Het boek van de maand februari is ExpertHandboek Datavisualisatie in Excel. Het is geschreven door Wim de Groot. Deze maand publiceren we op dit blog een aantal voorproefjes uit boek. Een interview dat we eerder met Wim de Groot hadden lees je HIER. Dit 1ste voorproefje is afkomstig uit uit het eerste hoofdstuk en behandelt grafieken maken in Excel. Het 2de voorproefje over de basis van het maken van grafieken in Excel vind je HIER. Het 3de voorproefje, over het ‘liegen’ met grafieken, vind je HIER. Een gastblogpost van Wim de Groot over zijn boek vind je HIER. (H.F.)

Grafieken maken in Excel

In dit hoofdstuk leest u over de basis: hoe u grafieken maakt in Excel. Hebt u eenmaal een grafiektype gekozen, dan zit u daar niet aan vast: u kunt snel een ander type kiezen om te proberen of dat een beter beeld geeft. Hebt u een type grafiek dat u vaak gebruikt en hebt u daarin uw persoonlijke instellingen aangebracht, dan kunt u die kant-en-klaar oproepen als u deze als sjabloon opslaat. U leest over het verplaatsen en kopiëren van een grafiek, hoe u deze afdrukt en eventueel verwijdert.

Werken met grafieken

Met Excel kunt u de mooiste grafieken maken, die u vervolgens helemaal naar wens afstelt. U kunt reeksen getallen samenvatten, hun onderlinge verhouding laten zien, trends zichtbaar maken en patronen ontdekken die u anders niet zou opmerken.

Voor een grafiek hebt u minimaal de volgende zaken nodig.

• In de gegevens die een grafiek weergeeft, moet minstens één getallenreeks voorkomen.
• Wilt u meer getallenreeksen als afzonderlijke reeksen in de grafiek weergeven, dan moeten die in aparte rijen of kolommen in het werkblad staan.
• U kunt in uw werkblad beschrijvingen bij de getallen zetten, zoals namen, datums of jaartallen, maar dat is geen vereiste.

Om een grafiek te maken selecteert u de gegevens. Als u ook meteen de aanduidingen (die vaak in de linkerkolom staan) en opschriften boven de kolommen selecteert, komen die ook in de grafiek. Klik op de tab Invoegen; klik op een van de knoppen in de groep Grafieken, bijvoorbeeld op Kolom- of staafdiagram invoegen; er verschijnt een menu met voorbeelden. Kies een grafiek en klik daarop; in dit voorbeeld koos ik het eerste type: Gegroepeerde kolom. De grafiek verschijnt in het werkblad.

• Werkt u met Excel 2007 of 2010, dan klikt u op de tab Invoegen, op de knop Kolom en kiest u in het menu met voorbeelden het eerste type: Gegroepeerde kolom. Onder in de grafiek van dit voorbeeld ziet u dat de drie maanden naast elkaar komen met boven iedere maand steeds twee kolommen. De legenda geeft aan dat in de blauwe kolom (links) de waarden van ‘verwacht’ staan en in de oranje kolom (rechts) de waarden van ‘actueel’. Dit is slechts een eerste voorstel van Excel. U kunt aan deze grafiek nog veel veranderen, zoals u in dit boek zult lezen.

TIP • Sneller in Excel 2016 en 2013 Werkt u met Excel 2016 of 2013, dan is er een snellere manier. Selecteer een gebied van cellen; rechts onder de selectie verschijnt de knop Snelle analyse. Klik daarop en er verschijnt een menu. Of druk op de sneltoets Ctrl+Q. Klik op de tab Grafieken. Houdt u nu de muisaanwijzer stil op een van de opties, dan ziet u een voorbeeld. Dat voorbeeld is al gevuld met uw eigen gegevens. Klik op het grafiektype van uw keuze.

De gegevens selecteren

Als u precies de cellen selecteert die u wilt weergeven, kan er weinig misgaan. Het selecteren kan ook eenvoudiger.

• Staan de gegevens bij elkaar in een rechthoek, gescheiden van andere gegevens, dan hoeft u alleen op een cel in dat gebied te klikken. Excel selecteert zelf de grenzen van dat gebied. Bevatten uw gegevens lege rijen of kolommen, dan neemt Excel die niet mee en zult u zelf de hele tabel moeten selecteren.

Houdt u het selecteren van de cellen liever zelf in de hand, dan gaat dat het snelst met toetsen. U weet: als u de Shift-toets ingedrukt houdt en op de pijltoets- rechts drukt, dan selecteert u een aantal cellen naast elkaar. Als er in een gebied gegevens staan en u houdt de Ctrl-toets ingedrukt en drukt dan op een pijltoets, dan springt u naar de grens van dat gevulde gebied. Deze twee toetsen kunt u combineren: als u de Shift-toets en de Ctrl-toets beide ingedrukt houdt, selecteert u snel een gebied met gegevens, als volgt. Ga naar de linkerbovenhoek van het blok dat u wilt selecteren, houd de toetsen Ctrl en Shift samen ingedrukt en druk op de pijltoets-rechts; de bovenste rij met gevulde cellen wordt geselecteerd. Houd de toetsen Ctrl en Shift nog steeds ingedrukt en druk op de pijltoets-omlaag; het gebied wordt geselecteerd tot en met de onderste gevulde rij.

• U selecteert de grafiekgegevens helemaal eenvoudig als u het gebied vastlegt als een tabel. Hiervoor selecteert u het gebied waarin de gegevens Klik op de tab Invoegen en op Tabel (sneltoets: Ctrl+L); er verschijnt een klein venster met de celverwijzingen. Schakel daarin de optie De tabel bevat kopteksten in, als dat nog nodig is. Als u met deze gegevens een grafiek wilt maken, hoeft u alleen maar ergens in de tabel te klikken en Excel selecteert automatisch de juiste gegevens. Het voordeel van zo’n tabel is: als u nieuwe gegevens typt in de rijen eronder, worden die automatisch aan de tabel toegevoegd en verschijnen ze ook meteen in de grafiek.

TIP • Extra tabs in het lint Zodra een grafiek is gemaakt, verschijnt er rechtsboven in beeld een tab Hulpmiddelen voor grafieken, die bestaat uit de twee tabbladen Ontwerpen en Indeling (in Excel 2007 en 2010 zijn deze knoppen verdeeld over de tabs Ontwerpen, Indeling en Opmaak). Hiermee stelt u een grafiek verder naar wens in. Dit zijn zogeheten contextuele tabbladen, ze zijn alleen zichtbaar als u op de grafiek hebt geklikt.

Wim De Groot

Wim de Groot schrijft artikelen over Excel voor het populaire tijdschrift ComputerIdee en boeken bij van Duuren Media. Als freelance auteur heeft hij al vele lezers weten te boeien met dit rekenprogramma. Hij begeleidt in de gezondheidszorg mensen op het gebied van levensvragen. Daarbij is helder communiceren van groot belang. Dat hij helder kan communiceren blijkt ook in zijn uitleg van Excel. Aan beginnende en gevorderde gebruikers laat hij zien hoe ze de mogelijkheden van dit rekenwonder kunnen benutten. Als nuchtere noorderling doet hij niet moeilijk over zaken die ingewikkeld lijken. Zijn doel is om u plezier te laten beleven aan uw computer en aan Excel in het bijzonder. De boeken van Wim vind je hier.