Je kunt prima rekenen in Word. Goed ‘ t zal nooit Excel worden, maar er kan nog altijd verrassend veel. Onderstaande tip is afkomstig uit mijn Handboek Word 2021.
Tabellen worden vaak gebruikt om getallen in weer te geven. Om een eenvoudige offerte, factuur of declaratie te maken, is het vaak een beetje overdreven om daarvoor een pakket als Excel in te schakelen. Bovendien kunt u met Excel minder gemakkelijk het uiteindelijke document opmaken, terwijl het in Word heel eenvoudig is om een sjabloon te maken waarin u de tabel inclusief de formules opneemt. Bij een nieuwe offerte, factuur enzovoort hoeft u dan alleen maar de juiste gegevens in te vullen en bent u in een mum van tijd klaar.
Word kan gegevens in tabellen sorteren (met de knop Sorteren) of eenvoudige berekeningen uitvoeren met formules.Formules
In deze paragraaf laten we zien hoe u dit met Word kunt realiseren. De rekenmogelijkheden van Word halen het uiteraard niet bij die van Excel, maar zullen in de meeste gevallen voldoen voor vergelijkbare situaties als die in ons voorbeeld.
In oefening 12.5 voegt u enige functionaliteit toe aan de factuur: het totaalbedrag van de factuur laten uitrekenen.
Berekeningen in Word
Word gebruikt velden om berekeningen in een tabel uit te voeren. Net als de velden voor de index en de inhoudsopgave worden berekende velden niet automatisch bijgewerkt. Het kan dus voorkomen dat een veld Totaal dat u hebt gedefinieerd nog niet is aangepast aan de waarden die u even daarvoor hebt ingevuld. Klik in dat geval met de rechtermuisknop op het veld en kies Veld bijwerken om Word de actuele gegevens te laten berekenen.
Oefening 12.5 – Formules gebruiken in tabellen
1 Open zo nodig het document Factuur – Versie 4.docx.
2 Plaats de cursor in de cel die het totaalbedrag moet gaan bevatten.
3 Klik in het tabblad Indeling, groep Gegevens op de knop Formule. Het dialoogvenster Formule wordt geopend.
De cursor staat in het vak Formule. Hier moet u zelf de gewenste formule typen, maar Word kan assisteren.
Met Formule kunt u de factuur het totaalbedrag laten berekenen.4 Open de keuzelijst Functie plakken en kies de optie SUM. Deze functie wordt ingevuld in het vak Formule.
U moet nu zelf een bereik invullen waarvoor de som wordt berekend. In dit voorbeeld zijn dat alle bovenliggende cellen en daarvoor is de verwijzing above.
5 Typ above tussen de haakjes bij SUM().
Ten slotte geeft u de notatie op voor de uitkomsten.
6 Open de lijst onder Getalnotatie en kies de optie € #.##0,00;(€ #.##0,00). Dit is een geschikte notatie voor bedragen.
7 Klik op OK om de formule in de factuur in te voegen.
Omdat er nog geen bedragen staan in de cellen boven de formule is de uitkomst op dit moment natuurlijk nog € 0,00.
8 Vul de factuur met een aantal gegevens. Typ in de eerste rij van de factuur:
• Artikelnummer: 10023
• Omschrijving: 12 kleurpotloden in doos
• Aantal: 3
• Prijs: 12,50
• Bedrag: 37,50
9 Vul de factuur verder aan met de gegevens uit afbeelding 12.9. Verbaas u er niet over dat het totaalbedrag op € 0,00 blijft staan, want u moet zelf opdracht geven het veld opnieuw te berekenen.
• In Excel gaat opnieuw berekenen automatisch, in Word niet.
10 Klik met de rechtermuisknop op het totaalveld en kies de optie Veld bijwerken.
11 Sla het document op als Factuur – Versie 5.docx.
Word toont het totaalbedrag pas na het bijwerken van het veld.U hebt nu een werkend ontwerp voor een factuur. Uiteraard moet deze nog worden aangevuld met uw adresgegevens in het briefhoofd, een voettekst met KvK-gegevens enzovoort. Het raamwerk staat echter. U kunt er bij deze factuur zelf voor kiezen of u hem afdrukt en met de hand invult, of dat u de gegevens online invult en vervolgens afdrukt.
Naast Handboek Word 2021 heeft Peter Kassenaar nog veel meer boeken geschreven. Alle zijn boeken kun je HIER vinden.
Microsoft Word 2021 is de meest gebruikte tekstverwerker ter wereld. U bedient het Office-programma met behulp van het dynamische lint met opdrachtknoppen en functies. In de nieuwe versie van Word zijn diverse functies duidelijker en werken ze nog beter, nog intuïtiever. Het Handboek Word 2021 helpt u snel op weg en biedt oefeningen, tips en voorbeelden uit de praktijk.
Meer artikelen lezen over MS Office:
- De functie KIEZEN in Excel
- Werken met tekst in Excel
- Talstelsels converteren in Excel
- Doelzoeken in Excel
- De functie TEKST in Excel
- Watervalgrafiek in Excel maken
- De functie COMBINATIES in Excel
- Een contactpersoon favoriet maken in Outlook
- Berichten organiseren in Outlook
Peter Kassenaar is auteur van vele boeken over algemeen pc-gebruik, programmeertalen en internettechnieken. Hij is gespecialiseerd in frond-endtools, -frameworks en -toepassingen. Via zijn eigen bedrijf verzorgt hij trainingen op deze gebieden voor bedrijven en organisaties. De boeken van Peter vind je hier.
