is vervelend, maar bestanden die te grabbel liggen zijn funest. Zodra jouw laptop met internet wordt verbonden, zijn de bestanden van die laptop verdwenen.
Het beste advies voor de thuiswerker
Even een persoonlijke noot. Dit is de beste uitgave voor elke thuiswerker: een abonnement van 199 euro per jaar voor 3 TB vaste schijfruimte bij Dropbox met daarbij automatisch ook de time machine van Dropbox en een complete webadministratieomgeving om met anderen samen te werken aan bestanden, zonder dat je anderen dwingt tot het aanschaffen van een cloudofficepakket. Iedereen blijft in z’n eigen context werken.
Nooit meer een bestand kwijt als de computer ineens kapot of weg is. Altijd overal je bestanden beschikbaar en altijd de mogelijkheid om terug te kijken in de geschiedenis.Microsoft OneDrive en Google Drive zijn de equivalenten van Dropbox. Ze doen en werken ongeveer hetzelfde en zijn prima vergelijkbaar. Op één vlak is Dropbox echter sinds jaar en dag kampioen: gebruiksgemak. Een pakket als Dropbox moet vooral geruisloos en onmerkbaar werken en daarin blinkt Dropbox uit.
Effectief thuiswerken en vergaderen
In mijn nieuwe boek Effectief thuiswerken en online vergaderen duik ik in deze ‘nieuwe’ manier van werken die voor velen een blijvertje zal blijken. Ik besteed aandacht aan onder meer communicatietools, beeld en geluid en software om mee samen te werken. Vanzelfsprekend worden Office 365 en Google Docs hierbij niet vergeten. Beide pakketten beschikken over een arsenaal aan tools die thuiswerken vereenvoudigen. En omdat we ook maar mensen zijn, werp ik ook een blik op de nu virtuele vrijdagmiddagborrel. Kortom: hét boek voor een ieder die nu – al dan niet noodgedwongen – thuis moet werken.
Meer tips en trucs van Victor Peters? Op dit blog zijn er veel te vinden. Al zijn macOS-tips, plus interviews met Victor vind HIER.
Victor Peters is docent-onderzoeker ICT & Creative Technologies aan een hogeschool en geeft lectures en workshops in binnen- en buitenland. Hij schreef ruim tachtig boeken over ICT, media en internet en blijft altijd zoeken naar nieuwe mogelijkheden om schijnbaar complexe technologie toegankelijk te maken voor een groot publiek. Zijn belangrijkste boodschap: ‘Programmeren is geen technisch vak, het is een creatief vak dat iedereen kan leren.’ De boeken van Victor vind je HIER.