U kijkt waarschijnlijk nooit naar de instellingen van Word of een van de andere Office-onderdelen als Excel of PowerPoint. Zonde, want daar zijn best handige dingen te vinden!
Word is voor de meeste gebruikers zo’n programma dat geïnstalleerd wordt om vervolgens te gebruiken zonder de boel verder te tweaken. Omdat Word ongetwijfeld het meest gebruikte onderdeel uit de Microsoft Office suite is, focussen we ons daar in dit artikel op. Maar hou daarbij in het achterhoofd dat u de instellingsopties – want daar gaan we het zo over hebben – ook in die andere Office-onderdelen terugvindt. Verder is het aardig om te weten dat die opties nagenoeg ’t zelfde zijn in zowel de Windows als macOS-versies. Kortom: laten we eens kijken wat er zoal te finetunen valt via de instellingen van Word!
Op naar de instellingen van Word
Start Word en klik vervolgens en start een nieuw leeg document. Om de instellingen van Word te openen, klikt u onder Windows op Bestand en dan – helemaal links onderaan – op Opties. In macOS klikt u in de menubalk onder Word op Voorkeuren. Onder Windows verschijnt een klassiek opties-venster, onder macOS een over categorieën verdeeld exemplaar. We focussen ons even op de Windowsversie. Echter: op de Mac vindt u het overgrote deel van de Windowsmogelijkheden ook terug (zie afbeelding boven dit artikel).
Het is ook niet de bedoeling dat we u hier uitgebreid over de vele instellingsmogelijkheden gaan briefen. Het is eigenlijk meer ’t idee dat u er zelf eens in rondneust, op zoek naar zaken die u wellicht anders wilt zien. Geen zin in bijvoorbeeld een altijd actieve grammaticacontrole (die immers verre van perfect is)? Klik dan eens op Controle (macOS: Spelling en grammatica) en schakel vervolgens onder Tijdens spelling- en grammaticacontrole in Word (Windows; Mac onder Grammatica) de optie Grammaticafouten markeren tijdens typen uit. Scheelt weer een berg aan blauwe golflijntjes onder tekst. Laat het vooral aan staan als u geen grammaticaheld bent, maar bedenk dan wel dat Word de plank nogal eens mis slaat.
Map voor eigen Office-sjablonen
Onder Weergave vinden met name Windowsgebruikers wat frivoliteiten om – nu ja – de weergave aan te passen. Denk aan een achtergrondje, een kleurenthema, Lint-gedrag en ook gebruikersgegevens. Mocht u veel eigen sjablonen (bijvoorbeeld van werk afkomstig) gebruiken, dan is het handig om die in een sjablonenmap te verzamelen. Denk aan een map Officesjablonen in Documenten, bijvoorbeeld. Vervolgens is het zaak om Word te vertellen dat deze gebruikerssjablonen in die specifieke map zijn te vinden. Klik daarvoor op Opslaan in de kolom links (Windows). Blader met de Verkenner naar de sjablonenmap, kopieer de bestandslocatie en plak deze vervolgens in het veld achter Standaardlocatie van persoonlijke sjablonen. In de macOS-versie van Office klikt u op Bestandslocaties, Gebruikerssjablonen en dan de knop Wijzigen. Blader dan naar uw sjablonenmap en kies deze. Best handig zo, die instellingen van Word!
Wel alert blijven
Het zijn zomaar wat voorbeelden van aanpasbare zaken. Gebruik wel uw gezonde verstand als u in de instellingen van Word of een van de andere Office-onderdelen duikt. Verander niets aan wat u niets zegt bijvoorbeeld. En maak eventueel ergens een notitie van dingen die wel aanpast, al was het maar om later nog eens te kunnen achterhalen wat u precies hebt gewijzigd.
Wilt u nog meer de diepte in wat Office betreft? Lees dan zeker Het Complete Boek Office 2019, Ook geschikt voor Office 365 van Peter Kassenaar, Wim de Groot, Wilfred de Feiter en Ronald Smit. Microsoft Office is de meest gebruikte kantoortoepassing ter wereld. Met programma’s voor tekstverwerking, presentaties, databases, rekenbladen en e-mail is het een complete suite die veel functionaliteit biedt en de productiviteit verhoogt. In dit lijvige werk behandelen de auteurs de toepassingen Word, Excel, Access, Outlook en PowerPoint, zodat u een compleet beeld krijgt van de veelzijdigheid en de kracht van de software.
Ronald Smit kan dankzij een combinatie van een elektronica- en een journalistieke opleiding (afstudeerrichting radio en nieuwe media) technische zaken op een heldere en eenvoudige manier uitleggen. Zijn jarenlange schrijfervaring voor onder meer Computer Idee geeft u al snel de ‘aha-erlebnis’ waar u wellicht al zo lang naar op zoek was. En wordt het dan toch allemaal wat ingewikkeld, dan loodst hij de lezer snel en zeker langs eventuele barrières en valkuilen. De boeken van Ronald vind je hier.
