Office 2016 is de nieuwste versie van Office voor de Mac. Met Office 2016 maakt u documenten die vrijwel iedere computergebruiker kan openen en bewerken. In het boek ‘Ontdek Office 2016 voor de Mac’ van Henny Temmink leert u schrijven, presenteren, rekenen en mailen met de Office-applicaties van Microsoft. Dit is deel 1 uit hoofdstuk 1 van het boek. Deel 2 vindt u HIER. (H.F.)

Eerste kennismaking

Microsoft Office is het meest gebruikte officepakket ter wereld en het draait op zowel Windows als op OS X. De documenten die u maakt met Microsoft Office 2016 voor Mac – of kortweg Office 2016 – deelt u eenvoudig met anderen, of werk samen aan een document. Het maakt daarbij niet uit of de ontvanger met een Apple Mac of een Windows-computer werkt, de Office-documenten zijn te openen op vrijwel elk computerplatform, dankzij het wijdverspreide gebruik van Office.

De naam Office geeft aan dat het om een kantoorpakket gaat dat in een zakelijke omgeving goed tot zijn recht komt, maar dat wil niet zeggen dat het gebruik van Office tot het kantoor beperkt is. Integendeel, niets let u om Office ook thuis met veel plezier te gebruiken, bijvoorbeeld voor uw eigen administratie, huiswerk of hobby.

Het nieuwe Office voor Mac bevat de programma’s Word, Excel, OneNote, PowerPoint en Outlook. In Office 2016 hebt u de keuze om uw documenten lokaal op uw Mac op te slaan of online op OneDrive. U kunt uw documenten direct vanaf OneDrive gebruiken. In dit boek ontdekt u de mogelijkheden van Word, Excel, PowerPoint en Outlook.

Wat is…
• Word is een tekstverwerker waarmee u tekst invoert en mooi opmaakt. Het maakt niet uit of het daarbij om een simpele memo gaat of een rapport, een brochure of een productcatalogus, alles wat u daarvoor nodig hebt, vindt u in Word.
• Excel is een spreadsheetprogramma waarmee u rekenbladen maakt. Bij Excel staat het werken met getallen en rekenen voorop, maar dat is niet de enige manier om Excel in te zetten. Met Excel maakt u net zo makkelijk een adressenlijst of database en Excel beschikt over de mogelijkheden om gegevens te ordenen en in grafieken weer te geven.
• PowerPoint gebruikt u voor presentaties en dit programma heeft alle mogelijkheden om een saaie presentatie om te toveren in een wervelende multimediashow. Is de presentatie naar wens, dan hebt u verschillende mogelijkheden om de presentatie met anderen te delen.
• Outlook gebruikt u voor uw mail, agenda, contactpersonen, taken en notities.

Gemeenschappelijk
De programma’s hebben een gemeenschappelijke interface. Dat vereenvoudigt de bediening en het leren werken met Office. Bovenaan vindt u het menu, daaronder de werkbalk en daaronder het lint. In de statusbalk onderaan ziet u links informatie over het document en rechts staan de knoppen waarmee u de weergave selecteert. Het lint is een belangrijk onderdeel dat u overal in Office tegenkomt.
Onderdelen zoals het bewerken van afbeeldingen en SmartArt werken in alle programma’s op dezelfde manier. Het is niet erg zinvol om deze gelijke onderdelen telkens opnieuw te bespreken, dus waar nodig treft u een verwijzing aan naar een eerdere bespreking.

Met macro’s en Visual Basic automatiseert u in Office taken die u regelmatig uitvoert. Voor een simpele macro neemt u de verschillende stappen van de taak op terwijl u de taak uitvoert. Voor uitgebreidere taken schrijft u een macro in Visual Basic for Applications – meestal aangeduid als VBA. Hoe u een macro opneemt, leert u in dit boek, maar programmeren in VBA is een vak apart en dat valt buiten het bestek van dit boek.

TIP • SNELTOETS Een sneltoets is een toetsencombinatie waarmee u snel een bepaalde actie uitvoert. Bijvoorbeeld Command+N opent een nieuw document. Command+N wil zeggen: houd de Command-toets ingedrukt terwijl u de N-toets indrukt. Wilt u weten of er een sneltoets beschikbaar is, open dan het menu. Als er een sneltoets aanwezig is, staat deze achter de optie vermeld. In Office 2016 werken ook alle sneltoetsen uit Office voor Windows, dit zijn toetsencombinaties met de Control-toets.

Het lint
Het lint bevat de meest gebruikte opdrachten om een taak uit te voeren. Bij elkaar horende opdrachten staan in groepen bij elkaar op een tabblad. Neem bijvoorbeeld het tabblad Start. Hier vindt u de meest gebruikte opdrachten van het programma. In Word vindt u hier de groep Klembord, gevolgd door de groepen Lettertype, Alinea en Opmaakprofielen. In de groep Lettertype ziet u de knoppen waarmee u voor geselecteerde tekst een lettertype selecteert, de grootte aanpast, de opmaak en de kleur instelt. Diezelfde groep Lettertype komt u ook tegen op het tabblad Start in Excel en PowerPoint met dezelfde knoppen, die –uiteraard – dezelfde functies vervullen in alle programma’s.

TIP • GROEPSNAMEN Ziet u geen groepsnamen in het lint? De weergave van groepsnamen kunt u eenvoudig in- en uitschakelen in het programmamenu bij Voorkeuren, Weergeven, Groepstitels weergeven.

De tabbladen die u bij de start van het programma ziet, zijn altijd aanwezig. Voor het uitvoeren van bepaalde taken verschijnt een extra tabblad, dat verdwijnt zodra u de taak hebt uitgevoerd. Denk hierbij aan het opmaken van een afbeelding. U krijgt dan het tabblad Afbeeldingsopmaak voorgeschoteld.
Het lint past zich aan aan de beschikbare ruimte in het venster. Is het documentvenster klein, dan ziet u minder miniatuurweergaven of verandert een galerie in een knop. Maakt u het venster groter, dan ziet u meer opties.
Het lint neemt natuurlijk wel wat ruimte op uw scherm in beslag. Wilt u ruimte maken, minimaliseer dan het lint, dan zijn alleen de tabs zichtbaar. Aan de rechterkant van het venster ziet u naast de tabs twee knoppen. Klik op de rechterknop (met het pijltje omhoog) om het lint in te klappen. De knop toont nu een pijltje omlaag. Wilt u het lint weer uitklappen, klik dan op deze knop. Of klik op de actieve tab om het lint in te klappen. Klik nogmaals op de tab om het lint weer uit te klappen.

LET OP! • MEER OPTIES Veel knoppen hebben meer opties te bieden. U herkent dit aan een klein pijltje omlaag rechts op de knop. Als u hierop klikt, krijgt u verschillende mogelijkheden voor die knop te zien. In een menu herkent u extra opties aan een pijltje naar rechts, daarmee opent u een submenu met extra mogelijkheden.

Bij de opmaakprofielen ziet u miniatuurweergaven van opmaakmogelijkheden. Klik op de knop met de pijl naar rechts om de volgende miniatuurtjes te bekijken. Wilt u de hele verzameling bekijken, wijs dan een miniatuur aan en klik op de knop met het pijltje omlaag.

TIP • VERSCHILLENDE MANIEREN In Office hebt u vaak verschillende manieren om uw doel te bereiken, bijvoorbeeld met het lint, de werkbalk, het menu of met een sneltoets. Zo kunt u een geselecteerde tekst kopiëren met de knop Kopiëren links in het lint, met de sneltoets Command+C, met de sneltoets Control+C of via het menu Wijzig, Kopiëren. Het resultaat is steeds hetzelfde, dus welke werkwijze u gebruikt, hangt af van uw persoonlijke voorkeur.

Deze blogpost is een voorproefje uit het boek ‘Ontdek Office 365 voor de Mac’. Schrijven, presenteren, rekenen, mailen… het kan allemaal met Office 2016 voor Mac. U maakt documenten die vrijwel iedere computergebruiker kan openen en bewerken. In dit kleurrijke en informatieve boek beschrijft de auteur de talrijke mogelijkheden van de officeprogramma’s Word, PowerPoint, Excel en Outlook. U leert alles om het meeste uit Office 2016 te halen. Het boek bestellen kan HIER en natuurlijk bij uw favoriete online boekhandelaar of bij uw boekwinkel op de hoek.